Jenis dan Asal Bahan Baku Perencanaan Pengadaan Bahan Baku

4.2 Sistem Persediaan Bahan Baku PT. Boehringer Ingelheim Indonesia

4.2.1. Jenis dan Asal Bahan Baku

Bahan baku yang digunakan oleh PT. Boehringer Ingelheim Indonesia dibedakan menjadi bahan aktif dan bahan penolong. Bahan aktif merupakan bahan baku penyusun suatu produk obat yang mempengaruhi khasiat dari obat tersebut. Sedangkan bahan penolong merupakan bahan baku yang digunakan untuk mempermudah pembuatan obat seperti air dan alkohol. Bahan aktif dipasok oleh Boehringer Ingelheim corporate, sedangkan bahan penolong dapat dipasok oleh pemasok lokal yang memenuhi testing specification yang telah ditetapkan oleh Boehringer Ingelheim corporate. PT. Boehringer Ingelheim Indonesia hanya dapat menggunakan manufacture bahan baku yang sesuai dengan hasil validasi proses dan berdasarkan data PCID Product Composition Identity yang dikeluarkan oleh Boehringer Ingelheim corporate. Biasanya Boehringer Ingelheim corporate telah menentukan pihak manufacturer yang dapat digunakan oleh PT. Boehringer Ingelheim Indonesia, sedangkan distributor yang dapat dipilih ada bermacam- macam. Dalam penelitian ini, untuk menjaga kerahasiaan perusahaan, peneliti tidak mencantumkan nama produk dan nama bahan bakunya. Produk yang akan diteliti adalah produk A yang merupakan produk lokal yang termasuk pada unit bisnis prescription medicine, dimana produk A merupakan salah satu produk unggulan PT. Boehringer Ingelheim Indonesia dengan tingkat penjualan yang tinggi. Bahan baku yang diteliti dimisalkan dengan x dan y, dimana x dan y merupakan bahan aktif dari poduk A yang mempengaruhi khasiat obatnya. Selama ini, PT. Boehringer Ingelheim Indonesia memasok bahan baku tersebut dari Boehringer Ingelheim corporate, Jerman.

4.2.2. Perencanaan Pengadaan Bahan Baku

Perencanaan pengadaan bahan baku di PT. Boehringer Ingelheim Indonesia diawali dengan proses peramalan penjualan yang dilakukan oleh divisi marketing. Untuk produk lokal, peramalan dilakukan berdasarkan data hasil peramalan divisi marketing. Untuk produk ekspor, peramalan dilakukan berdasarkan data Bix. Sedangkan untuk produk ICB, peramalan dilakukan berdasarkan data ICB forecast internal. Divisi marketing meramalkan penjualan untuk 12 bulan ke depan. Setiap bulan, divisi marketing dan seksi PPIC melakukan pertemuan yang dinamakan forecasting meeting. Pertemuan tersebut mendiskusikan mengenai hasil peramalan penjualan 3 bulan dan menghitung rencana ROFO Rolling Forecast untuk tiga bulan ke depan sampai 12 bulan. Hasil peramalan penjualan 12 bulan dan rencana pembelian purchase plan ini kemudian dimasukkan ke menu Forecasting dalam BPCS. Menu MPS menghasilkan jadwal rencana produksi. Rencana produksi ini berisi informasi mengenai kapan produk akan dibuat dan berapa banyak produksinya. BPCS merupakan sistem yang terintegrasi dengan seluruh bagian fungsional perusahaan dan digunakan untuk merencanakan dan mengontrol kegiatan bisnis perusahaan. Bagian PPIC kemudian menjalankan menu MRP untuk mengetahui jumlah bahan baku yang dibutuhkan tiap bulannya sesuai peramalan penjualan untuk 12 bulan ke depan. Setelah mengetahui jumlah dan waktu dibutuhkannya bahan baku, bagian PPIC akan memeriksa persediaan bahan baku di gudang. Jika persediaan tidak mencukupi total kebutuhan produksi, maka bagian PPIC akan membuat purchasing request PR di menu PR Consolidation pada sistem BPCS. Ketika PPIC menentukan bahan baku apa saja yang akan dipesan dalam PR Consolidation, PPIC akan mengecek kembali jumlah kebutuhan bahan baku di MRP dan jumlah barang jadi agar tidak terjadi penghitungan ganda pada pesanan bahan baku. Biasanya, PPIC akan memesan bahan baku untuk kebutuhan produksi tiga bulan ke depan karena rataan lead time untuk ordering bahan baku minimum tiga bulan. PR yang telah dibuat akan diteruskan ke bagian purchasing. Setelah disetujui, bagian purchasing akan membuat purchase order PO yang akan diberikan kepada pemasok. Bahan baku yang dipesan akan diterima dalam jangka waktu yang telah disepakati. Pemesanan pun disesuaikan dengan waktu tenggang pengadaan bahan baku yang dibutuhkan oleh PT. Boehringer Ingelheim Indonesia. Bahan baku yang dipesan dikirim ke gudang perusahaan. Hanya bahan baku yang disertai surat jalan dan memiliki certificate of analysis COA yang akan diterima oleh bagian gudang PT. Boehinger Ingelheim Indonesia. QC akan melakukan pemeriksaan dan pengujian kembali untuk memastikan bahan baku yang diterima sesuai pesanan dan kriteria yang telah ditetapkan oleh perusahaan. Hal ini dilakukan untuk menjaga mutu bahan baku yang akan digunakan dalam proses produksi. Bahan baku yang memenuhi kriteria, di-release oleh QC pada sistem BPCS. Tetapi bila hasil analisis keluar dari kriteria, bahan baku tersebut akan ditolak rejected pada sistem BPCS dan selanjutnya bahan baku dikembalikan ke pemasok, jika ada perjanjian sebelumnya atau dimusnahkan. Besarnya pesanan yang dilakukan PT. Boehringer Ingelheim Indonesia didasarkan pada jumlah kebutuhan dan kode kebijakan pesanan order policy masing-masing barang. Secara umum, PT. Boehringer Ingelheim Indonesia membagi barang persediaannya ke dalam tiga kode kebijakan pesanan, yaitu : a. Multiple of the Standard Lot Size J Hal ini merupakan kebijakan perusahaan dalam menentukan besarnya pesanan dimana pesanan dibuat sebesar kebutuhan bersih berdasarkan kelipatan ukuran lot yang telah ditetapkan sebelumnya. b. Incremental Above Standard Lot Size I Hal ini merupakan kebijakan perusahaan dalam menentukan besarnya pesanan dimana jika kebutuhan bersih berada di bawah atau sebesar ukuran lot, maka perusahaan membuat pesanan sebesar lot yang telah ditentukan. Sedangkan jika kebutuhan bersih lebih besar dari ukuran lot, besarnya pesanan ditingkatkan berdasarkan spesifikasi kenaikan yang telah ditentukan. c. Lot for Lot A Hal ini merupakan kebijakan perusahaan dalam menentukan besarnya pesanan dimana pesanan dibuat sebesar kebutuhan bersih per bulannya. Secara lebih rinci, proses perencanaan pengadaan dan penerimaan bahan baku PT. Boehringer Ingelheim Indonesia dapat dilihat pada Gambar 5. SAMPLING QC RELEASE MATERIAL DESTROY rejec approve PRODUKSI Lokal FORECASTING MARKETING FORECASTING MEETING MARKETING + PPIC Input system forecast in BPCS input MPS MRP PRODUCTION SCHEDULE KEBUTUHAN BAHAN BAKU generate generate PO PURCHASING PEMASOK GUDANG ALOKASI GUDANG Pemeriksaan Persediaan Bahan baku di Warehouse PR PPIC Tidak mencukup Mencukupi Perencanaan Pembelian Gambar 5. Perencanaan pengadaan dan penerimaan bahan baku PT. Boehringer Ingelheim Indonesia Ekspor Data Bix ICB Data ICB

4.2.3. Prosedur Pembelian dan Penerimaan Bahan Baku