Pencatatan transaksi ke dalam buku besar pembantu utang

123 31 Posting JPb-1 1.000.000 - 1.000.000 - Akun: Peralatan Kantor No: 121 Tanggal Keterangan Ref Debet Kredit Saldo Debet Kredit 2015 Juli 1 Saldo - - - - - 31 Posting JPb-1 800.000 - 800.000 - Akun: Utang Dagang No: 211 Tanggal Keterangan Ref Debet Kredit Saldo Debet Kredit 2015 Juli 1 Saldo - - - - - 31 Posting JPb-1 - 19.000.000 - 19.000.000 Akun: Pembelian No: 511 Tanggal Keterangan Ref Debet Kredit Saldo Debet Kredit 2015 Juli 1 Saldo - - - - - 31 Posting JPb-1 17.000.000 - 17.000.000 - Akun utang menunjukkan saldo kredit Rp 19.000.000, jumlah tersebut menunjukkan UD Satria kepada semua kreditor secara kolektif gabungan. Artinya didalam buku besar umum tidak ada informasi mengenai utang perusahaan kepada masing-masing kreditor secara rinci. Agar mudah memperoleh informasi mengenai utang secara rinci kepada tiap kreditor perusahaan menyediakan satu buku yang khusus digunakan sebagai tempat mencatat perubahan utang kepada setiap kreditor, yaitu buku besar pembantu utang.

b. Pencatatan transaksi ke dalam buku besar pembantu utang

Buku besar pembantu subsidiary ledger merupakan perluasan dari buku besar umum general ledger. Catatan dalam buku besar pembantu merupakan rincian dari salah satu akun buku besar umum. Buku besar pembantu utang berfungsi sebagai tempat mencatat perubahan utang kepada kreditor secara individual sehingga merupakan rincian dari akun utang dagang dalam buku besar umum. Saldo akun utang dagang dalam buku besar umum menunjukkan jumlah utang perusahaan kepada kreditor secara keseluruhan. Sementara informasi mengenai utang perusahaan kepada setiap kreditor terdapat 124 dalam buku besar pembantu utang. Dalam hubungannya dengan buku besar pembantu utang, akun utang dagang berfungsi sebagai akun pengendali controlling account Sumber pencatatan dalam buku besar pembantu utang adalah bukti-bukti transaksi yang mengakibatkan perubahan terhadap utang perusahaan. Misalnya faktur pembelian, bukti pengeluaran kas, dan nota debet atau nota kredit. Dalam perusahaan yang menyelenggarakan buku besar pembantu utang, faktur pembelian yang diterima dari kreditor dicatat dengan prosedur sebagai berikut: 1 Dicatat kedalam jurnal pembelian dengan mendebet akun pembelian dan mengkredit akun utang dagang. Kemudian secara kolektif dipindahbukukan kedalam buku besar pada akhir periode. 2 Dicatat ke dalam buku besar pembantu utang dengan mengkredit akun kreditor yang bersangkutan. Pada akhir periode dari data buku pembantu utang disusun daftar saldo utang. Apabila tidak terjadi kesalahan pencatatan transaksi dalam buku jurnal atau dalam buku pembantu utang, pada akhir periode total saldo utang menurut data buku pembantu utang harus sama dengan saldo akun utang dagang dalam buku besar umum. Bentuk buku besar pembantu utang tidak berbeda dengan bentuk akun buku besar umum. Bisa disediakan dalam bentuk dua kolom T atau dalam bentuk empat kolom, tergantung pada kepentingan perusahaan. Sebagai ilustrasi pencatatan transaksi kedalam buku besar pembantu utang ke dalam buku besar pembantu utang, merujuk pada data transaksi pembelian kredit yang dilakukan UD Satria pada contoh sebelumnya. Catatan transaksi yang bersangkutan di dalam buku besar pembantu utang sebagai berikut: UD SATRIA BUKU BESAR PEMBANTU UTANG dalam rupiah Akun: PT Eka No: 01 Tanggal Keterangan Ref Debet Kredit Saldo Debet Kredit 2015 Juli 1 Saldo - - - - - 28 Faktur No 209E JPb-1 - 6.000.000 - 6.000.000 125 Akun: UD Laksana No: 02 Tanggal Keterangan Ref Debet Kredit Saldo Debet Kredit 2015 Juli 1 Saldo - - - - - 8 Faktur No L-015 JPb-1 - 600.000 - 600.000 24 Faktur No L-065 JPb-1 - 400.000 - 1.000.000 Akun: UD Maju No: 03 Tanggal Keterangan Ref Debet Kredit Saldo Debet Kredit 2015 Juli 1 Saldo - - - - - 5 Faktur No M-01 JPb-1 - 2.400.000 - 2.400.000 22 Faktur No M-35 JPb-1 - 4.600.000 - 7.000.000 Akun: UD Mekar No: 04 Tanggal Keterangan Ref Debet Kredit Saldo Debet Kredit 2015 Juli 1 Saldo - - - - - 12 Faktur No 025 JPb-1 - 4.000.000 - 4.000.000 Akun: Toko Mawar No: 05 Tanggal Keterangan Ref Debet Kredit Saldo Debet Kredit 2015 Juli 1 Saldo - - - - - 15 Faktur No 204 JPb-1 - 1.000.000 - 1.000.000 Saldo akun utang dagang dalam buku besar umum harus sama dengan total saldo akun kreditor dalam buku besar pembantu utang pada akhir periode. Jika terjadi perbedaan, menunjukkan adanya kesalahan pencatatan. Kesalahan pencatatan bisa terjadi pada saat mencatat transaksi ke dalam jurnal pembelian, atau terjadi saat mencatat ke dalam buku besar pembantu utang, biasanya tiap akhir periode tertentu secara periodik dari buku besar pembantu utang disusun daftar saldo utang. Dalam hubungan dengan kepentingan itulah akun utang dagang dalam buku besar umum berfungsi sebagai akun pengendali kontrol.

2. Pencatatan Transaksi Pengeluaran Kas