Komponen-komponen text box dan combo box dihubungkan dengan field-
field dari tabel database dengan bantuan properties Visual Foxpro. Dengan cara membuat hubungan antar komponen yang digunakan dalam program SisfoSDM
berfungsi agar perubahan komponen data pada nomer datanya akan mengubah informasi atau data dalam komponen yang terhubung. SisfoSDM memiliki
fasilitas laporan informasi yang dapat dilihat dan dicetak dengan printer. Bentuk laporan ini langsung dapat dicetak dengan menggunakan fungsi report atau print
yang telah terintegrasi dengan sistem yang dirancang.
6.4.3 Integrasi Sistem
Proses integrasi sistem dilakukan dengan cara memanfaatkan fasilitas properties Visual Foxpro dalam pemanggilan database, penghubung antar
komponen yang digunakan dalam sistem, penampakan gambar dan pemberian keterangan pada caption, tool tips dan nama formobject. Selain fasilitas tersebut,
digunakan juga perintah-perintah dalam procedure dalam sistem untuk penghubung struktur informasi, pemanggilan fasilitas command dialog,
penggantian gambar, pengolahan data, pemanfaatan option button, dan sebagai penghubung antar komponen.
Dari satu kesatuan sistem yang terdapat dalam program SisfoSDM terlebih dahulu dilakukan pengecekan kesalahan fungsi atau procedure yang digunakan
sehingga hasil yang didapat bisa maksimal. Hasil dari program pengintegrasian sistem tersebut kemudian dibangkitkan menjadi file application. Pembuatan file
application dilakukan dengan menggunakan fasilitas make exe yang telah terintegrasi dalam Visual Foxpro 9.0 Hasil dari proses pembangkitan file
application ini diberi nama “sisfosdm”. File ini tetap harus dihubungkan dengan file-file pendukung yaitu file database, format, dan report.
SisfoSDM dapat digunakan secara langsung dengan menjalankan file “sisfosdm” jika komputer yang digunakan mempunyai perangkat lunak Visual
Foxpro 9.0 yang telah di-setup dan file-file pendukungnya berada pada tempat yang diinginkan. Dalam paket program SisfoSDM telah disediakan file setup
SisfoSDM untuk pendistribusiannya. File setup ini dibuat dengan menggunakan fasilitas setup wizard yang telah terintegrasi dalam Visual Foxpro 9.0. File setup
SisfoSDM terdapat dalam satu compact disk yang dapat di-install langsung untuk mengaktifkan program SisfoSDM ini.
6.4.4 Penggunaan Sistem
SisfoSDM merupakan paket program aplikasi sistem informasi yang dirancang untuk memenuhi kebutuhan pelaku yang terkait dengan pengembangan
sistem informasi sumberdaya manusia. Jika program SisfoSDM dijalankan maka akan ditampilkan gambar splash SisfoSDM 2005 yang sekaligus sebagai pertanda
dimulainya program. Tampilan utama adalah berupa rangkaian menu utama, ucapan selamat datang kepada pengguna, waktu yang berlaku saat ini, dan logo
perusahaan di tengah layar seperti terlihat pada gambar 30.
Gambar 30. Tampilan awal SisfoSDM
Untuk menjalankan program ini pengguna sistem dan operator harus mengisi username dan password yang sesuai melalui menu login. Penggunaan
sistem password ini juga ditujukan untuk menjamin keamanan data yang ada. Dengan penggunaan password yang hanya diketahui oleh operatoradmin maka
pengguna tidak dapat mengakses apalagi mengubah data yang ada pada SisfoSDM. Setelah password yang benar dimasukkan maka pengguna dapat
mengakses dan memanfaatkan SisfoSDM secara optimal. Setelah program selesai digunakan maka tekan menu logout untuk keluar dari wilayah pengaksesan.
Gambar 31. Tampilan password
Secara umum program SisfoSDM ini dibagi atas beberapa menu utama, menu, dan sub menu yang terdiri dari 8 menu utama, 46 menu, dan 21 sub-menu.
Menu-menu ini merupakan penjabaran fungsi-fungsi dalam SisfoSDM. Menu utama file lebih ditujukan untuk pengaturan sistem program, termasuk diantaranya
setting username dan password. Menu utama data merupakan ruang penyimpanan data yang diperlukan dalam aktivitas manajemen sumberdaya manusia beserta
fasilitas backup dan restore-nya. Menu utama perekrutan ditujukan untuk proses perekrutan karyawan baru. Menu utama pelatihan terdiri dari fasilitas-fasilitas
yang menunjang aktivitas pelatihan dan pengembangan karyawan. Menu utama penilaian adalah fasilitas yang menunjang proses-proses penilaian kinerja. Menu
utama karir lebih ditujukan untuk proses pengubahan penempatan posisi karyawan, khususnya promosi dan mutasi jabatan. Menu utama PHK membantu
penyelenggaraan aktivitas pemberhentian masa kerja karyawan, baik pengunduran diri, pensiun maupun PHK. Menu utama bantuan adalah fasilitas yang berguna
untuk memberikan bantuan dan informasi mengenai program ini. Menu selengkapnya dapat dilihat pada gambar 32.
106
Gambar 32. Fasilitas Menu File
Pelatihan Karir
Non-Aktif Data
Perekrutan Penilaian
Bantuan Menu SisfoSDM
6.4.4.1 Informasi Deskripsi dan Spesifikasi Kerja
Informasi deskripsi dan spesifikasi kerja menampilkan deskripsi dan spesifikasi kerja yang terdapat pada masing-masing jabatan di hierarki manajemen
PT. Teknokultura. Tahap pertama yang dilakukan adalah entry data jabatan, deskripsi kerja dan spesifikasi kerja secara satu per satu. Informasi deskripsi dan
spesifikasi kerja selengkapnya dapat dilihat pada gambar 33.
Gambar 33. Informasi Deskripsi dan Spesifikasi Kerja
6.4.4.2 Informasi Data Pribadi Pelamar
Informasi data pribadi pelamar berfungsi untuk mengetahui identitas lengkap pelamar. Form data pribadi pelamar merupakan komponen utama dalam
informasi perekrutan dan seleksi yang harus diisi untuk melengkapi data mengenai pelamar. Selain itu, informasi ini juga digunakan untuk penyimpanan
arsip jika sewaktu-waktu diperlukan. Tahap pertama adalah pengisian data pribadi pelamar yang di-entry satu
per satu. Informasi ini mencakup keseluruhan data pribadi karyawan yang meliputi nama, alamat, no. telepon, tempattgl. lahir, jenis kelamin, status
pernikahan, agama, pendidikan terakhir, departemen, bagian, sub-bagian dan jabatan. Informasi data pribadi pelamar dapat dilihat pada gambar 34.
Gambar 34. Informasi Data Pribadi Pelamar
6.4.4.3 Informasi Data Pribadi Karyawan
Informasi data
pribadi karyawan
berfungsi untuk mengetahui identitas lengkap karyawan, baik karyawan tetap maupun karyawan kontrak. Form data
pribadi karyawan merupakan komponen utama dalam sistem informasi sumberdaya manusia yang harus diisi untuk melengkapi data mengenai karyawan.
Informasi ini juga digunakan untuk penyimpanan arsip jika sewaktu-waktu diperlukan.
. Tahap pertama adalah pengisian data pribadi karyawan yang di-entry satu
per satu. Informasi ini mencakup keseluruhan data pribadi karyawan yang meliputi NIK, nama, alamat, no. telepon, tempattgl. lahir, tanggal masuk, jenis
kelamin, status pernikahan, agama, pendidikan terakhir, status karyawan, departemen, bagian, sub-bagian dan jabatan. Hasil akhir dari informasi ini
disajikan dalam bentuk report laporan. Informasi data pribadi karyawan selengkapnya dapat dilihat pada gambar 35.
Gambar 35. Informasi Data Pribadi Karyawan
6.4.4.4 Informasi Jumlah Karyawan
Informasi jumlah karyawan memberikan informasi mengenai jumlah karyawan Divisi Bioplant PT. Teknokultura, baik karyawan kontrak maupun
karyawan tetap. Informasi jumlah karyawan ini dapat dilihat berdasarkan distribusi usia maupun distribusi tingkat pendidikan.
Informasi ini diambil dari penggunaan formula informasi data karyawan yang telah di-entry. Sehingga dari hasil tersebut didapatkan informasi jumlah
karyawan. Informasi ini memliliki 2 buah form, yaitu form jumlah karyawan berdasarkan usia dan form jumlah karyawan berdasarkan tingkat pendidikan.
Informasi selengkapnya dapat dilihat pada gambar 36.
Gambar 36. Informasi Laporan Jumlah Karyawan
6.4.4.5 Informasi Perencanaan Sumberdaya Manusia
Informasi perencanaan sumberdaya manusia melakukan penentuan terhadap jumlah dan jenis tenaga kerja sesuai dengan yang dibutuhkan dalam
perusahaan. Tahap ini dimulai dengan pengisian form permohonan kebutuhan tenaga kerja oleh manager bagiandepartemen yang membutuhkan. Kemudian
pihak Corporate HRD akan melakukan investigasi serta memberikan persetujuan form permohonan kebutuhan tenaga kerja tersebut jika dinilai tepat. Output dari
informasi ini akan dilanjutkan ke proses selanjutnya dalam sistem informasi sumberdaya manusia yaitu perekrutan dan seleksi. Informasi perencanaan
sumberdaya manusia dapat dilihat pada gambar 37.
Gambar 37. Informasi Perencanaan Sumberdaya Manusia
6.4.4.6 Informasi Perekrutan dan Seleksi Karyawan
Informasi perekrutan dan seleksi menyaring pelamar melalui tahapan- tahapan perekrutan dan seleksi berdasarkan pola yang sudah ada di perusahaan
dan menampilkan hasil penilaian pada setiap tahapan seleksi yang dilakukan oleh Corporate HRD. Pelamar yang diterima adalah pelamar yang dinyatakan lulus
pada tahap akhir proses perekrutan dan seleksi. Pelamar yang tidak lulus pada satu tahap tidak dapat melanjutkan tahap lainnya, dan dinyatakan gugur.
Pada tahap pertama sistem akan melakukan penilaian tes umum terhadap pelamar berdasarkan parameter penilaian yang sudah diterapkan pada perusahaan.
Total nilai dalam penilaian tes umum menentukan apakah pelamar dapat melanjutkan ke tahap wawancara. Penilaian wawancara dapat diikuti pelamar
setelah lulus pada tahap penilaian tes umum dan tes spesifik yang diselenggarakan oleh atasan langsung. Penilaian wawancara juga menghasilkan total nilai yang
menentukan apakah pelamar dapat melanjutkan ke tahap tes lanjutan. Dengan lulusnya pelamar pada tes lanjutan akan membawa pelamar tersebut ke
pemeriksaan medis. Jika lulus, pelamar akan diterima bekerja di perusahaan. Penentuan total nilai pada seluruh penilaian ini dilakukan dengan
menggunakan metode rata-rata biasa. Pada masing-masing tahap penilaian yang dilakukan, sistem akan menghasilkan laporan penilaian pelamar. Sistem juga akan
menghasilkan surat-surat yang berhubungan dengan perekrutan dan seleksi, yaitu surat panggilan, surat penolakan, surat pengangkatan, dan surat perjanjian kerja.
Gambar 38. Informasi Perekrutan dan Seleksi
6.4.4.7 Informasi Pelatihan dan Pengembangan Karyawan
Informasi pelatihan dan pengembangan karyawan berfungsi untuk meningkatkan pengetahuan, sikap, kemampuan, dan kinerja karyawan,
bagiandepartemen atau keseluruhan perusahaan. Tahap pertama dimulai dengan pengisian form pelatihan dan pengembangan yang dilakukan oleh karyawan.
Corporate HRD kemudian akan melakukan investigasi terhadap form pelatihan dan pengembangan tersebut, dan melakukan double-check dengan manajemen
perusahaan. Jika mendapat persetujuan, maka akan dilanjutkan dengan proses pelatihan dan pengembangan. Informasi ini melibatkan surat penawaran pelatihan,
surat pemberitahuan jadwal dan tempat pelatihan, serta laporan hasil proses pelatihan dan pengembangan.
Gambar 39. Informasi Pelatihan dan Pengembangan
6.4.4.8 Informasi Penilaian Kinerja
Informasi penilaian kinerja mengevaluasi perilaku dan prestasi kerja karyawan berdasarkan pola yang sudah ada di perusahaan dan menampilkan hasil
penilaian pada setiap tahapan penilaian kinerja yang dilakukan oleh Corporate HRD. Untuk karyawan tetap, karyawan yang memiliki penilaian bagus akan
memperoleh kesempatan untuk promosi atau kenaikan gaji, sedangkan karyawan yang memiliki penilaian rendah akan terancam mutasi atau demosi. Untuk
karyawan kontrak, hasil penilaian akan langsung diformulasikan ke dalam bentuk gaji bulanan yang diterima.
Pada tahap pertama, sistem akan mendata informasi absensi, baik berapa jumlah cuti, izin, sakit serta jumlah lembur yang dilakukan oleh masing-masing
karyawan. Hasil ini akan diformulasikan ke dalam parameter kehadiran. Kemudian untuk karyawan tetap, sistem akan melakukan penilaian kinerja
terhadap karyawan dalam periode tahunan berdasarkan parameter-parameter penilaian yang sudah diterapkan pada perusahaan. Untuk karyawan kontrak,
sistem akan melakukan penilaian kinerja terhadap karyawan dalam periode bulanan berdasarkan parameter-parameter penilaian yang sudah diterapkan pada
perusahaan. Penentuan total nilai pada penilaian kinerja karyawan, baik karyawan tetap
dan karyawan kontrak dilakukan dengan menggunakan metode rata-rata biasa. Hasil akhir dari penilaian kinerja ini akan disajikan dalam bentuk grafik dan
laporan. Laporan yang disajikan adalah laporan penilaian kinerja tahunan untuk karyawan tetap dan laporan penilaian kinerja bulanan untuk karyawan kontrak.
Gambar 40. Informasi Penilaian Kinerja
6.4.4.9 Informasi Pindah Jabatan
Informasi pindah jabatan menempatkan karyawan baru pada fungsi baru dan tanggung jawab baru. Informasi pindah jabatan dimulai dengan pengisian
form usulan pindah jabatan oleh manager bagiandepartemen. Form usulan ini kemudian akan diinvestigasi bersama dengan pihak manajemen. Jika mendapat
persetujuan dari pihak manajemen, maka sistem akan membuat surat keputusan- surat keputusan baik berupa surat keputusan promosi, surat keputusan mutasi,
maupun surat keputusan demosi sesuai dengan form usulan yang diajukan. Namun jika tidak mendapat persetujuan, maka sistem akan meniadakan proses
pembuatan surat keputusan ini. Pada akhirnya sistem juga akan menghasilkan laporan pindah jabatan, yang merupakan rangkuman dari keseluruhan proses
pindah jabatan pada satu periode.
Gambar 41. Form Usulan Pindah Jabatan
6.4.4.10 Informasi Masa Akhir Kerja
Informasi masa akhir kerja merupakan pelepasan keterkaitan antara perusahaan dan tenaga kerja, baik atas permintaan tenaga kerja yang bersangkutan
maupun atas kebijaksanaan perusahaan. Informasi masa akhir kerja ini dibagi menjadi beberapa tahapan proses, yaitu proses pengunduran diri, proses pensiun
dan proses PHK. Dimana masing-masing tahapan proses dilakukan sesuai dengan peraturan dan prosedur yang berlaku di perusahaan. Khusus untuk proses pensiun,
bagi karyawan yang berusia 60 ke atas usia tidak produktif, secara otomatis sistem akan melakukan pencarian karyawan sesuai dengan masa kerja karyawan
dan usia, serta menghasilkan surat bebas tugas. Informasi ini melibatkan surat-surat seperti surat referensi, surat keputusan
pemutusan hubungan kerja dan surat keputusan bebas tugas, serta laporan karyawan keluar yang mencakup detail keseluruhan karyawan yang tidak bekerja
lagi dari perusahaan pada satu periode.
Gambar 42. Informasi Masa Akhir Kerja
BAB VII KESIMPULAN DAN SARAN
7.1 Kesimpulan
Berdasarkan investigasi sistem, permasalahan yang terdapat pada sistem informasi sumberdaya manusia pada Divisi Bioplant PT. Teknokultura saat ini
adalah pengelolaan data secara manual dan terpisah, aktivitas pengarsipan tidak terorganisir dengan baik, timpangnya perbandingan antara jumlah staf Corporate
HRD dengan jumlah karyawan, penyimpanan database tidak terkomputerisasi, masing-masing tahapan proses belum tersusun dengan baik, serta belum adanya
tahapan proses demosi dan pensiun. Sistem informasi sumberdaya manusia yang diusulkan merupakan sistem yang dirancang untuk mengatasi permasalahan
tersebut dimana mekanismenya dirancang berdasarkan pola sistem yang telah ada di perusahaan. Berdasarkan kelayakan teknis dan operasional, sistem informasi
yang akan dirancang layak untuk dikembangkan di PT. Teknokultura. Hasil analisa sistem disajikan dalam bentuk Diagram Arus Data DAD,
Alogritma Sistem dan Kamus Data. DAD dapat dibagi menjadi Diagram Konteks, Diagram Nol, dan Diagram Rinci. Diagram konteks ini terdiri dari 7 entitas yang
berhubungan langsung dengan sistem informasi sumberdaya manusia pada Divisi Bioplant PT. Teknokultura, yaitu BagianDepartemen terkait, Bagian Keuangan,
Pelamar, Lembaga Pendidikan dan Media Massa, Lembaga Pelatihan, Manajemen Perusahaan, serta Karyawan. Diagram Nol menggambarkan proses utamafungsi
penting dalam sistem informasi sumberdaya manusia yaitu : 1 Perencanaan
