Pembelian Pertukaran Sarana dan Prasarana Perpustakaan Keliling

7. Adanya ketentuan harus membayar di muka terutama untuk pelanggan majalah asing. 8. Prosedur administratif yang berbelit-belit. Pengadaan buku dari luar negeri harus menghadapi masalah pemeriksaan oleh petugas bea cukai, kejaksaan serta instansi lain.

2.5.7 Metode Pengadaan

Perpustakaan membeli atau memperoleh buku dengan cara : a Pembelian, b pertukaran. c hadiah, dan d keanggotaan organisasi. Sulistyo Basuki 1993 : 222-223

a. Pembelian

Pemesanan langsung dapat dilakukan pada penerbit ataupun pada toko buku. Penerbit Indonesia umumnya melayani permintaan, perpustakaan namun tidak dengan penerbit asing. Mereka ini hanya melayani pembelian dari toko buku ataupun penjaja vendor, sehingga perpustakaan Indonesia harus membeli melalui toko buku. Pialang buku masih belum banyak disini.

b. Pertukaran

Pepustakaan tertentu tidak dapat dibeli di toko buku, hanya dapat diperoleh melaui pertukaran ataupun hadiah. Untuk bahan pertukaran sebaiknya perpustakaan menerbitkan berbagai terbitan termasuk penerbitan badan induk. Contoh Pusat Perpustakaan Kimia menerbitkan beberapa majalah, dan majalah ini kemudian dijadikan bahan pertukaran.

c. Hadiah

Karena kondisi sosial ekonomi yang masih belum sepenuhnya berkembang, tradisi pengembangan perpustakaan dengan melalui sumbangan atau hadiah, masih belum memasyarakat. Hal ini berbeda dengan situasi negara maju, hadiah untuk perpustakaan selalu ada. Hadiah hanya diterima bila memenuhi persyaratan yang ditetapkan oleh perpustakaan manakala perpustakaan telah meneliti dengan saksama subjek koleksi hadiah tersebut sesuai dengan kepentingan perpustakaan. Hadiah buku juga ada kaitannya dengan deposit. Penerbit mengirimkan contoh terbitannya pada perpustakaan karena diwajibkan ataupun sukarela. Pengiriman buku tersebut mengikat perpustakaan untuk mengolahnya dan Universitas Sumatera Utara menyimpannya. Semuanya itu dapat dimanfaatkan perpustakaan untuk mengembangkan koleksinya. Bahkan perpustakaan pun dapat minta perorangan untuk membantu pengadaan buku dan majalah. Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa pengadaan koleksi adalah proses menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi suatu perpustakaan. Koleksi yang diadakan oleh suatu perpustakaan hendaknya relevan dengan minat dan kebutuhan, lengkap dan terbitan mutakhir, agar tidak mengecewakan masyarakat yang dilayani. Koleksi perpustakaan berasal dari berbagai macam sumber seperti hadiah, tukar menukar, titipan dan pembelian. pertama pembelian merupakan pemesanan yang dilakukan kepada penerbit. Pertukaran yaitu hasil koleksi bahan pustaka yang ditukarkan atupun dalam bentuk hadiah. Sedangkan hadiah merupakan andalan pembinaan koleksi perpustakaan dengan cara mengajukan permintaan hadiah pustaka dan hadiah tidak atas permintaan. 2.5.8 Pemilihan penjaja vendor Penjaja yang bertindak selaku perantara dalam hal pembelian buku dan majalah harus dipilih secara saksama. Penjaja tersebut harus memiliki reputasi baik serta memberikan jasa memuaskan dan cepat. Di Indonesia, penjaja tersebut biasanya toko buku atau importir buku. Pemilihan penjaja disesuaikan dengan subjek dan jenis perpustakaan karena banyak penjaja mengkhususkan diri dalam subjek tertentu. Sulistyo Basuki 1993 : 224

2.5.9 Tugas rutin pengadaan

Tugas rutin pengadaan buku merupakan tugas sederhana. Tugas ini menjadi rumit manakala berhubungan dengan pembelian buku dari luar negeri. Karena jarak yang jauh, sistem berkomunikasi tidak selalu lancar dan administrasi devisa yang tidak sederhana menyebabkan pemesanan buku dari luar negeri dilakukan sepanjang tahun. Sulistyo Basuki 1993 :225 Slip pemesanan biasanya dijajarkan menurut abjad pengarang. Slip ini harus dicek dengan berbagai cantuman perpustakaan untuk menghindari duplikasi. Untuk keperluan ini maka periksalah: 1. Laci pemesanan. 2. Laci standing order artinya pemesanan buku dari penerbit. Universitas Sumatera Utara 3. Tagihan yang belum dibayar. 4. Daftar pertukaran publikasi. 5. Katalog perpustakaan. Slip pemilihan buku dibagi menurut kategori: 1. Dipesan. 2. Diperoleh dengan cara tukar menukar. 3. diperoleh dengan cara hadiah. 4. Diperoleh melalui keanggotaan. Sebelum memesan buku hendaknya diperiksa apakah benar tersedia anggaran pembelian buku untuk tahun anggaran yang sedang berjalan. Hal ini perlu dilakukan, lebih-lebih untuk Indonesia, karena dana pengadaan buku sering kali turun terlambat atau dialihkan untuk keperluan lain ataupun jumlahnya berkurang dibandingkan dengan tahun anggaran sebelumnya. Slip pemilihan buku berubah menjadi slip pemesanan buku, slip pemesanan buku dijajarkan di laci pemesanan. Buku disusun menurut urutan penerimaan kemudian slip disisipkan ke halaman judul buku. Perpustakaan Keliling di Kecamatan Medan Helvetia dalam pengadaan bahan pustakanya dilaksanakan oleh Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara yaitu Pengadaan Bahan Pustaka dengan cara tukar menukar atau perpustakaan koleksi dengan perpustakaan lain tidak dilakukan. Di dalam pemilihan bahan pustaka hendaknya disesuaikan dengan kebutuhan para pemakai agar perpustakaan tersebut benar-benar dapat bermanfaat bagi pemakainya. Untuk itu diperlukan alat-alat bantu pemilihan bahan-bahan pustaka dapat dikerjakan dengan sebaik-baiknya. Hal ini sesuai dengan yang ditentukan di dalam buku. Adapun alat-alat pemilikan yang biasa dipakai adalah: 1. Bibliografi Nasional Indonesia. 2. Datar Buku IKAPI 3. Berita Idhayu Bibliografi 4. Daftar Buku Beranotasi Dengan Rekomendasi 5. MajalahSurat Kabar Universitas Sumatera Utara Dalam garis besarnya pengadaan bahan pustaka untuk segala jenis perpustakaan dapat ditempuh melalui 3 jalan yakni: - Pembelian - Tukar menukar - Hadiah atau bantuan Dalam pengembangan koleksi Perpustakaan Keliling Sumatera Utara Medan saat ini menyediakan lebih kurang 2.712 judul koleksi, yang terdiri dari 10.848 eksamplar dan terbagi dalam 10 Sepuluh disiplin ilmu koleksi-koleksi ini diprioritaskan penggunaannya terhadap pelajar. Pembinaan dan pengembangan koleksi perpustakaan keliling diarahkan kepada kegiatan penambahan judul koleksi dan menggantikan koleksi yang telah rusak. Penambahan buku tiap tahun tergantung dana pada dana yang diberikan oleh APBD kepada BPAD Medan. Oleh karena itu diadakan kegiatan penambahan koleksi setiap tahun, maka petugas Perpustakaan Keliling ini selalu mengadakan evaluasi koleksi secara berkala, sehingga dapat diketahui koleksi mana yang telah mencapai tahap yang membosankan. Cara pengadaan koleksi Perpustakaan Keliling Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara antara lain:

a. Pembelian

Untuk mengadakan koleksi melalui pembelian, Perpustakaan perlu mengadakan anggaran. Pembelian bahan pustaka diiprioritaskan pada koleksi yang paling banyak dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan. Pembelian bahan pustaka pada Perpustakaan Keliling Badan perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara tidak rutin dilakukan, tetapi bahan pustaka yang akan dibeli jika ada dana untuk Perpustakaan Keliling dan jika ada permintaan dari pengguna Perpustakaan Keliling. b. Hadiah Sumbangan Perpustakaan Keliling BPAD Sumatera Utara pernah menerima hadiah Sumbangan bahan pustaka dalam bentuk buku maupun non buku. Universitas Sumatera Utara Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa pengadaan koleksi adalah proses menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi suatu perpustakaan. Koleksi yang diadakan oleh suatu perpustakaan hendaknya relevan dengan minat dan kebutuhan, lengkap dan terbitan mutakhir, agar tidak mengecewakan masyarakat yang dilayani. Koleksi perpustakaan berasal dari berbagai macam sumber seperti hadiah, tukar menukar, titipan dan pembelian. pertama pembelian merupakan pemesanan yang dilakukan kepada penerbit. Pertukaran yaitu hasil koleksi bahan pustaka yang ditukarkan atupun dalam bentuk hadiah. Sedangkan hadiah merupakan andalan pembinaan koleksi perpustakaan dengan cara mengajukan permintaan hadiah pustaka dan hadiah tidak atas permintaan, pengadaan koleksinya melalui pembelian. Perpustakaan BPAD memperoleh sumber dananya berasal dari APBD.

2.5.10 Pengolahan bahan pustaka

Pengolahan bahan pustaka merupakan kegiatan pemilihan hingga pembelian buku setelah itu buku diterima perpustakaan bersama-sama dengan faktur. Faktur diperiksa dan dicocokkan dengan daftar pemesanan, buku diberi tanda sesuai dengan faktur. Setiap buku yang ditambahkan pada koleksi perputakaan diberi nomor induk dalam daftar perpustakaan. Pemberian nomor induk mencakup buku yang dibeli serta buku yang diperoleh melalui hadiah maupun pertukaran. Soetminah 1991 : 81 Nomor induk yang dicatat pada buku yang baru diterima kemudian dituliskan juga pada slip pemesanan. Setelah diberi nomor induk, slip pemesanan menjadi slip pemilikana accesssion slip. Nomor induk dicatat pada bagian belakang halaman judul dan tempat lain, bilaman perlu. Nomor induk ditulis pada rekening buku yang dibeli, kemudian diteruskan ke bagian keungan untuk penyelesaian selanjutnya. Disamping itu perpustakaan mengguanakan sistem buku induk, ada pula perpustakaan yang menggunakan shelf list. Shelf list merupakan data buku yang dimiliki perpustakaan yang disusun berdasarkan slip pemesanan. Shelf list berisi data bibliografi buku yang bersangkutan disertai dengan nomor pemesanan masing-masing buku. Universitas Sumatera Utara Pemeriksaan fisik buku dilakukan dengan cara membuka buku dimeja, membuka bagian tengah. Lalu menekan bagian dalam pinggir dari atas kebawah. Proses ini diulang dengan membuka beberapa halaman.

2.5.10.1 Klasifikasi

Klasifikasi merupakan pengelompokkan pustaka berdasarkan subjekisinya pustaka dengan subjek isi sama dikumpulkan, yang berbeda dipisahkan, dan yang hampir sama didekatkan. Klasifikasi pustaka ini sangat penting bagi perpustakaan, terutama yang memberikan layanan terbuka, yang memperbolehkan pengunjung masuk ke ruang koleksi, untuk melihat, memilih, dan mengambil sendiri pustaka yang ingin dibaca atau dipinjam Soetminah 1992 : 87. Apabila koleksi yang ada di perpustakaan bertambah banyak, maka semakin penting klasifikasi dilaksanakan di setiap perpustakaan. Sesuai dengan apa yang telah ditentukan di dalam buku pedoman penyelenggaraan perpustakaan keliling 1985 : 9 Bahwa buku-buku koleksi perpustakaan keliling harus diklasifikasi secara sederhana dengan menggunakan sistem Dewey Decimal Klsification. Ed. 19 dengan perluasan-perluasannya. Jelas tujuan klasifikasi tersebut adalah mengelompokkan buku-buku yang sama dalam satu jajaran, memisahkan buku-buku yang tidak sama. Klasifikasi digunakan sebagai pedoman penyusunan pustaka di rak berdasarkan urutan yang logis. Pada umumnya orang mencari pustaka yang ingin dibaca atau dipelajari berdasarkan bidang ilmu yang diminati. Jarang pengunjung yang mencari pustaka berdasarkan nama pengarang, kecuali yang mencari buku- buku fiksi. Judul pustaka secara lengkap juga jarang diingat, maka mereka tidak mencari berdasarkan judul. Untuk mengelompokkan atau mengklasifikasi pustaka, petugas harus tahu subjekisinya, maka ada beberapa langkah yang harus dilakukan oleh seorang pengklasir, yaitu : 1. Menganalisis subjek buku Dalam menganalisis subjek buku ada beberapa unsur yang dapat memberi petunjuk, yaitu : 1.1 Judul buku Kadang-kadang judul buku dapat menunjukkan subjek buku misalnya Universitas Sumatera Utara 1. Pengantar klasifikasi 2. Pengantar sejarah Indonesia 3. Petunjuk berternak ayam Walaupun demikian tidak selamanya judul buku dapat secara jelas menunjukkan subjek terdiri dari : 1.2 Kata pengantar Kata pengantar terdapat pada bagian pendahuluan buku, kadang- kadang dapat menunjukkan subjek isi karena disana pengarang sering menjelaskan latar belakang penulisnya. 1.3 Daftar isi Daftar isi yang dibuat sangat rinci, kadang-kadang dapat membantu kita untuk mengetahui subjek buku Karena mencerminkan masalah yang dibahas oleh pengarang. 1.4 Kata pendahuluan Pada buku yang baik, kata pendahuluan merupakan uraian ringkas isi buku secara keseluruhan, yang dibuat oleh pengarangnya sendiri. Kemungkinan besar subjekisi buku dapat diketahui dengan membaca kata pendahuluannya, tetapi hal inipun belum dapat dipastikan. 2. Menentukan sandikode klasifikasi Sandi atau kode adalah tanda yang dapat berwujud gambar, huruf, angka atau yang lain. Yang telah disepakati sebagai pengganti sesuatu. Setiap sistem klasifikasi mempunyai sandi atau kode, seperti DDC dan UDC menggunakan sandi atau kode angka, sedangkan LC menggunakan sandikode huruf. Setiap perpustakaan boleh memilih sistem klasifikasi yang akan digunakan yang sesuai untuk mengklasifikasi koleksi perpustakaan yang bersangkutan. 3. Sistem klasifikasi Sistem klasifikasi adalah suatu bagan pengelompokan pustaka atas dasar subjek atau bentuk, berfungsi sebagai alat untuk mengelompokkan dan menyusun pustaka di rak secara logis, dan menentukan lokasinya di rak. Universitas Sumatera Utara 3.1. Dewey Decimal Classification DDC DDC diciptakan oleh Melvil Dewey pada tahun 1873 dan diterbitkan tahun 1876. Dari edisi pertama yang hanya terdiri dari 52 halaman sistem DDC dikembangkan sampai sekarang sudah diterbitkan edisi ke-20 selanjutnya ke -21. DDC ilmu pengetahuan manusia menjadi 10 kelas utama, masing- masing kelas utama dibagi menjadi 10 divisi, dan masing-masing divisi dibagi lagi menjadi 10 seksi, sehingga DDC mempunyai 10 kelas, 100 divisi, dan 1000 seksi madih ada kemungkinan pembagian lanjutan. Karena pola rincian ilmu pengetahuan berdasarkan lipatan sepuluh maka disebut decimal Klasifikasi persepuluhan. Sepuluh kelas utama diberi nomor urut tetapi dalam praktik selalu dituliskan dalam bentuk notasi dengan tiga bilangan, dan tidak boleh kurang. Karena kelas utama menempati posisi pertama. Berdasarkan penjelasan diatas disimpulkan bahwa DDC merupakan kegiatan mempelajari bagan dan indeks DDC serta latihan mengerjakan DDC. 3.2 Universal Decimal Classificaation UDC UDC diperkenalkan pertama kali sebagai hasil Konferensi Bibliografi di Brusser pada tahun 1895.Organisasi yang diserahi dan bertanggung jawab atas penanganan masalah ini adalah Institute Internasional de la Bibliographique IIB, yang menerbitkan edisi pertamanya dalam bahasa Perancis pada tahun 1905, dengan judul Manuel du Repertoire Universal Bibliographique. Bagan yang diciptakan tersebut diharapkan lebih cocok untuk mengklasifikasikan pamplet, artikel, abstrak, terutama bahan-bahan dalam bidang ilmu pengetahuan dan teknologi. UDC dibuat atas dasar DDC yang diperluas dan dirinci lebih jauh, atas ijin Melvil Dewey pada waktu itu. UDC banyak digunakan oleh perpustakaan khusus. Edisi pertama dalam bahasa inggris dari UDC adalah karya Dr. S.C. Bradford, pustakawan pada perpustakaan Museum Ilmu Pengetahuan. Yang diterbitkan adalah bagan ringkasan yang dipergunakan di Universitas Sumatera Utara perpustakaannya, Dengan judul classification for work on pure Applied Science in the science Museum Library. Badan editorial resmi untuk edisi bahasa Inggris adalah British Standard Institution BSI. Dari keterangan diatas dapat simpulkan bahwa UDC adalah bahan- bahan dibidang ilmu pengetahuan dan teknologi yang dibuat berdasarkan DDC yang manfaatnya untuk mempermudah pustakawan dalam memberikan nomor klasifikasi buku. 3.3 Library of Congress Classification LC Perpustakaan Library of Congress didirikan pada tahun 1800, tetapi bagan klasifikasi LC secara rinci baru diperkenalkan antara tahun 1899-1920 oleh Herbert Putnam, Pustakawan pada perpustakaan LC tahun 1899-1939. LC memang khusus dikembangkan untuk perpustakaan Library of Congress yang mempunyai koleksi sangat besar. LC juga membagi ilmu pengetahuan dalam beberapa kelompok kelas seperti halnya DDC dan UDC, hanya saja sandi atau kode yang digunakan bukan angka, melainkan huruf abjad Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa LC adalah pembagian ilmu pengetahuan beberapa bidang yang sandinya digunakan menurut huruf abjad. Adapun kegiatan pengolahan bahan pustaka yang dilakukan Perpustakaan Keliling Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Sumatera Utara Medan melalui: a. Pengiventarisan Bahan Pustaka Setiap bahan pustaka yang yang baru diterima oleh Badan Perpustakaan Arsip Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara dengan cara pembelian, terlebih dahulu diperiksa dan disesuaikan dengan kebutuhan pengguna. Setelah itu diberi cap perpustakaan Badan Perpustakaan, Arsip darn Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara pada halaman yang telah di tentukan. Kemudian diberi induk buku yang diletakkan pada halaman judul dan buku tersebut diinventarisasi ke dalam buku induk. Isi buku induk Perpustakaan Keliling Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara adalah: Universitas Sumatera Utara - Nomor - Tanggal - Asal - Judul - Jumlah Juduul dan Eksamplar - Nomor Inventaris - Nomor Klasifikasi - Keterangan b. Pengklasifikasian Bahan Pustaka Untuk mengklasifikasikan bahan pustaka, Perpustakaan Keliling Bandan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara melakukan dua tahap kegiaatan yaitu; 1. Menentukan Subjek Dalam menentukan subjek bahan pustaka Perpustakaan Keliling Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara menggunakan tajuk subjek terbitan pusat pembinaan perpustakaan 2. Menggunakan Nomor Klasifikasi Dalam menyediakan bahan pustaka bagi pengguna, Perpustakaan Keliling BPAD Sumatera Utara mengklasifikasi bahan pustakanya. Sebagai pedoman untuk mengklasifikasi digunakan DDC Edisi ke- 20 dan buku pedoman perpustakaaan. Setiap bahan pustaka yang diterima dahulu dicocokkan dengan bahan pustaka yang sudah ada. Apabila bahan pustaka sudah ada sebelumnya dapat langsung dibuat katalognya. Jika bahan pustakan itu belum pernah ada di Perpustakaan Keliling maka dapat dilihat pada Buku Pedoman Perpustakaan Apabila tidak terdapat maka dilihat nomor kelasnya oada DDC edisi-20. c. Pengatalogisasian Bahan Pustaka Katalogisasi merupakan suatu proses pembuatan kartu katalog untuk memudahkan pemakaian bahan pustaka. Untuk pengatalogan bahan pustaka Perpustakaan Keliling BPAD Medan masih menggunakan Universitas Sumatera Utara sistem manual. Kartu Katalog 7,5 x 12,5 cm. Pembantu kartu catalog bahan pustaka disesuaikan dengan peraturan katalogisasi Anglo American Cataloguing Rules Edisi ke-2 AACR II 120 Tay Taylor, Shelley E. P Psikologi Sosial Prenada Media Group – Jakarta : Kencana, 2009 xii, 595 hlm. 21x25 cm ISBN : 978-979-1486-56-9 I. Psikologi I. Taylor, Shelley E II. Peplau, Letitia Anne III. Sears, David O. d. Persiapan Fisik Bahan Pustaka Dalam mempersiapkan fisik bahan pustaka, kegiatan yang dilakukan perpustakaan keliling di Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara meliputi: - Pembelian yaitu pembuatan label punggung buku yang terdiri dari nomor klasifikasi, tiga huruf pertama dari pengarang dan satu huruf pertama dari judul. - Kantong dan Kartu yang ditempelkan dibagian depan dalam buku - Slip tanggal kembali yang berisi keterangan tanggal kembali peminjaman bahan pustaka yang diletakkan diatas kantong kartu buku.

2.5.10.2 Katalogisasi

Katalog adalah daftar pustaka buku dan non buku milik suatu perpustakaan yang disusun secara sistematis sehingga dapat digunakan untuk mencari dan menemukan lokasi pustaka dengan mudah dan cepat. Soetminah 1992 : 96. Sejalan dengan fungsi tersebut di atas, maka tujuan pembuatan katalog perpustakaan sebagaimana dikemukakan oleh pustakawan C.A Cutter pada tahun 1876 yang diangkat kembali oleh Needham, 1971 sebagai betikut: Universitas Sumatera Utara a. Memberikan kemudahan kepada seseorang untuk menemukan bahan pustaka yang telah diketahui pengarang, judul atau subjeknya secara cepat, tepat dan akurat. b. Menunjukkan bahan pustaka yang dimiliki oleh suatu perpustakaan oleh pengarang tertentu berdasarkan subjek tertentu atau sabjek-subjek yang berhubungan dan jenisa atau bentuk literature tertentu. c. Membuat dalam pemilihan bahan pustaka berdasarkan edisi dan karakternya sastra atau berdasarkan topik. Selanjutnya dikatakan di dalam buku perdoman penyelenggaraan Perpustakaan Keliling 1985:10 bahwa : Setiap buku harus mempunyai kartu katalog yang jenis dan jumlahnya diatur satuan perpustakaan kelililng harus dilengkapi dan dibawa serta untuk pelayanan, sekurang- kurangnya kartu katalog pengarang dan kartu katalog induk. Pada hakikatnya katalog yang paling banyak digunakan oleh perpustakaan yang belum mampu menggunakan peralatan dengan teknologi canggih maka dipergunakan catalog berbentuk kartu, adapun kartu catalog yang berbentuk kartu, adapun kartu tersebut dibuat dari karton tebal yang berukuran 7,5 x 12,5 pada bahagian bawah dilobangi, dan kartu ini seharusnya disusun di dalam laci-laci dan cabinet katalog. Keuntungan dari jenis kartu katalog adalah : 1. Tidak mudah hilang karena katalog ini tersusun di dalam laci catalog. 2. Mudah untuk menambah kartu –kartu baru bila menambah entri-entri baru. 3. Mudah untuk membuat kartu penunjuk dalam susunan kartu tersebut. Pengunjung yang ingin memelukan suatu buku di perpustakaan, baik perpustakaan umum, perpustakaan khusus, perpustakaan keliling dan perpustakaan lainnya tentu akan memerlukan informasi. Informasi yang dinyatakan harus dilayani oleh petugas-petugas perpustakaan. Di dalam melayani perpustakaan itu, maka katalog memegang peranan penting Karena katalog menjadi kunci khasanah perpustakaan atau jantung perpustakaan “Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan Umum, 1990: 34 Universitas Sumatera Utara Di mobil perpustakaan keliling Kecamatan Medan Helvetia tidak disediakan katalog, walaupun dalam bentuk sederhana. Pengunjung maupun pembaca yang ingin mencari buku yang diinginkannya mencari langsung di rak. Pelayanan dilakukan dengan sistem open access pelayanan terbuka. Sebenarnya buku buku yang ada di mobil Perpustakaan Keliling telah mempunyai kartu katalog, akan tetapi katalog-katalog tersebut tidak dibawa oleh mobil perpustakaan keliling, melainkan disimpan di ruang basis, disusun di dalam katalog. Untuk lebih jelas di bawah ini penulis gambarkan kartu katalog contoh kartu katalog yang ada di perpustakaan keliling. Kartu pengarang 025.313 SUH Suhender, Yaya 2007- P Pedoman Katalogisasi: Cara Mudah Membuat Katalog Perpustakaan.- Jakarta: Kencana, 2007.- Ed. 1. Cet. 2 ; x, 108 hlm; 21cm 1. Katalogisasi I. Judul ISBN 979-3925-03-5 Kartu Judul 020 Aksentuasi perpustakaan dan pustakawan S Supriyanto, 2006- A Aksentuasi perpustakaan dan pustakawan penulis, Supriyanto…. {et al.}.- Editor, Kosam Rimbarawa, Supriyanto.- Jakarta : Ikatan Pustakawan Indonesia Pengurus Daerah DKI Jakarta, 2006. 405 hal. : ilus. ; 21cm. 1.5 Perpustakaan. I. Judul. Universitas Sumatera Utara Berdasarkan penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa pengolahan bahan pustaka adalah kegiatan pemilihan hingga pembelian buku setelah itu buku diterima perpustakaan bersama-sama dengan faktur. Faktur diperiksa dan dicocokkan dengan daftar pemesanan, buku diberi tanda sesuai dengan faktur. Setiap buku yang ditambahkan pada koleksi perputakaan diberi nomor induk dalam daftar perpustakaan. Pemberian nomor induk mencakup buku yang dibeli serta buku yang diperoleh melalui hadiah maupun pertukaran. Klasifikasi merupakan pengelompokkan pustaka berdasarkan subjekisinya pustaka dengan subjek isi sama dikumpulkan, yang berbeda dipisahkan, dan yang hampir sama didekatkan. Klasifikasi pustaka ini sangat penting bagi perpustakaan, terutama yang memberikan layanan terbuka, yang memperbolehkan pengunjung masuk ke ruang koleksi, untuk melihat, memilih, dan mengambil sendiri pustaka yang ingin dibaca atau dipinjam sedangkan Katalogisasi adalah daftar pustakan buku dan non buku milik suatu perpustakaan yang disusun secara sistematis sehingga dapat digunakan untuk mencari dan menemukan lokasi pustaka dengan mudah dan cepat.

2.6 Layanan Perpustakaan

Yang dimaksud dengan pelayanan perpustakaan adalah pemberian layanan kepada masyarakat yang mempunyai kepentingan dalam pemenuhan kebutuhan akan informasi dengan mematuhi peraturan-peraturan yang telah ditetapkan serta prosedur yang ditentukan. Pada dasarnya perpustakaan yang baik dapat diukur keberhasilannya dalam menyajikan pelayanan yang berkualitas kepada masyarakat pemakainya. Lengkapnya fasilitas yang ada, besarnya dana yang disediakan banyaknya tenaga pustakawan tidak berarti apa-apa, bila perpustakaan tersebut tidak mampu menyediakan pelayanan yang berkualitas. Layanan perpustakaan bertujuan memberikan layanan bahan pustaka dan informasi kepada pengguna perpustakaan untuk keperluan pendidikan penerangan, ilmu pengetahuan dan teknologi serta pengembangan kebudayaan. Menurut Darmono 2001 : 134 “Layanan perpustakaan adalah menawarkan semua bentuk koleksi yang dimiliki perpustakaan kepada Universitas Sumatera Utara pemakai yang datang kepepustakaan dan meminta informasi yang dibutuhkannya”. Dalam buku perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman 2004: 7 dinyatakan bahwa : Layanan perpustakaan adalah pemberian informasi dan fasilitas kepada pengguna melalui layanan perpustakaan. Pengguna dapat memperoleh hal-hal berikut: 1. Informasi yang dibutuhkan secara optimal dari berbagai media 2. Manfaat berbagai alat bantu penelusuran yang tersedia Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa, kegiatan dari pelayanan perpustakaan adalah menjelaskan, mengarahkan, dan membantu pengguna perpustakaan dalam mendapatkan informasi yang dibutuhkan secara optimal. Pada perpustakaan yang baik akan selalu berusaha memberikan pelayanan yang memuaskan bagi pengguna. Layanan yang baik adalah yang dapat memberikan rasa senang dan puas kepada pengguna untuk itu perlu pembinaan layanan bagi setiap perpustakaan. Menurut Sutarno 2006 : 90- 91 bentuk nyata perpustakaan ini antara lain : Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa pembinaan layanan perpustakaan sebagai layanan prima yaitu cepat, tepat, mudah, sederhana dan murah serta dapat memuaskan pengguna. Ada dua sistem layanan perpustakaan yaitu layanan terbuka Open Access dan layanan tertutup Close Access. Kedua sistem pelayanan tersebut erat hubugannya dengan bagaimana cara perpustakaan memberikan kesempatan kepada pengguna untuk menemukan dan memanfaatkan informasi yang dimiliki perpustakaan tersebut.

2.6.1. Sistem Layanan Terbuka

Sistem layanan ini memberikan kebebasan kepada pengguna untuk mencari bahan pustaka yang dibutuhkannya. Pengguna diizinkan masuk ke ruangan koleksi perpustakaan, memilih, mengambil bahan pustaka yang dibutuhkan. Pengguna perpustakaan bebas membaca ditempat, kalau merasa tertarik dapat meminjamkannya dibagian layanan perpustakaan. Dengan sistem ini Universitas Sumatera Utara pengguna perpustakaan dapat melihat langsung koleksi yang sesuai dengan kebutuhannya. Menurut Darmono 2001 : 139 bahwa sistem terbuka adalah sistem yang memungkinkan para pengguan secara langsung dapat memilih, menemukan dan mengambil sendiri bahan pustaka yang dikehendaki dari jajaran koleksi perpustaakan”. Sedangkan sistem layanan terbuka menurut Lasa 1994 : 5 adalah suatu layanan yang memungkinkan pengguna untuk masuk keruangan koleksi untuk memilih, mengambil sendiri koleksi yang sesuai”. Berdasarkan pendapat menurut para ahli menyatakan bahwa sistem layanan terbuka adalah suatu sistem yang memberikan kebebasan kepada pengguna untuk mencari sendiri koleksi yang dibutuhkan. Ada beberapa keunggulan yang dapat diambil apabila perpustakaan menggunakan sistem layanan terbuka antara lain : 1. Pemakai dapat melakukan pengambilan sendiri bahan pustaka yang dikehendaki dari jajaran koleksi. 2. Pemakai dilatih untuk dapat dapat dipercaya dan diberi tanggung jawab terhadap terpeliharanya koleksi yang dimiliki perpustakaan. 3. Pemakai akan merasa lebih puas karena ada kemudahan dalam menemukan bahan pustaka dan alternatif lain jika yang dicari tidak ditemukan. 4. Dalam sistem ini tenaga perpustakaan yang bertugas untuk mengambil bahan pustaka tidak diperlukan sehingg bisa diberikan tanggung jawab di bagian lain. Selain keunggulan tersebut di atas sistem layanan terbuka ini juga mempunyai beberapa kelemahan yaitu : 1. Ada kemungkinan pengaturan buku di rak penempatan jajaran menjadi kacau balau balau karena ketika mereka elakukan browsing. Buku yang sudah dicabut dari jajaran rak dikembalikan lagi oleh pemakai secara tidak tepat. 2. Ada kemungkinan buku yang hilang relatif lebih besar bila dibandingkan dengan sistem yang bersifat tertutup. Universitas Sumatera Utara 3. Memerlukan ruangan yang lebih luas untuk jajaran koleksi agar lalu lintas atau mobilitas pemakai lebih leluasa. 4. Membutuhkan keamanan yang lebih baik agar kebebasan untuk mengambil sendiri bahan pustaka dari jajaran koleksi tidak menimbulkan berbagai akses seperti peningkatan kehilangan atau perobekan bahan pustaka Darmono, 2001 : 140 Dari keterangan diatas dapat diketahui bahwa sistem layanan terbuka merupakan sistem yang memberikan kebebasan kepada pungguna untuk mencari, memilih, dan mengambil sendiri koleksi yang dikehendaki dari jajaran koleksi, untuk pengguna harus mengenal sistem pengelompokkan buku yang dipakai oleh perpustakaan itu. Tanpa mengerti sistem ini mereka akan sulit menemukan bahan pustaka yang dicari. Sistem layanan terbuka juga membutuhkan keamanan yang lebih baik karena kemungkinan buku yang hilang relatif lebih besar.

2.6.2 Sistem Layanan Tertutup

Selain sistem layanan terbuka juga terdapat sistem layanan tertutup yang dilaksanakan oleh perpustakaan. Pada sistem ini perpustakaan tertutup bagi pembaca, dalam arti pengguna tidak boleh langsung mengambil buku ke rak. Petugas akan mengambilkan bahan pustaka untuk pengguna. Koleksi yang ingin dipinjam dapat dipilih melalui daftar katalog yang tersedia. Menurut Soetminah 1992 : 131 bahwa: Sistem layanan tertutup adalah sistem layanan yang tidak memperbolehkan pengunjung boleh memilih pustaka yang ingin dipinjam melalui katalog perpustakaan dan setelah ditemukan sandi bukunya, dapat diminta pada petugas untuk mengambilnya. Suatu layanan yang tidak memungkinkan pengguna untuk memilih dan mengambil sendiri akan koleksi perpustakaan. Koleksi yang ingin dipinjam melalui daftar katalog yang tersedia, koleksinya akan diambil oleh petugas. Pendapat di atas dinyatakan bahwa sistem layanan tertutup adalah sistem layanan tertutup adalah sistem layanan yang tidak memberikan kebebasan kepada pengguna untuk mencari sendiri informasi yang dibutuhkan pada ruangan koleksi. Koleksi yang dibutuhkan harus dicari melalui katalog, kemudian pengguna Universitas Sumatera Utara mencatat data buku yang dibutuhkan dan diberikan kepada petugas layanan untuk diambil dari jajaran koleksi. Ada beberapa keuntungan sistem layanan tertutup, antara lain : Sedangkan Lasa 1994 : 5 menyatakan bahwa: 1. Daya tampung koleksi lebih banyak, karena jajaran rak satu dengan yang lain lebih dekat. 2. Susunan buku akan lebih teratur dan tidak mudah rusak 3. Kerusakan dan kehilangan koleksi lebih sedikit bila dibandingkan dengan sistem layanan terbuka 4. Tidak memelukan meja baca Lasa, 1995 : 4 Sistem layanan tertutup ini dilakukan untuk mengatur agar seseorang yang membutuhkan koleksi terlebih dahulu memanfaatkan kartu katalog yang tersedia. Kartu katalog tersebut disusun di dalam laci-laci katalog, pendekatannya dapat dilakukan dengan tiga cara, yaitu: - Kartu pengarang - Kartu Judul - Kartu Subjek Dalam layanan jenis ini pustakawan mengambil bahan pustaka yang diperlukan oleh pemakai jasa perpustakaan keliling. Para pengunjung meminta bahan pustaka yang diperlukan kepada pustakawan bagian layanan, pustakawan tersebut mencarikan di rak dan menyerahkan kepada yang bersangkutan. Dalam sistem tertutup ini, peminjam tidak boleh mengambil sendiri bahan pustaka yang hendak di baca maupun dipinjam dari tempatnya pengujung tidak di perbolehkan masuk ke mobil perpustakaan keliling sehingga pengambilan bahan pustaka dilakukan oleh pustakawan. Sebelum mengajukan permintaan kepada pustakawan bagian layanan. Agar judul maupun pengarang yang dimaksudkan tepat, pengunjung dapat menggunakan kartu katalog, baik kartu pengarang kartu judul maupun kartu subjek. Apabila nama pengarang atau judul buku yang dimaksudkan sudah ditemukan, pengujung dapat menuliskan permintaan pada formulir yang disediakan oleh Perpustakaan Keliling. Panduan Penyelenggaraan Perpustakaan Keliling, 1992:21 Universitas Sumatera Utara Sistem ini mempunyai keuntungan yaitu: bahan pustaka tidak mudah rusak yang dapat disebabkan oleh pengguna namun penyebaran informasinya tidak dapat bebas diakses oleh pengguna sehingga kemungkinan besar informasi tersebut tidak sampai kepada pengguna. Dari penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa sistem layanan tertutup merupakan sistem layanan yang tidak memperbolehkan pengguna mencari dan mengambil sendiri koleksi yang dibutuhkan dari jajaran koleksi, melainkan harus melalui bantuan petugas perpustakaan, setelah pengguna memilih bahan pustaka yang diperlukan melalui katalog dahulu. 2.6.3. Jenis Pelayanan Perpustakaan Keliling 2.6.3.1 Layanan Sirkulasi Layanan sirkulasi adalah layanan peminjaman koleksi yang diberikan untuk pengguna yang berhubungan dengan pemanfaatan koleksi perpustakaan. Pusat Layanan Pustaka 2008 : 5 menyatakan bahwa, “ Sirkulasi merupakan pelayanan yang menyangkut peredaran bahan-bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan”. Sedangkan Sutarno 2006 : 93 mengemukakan bahwa, “Layanan sirkulasi adalah kegiatan melayani pemakai jasa perpustakaan dalam pemesanan, peminjaman, dan pengembalian bahan pustaka berserta penyelesaian administrasinya”. Kedua pernyataan diatas dapat disimpulkan bahwa layanan sirkulasi merupakan kegiatan yang berhubungan langsung dengan pengguna perpustakaan berupa peminjaman, pengembalian, serta penyelesaian administrasi bahan pustaka yang dimiliki oleh perpustakaan. Penyelenggaraan layanan sirkulasi bertujuan untuk : 1. Supaya mereka mampu memanfaatkan koleksi tersebut semaksimal mungkin. 2. Mudah diketahui siapa meminjam koleksi tertentu, dimana alamatnya serta kapan koleksi itu diperlukan peminat lain akan segera dapat diketahui alamat peminjamdinantikan pada waktu pengembalian. Universitas Sumatera Utara 3. Terjaminnya pengembalian pinjaman dalam waktu yang jelas dengan demikian kemana bahan pustaka akan terjaga. 4. Diperoleh data kegiatan perpustakaan terutama yang berkaitan dengan pemanfaatan koleksi. 5. Apabila terjadi pelanggaran akan segera diketahui Lasa, 1994 : 1-2 Berdasarkan tujuan layanan sirkulasi tersebut dapat disimpulkan bahwa pekerjaan layanan sirkulasi harus dilakukan dengan cepat dan tepat dan prosedur layanan yang mudah dan sederhana sehingga keamanan bahan pustaka, serta pelanggaran dapat diatasi dengan segera. Agar tujuan tersebut dapat tercapai maka layanan sirkulasi harus melaksanakan tugas sebagaiman dinyatakan oleh Sulistyo-Basuki 1993 : 257 - 259 yaitu : 1. Mengawasi pintu masuk dan keluar perpustakaan. 2. Pendaftaran anggota, perpanjangan keanggotaan, dan pengunduran diri anggota perpustakaan. 3. Meminjamkan serta mengembalikan buku dan memperpanjang waktu peminjaman. 4. Menarik denda bagi buku yang terlambat dikembalikan. 5. Mengeluarkan surat peringatan bagi peminjam buku, khususnya buku hilang atau rusak. 6. Bertanggung jawab atas segala berkas peminjaman. 7. Membuat statistik peminjaman. 8. Peminjaman antar perpustakaan. 9. Mengawasi urusan penitipan tas, jas mantel, dan sebagainya milik pengunjung perpustakaan. 10. Tugas lainnya terutama yang berhubungan dengan peminjaman. Uraian diatas dapat disimpulkan bahwa pelayanan sirkulasi memiliki tugas melakukan pendaftaran anggota, peminjaman, perpanjangan waktu pinjam dan penngembalian buku, menarik denda dari buku yang terlambat dikembalikan, membuat statistik peminjaman serta tugas layanan terutama yang berkaitan dengan peminjaman. Universitas Sumatera Utara

2.6.3.2 Layanan Referensi

Layanan referensi merupakan kegiatan pelayanan informasi yang biasa dilakukan di perpustakaan. Pelayanan referensi merupakan suatu kegiatan yang membantu pengguna untuk menemukan informasi yang dibutuhkannya. P. Sumardji 1992 : 11, menyatakan bahwa pelayanan referensi adalah ; 1. Salah satu kegiatan pokok yang dilakukan di perpustakaan yang khusus menyajikan koleksi referensi kepada para pemakai perpustakaan. 2. Suatu kegiatan layanan yang membantu para pemakaipengunjung perpustakaan menemukan informasi dengan cara : a. Menerima pertanyaan-pertanyaan dari para pemakai perpustakaan dan kemudian menjawab dengan menggunakan koleksi referensi. b. Memberikan bimbingan untuk menemukan koleksi referensi yang diperlukan untuk menemukan informasi yang dibutuhkan oleh pemakai. c. Memberikan bimbingan kepada pemakai perpustakaan bagaimana menggunakan setiap bahan pustaka koleksi referensi. Sedangkan menurut Darmono 2001 : 141 layanan referensi adalah : Layanan yang diberikan oleh perpustakaan untuk koleksi-koleksi khusus seperti kamus, alamanak, direktori, buku tahunan yang berisi informasi teknis dan singkat. Koleksi ini tidak dibawa pulang oleh pengunjung perpustakaan tetapi hanya untuk dibaca di tempat. Berdasarkan pernyataan diatas dapat disimpulkan bahwa layanan referensi merupakan kegiatan layanan yang diberikan oleh perpustakaan untuk memperoleh dan membantu pengguna dalam menemukan informasi dengan cara menjawab pertanyaan dengan menggunakan koleksi referensi seperti Ensiklopedi, kamus, almanac, direktori, buku tahunan, dan sebagainya. Koleksi tersebut tidak boleh dipinjam tetapi hanya boleh baca ditempat. Serta pelayanan referensi memberikan bimbingan untuk menggunakan dan menemukan koleksi referensi. Menurut Lasa 1994 : 34 tujuan pelayanan referensi adalah sebagai berikut : 1. Membimbing pengguna jasa perpustakaan agar memanfaatkan semaksimal mungkin akan koleksi yang dimiliki suatu perpustakaan. Mereka diharapkan mampu mandiri dalam menggunakan sumber-sumber tersebut. 2. Memilihkan sumber rujukan yang lebih tepat untuk menjawab pertanyaan dalam bidang tertentu. Universitas Sumatera Utara 3. Memberi pengarahan kepada pengguna untuk memperluas wawasan mereka dalam suatu topik, subjek, karena penjelasan suatu masalah diberikan beberapa sumber dengan gaya yang berbeda. 4. Mendayagunakan sumber rujukan semaksimal mungkin dalam pengembangan ilmu pengetahuan. 5. Tercapainya efisiensi tenaga, biaya dan waktu. Sedangkan fungsi layanan referensi menurut Sumardji 1992 : 12 yaitu : 1. Informasi Memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan tentang informasi yang dibutuhkan oleh para pemakai perpustakaan. 2. Bimbingan kepada para pemakai perpustakaan untuk mencari bahan pustaka dalam kelompok koleksi referensi yang tepat, dan bagaimana pula cara menggunakannya untuk mencari informasi yang dikehendaki. 3. Pemilihanpenilaian Memberikan petunjuk pengertian tentang bagaimana cara memilihmenilai bahan pustaka dalam kelompok koleksi referensi yang bermutu dan berbobot ilmiah agar diperoleh sumber informasi yang berdaya guna maksimal. Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan di atas tujuan dan fungsi pelayanan referensi memberikan bimbingan kepada pengguna tentang bagaimana cara menemukan serta cara menggunakan setiap bahan pustaka koleksi referensi. Menurut Sumardji 1992 : 69 bentuk bimbingan yang diberikan kepada layanan referensi adalah sebagai berikut : 1. Bimbingan langsung, yang diberikan secara langsung kepada pemakai perpustakaan oleh petugaspustakawan unit referensi, baik secara individual – formal maupun klasikal – formal. 2. Bimbingan tidak langsung, yang diberikan kepada siapa pun melalui media tertentu, seperti misalnya dengan menerbitkan buku informasipetunjuk, buku pegangan, dan terbitan-terbitan lainnya. Pernyataan diatas dapat disimpulkan bahwa bentuk bimbingan langsung maupun tidak langsung merupakan kegiatan yang penting dalam pemanfaatan layanan referensi agar pengguna dapat dengan mudah menemukan informasi yang dibutuhkannya.

2.6.3.3 Layanan Terbitan Berseri

Salah satu jenis layanan yang dapat mendukung terselenggaranya kegiatan yang ada di perpustakaan adalah pelayanan terbitan berseri. Dalam buku Pedoman Umum Pengelolahan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi 1999: 40, Universitas Sumatera Utara “Pelayanan terbitan berseri adalah kegiatan melayankan terbitan berseri kepada pengguna perpustakaan. Misalnya jurnal, surat kabar, majalah dan terbitan lain yang mempunyai kala terbit tertentu”. Sedangkan menurut Yusuf 1995 : 58, layanan terbitan berseri adalah bentuk publikasi yang pada umumnya memuat berbagai tulisan atau artikel, baik publikasi umum mupun khusus, dari beberapa pengarang yang dianggap penting, dengan waktu terbit teratur dalam jangka waktu yang tidak ditentukan”. Pelayanan terbitan berseri selalu memberikan informasi yang mutakhir dalam setiap kali terbit. Terbitan ini juga merupakan saranan yang efektif dalam pengembangan ilmu pengetahuan Menurut Saleh 1996: 26 terbitan berseri mempunyai peran sebagai berikut : 1. Memberi ruang untuk menampung ide, gagasan, pengalaman seseorang. 2. Menjadi media untuk menyampaikan hasil-hasil penemuan terbaru dalam bidang tertentu. 3. Sumber untuk memperluas wawasan seseorang. 4. Sumber untuk mengetahui keahlian seseorang. Dari keterangan diatas dapat disimpulkan bahwa terbitan berseri adalah salah satu jenis koleksi yang dibutuhkan di perpustakaan untuk memberikan kebutuhan informasi kepada pengguna perpustakaan. Jenis layanan yang dapat dilakukan oleh perpustakaan keliling antara lain 1. Layanan sirkulasi Layanan ini berupa pemberian kesempatan bagi anggota perpustakaan keliling untuk meminjamkan bahan pustaka yang dapat dibawa pulang sesuai dengan peraturan yang berlaku. Peminjaman hanya diberikan kepada pengunjung yang sudah terdaftar menjadi anggota perpustakaan. Perpustakaan Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Sumatera Utara memberikan pelayanan sirkulasi pada setiap pengunjung. Namun Perpustakaan Keliling Baperasda tidak menyediakan layanan referensi, karena Perpustakaan Keliling Baperasda Medan tidak menyediakan koleksi referensi. Pelayanan Universitas Sumatera Utara Sirkulasi merupakan ujung tombak jasa perpustakaan karena paling sering berhubungan dengan pengguna. Prosedur kegiatan pelayanan sirkulasi pada Perpustakaan Keliling BPAD Provinsi Sumatera Utara adalah sebagai berikut: a. Keanggotaan Anggota Perpustakaan Keliling Kota Medan terdiri dari berbagai tindakan masyarakat, mulai dari anak-anak hingga dewasa tanpa memandang status sosialnya di dalam masyarakat. Untuk menjadi anggota Perpustakaan Keliling ini tidak banyak menuntut persyaratan yang memberatkan calon anggota. Asalkan calon anggota tersebut melek huruf warga daerah layanan Perpustakaan Keliling. Walaupun demikian, setiap calon anggota yang mendaftar perlu memenuhi beberapa persyaratan, yaitu: 1. Isi formulir permohonan menjadi anggota 2. Lampiran Pas photo ukuran 2 x 3 sebayak 1 lembar 3. Lampirkan foto copy Identitas yang digunakan masih berlaku 4. Tiap anggota dapat meminjam buku maksimal 2 dua buku 5. Lama peminjaman 14 empat belas hari dan bila mana masih diperlukan dapat diperpanjang selama 1 satu minggu 6. Pengembalian buku terlambat dikenakan sanksi berupa: - Surat Peringatan I : Terlambat 1 satu hari Pengembalian buku - Surat Peringatan II : Terlambat 2 dua hari pengembalian buku - Surat Peringatan III : Terlambat 3 tiga hari - Surat Pemberitahuan tidak diperkenan meminjam buku selama 3 tiga bulan bagi yang terlambat 4-10 hari pengembalian buku. - Surat pemberitahuan pencabutan keanggotaan perpustakaan bagi yang terlambat mengembalikan buku lebih 10 sepuluh hari selama 1 satu tahun dan harus membuat pernyataan diatas kertas bermeterai bahwa tidak Universitas Sumatera Utara akan melakukan pelanggaran terhadap aturan yang ada untuk mengaktifkan keanggotaan kembali 7. Bagi pemustaka yang menggunakan fasilitas internet dan audio Visual maksimal 2 jamhari dan dapat dilanjutkan apabila pengguna lain tidak ada 8. Setelah dilengkapi dengan pas photo, foto copy KTPKTMKartu Siswa dan atau tanda pengenal lainnya serta disahkan oleh Kep. SekolaDekanKepala Kantor tempat bekerja, berkas dimasukan dalam map dan diserahkan kepada Petugas Administrasi layanan 9. Yang berhak untuk mengurus berkas bebas pustaka adalah anggota Perpustakaan 10. Bersedia mengganti buku yang hilangrusak dan ditambah dengan biaya pengolahan buku 11. Penggantian kartu anggotakantong pinjam yang hilang dapat dilayani dengan menunjukkan surat keterangan hilang dari kantor polisi. Setelah memenuhi persyaratan di atas maka calon anggota diberi kartu tanda anggota perpustakaan secara cuma-cuma. Kemudian dapat meminjam sebagaimana layaknya anggota yang lain. Menurut pengamatan penulis, pada umumnya anggota Perpustakaan Keliling Kota Medan adalah pelajar. Hal ini disebabkan oleh karena faktor-faktor sebagai berikut : - Mobil perpustakaan keliling cenderung berpos disekitar gedung sekolah. - Tidak berfungsinya Perpustakaan sekolah di daerah tersebut. b. Peminjaman Peminjaman merupakan layanan yang diberikan kepada angggota Perustakaan Keliling untuk menggunakan koleksi perpustakaan seperlunya dan dapat dibawa pulang. Layanan pinjaman ini hanya diberikan kepada pengunjung yang telah menjadi anggota Perpustakaan Keliling BPAD saja. Peminjaman. Jumlah peminjaman Universitas Sumatera Utara rata-rata dalam 1 pos sekitar 50-60 orang perhari. Peminjaman koleksi Perpustakaan Keliling Peminjaman koleksi dibatasi jumlah eksamplarnya yaitu maksimalnya 2 eksamplar dalam sekali pinjam, dengan lama peminjaman 2 minggu dan dapat diperpanjang selama 1 minggu lagi. Jika pengguna melewati batas waktu pengembalian yang telah ditentukan maka pengguna diberi peringatan apabila peringatan tersebut tidak diindahkan oleh pengguna tersebut maka sebagai sanksinya pengguna tidak dibenarkan lagi meminjam bahan pustaka untuk sementara waktu. Hal ini dilakukan mengingat kondisi ekonomi masyarakat kurang memadai. Masalah sanksi keterlambatan ini sengaja diberi kelonggaran mengingat pada umunya penduduk membutuhkan waktu satu harian penuh untuk bekerja, sehingga kadang-kadang tidak sempat mengembalikan bahan pustaka tepat pada waktunya. Menurut penulis, tindakan yang diambil oleh petugas perpustakaan BPAD Medan dalam mengenakan sanksi keterlamabatan kepada anggota sangatlah bijaksana. Karena pada dasarnya mengenai sanksi berupa uang akan menurunkan minat baca masyarakat atau pengguna. c. Pengembalian Pengguna yang akan mengembalikan bahan pustaka harus melapor terlebih dahulu kepada petugas perpustakaan, petugas memeriksa tanggal kembali pada buku yang dipinjam. Apabila sudah sesuai dengan tanggal kembali, maka petugas menerima bahan pustaka dari peminjam dan buku kembali disusun di rak. Kartu buku kemudian dimasukkan kembali ke kantong buku, sedangkan kartu anggota dikembalikan lagi kepada peminjam. d. Perpanjangan Perpanjangan bahan pustaka dapat dilakukan sebanyak satu kali. Jangka waktu perpanjangan untuk satu bahan pustaka dapat diperpanjang sampai tujuh hari lagi. Berdasarkan penjelasan diatas dapat disimpulkan bahwa jenis pelayanan perpustakaan keliling miliki tugas melakukan pendaftaran anggota, peminjaman, perpanjangan waktu dan pengembalian buku, Universitas Sumatera Utara membuat statistik peminjaman, bagi pengguna yang membaca ditempat buku hanya bisa baca di lokasi stop tidak boleh dibawa pulang kecuali telah menjadi anggota perpustakaan keliling.

2.6.4 Operasional Perpustakaan Keliling

Di dalam buku perpustakaan 1985:17 dikatakan bahwa operasionalnya Perpustakaan Keliling terdiri dari: 1. Mekanisme pelayanan. Dalam melaksanakan pengoperasiannya Perpustakaan Wilayah mengadakan kerja sama dengan pemerintah daerah setempat atau Instansi yang relevan. 2. Pangkalan Perpustakaan Keliling berada di perpustakaan Wilayah 3. Apabila diperlukan dapat membuat sub pangkalan yang baru PU Dati II, Puspenmas atau Instansi yang relevan. 4. Pelayanan kepada masayarakat dilakukan di tempat pelayanan Service Point. 5. Operasional Perpustakaan Keliling sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan. 6. Di tempat layanan Perpustakaan Keliling diberi papan nama sebagai berikut: Tempat Perpustakaan Keliling Hari : Jam : 7. Pada tempat layanan sebaiknya disediakan ruang baca. Operasional yang dilakukan seperti yang disebutkan diatas dapat digambarkan Sumber : Badan Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi Provinsi Sumatera Utara P.W Desa Sekolah Kelurahan Universitas Sumatera Utara Apabila diperlukan operasional dapat dilaksanakan dengan cara lain yaitu dengan membentuk sub pangkalan yang baru. Ini terutama diperlukan bagi daerah-daerah tingkat dua Dati II, yang jauh dari ibu kota propinsi dimana Perpustakaan Wilayah didirikan, jangkauan Operasional Perpustakaan Keliling yang digerakkan dari perpustakaan Wilayah tidak mungkin dilaksanakan dalam jarak tempat yang begitu jauh. Sub pangkalan yang baru itu berfungsi sebagai basis Perpustakaan Keliling dapat ditempatkan di perpustakaan Umum atau di kantor Pemerintah daerah tingkat II ataupun Instansi lain yang lebih relevan. Bedasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa dalam melaksanakan Pengoperasian Perpustakaan Keliling ini, Perpustakaan Wilayah yang bertanggungjawab atas Perpustakaan Keliling di Propinsi, dan mengadakan kerja sama dengan Pemerintah daerah setempat. Disini Perpustakaan Keliling dioperasikan dari perpustakaan Wilayah ke desa-desa dan di Perpustakaan Wilayah ditentukan sebagai daerah pelayanan, dan mobil akan kembali ke Perpustakaan Wilayah setelah selesai waktu pelayanannya. Koordinator Perpustakaan Keliling yang bertugas mengusai semua kegiatan seperti melakukan aktivitas administrasi dan pengolahan koleksi di ruang basis Perpustakaan Keliling ini.

2.6.4.1 Masyarakat yang dilayani

Daerah layanan Perpustakaan Keliling terdiri 24 Kecamatan meliputi 8 desa dengan jumlah penduduk 11.115 jiwa di Desa Helvetia. Perpustakaan Keliling di Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kota Medan hanya melayani masyarakat di 24 Kecamatan dan lokasi penelitian hanya 1 kecamatan yaitu Kecamatan Medan Helvetia

2.6.4.2 Pos Pelayanan

Pos Pelayanan adalah lokasi yang telah ditetapkan terlebih dahulu dimana perpustakaan keliling berhenti untuk memberikan pelayanan perpustakaan kepada masyarakat setempat. Penentuan pos pelayanan ini juga ditetapkan oleh tim survey seperti menentukan daerah pelayanan perpustakaan keliling. Dalam tim survei diikutsertakan juga kepala perpustakaan umum Badan Perpustakaan Universitas Sumatera Utara Arsip dan Dokumentasi Kota Medan dan kepala desa setempat karena merekalah yang lebih tahu situasi dan kondisi daerah tersebut. Sedangkan yang memutuskan pos pelayanan adalah tim survei. Ada beberapa pertimbangan dalam menetapkan pos pelayanan yaitu: 1. Lokasinya mudah dijangkau mobil perpustakaan keliling sendiri dan terletak dipinggir jalan besar sehingga tidak menyulitkan bagi perpustakaan keliling maupun penduduk menuju tempat tersebut. 2. Daerahnya mudah dijangkau masyarakat dan semua penduduk telah mengetahui lokasinya; misalnya dekat pasar atau di depan mesjid. 3. Kantor Camat, depan sekolah di halaman kepala desa. Lokasi ini dipilih Karena untuk menjadi anggota perpustakaan keliling calon anggota diharuskan memperolah persetujuan dan rekomendasi dari kepala sekolah, camat maupun kepala desa. Alasan lain ialah untuk menyingkat waktu dalam pengurusan kartu anggota, apabila prosedur cepat selesai anggota dan calon pengunjung perpustakaan segera dapat meminjam buku. 4. Partisipasi dari camat dan masyarakat setempat terhadap kedatangan perpustakaan keliling di tempat tersebut. Walaupun Bupati atau tim suvei menunjuk lokasi tersebut sebagai pos layanan, apabila masyarakat setempat kurang menunjukkan partisipasinya maka pos pelayanan dipindahkan ke tempat lain. 5. Selain berdasarkan yang diatas penetapan pospelayanan juga didasarkan pada tersedianya halaman luas terletak ditepi jalan besar, yang dapat menampung masyarakat serta mobil perpustakaan keliling dan tidak mengganggu arus lalu lintas. Berdasarkan pertimbangan-pertimbangan diatas, maka perpustakaan keliling BPAD Medan menetapkan pos pelayanannya sebagai berikut: • Kecamatan Medan Helvetia pos layanannya yaitu: - Yayasan Kartika Jaya SD Kartika. - Yayasan Perguruan Nahdatul Ulama. Pos layanan yang terbanyak mengambil lokasi dekat sekolah maka tidak mengherankan anggota perpustakaan keliling yang terbanyak adalah dari golongan pelajar yaitu dari 300 Anggota. Sedangkan anggota yang mendapatkan Universitas Sumatera Utara urutan 2 kedua terbanyak adalah pegawai yaitu terdiri dari Guru, pegawai kantor Camat

2.6.4.3. Waktu Pelayanan

Yang dimaksud dengan waktu pelayanan ialah jam pelayanan perpustakaan di lokasi yang jadwalnya telah ditentukan, baik hari maupun jam pelayanannya. Perpustakaan keliling Badan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi Kota Medan melaksanakan pelayanan 2 kali dalam sebulan. Mobil berangkat ke daerah pelayanan jam 09.00 sd 11.00 kembali ke ruang dasar Lihat kunjungan pelayanan pada tabel. Setelah mobil kembali petugas pelayanan melapor kepada penanggung jawab perpustakaan keliling dan mereka di perbolehkan pulang ke rumah masing-masing. Perpustakaan keliling dan Perpustakaan Arsip dan Dokumentasi kota Medan memberikan pelayanan di pos kira-kira pada jam 09.30 di saat lokasi ramai dikunjungi masyarakat misalnya untuk daerah Yayasan Daerah SD Kartika dimana pos layanannya di depan SD, maka mobil berhenti di depan sekolah, karena bertepatan dengan jam istirahat murid –murid diperbolehkan membaca atau meminjam koleksi yang ada di perpustakaan keliling khusunya bagi anggota perpustakaan keliling setelah habis jam kunjungannya maka siswa masuk kelas kembali belajar. Untuk daerah Yayasan Perguruan Nadatul Ulama mempunyai pos pelayanan di depan yayasan maka jam istirahat mobil berhenti di depan yayasan. Dalam menetapkan waktu pelayanan, perpustakaan keliling mengadakan kerja sama dengan sekolah-sekolah. Disini guru-guru memberikan dispensasi terhadap murid-murid yang pergi ke perpustakaan keliling dengan memperpanjang waktu istirahat murid-murid 5 sd 10 menit. Cara seperti ini disambut baik oleh pelajar, guru maupun perpustakaan keliling sendiri. Akan tetapi sangat disayangkan tidak semua sekolah mau memberikan dispensasi dengan memperpanjang jam istirahat untuk mengunjungi perpustakaan keliling. Jadwal pelayanan ini ditetapkan sebelum perpustakaan keliling mulai beroperasi yaitu dengan mengadakan observasi terlebih dahulu. Penyelenggaraan observasi ini juga melibatkan pemuka masyarakat di daerah yang akan dilayani Universitas Sumatera Utara Camat, Kepala Desa, Kepala Sekolah. Semua usul-usul dari mereka mengenai jam pelayanan diterima dan dipertimbangkan karena merekalah yang dianggap lebih mengetahui daerah tersebut dari pihak-pihak yang dari luar. Usul-usul ini sangat besar manfaatnya untuk menghidari jangan sampai perpustakaan keliling datang ke lokasi pada jam tertentu sehingga hanya sedikit masyarakat yang datang berkunjung. Meskipun jam pelayanan telah dijadwalkan menurut waktunya, akan tetapi selalu saja ada perubahan baik disengaja maupun tidak disengaja. Misalnya apabila disatu lokasi masyarakat pengunjung ramai, maka jam pelayanan terpaksa diperpanjang sehingga mengakibatkan terlambat atau berubah jam pelayanan di lokasi berikutnya. Hal ini menimbulkan kekesalan bagi mereka yang menunggu kedatangan perpustakaan keliling hingga banyak juga diantara mereka yang pulang ke rumahnya karena tidak sabar menunggu akibatnya diperpanjang jam pelayanan pada lokasi pertama yaitu, jam pelayanan pada lokasi berikutnya menjadi pendek hingga pengunjung belum puas mencari buku yang mereka inginkan sedangkan perpustakaan keliling sudah harus meninggalkan lokasi untuk kembali ke ruang dasar.

2.7 Sarana dan Prasarana Perpustakaan Keliling

Pada dasarnya Perpustakaan Keliling memerlukan kendaraan untuk mengangkut bahan pustaka ke lokasi yang telah ditentukan sebelumnya. Pada umumnya kendaraan yang digunakan biasanya kendaraan yang beroda empat seperti mobil. Namun untuk Perpustakaan Keliling dibutuhkan kendaraan yang mempunyai ruangan yang cukup luas untuk bisa memuat bahan pustaka yang akan dilayankan kepada pengguna nantinya. Perlengkapan Perpustakaan Keliling merupakan sarana dan atau alat untuk mencapai tujuan Perpustakaan Keliling perlengkapan Perpustakaan Keliling merupakan barang-barang untuk kebutuhan kerja, pelayanan dan penyimpanan barang-barang perpustakaan yang harus disesuaikan dengan kebutuhan Perpustakaan Keliling. Perlengkapan yang ada diperpustakaan keliling BPAD Provinsi Sumatera Utara terdiri dari : Universitas Sumatera Utara 1. 1 unit mobil perpustakaan keliling 2. Tape recorder 3. AC 4. Seperangkat alat adminstrasi peminjaman seperti: kertas, gunting, pensil, ballpoint, katu buku. 5. Pewangi 6. Pita kaset lagu-lagu 7. Lound speker 8. Bulu ayam 9. Alat untuk keperluan kendaraan seperti: Kunci roda ban, dongkrak, ban serap, Perlengkapan kunci, Segitiga pengaman 10. Rak buku 11. Blower 12. Micropone 13. Aqualizer Berdasarkan uraian diatas dapat disimpulkan bahwa perlengkapan perpustakaan keliling dapat menunjang terlaksananya aktivitas layanan perpustakaan keliling dan menyimpan koleksi di rak sehingga koleksinya tidak berantakan tertata dengan rapi.

2.8 Pengembangan dan Pembinaan Koleksi Perpustakaan Keliling di Indonesia