Pengelolaan dokumen pribadi sehingga SKPI dapat diperoleh dengan mudah
2.2.Pengelolaan dokumen pribadi sehingga SKPI dapat diperoleh dengan mudah
Penelitian kuantitatif yang dilakukan Wahyuni, Dyah, dan Nur (2016) terhadap mahasiswa Program Pendidikan Vokasi Universitas Indonesia angkatan 2013-2015 memperlihatkan bahwa untuk memperoleh SKPI memang membutuhkan peran aktif mahasiswa dalam mengunggah pelbagai dokumen pribadi. Mereka harus mengunggah
395 | Prosiding Semnas FPTVI Bali 2017 395 | Prosiding Semnas FPTVI Bali 2017
Kendala pengelolaan arsip pribadi yang kurang/tidak baik menyebabkan bukti-bukti prestasi non akademik tidak lengkap untuk diunggah. Padahal, bila mahasiswa mengikuti petunjuk di sistem informasi tersebut dan melakukan aktivitas merekam dokumen bukti-bukti kegiatan secara konsisten, maka kelengkapan keterangan ijazah saat mereka akan lulus dengan mudah telah terarsipkan dengan baik. Sehingga saat lulus nanti, SKPI langsung dapat disertakan.
Dalam penelitian tersebut, juga memperlihatkan bahwa mayoritas (33%) mahasiswa Program pendidikan Vokasi UI setuju bahwa kesadaran mereka mengelola arsip pribadi masih kurang. Dalam setiap kegiatan akademik dan non-akademik, mahasiswa biasanya mendapat sertifikat, piagam atau surat keterangan dari kegiatan yang mereka ikuti. Seharusnya, setelah mendapat dokumen tersebut, mereka lantas mengarsipkan dokumen tersebut. Langkahnya cukup mudah, tinggal pindai menjadi dokumen digital, lantas dokumen kertas disimpan dengan metode pengarsipan yang dipilih. Sedangkan dokumen versi digital diunggah ke sistem informasi mahasiswa. Mayoritas mahasiswa setuju (38,3%) bahwa mereka harus mengarsipkan dokumen yang mereka dapatkan. Tapi, ada 12% mahasiswa yang tidak setuju mereka harus mengelola dokumen yang mereka dapatkan. Persentase ini menunjukkan bahwa kegiatan mengarsip dokumen pribadi dianggap bukan aktivitas yang cukup penting.
Merujuk pada pendapatan Read & Ginn (2011) untuk menyimpan arsip pribadi seperti yang diperoleh mahasiswa Vokasi selama berada di bangku kuliah, langkah-langkah yang harus dilakukan :
1) Menggandakan dokumen dengan melakukan fotokopi termasuk melakukan legalisir
Setelah memperoleh dokumen dalam bentuk piagam atau sertifikat, segera lakukan langkah menggandakan dokumen lewat fotokopi. Apabila yang diterima dalam bentuk piala, selain dokumentasi piala dan kompetisi yang diikuti juga harus terekam dengan baik dalam bentuk foto.
2) Menempatkan dokumen asli ke dalam lapisan pelindung plastik/map dokumen untuk memproteksi dan mengidentifikasi dokumen pribadi dengan lebih mudah
Dokumen asli dimasukkan dalam lapisan pelindung plastik atau map. Tujuannya adalah dokumen terlindungi dan tidak mudah rusak. Apabila disimpan dalam map maka mahasiswa akan lebih gampang mengakses dokumen tersebut.
3) Pindai semua dokumen dalam format dokumen digital, simpan berkas dokumen tersebut di komputer dalam satu berkas (file)
Melakukan pemindaian dokumen tertulis ke dalam bentuk berkas digital. Setelah tersimpan dalam format tertentu, kemudian simpan ke dalam folder khusus di komputer lengkap dengan kata sandi untuk memastikan keamanan dokumen. Apabila
396 | Prosiding Semnas FPTVI Bali 2017 396 | Prosiding Semnas FPTVI Bali 2017
4) Lakukan selalu backup dalam periode tertentu sekaligus memastikan bila data dokumen yang ditambahkan sudah masuk dalam berkas baru
Backup menjadi salah satu langkah untuk selalu mengamankan dokumen. Backup tidak hanya dapat dilakukan di dalam komputer, pangkalan data, atau bahkan disimpan ke perangkat penyimpan seperti flashdisk atau DVD.
Berikut tabel penyusunan dokumen-dokumen pendukung akademis dan non-akademis yang dianggap penting dan akan dicantumkan dalam SKPI
No Kategori
1 Aktivitas ilmiah
Seminar
Sertifikat
Di-scan & diunggah
Training
Sertifikat
Di-scan & diunggah
2 Organisasi kemahasiswaan
Dewan Mahasiswa Piagam
Di-scan & diunggah
Himpunan Mhs
Piagam
Di-scan & diunggah
Ekstra kurikuler Piagam
Penghargaan yang Sertifikat
yang Sertifikat
5 Kegiatan Lain-lain
Bekerja
Sertifikat
Di-scan & diunggah
Magang
Sertifikat
Di-scan & diunggah
Olahraga/Seni
Piagam
Di-scan & diunggah
Untuk menyimpan dokumen-dokumen fisik ada dua cara yang dapat dilakukan yakni melalui sistem kronologis dan sistem subyek. Menurut Zulkifli Amsyah (1990) sistem kronologis adalah sistem penyimpanan yang didasarkan kepada urutan waktu dokumen
397 | Prosiding Semnas FPTVI Bali 2017 397 | Prosiding Semnas FPTVI Bali 2017
Sistem lain yang dapat digunakan untuk pengelolaan arsip pribadi yakni sistem subyek. Menurut Zulkifli Amsyah (1990) sistem penyimpanan ini berdasarkan pada isi dari dokumen bersangkutan. Isi dokumen juga dapat disebut sebagai perihal, pokok masalah,atau subyek. Dokumen pribadi dapat disusun menurut sistem subyek ini seperti Asuransi, Dokter, Ijazah, Piagam, Sertifikat dan sebagainya. Sehingga ketika suatu saat membutuhkan data tentang piagam olahraga, maka dengan sistem subyek ini dokumen fisik segera dapat ditemukan.