6. Surat PHK akan diberikan kepada karyawan setelah mendapatkan persetujuan dari Direktur. Penandatanganan surat oleh Direktur
menandakan bahwa PHK telah dapat dilakukan.
Surat Peringatan
ke-n Tingkat
pelanggaran n = 3
Perbaikan perilaku
karyawan Arsip database
pelanggaran karyawan
Berat
Ringan
Ya Tidak
Database pelanggaran karyawan
PHK Karyawan
yang melanggar
Gambar 11. Proses Pemutusan Hubungan Kerja
6.1.2 Permasalahan Sistem Yang Sedang Berjalan
Berdasarkan investigasi sistem, didapatkan beberapa kelemahan yang terjadi pada manajemen sumberdaya manusia PT. Teknokultura yaitu :
1. Sistem informasi sumberdaya manusia di PT Teknokultura, sebagaimana sistem informasi operasional secara keseluruhan saat ini masih
menggunakan sistem manual. Mulai dari proses perencanaan sumberdaya
manusia hingga akhir masa bakti karyawan masih menggunakan arsip- arsip dokumentatif, yang terdiri dari surat, memo, dan form-form. Hal ini
menyebabkan pencarian dan penyediaan suatu informasi menjadi sulit 2. Pengelolaan data dan informasi masih dilakukan secara terpisah per-
aktivitas sumberdaya manusia, sehingga format penyajian laporan menjadi kurang efektif dan kurang komunikatif.
3. Alur informasi, berupa surat, memo dan dokumen lain yang masuk ke meja HRD dapat dilakukan oleh semua tingkatan dalam struktur
organisasi, mulai dari sub-bagian hingga departemen, sehingga alur informasi berjalan tidak efisien dan malah menambah beban bagi
Corporate HRD. 4. Aktivitas pengarsipan Corporate HRD, seperti surat masuk dan keluar
tidak terorganisir dengan baik, dan kebanyakan hanya menggunakan memo internal sebagai sarana komunikasi.
5. Staf HRD berjumlah sedikit, sehingga sangat terbatas untuk melakukan pekerjaan aktivitas sumberdaya manusia yang sangat banyak.
6. Tidak ada komputerisasi dalam penyimpanan database, sehingga sistem yang ada memiliki keterbatasan ruang penyimpanan. Akibatnya dalam
proses penilaian yang terjadi pada tahap perekrutan dan seleksi karyawan dan penilaian kinerja, penilaian pelamarkaryawan tetap dan kontrak tidak
dapat dilihat kembali, sehingga perkembangan pelamarkaryawan tetap dan kontrak tidak dapat diikuti dengan baik. Selain itu, setiap terdapat
kekosongan jabatan harus diumumkan kembali melalui saluran-saluran
perekrutan yang biasa dipakai. Hal tersebut menyebabkan ketidakefisiensian dalam hal penyediaan waktu, biaya dan tenaga.
7. Masing-masing tahapan proses belum tersusun dengan baik kurang sistematis.
8. Belum ada tahapan proses demosi dan pensiun, yang seharusnya menjadi bagian yang tidak terpisahkan dari aktivitas sumberdaya manusia. Hal ini
dikarenakan belum adanya karyawan yang pernah mengalami proses tersebut.
9. Keterbatasan kemampuan dalam pengelolaan data yang menyebabkan volume kerja dan waktu kerja semakin meningkat.
Akan tetapi dalam sistem informasi sumberdaya manusia yang sedang berjalan tersebut memiliki kelebihan, yaitu tahapan seleksi karyawan cukup ketat
dan melewati banyak tes dan wawancara sehingga memungkinkan untuk mendapatkan karyawan yang tepat dengan posisi yang tepat. Selain itu juga
terdapat fingerprint dan amano untuk mencatat absensi karyawan, dengan demikian absensi karyawan dapat lebih terkontrol.
Melihat adanya kekurangan dan kelebihan dari sistem yang sedang berjalan diatas, untuk itu direkomendasikan suatu sistem informasi yang dapat
membantu aktivitas manajemen sumberdaya manusia, yang mekanismenya dirancang berdasarkan pola sistem yang telah ada di perusahaan. Mekanisme
dalam sistem tersebut terdiri dari pengubahan form-form, surat-surat masuk dan surat-surat keluar yang masih manual ke dalam bentuk komputerisasi, pengubahan
memo manual menjadi surat, penambahan surat-surat baru, pembuatan laporan berorientasi database, komputerisasi parameter-parameter seleksi dan perekrutan
seperti tes umum, wawancara dasar, dan tes lanjutan, parameter-parameter penilaian kinerja karyawan tetap dan kontrak, penambahan proses alur informasi
baru yang belum ada yaitu aktivitas demosi dan pensiun, serta mekanisme- mekanisme lain yang terkait dengan aktivitas sumberdaya manusia yang
dilakukan PT. Teknokultura mulai dari proses seleksi hingga proses PHK. Dengan perancangan sistem yang baru diharapkan dapat menghasilkan
proses manajemen sumberdaya manusia yang baik dengan pelaksanaan yang seefektif dan seeefesien mungkin dan merupakan sarana yang tepat dalam
menyimpan keseluruhan data kebutuhan manajemen sumberdaya manusia. Selain itu juga dapat membantu perusahaan dalam memperoleh informasi yang cepat dan
akurat serta berkualitas untuk pengambilan keputusan dan kebijaksanaan terhadap sumberdaya manusia yang ada pada perusahaan.
6.1.3 Ruang Lingkup
