Model Sistem Manajemen Mutu untuk UMKM

4.2 Model Sistem Manajemen Mutu untuk UMKM

Untuk membantu UMKM tersebut dapat memeperbaiki sistem manajemen mutunya, maka dirancang sebuah model yang mudah untuk diterapkan dan diimplementasikan oleh UMKM. Model sistem manajemen mutu pada UMKM adalah sebagai berikut:

579 | Prosiding Semnas FPTVI Bali 2017

Gambar 4.1 Model SMM untuk UMKM

Berdasarkan model sistem manajemen mutu di atas dan berdasarkan hasil pelatihan pada UMKM, maka terdapat beberapa hal yang harus diperhatikan yaitu:

1. Kesadaran akan Kualitas Pada umumnya UMKM telah mengetahui mengenai kualitas, akan tetapi pemahaman secara

detail bagaimana kualitas tersebut harus dapat dikendalikan dan selalu diperbaiki meraka belum melaksanakan. Untuk dapat lebih memahami kualiatas, cara melakukan pengendalian kualitas, paham mengenai sistem manajemen mutu, maka diperlukan dilakukannya pelatihan awareness mengenai kualitas pada UMKM

2. Pelatihan dan Pembuatan SOP Hal yang sangat sederhana untuk memperbaiki SMM adalah dengan membuat prosedur.

Pembuatan proseur tersebut dimulai dengan pemahaman mengenai apa yang harus dikerjakan oleh pegawai tanpa mengentahui apakah pekerjaan yang telah dilakukan sesuai dengan langkah- langkah kinerja yang seharusnya. Hal tersebut dikarenakan mereka bekerja berdasarkan kebiasaan atau informasi dari yang sebelumnya. Karena langkah-langkah kerja tersebut belum dalam bentuk dokumen, hal ini yang menyebabkan hasil kinerjapun tidak sesuai dengan standar. Maka akan lebih baik hal tersebut dituangkan dalam bentuk prosedur secara tertulis yang dikenal dengan nama SOP. Pembuatan SOP tersebut sebenarnya mudah, akan tetapi tidak semua orang dapat memehaminya, sehingga akan lebih baik diberikan pelatihan terlebih dahulu. Tidak semua pekerjaan harus dibuat SOP tersebut, dapat dibuatkan SOP tersebut selama memang melaksanakan proses yang vital.

580 | Prosiding Semnas FPTVI Bali 2017

3. Menentukan Proses Bisnis yang Utama UMKM harus dapat memetakan proses bisnis yang berjalan di dalam perusahaan. Pembuatan peta proses bisnis ini berdasarkan kepada input, proses hingga output. Peta proses bisnis ini

berupa garis besar bisnis yang dijalankan oleh UMKM, yang terdiri dari proses-proses yang dianggap vital.

4. Dokumentasi Mendokumentasikan semua hal yang berhubungan dengan bisnis merupakan hal yang wajib

dilaksankan oleh UMKM. Dokumentasi tersebut dapat berbentuk data, form, surat, soft file, catatan-catatan penting, dan bentuk lainnya. Tujuan dilakukan pendokumentasian tersebut adalah untuk mempermudah penelusuran apabila terdapat kesalahan, permasalahan ataupun hal lainnya yang memerlukan bukti ataupun data secara tertulis.

5. Implementasi Sistem Manajemen Mutu Penerapan SMM mutu tersebut pada UMKM bersifat sederhana berdasarkan peta proses bisnis

yang dibuat, kemudian diuraikan menjadi prosedur-prosedur yang diperlukan. Pembuatan prosedur tersebut berdasarkan langkah-langkah kinerja yang dilakukan di lapangan, sehingga diperlukan pengecekan ulang apakah prosedur yang telah dibuat sesuai dengan yang dilaksanakan di lapangan. Apabila dilaksanakan dengan secara teratur mulai input, proses hingga output, maka akan lebih mudah melakukan penelusuran apabila terdapat proses yang tidak berjalan sebagaimana mestinya

6. Controlling Setelah diimplementasikan SMM tersebut, lngkah selanjutnya dalah dilakukan pengontolan.

Yang melakukan pengontrolan tersebut adalah manajer dalam perusahaan, ataupun kepala-kepala bagian dari setiap unit yang mengetahui proses bisnis yang dijalankannya. Bentuk pengontrolan yang dapat dilakukan adalah

 Pengamatan langsung berdasarkan kepada pelaksanaan di lapangan dengan prosedur yang telah dibuat.

 Kesesuain hasil kerja dengan standar yang telah ditetapkan.  Kelengkapan dan updating dokumentasi yang telah dibuat, data-data yang dimiliki,

catatan-catatan penting yang diperlukan dalam setiap unit yang bekerja.

7. Perbaikan dan Peningkatan secara Berkelanjutan Kegiatan yang dilakukan tidak hanya sampai kepada proses pengontrolan saja. Setelah ditemukan adanya proses yang tidak sesuai maka terdapat bebrapa tindakan yang harus

dilakukan yaitu:  Memperbaiki ketidak sesuaian proses tersebut

 Menyelesaiakan penyebab ketidak sesuai hingga ke akar permsalahan  Melakukan pencegahan agar tidak terjadi kesalahan yang sama  Melaksanakan Plan, Do, Cek, Action secara berkelanjutan

581 | Prosiding Semnas FPTVI Bali 2017

Apabila PDCA dilaksanakan secara berkelanjutan, maka proses yang berjalan akan semakin baik, dan kualitas dari sistem manajemennya pun tanpa terasa akan mengalami perbaiakn kea rah yang lebih posistif. Dalam kualitas jangan pernah ada kata puas, karena setiap bisnis akan terus melakukan perbaikan dan meningkatkan kualitasnya. Sehingga persaiangan yang terjadi dalam bisnis merupakan persaiangan berdasarkan kualitas tersebut. Untuk dapat memenangkan persaiangan bagi UMKM, yang harus menjadi perhatian adalah memeperbaiki sistem manajemennya, karena dengan sistem manajemen yang sudah stabil, maka secara otomatis kualitas produkpun dapat terkendali.