32
f. Program Kerja dan Aktivitas Hubungan Masyarakat
Menurut Rosady Ruslan 2012: 147, pada dasarnya tujuan umum dari program kerja dan berbagai aktivitas Public Relations atau Humas di lapangan
adalah “cara menciptakan hubungan harmonis antara organisasiperusahaan yang diwakilinya dengan publiknya atau stakeholder-sasaran khalayak yang terkai
t.” Scott M. Cutlip Allen H. Center Prentice-Hall, Inc. 1982: 139 dalam
Rosady Ruslan 2012: 148-149, menyatakan bahwa proses perencanaan program kerja melalui “proses empat tahapan atau langkah-langkah pokok” yang menjadi
landasan acuan untuk pelaksanaan program kerja kehumasan adalah sebagai berikut.
1 Penelitian dan Mendengarkan Research-Listening Dalam tahap ini, penelitian yang dilakukan berkaitan dengan opini, sikap
dan reaksi dari mereka yang berkepentingan dengan aksi dan kebijaksanaan-kebijaksanaan suatu organisasi. Setelah itu baru dilakukan
pengevaluasi fakta-fakta, dan informasi yang masuk untuk menentukan keputusan berikutnya. Pada tahap ini akan ditetapkan suatu fakta dan
informasi yang berkaitan langsung dengan kepentingan organisasi, yaitu
What’s our problem? Apa yang menjadi problem kita. 2 Perencanaan dan mengambil Keputusan Planning-Decision
Dalam tahap ini sikap, opini, ide-ide dan reaksi yang berkaitan dengan kebijaksanaan serta penetapan program kerja organisasi yang sejalan
dengan kepentingan atau keinginan-keinginan pihak yang berkepentingan mulai diberikan:
Here’s what we can do? Apa yang dapat kita kerjakan. 3 Mengkomunikasikan dan pelaksanaan Communicaion-Action
Dalam tahap ini informasi yang berkenaan dengan langkah-langkah yang akan dilakukan dijelaskan sehingga mampu menimbulkan kesan-kesan
yang efektif dapat mempengaruhi pihak-pihak yang dianggap penting dan berpotensi untuk memberikan dukungan sepenuhnya:
Here’s what we did and why? Apa yang telah kita lakukan dan mengapa begitu.
4 Mengevaluasi Evaluation Pada tahapan ini, pihak public relationsHumas mengadakan penilaian
terhadap hasil-hasil dari program-program kerja atau aktivitas Humas yang telah dilaksanakan. Termasuk mengevaluasi keefektivitasan dari
teknik-teknik manajemen dan komunikasi yang telah dipergunakan: How did we do? Bagaimana yang telah kita lakukan.
33 Tahapan-tahapan dari proses kerja humas di atas, sama pentingnya bagi
terlaksananya suatu program Humas yang efektif. Dijelaskan oleh Rosady Ruslan 2012: 151:
Sayangnya banyak di antara praktisi PR yang kurang menyadari akan hal tersebut sehingga dalam menentukan dan melaksanakan program mereka
seringkali mengabaikan tahap-tahap di atas, tahap yang paling sering diabaikan adalah penelitian, perencanaan dan evaluasi. Sebaliknya, banyak
di antara mereka yang terlalu banyak memfokuskan pekerjaannya pada publisitas, yang sebenarnya akan secara otomatis muncul apabila program
PR dirancang berdasarkan penelitian, perencanaan dan evaluasi yang serius. Sama seperti halnya menurut Marno dan Triyo Supriyatno 2008: 100-103
yang menyebutkan proses perencanaan dan strategi program humas dapat dikatakan sebagai proses daur program, proses tersebut tidak pernah berhenti dan
selalu diperbaharui yang dimulai dari pengenalan kebutuhan kemudian diikuti oleh perencanaan kegiatan, pelaksanaan kegiatan, pemantuan serta evaluasi dan
kemudian kembali pada awal. Proses pengenalan kebutuhan merupakan tahap awal dengan melakukan analisis kebutuhan baik lembaga pendidikan maupun
masyarakat agar dapat diidentifikasi kongruensi antara kebutuhan lembaga dan masyarakat sehingga program partisipasi dan humas dapat terlaksana dengan baik.
Perencanaan kegiatan merupakan tahapan lanjutan setelah pengenalan kebutuhan yaitu dengan membuat matrik perencanaan program yang dilengkapi dengan
faktor-faktor yang terkait, seperti waktu, sumber daya, prioritas, alternatif- alternatif kegiatan serta berbagai media yang dipergunakan. Setelah itu
pelaksanaan kegiatan atau program untuk dapat mencapai tujuan yang telah dibuat dengan memberikan andil yang besar terhadap keberhasilan program humas
melalui kemudahan akses kepala sekolah terhadap yayasan, pemerintah daerah,
34 maupun lembaga-lembaga swadaya masyarakat, selanjutnya pemantauan kegiatan
yaitu monitoring dan evaluasi untuk melihat dan mengkaji keberhasilan program dan memberikan timbal balik terhadap pelaksanaan kegiatan dan untuk melihat
program yang tercapai dan yang belum tercapai. Kegiatan mengevaluasi yang dilakukan oleh humas bertujuan untuk
menemukan kendala-kendala selama pelaksanaan. Menurut Yusrizal 2014 menyebutkan bahwa kendala yang dihadapi humas sekolah terdiri dari kendala
umum dan khusus, kendala umum diantaranya keterbatasan jumlah sumber daya manusia serta kendala pembagian waktu, kendala khusus seperti belum meratanya
penggunaan sms center karena terkendala dengan penggunaan kartu seluler yang berbeda operator, tidak terlaksananya media kotak saran karena kurang diminati
oleh publik internal khususnya siswi-siswi SMP Muhammadiyah 2 Yogyakarta. Pernyataan tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa kendala yang dihadapi humas
di sekolah yaitu belum adanya tenaga khusus bagian humas, dimana yang mengurus humas diambil dari guru sehingga mengalami kendala dalam
pelaksanaan tugasnya sebagai guru dan sebagai petugas humas di sekolah, selain itu juga terdapat penggunaan media humas yang kurang efektif dan dimanfaatkan
oleh publik sehingga dalam pengembangan kegiatan humas atau sekolah kurang keterlibatan dari siswa atau masyarakat dan kurang meratanya informasi.
Pernyataan di atas dapat disimpulkan bahwa program humas perlu adanya langkah-langkah dalam merencanakan program humas agar efektif, dimana humas
tidak sebatas terfokus pada publisitas saja tetapi program-program yang dirancang
35 berdasarkan penelitian, perencanaan dan evaluasi sehingga hasil program yang
terancang akan menghasilkan kerja yang baik.
g. Penggolongan Jenis Kegiatan Hubungan Masyarakat
Kategori