Otomatisasi Rasionalisasi Perekayasaan Ulang

3.3.1. Otomatisasi

Bentuk paling umum dari perubahan organisasi akibat teknologi informasi adalah otomatisasi. Aplikasi pertama dari teknologi informasi ini terdiri dari membantu karyawan dalam menjalankan tugas-tugas mereka secara efisien dan efektif. Perhitungan pembayaran dan penggajian, memberikan akses instan kepada teller di bank untuk mengakses catatan pemasukan pelanggan, dan mengembangkan jaringan yang luas untuk reservasi penerbangan udara merupakan contoh-contoh otomatisasi.

3.3.2. Rasionalisasi

Bentuk perubahan organisasional yang lebih dalam – perubahan segera setelah ada otomatisasi – adalah rasionalisasi prosedur. Otomatisasi sering menyebabkan sumbatan-sumbatan dalam produksi dan mengakibatkan pengaturan prosedur dan struktur yang ada menjadi tidak teratur. Rasionalisasi prosedur adalah usaha melancarkan prosedur standar pengoperasian, menghapus sumbatan- sumbatan yang terjadi, sehingga otomatisasi bisa membuat prosedur pengoperasian menjadi lebih efisien. Contoh rasionalisasi yang berhasil adalah sistem manajemen milik FleetBoston Financial Corporation. Sistem manajemen FleetBoston efektif tidak hanya karena menggunakan teknologi komputer, tetapi juga karena rancangannya memungkinkan organisasi untuk beroperasi secara lebih efisien. Prosedur- prosedur yang diterapkan oleh FleetBoston, atau organisasi lainnya, harus secara Universitas Sumatera Utara rasional terstruktur sehingga bisa mencapai hasil tersebut. FleetBoston harus mempunyai kode standar identifikasi untuk konsumen, perwakilan penjualan, dan departemen penjualan, serta aturan-aturan standar untuk mengarahkan informasi kepada penjual yang bersangkutan atu ke sumber-sumber pemasaran lainnya. Tanpa ada rasionalisasi pada organisasi FleetBoston, teknologi komputernya akan tidak berguna.

3.3.3. Perekayasaan Ulang

Jenis perubahan organisasi lainnya yang lebih tangguh adalah perekayasaan-ulang proses organisasi, di mana proses organisasi dianalisis, disederhanakan dan dirancang ulang. Dengan menggunakan teknologi informasi, organisasi bisa memikirkan kembali dan memperlancar proses kerja mereka untuk memperbaiki kecepatan, layanan dan kualitas. Perekayasaan ulang proses organisasi berarti mengorganisasi kembali alur kerja, mengkombinasikan langkah- langkah untuk membuang langkah yang tidak berguna dan berulang. Jenis perubahan ini lebih berciri ambisius daripada merasionalisasi prosedur, dan membutuhkan visi baru bagaimana proses diorganisasi. Sebuah contoh perekayasaan ulang proses bisnis adalah yang dilakukan oleh Ford Motor Company, yaitu invoiceless processing pemrosesan tak berfaktur. Ford mempekerjakan lebih dari 500 orang di organisasi Accounts Payable wilayah Amerika Utara. Para petugas utang dagang banyak menghabiskan waktu untuk memperbaiki ketidaksesuaian yang terjadi antara order pembelian, dokumen-dokumen yang diterima, dan faktur. Ford merekayasa- Universitas Sumatera Utara ulang proses utang dagangnya, menerapkan sistem di mana departemen pembelian memasukkan order pembelian ke dalam database online yang bisa diperiksa oleh departemen penerimaan sewaktu item yang dipesan tiba. Jika barang-barang yang diterima sesuai dengan order pembelian, sistem secara otomatis membuat cek untuk utang dagang dan dikirim ke vendor. Vendor tidak perlu mengirim faktur. Setelah perekayasaan, Ford mampu mengurangi beban biaya hingga 75 dan menghasilkan laporan keuangan yang lebih akurat.

3.3.4. Pergeseran Paradigma