menggunakan Microsoft Windows terutama untuk membuat surat dan spreadsheet. Pelatihantraining mengenai penggunaan sistem ini juga tidak
terlalu signifikan untuk dilakukan. Berdasarkan penjelasan diatas maka dapat diketahui bahwa sistem
informasi yang akan dirancang layak untuk dikembangkan.
6.2 Analisa Sistem
Setelah menganalisa dan memahami sistem informasi sumberdaya manusia yang sedang berjalan di PT Teknolutura, kemudian dilakukan perbaikan
dan revisi secara bersama-sama dengan Corporate HRD. Beberapa perubahan signifikan yang terjadi antara lain pengubahan memo ke dalam bentuk surat,
penambahan surat dan form baru. Pengubahan bentuk ini selain menjadi lebih resmi dan profesional, juga akan memudahkan kegiatan pengarsipan Corporate
HRD, karena tidak seperti memo, surat memiliki nomor kode sendiri. Selain itu, juga dibuat standar prosedur alur informasi baru untuk proses demosi dan pensiun
yang belum ada di perusahaan. Alur informasi yang dirasa kurang berjalan dengan baik terutama adalah dalam kegiatan promosi, mutasi dan PHK. Hal ini
dikarenakan sistem pencatatan data kinerja karyawan yang masih bersifat manual.
6.2.1 Kebutuhan Informasi
Informasi yang dibutuhkan dalam sistem informasi sumberdaya manusia yang akan dikembangkan adalah informasi deskripsi dan spesifikasi kerja,
informasi data pribadi pelamar, informasi data pribadi karyawan, informasi jumlah karyawan, informasi perencanaan sumberdaya manusia, informasi
perekrutan dan seleksi, informasi pelatihan dan pengembangan, informasi penilaian kinerja, informasi pindah jabatan, serta informasi masa akhir kerja.
Masing-masing kebutuhan informasi disajikan pada tabel 4.
Tabel 4. Kebutuhan Informasi Sistem Informasi Sumberdaya Manusia
Jenis Informasi Kebutuhan Informasi
Deskripsi dan spesifikasi kerja 1. Uraian jabatan
Data pribadi pelamar 1. Data pelamar
Data pribadi karyawan 1. Data karyawan tetap
2. Data karyawan kontrak Jumlah karyawan
1. Jumlah karyawan berdasarkan distribusi usia 2. Jumlah karyawan berdasarkan distribusi
pendidikan 3. Jumlah karyawan masuk
4. Jumlah karyawan keluar
Perencanaan sumberdaya manusia 1. Kebutuhan tenaga kerja Perekrutan dan seleksi
1. Daftar absensi pelamar 2. Penilaian tes umum
3. Penilaian wawancara 4. Penilaian tes lanjutan
5. Perjanjian kerja
Pelatihan dan pengembangan 1. Permohonan pelatihan
2. Penawaran pelatihan 3. Pemberitahuan tempat dan jadwal pelatihan
4. Hasil pelatihan
Penilaian kinerja karyawan 1. Absensi karyawan
2. Penilaian kinerja karyawan tetap 3. Penilaian kinerja karyawan kontrak
Pindah jabatan 1. Usulan pindah jabatan
2. Pengangkatan karyawan tetap Masa akhir kerja
1. Pengunduran diri 2. Pengaduan pelanggaran
3. Pemutusan hubungan kerja
Berdasarkan keseluruhan informasi pada tabel 4 tersebut membutuhkan informasi spasial berupa surat-surat, memo-memo, dan laporan-laporan internal
yang dideskripsikan dengan unsur-unsur informasi aktivitas sumberdaya manusia yang bersangkutan.
6.2.2 Persyaratan Sistem
Tahap analisis sistem dimulai dengan mengidentifikasikan persyaratan sistem system requirement yang mencakup persyaratan input, output, proses, dan
storage. Persyaratan input meliputi tabel masukan yang berisi konfigurasi sistem, surat-surat dan form-form masuk, serta parameter-parameter yang menjadi pusat
penilaian dalam sistem informasi sumberdaya manusia. Persyaratan output menghasilkan kebutuhan akan tabel sistem informasi sumberdaya manusia untuk
surat-surat yang dikeluarkan oleh Corporate HRD. Persyaratan input dan output selengkapnya dapat dilihat pada lampiran 1. Persyaratan proses terjadi pada tahap
perekrutan dan seleksi serta tahap penilaian kinerja yang meliputi penggunaan teknik perhitungan metode rata-rata biasa atau metode pembobotan untuk
menghasilkan nilai kelulusan bagi pelamar. Persyaratan storage meliputi penyimpanan yang efektif, efisien dan ekonomis bagi tabel input dan output.
Hasil pada analisa sistem ini akan disajikan dalam bentuk Diagram Arus Data DAD yang menunjukkan urutan proses yang dilakukan dalam suatu sistem.
DAD merupakan alat analisis terstruktur yang berfokus pada aliran data ke dalam dan ke luar sistem dan proses dari data tersebut. Pendekatan terstruktur ini
menggambarkan sistem pertama kali secara garis besar top level dan memecahnya menjadi bagian yang lebih terperinci lower level. DAD dapat
dibagi atas 3 bagian, yaitu Diagram Konteks, Diagram Nol, dan Diagram Rinci. Selain itu, hasil analisa sistem juga akan disajikan dalam bentuk Alogritma Sistem
dan Kamus Data.
6.2.3 Diagram Konteks
