Dengan arahan dan bimbingan dosen di dalam kelas, maka mahasiswa yang telah menerima materi perkuliahan dapat memperoleh pemahaman yang lebih
komprehensif. Di dalam ruangan perkuliahan, dosen dapat menggunakan bantuan laptop yang telah dilengkapi dengan USB port ataupun CD-ROM untuk
menyampaikan materi perkuliahan.
5.2.6.2. Change Management
Departemen Teknik Industri USU telah menggunakan sistem perkuliahan yang bersifat tradisional, yakni memerlukan kehadiran fisik mahasiswa dan dosen
di ruangan perkuliahan supaya aktivitas perkuliahan dapat dilaksanakan. Hal ini telah berlangsung selama puluhan tahun, sejak awal pendirian departemen dan
tentunya pergeseran ke model preparation and enhancement memerlukan banyak usaha dan melibatkan banyak perubahan budaya di departemen. Oleh karena itu,
usaha melakukan perubahan tidak dapat dilakukan change management. Change management
meliputi menyediakan lingkungan yang tepat untuk melakukan perubahan, memberikan motivasi melakukan perubahan, dan
mendapatkan komitmen orang-orang untuk melakukan perubahan. Sebelum menerapkan change management, perlu dilihat apakah Departemen Teknik
Industri USU siap menerima e-learning. Marc Rosenberg membahas kesiapan seseorang menerima e-learning meliput i tiga dimensi, yaitu motivasi, kompetensi
dan sumber daya.
Universitas Sumatera Utara
1. Motivasi
Sebelum menerapkan e-learning, perlu dilakukan pengkajian terhadap motivasi dosen-dosen di departemen untuk mengadopsi sistem e-learning.
Berdasarkan pengalaman, terdapat elemen-elemen di dalam departemen yang masih tidak siap dengan diadakannya perkuliahan dengan bantuan komputer, baik
dari pihak dosen maupun mahasiswa. Maka itu, harus dicari akar permasalahannya, salah satu caranya dapat melalui penyebaran kuesioner.
2. Kompetensi
Untuk mendukung sistem e-learning supaya dapat berjalan, maka kompetensi dari dosen, mahasiswa maupun staff departemen untuk
mengoperasikan komputer dan internet diperlukan. Untuk itu, perlu diadakan pelatihan terhadap mereka yang masih belum mampu untuk mengoperasikan
komputer maupun internet.
3. Sumber Daya
Apabila ingin menerapkan e-learning, maka harus mempunyai akses internet yang memadai. Alangkah baiknya bila setiap elemen departemen
mempunyai akses internet di rumahnya masing-masing, tetapi belum tentu setiap orang sanggup memasang fasilitas internet. Oleh karena itu, di dalam lingkungan
departemen yang telah memiliki akses internet haruslah ditambah beberapa unit komputer yang dapat dihubungkan langsung ke koneksi internet. Sehingga baik
Universitas Sumatera Utara
mahasiswa maupun dosen dapat mengakses internet untuk berpartisipasi dalam proses belajar e-learning.
Beberapa strategi yang dapat diterapkan dalam mengatasi masalah dan membuat anggota Departemen Teknik Industri USU menerima perubahan, yakni:
1. Komunikasi Pihak departemen perlu mengkomunikasikan tujuan dan keuntungan e-
learning secara aktif ke seluruh departemen. Komunikasi harus dilakukan
dalam jangka waktu tertentu, karena untuk menjamin keberhasilan penerapan sistem baru ini diperlukan usaha dan waktu. Setiap anggota departemen perlu
membiasakan diri terhadap sistem baru ini dan itu memerlukan waktu. 2. Penghargaan
Apabila seseorang atau departemen telah mencapai suatu target misalnya menyelesaikan program e-learning selama satu semester penuh, departemen
harus memberikan penghargaan. Penghargaan dapat berbentuk macam- macam, misalnya ucapan selamat, ataupun mungkin dengan mengadakan
semacam perayaan untuk seluruh anggota departemen. 3. Hasil
Departemen perlu menunjukkan pada orang-orang kalau e-learning benar- benar memberikan hasil yang diharapkan, misalnya dengan menunjukkan
bagaimana e-learning memperbaiki kinerja anggota organisasi, dengan mendemonstrasikan salah satu pelajaran e-learning terbaik supaya mereka
tertarik, ataupun dengan menunjukkan kemudahan penggunaan dan pembelajaran e-learning.
Universitas Sumatera Utara
4. Membangun lingkungan yang kondusif Sebenarnya lingkungan Departemen Teknik Industri USU sudah cukup
kondusif untuk mendukung pembelajaran melalui sistem e-learning, karena departemen telah dilengkapi dengan fasilitas internet. Untuk membangun
suasana yang lebih kondusif lagi, diperlukan pemasangan puluhan unit komputer yang mungkin dapat ditempatkan pada suatu ruangan yang khusus
disediakan untuk mahasiswa yang ingin mengakses materi e-learning secara online
. Sedangkan untuk dosen, juga perlu disediakan ruangan tertentu sehingga dosen dapat meng-upload materi pengajaran mereka.
5. Interaksi antar mahasiswa Mahasiswa kadang menginginkan interaksi dengan sesamanya, seperti yang
terjadi pada pelatihan di ruang perkuliahan. Mereka dapat belajar dan mendiskusikan pelajaran dan interaksi dengan sesama. Oleh karena itu, perlu
disediakan forum di mana mahasiswa atau bahkan dosen dapat berinteraksi secara online.
Universitas Sumatera Utara
BAB VI ANALISIS PEMECAHAN MASALAH
Bab ini akan membahas dan menganalisis hasil dari perancangan sistem situs perkuliahan e-learning melalui jaringan internet online di mana diharapkan
menjadi solusi dari permasalahan yang terjadi di Departemen Teknik Industri Sumatera Utara dan juga akan membahas keuntungan dan kerugian dari sistem
situs perkuliahan e-learning bagi Departemen Teknik Industri Sumatera Utara itu sendiri.
6.1. Analisis Sistem Situs Perkuliahan Online E-Learning Sebagai Solusi
Masalah
Telah dijelaskan sebelumnya bahwa sistem perkuliahan di Departemen Teknik Industri USU masih menggunakan sistem konvensional, yaitu perkuliahan
dilaksanakan di ruang kelas di mana mahasiswa dan dosen harus hadir secara fisik agar perkuliahan dapat berlangsung. Sejauh ini perkuliahan dengan sistem
konvensional ini di Departemen Teknik Industri berlangsung dengan lancar. Akan tetapi, di dalam sistem tradisional ini mahasiswa sering sekali kurang
mempersiapkan diri mengikuti perkuliahan. Tentunya hal ini dapat disebabkan oleh beberapa faktor, tetapi salah satu faktor yang cukup signifikan ialah
kurangnya informasi yang mahasiswa peroleh mengenai satuan acara perkuliahan dan garis besar topik perkuliahan yang akan diikuti. Akibatnya proses perkuliahan
di departemen ini menjadi satu arah saja dari dosen ke mahasiswa dan
Universitas Sumatera Utara
