2.1.2.1.1 Komunikasi Vertikal ke Bawah Downward Communication
Komunikasi vertikal ke bawah adalah komunikasi yang mengalir dari satu tingkat dalam suatu kelompok atau organisasi ke suatu tingkat yang lebih bawah
Muhammad, 1995:101. Kegunaan dari komunikasi ini memberikan penetapan tujuan, memberikan instruksi pekerjaan, menginformasikan kebijakan dan
prosedur pada bawahan, menunjukkan masalah yang memerlukan perhatian dan mengemukakan umpan balik terhadap kinerja. Secara umum komunikasi vertikal
ke bawah dapat diklasifikasikan atas lima tipe antara lain Muhammad, 1995:105:
1. Instruksi Tugas
Intruksi tugaspekerjaan yaitu pesan yang disampaikan kepada bawahan mengenai apa yang diharapkan dilakukan mereka dan bagaimana
melakukannya. Pesan itu mungkin bervariasi seperti perintah langsung, deskripsi tugas, prosedur manual, program latihan tertentu, alat-alat bantu
melihat dan mendengar yang berisi pesan-pesan tugas dan sebagainya. 2.
Rasional Rasional pekerjaan adalah pesan yang menjelaskan mengenai tujuan aktivitas
dan bagaimana kaitan aktivitas itu dengan aktivitas lain dalam organisasi atau objektif organisasi. Kualitas dan kuantitas dari komunikasi rasional ditentukan
oleh filosofi dan asumsi pimpinan mengenai bawahannya. 3.
Ideologi Pesan yang mengenai ideologi lebih mencari antusias dan sokongan dari
anggota organisasi guna memperkuat loyalitas, moral, dan motivasi. 4.
Informasi Pesan informasi dimaksudkan untuk memperkenalkan bawahan dengan
praktik-praktik organisasi, peraturan-peraturan organisasi, keuntungan, kebiasaan dan data lain yang tidak berhubungan dengan instruksi dan rasional.
5. Balikan
Balikan adalah pesan yang berisi informasi mengenai ketepatan individu dalam melakukan pekerjaannya. Salah satu bentuk sederhana dari balikan ini
adalah pembayaran gaji karyawan yang telah siap melakukan pekerjaannya
Universitas Sumatera Utara
atau apabila tidak ada informasi dari atasan yang mengkritik pekerjaannya, berarti pekerjaannya sudah memuaskan.
Arus komunikasi dari atasan kepada bawahan tidaklah selalu berjalan lancar, tetapi dipengaruhi oleh berbagai faktor yang dapat menunjang kesuksesan dari
komunikasi ini yaitu Muhammad, 1995:111: 1.
Keterbukaan Kurangnya sifat keterbukaan di antara pimpinan dan karyawan akan
menyebabkan pemblokan atau tidak mau menyampaikan pesan dan gangguan dalam pesan. Umumnya para pimpinan tidak begitu memperhatikan arus
komunikasi ke bawah. Pimpinan mau memberikan informasi ke bawah bila mereka merasa bawah pesan itu penting bagi penyelesaian tugas. Tetapi
apabila suatu pesan tidak relevan dengan tugas maka pesan tersebut tetap dipegangnya.
2. Kepercayaan pada pesan tulisan
Kebanyakan para pimpinan lebih percaya pada pesan tulisan dan metode difusi yang menggunakan alat-alat elektronik daripada pesan yang
disampaikan secara lisan dengan tatap muka. Hasil penelitian Dahle menunjukkan bahwa pesan itu akan lebih efektif bila dikirimkan dalam
bentuk lisan dan tulisan. 3.
Pesan yang berlebihan Karena banyaknya pesan-pesan yang dikirimkan secara tertulis maka
karyawan dibebani dengan memo-memo, buletin, surat-surat pengumuman, majalah, dan pernyataan kebijaksanaan sehingga banyak sekali pesan-pesan
yang harus dibaca oleh karyawan. Reaksi karyawan terhadap pesan tersebut biasanya cendrung untuk dibacanya. Banyak karyawan hanya membaca pesan-
pesan tertentu yang dianggap penting bagi dirinya dan yang lain dibiarkan saja tidak dibaca.
4. Timing
Timing atau ketepatan waktu pengiriman pesan mempengaruhi komunikasi ke bawah. Pimpinan hendaklah mempertimbangkan saat yang tepat bagi
pengiriman pesan dan dampak yang potensial kepada tingkah laku karyawan.
Universitas Sumatera Utara
5. Penyaringan
Pesan-pesan yang dikirimkan kepada bawahan tidaklah semuanya diterima mereka, tetapi mareka saring mana yang mereka perlukan. Penyaringan pesan
ini dapat disebabkan oleh bermacam-macam faktor diantaranya perbedaan persepsi di antara karyawan, jumlah mata rantai dalam jaringan komunikasi.
Karena adanya gangguan dalam penyampaian pesan dari atasan kepada bawahan, maka pimpinan perlu memperhatikan cara-cara penyampaian pesan
yang efektif. Davis dalam Pohan 2005:72 memberikan saran-saran dalam hal itu sebagai berikut:
1. Pimpinan hendaklah sanggup memberikan informasi kepada karyawan apabila
dibutuhkan mereka. Jika pimpinan tidak mempunyai informasi yang dibutuhkan mereka dan perlu berterus terang dan berjanji akan mencarinya.
2. Pimpinan hendaklah memberikan informasi yang dibutuhkan karyawan dan
pimpinan hendaklah membantu karyawan merasakan bahwa diberi informasi. 3.
Pimpinan hendaklah mengembangkan suatu perencanaan komunikasi, sehinga karyawan dapat mengetahui informasi yang dapat diharapkannya untuk
diperoleh berkenaan dengan tindakan-tindakan pengelolaan yang dipengaruhi mereka.
4. Pimpinan hendaklah berusaha membentuk kepercayaan di antara pengirim dan
penerima pesan. Kepercayaan ini akan mengarahkan kepada komunikasi yang terbuka yang akan mempermudah adanya persetujuan yang diperlukan antara
bawahan dan atasan. Dalam realitas, setiap organisasi yang mulai bertumbuh dan berkembang,
dimana struktur jenjang, tugas dan penerapan teknologi tinggi yang makin pasif serta tingkat pelayanan produksi barang dan jasa semakin variasi dan makin
meningkat dalam volume dan kuantitas serta kualitas. Secara komunikatif, organisasi cenderung akan mengalami banyak kemunduran yang akan dirasakan
karyawannya. Persoalan kemunduran arus kualitas dan kuantitas pesan dan informasi yang dirasakan karyawan disebabkan oleh beberapa hal berikut Pohan,
2005:76:
Universitas Sumatera Utara
1. Pertumbuhan dan perkembangan organisasi membuat isolasi beberapa bagian
atau departemen dimana isolasi tersebut tidak disadari manajemen puncak sehingga tidak segera diadakan perbaikan kondisi.
2. Kehilangan arah dan kejelasan sasaran dan tujuan. Hal ini akibat dari
kurangnya kontak personal baik formal ataupun informal. 3.
Karena manajer mungkin hampir tidak pernah melakukan audit internal terhadap komunikasi organisasi untuk mengevaluasi sejauh mana jaringan
formal yang masih efektif dan relevan ataukaah sudah harus diperbaiki atau diganti segera.
4. Munculnya ketidakjelasan mengenai siapakah yang sebenarnya harus
bertanggungjawab di antara para manajer tingkat atas menengah atau supervisor lini bawah terhadap jaringtan formal komunikasi ke bawah yang
efektif 5.
Pemisahan antara personal supervisor dengan yang bukan supervisor, kondisi ini didasarkan kepada norma tidak tertulis bahwa terdapat perbedaan dan
pemisahan di antara keduanya: manajemen dan bukan manajemen.
2.1.2.1.2 Komunikasi Vertikal ke Atas Upward Communication
Kategori