Pelatihan dan Pengembangan Landasan Teori
19
Pelatihan keahlian skils training merupakan pelatihan yang sering di jumpai dalam organisasi. Program pelatihaannya relatif
sederhana, kebutuhan atau kekurangan diidentifikasi rnelalui penilaian yang teliti, kriteria penilalan efekivitas pelatihan juga
berdasarkan pada sasaran yang diidentifikasi dalam tahap penilaian.
2 Pelatihan Ulang Pelatihan ulang retraining adalah subset pelatihan keahilan.
Pelatihan ulang berupaya memberikan kepada para karyawan keahlian-keahlian yang mereka butuhkan untuk menghadapi
tuntutan kerja yang berubah-ubah. Seperti tenaga kerja instansi pendidikan yang biasanya bekerja rnenggunakan mesin ketik
manual mungkin harus dilatih dengan mesin computer atau akses internet.
3 Pelatihan Lintas Fungsional Pelatihan lintas fungsional cross fungtional training melibatkan
pelatihan karyawan untuk melakukan aktivitas kerja dalam bidang lainnya dan selain dari pekerjan yang ditugaskan. Ada banyak
pendekatan untuk pelatihan lintas fungsional. Sebagai contoh, rotasi pekerjaan dapat digunakan untuk memberikan suatu
perspektif yang lebih luas kepada manajer dalam satu bidang fungsional,
departemen-departemen dapat
saling bertukar
karyawan untuk periode waktu tertentu sehingga setiap karyawan
20
mengembangkan suatu pemahaman mengenai aktivitas departemen lainnya, dan internal on the job training dapat menolong para
karyawan mengembangkan keahlian aktivitas kerja lainnya. 4 Pelatihan Tim
Pelatihan tim merupakan bekerja sarna terdiri dari sekelompok individu untuk menyelesaikan pekerjaan demi tujuan bersama.
Tujuan bersama inilah yang sesungguhnya menentukan sebuah tim, dan seandainya anggota tim mempunyai tujuan-tujuan yang
bertentangan atau konflik, efisiensi seluruh unit dapat terganggu. Ada dua prinsip umum mengenai komposisi tim. Pertama, seluruh
kinerja sebuah tim sangat tergantung pada keahlian individu anggotanya. Oleh karena itu, pelatihan dan pengembangan individu
tetaplah penting. Kedua, manajer kelompok kerja yang efektif cenderung memantau kinerja anggota timnya secara teratur dan
sering memberikan umpan balik. 5 Pelatihan Dasar
Pelatihan dasar atau prajabatan diberikan pada karyawan baru atau calon anggota organisasi tentang bagaimana melaksanakan
pekerjaan dan tugas-tugas pokok yang dilakukannya dalam jabatan atau pekerjaanya nanti. Pelatihan dasar biasanya berlangsung
beberapa hari, dan bisa sampai tahunan. Pelatihan ini diberikan pada karyawan yang belum memiliki pengalaman atau belum
pernah mengikuti pelatihan.
21
f. Proses Pelatihan dan Pengembangan 1 Analisis Kebutuhan Pelatihan Training Needs Analysis
Pada tahap pertama organisasi memerlukan tahap penilaian yang ditandai dengan satu kegiatan utama yaitu analisis kebutuhan
pelatihan. Terdapat tiga situasi dimana organisasi diharuskan melakukan analisis tersebut yaitu: performance problem, new
system and technology serta automatic and habitual training .
Situasi pertama, berkaitan dengan kinerja dimana karyawan organisasi mengalami degradasi kualitas atau kesenjangan antara
unjuk kerja dengan standar kerja yang telah ditetapkan. Situasi kedua, berkaitan dengan penggunaan komputer, prosedur atau
teknologi baru yang diadopsi untuk memperbaiki efesiensi operasional perusahaan. Situasi ketiga, berkaitan dengan pelatihan
yang secara tradisional dilakukan berdasarkan persyaratan- persyaratan tertentu misalnya kewajiban legal seperti masalah
kesehatan dan keselamatan kerja. Training needs analysis
merupakan sebuah analisis kebutuhan work place
secara spesifik dimaksud untuk menetukan apa sebetulnya kebutuhan pelatihan yang menjadi prioritas. Informasi
kebutuhan tersebut akan dapat membantu organisasi dalam menggunakan sumber daya dana, waktu dan lain-lain secara
efektif sekaligus menghindari kegiatan pelatihan yang tidak perlu. Training need analysis
dapat pula dipahami sebagai sebuah
22
investigasi sistematis dan komprehensif tentang berbagai masalah dengan tujuan mengidentifikasi secara tepat beberapa dimensi
persoalan, sehingga akhirnya organisasi dapat mengetahui apakah masalah tersebut memang perlu dipecahkan melalui program
pelatihan atau tidak. Analisis kebutuhan pelatihan dilakukan melalui sebuah proses tanya jawab asking question getting
answers . Pertanyaan diajukan kepada setiap karyawan dan
kemudian membuat verifikasi dan dokumentasi tentang berbagai masalah dimana akhirnya kebutuhan pelatihan dapat diketahui
untuk memecahkan masalah tersebut. Masalah yang membutuhkan pelatihan
selalu berkaitan
dengan lack of
skill or
knowledge sehingga kinerja standar tidak dapat dicapai. Dengan
demikian dapat disimpulkan kinerja aktual dengan kinerja situasional.
2 Fungsi Analisis Pelatihan a Mengumpulkan informasi tentang keahlian, pengetahuan dan
perasaan pekerja; b Mengumpulkan informasi tentang job content dan job context;
c Medefinisikan kinerja standar dan kinerja aktual dalam rincian yang operasional;
d Melibatkan stakeholders dan membentuk dukungan; e Memberi data untuk keperluan perencanaan
23
Hasil dari training need analysis adalah identifikasi kesenjangan kinerja performance gap. Kesenjangan kinerja
tersebut dapat diidentifikasi sebagai perbedaan antara kinerja yang diharapkan dan kinerja aktual individu. Kesenjangan kinerja dapat
ditemukan dengan mengidentifikasi dan mendokumentasi standar atau persyaratan kompetensi yang harus dipenuhi dalam
melaksanakan pekerjaan dan mencocokkan dengan kinerja aktual individu tempat kerja. Tahapan training needs analysis mempunyai
elemen penting yaitu: 1 identifikasi masalah, 2 indentifikasi kebutuhan, 3 pengembangan standar kinerja, 4 identifikasi
perserta, 5 pengembangan kriteria pelatihan, 6 perkiraan biaya dan 7 keuntungan untuk organisasi dan karyawan.
3 Desain Pelatihan Desain pelatihan adalah esensi dari pelatihan, karena pada
tahap ini bagaimana kita dapat menyakinkan bahwa pelatihan akan dilaksanakan. Keseluruhan tugas yang harus dilaksanakan pada
tahap ini adalah: a Mengidentifikasi sasaran pembelajaran dari program pelatihan;
b Menetapkan metode yang paling tepat; c Menetapkan penyelenggara dan dukungan lainnya;
d Memilih dari beraneka ragam media; e Menetapkan isi;
f Mengidentifikasi alat-alat evaluasi;
24
g Menyusun urutan-urutan pelatihan. 4 Materi Pelatihan
a Jadwal pelatihan secara menyeluruh estimasi waktu; b Rencana setiap sesi;
c Materi-materi pembelajaran seperti buku tulis, hand out dan lain- lain;
d Alat-alat bantu pembelajaran; e Formulir evaluasi.
5 Implementasi Pelatihan Tahap berikutnya untuk membentuk sebuah kegiatan pelatihan
yang efektif adalah implementasi dari program pelatihan. Keberhasilan implementasi program pelatihan dan pengembangan
karyawan tergantung
pada pemilihan
program untuk
memperoleh the right people under the right conditions. 6 Evaluasi Pelatihan dan Pengembangan
Untuk mengetahui efektif atau tidak efektifnya pelaksanaan program pelatihan dan pengembangan maka dibutuhkan penilaian
dampak program pelatihan terhadap perilaku, sikap, dan ketrampilan dalam jangka pendek maupun jangka panjang.
Pengukuran efektivitas pelatihan dan pengembangan meliputi: a Reaksi: bagaimana perasaan partisipan terhadap program
pelatihan.
25
b Pembelajaran: pengetahuan, keahlian, dan sikap yang diperoleh sebagai hasil pelatihan.
c Perilaku: perubahan yang terjadi pada pekerjaan sebagai akibat pelatihan
d Hasil: dampak pelatihan pada keseluruhan efektivitas organisasi atau pencapaiannya pada tujuan organisasional.
Pengukuran reaksi reactions biasanya terfokus pada perasaan para partisipan terhadap subyek pelatihan. Penilaian
reaksi penting karena menyediakan estimasi awal tentang efektivitas program pelatihan. Selain itu, perasaan peserta latihan
terhadap pengalaman pelatihan belakangan akan mempengaruhi aplikasi keahlian dan sikap yang diperoleh selama pelatihan.
Perasaan kalangan partisipan mengenai pelatihan sering mudah diukur. Apakah mereka menyukai program pelatihan? Apakah
program bermanfaat? Apa kekuatan program? Pertanyaan untuk mengevaluasi reaksi lazimnya dijawab melalui pelaksanaan
wawancara atau penyebaran kuesioner. Ukuran pembelajaran menilai sejauh mana peserta latihan
menguasai konsep informasi dan keahlian yang ditanamkan selama proses pelatihan. Pengetahuan dan keahlian yang diperoleh atau
sikap akibat program pelatihan harus dievaluasi dengan menggunakan tes tertulis atau observasi.
26
Evaluasi perilaku dari para peserta, sebelum dan sesudah pelatihan, dapat dibandingkan guna mengetahui tingkat pengaruh
pelatihan terhadap perubahan performansi mereka. Langkah ini penting karena sasaran dari pelatihan adalah untuk mengubah
perilaku atau performance para peserta pelatihan setelah diadakan program pelatihan.
Hasil organizational result yang paling sulit untuk dihubungkan dengan pelatihan dan pengembangan adalah
meningkatkan efektivitas organisasional. Karena kesulitan dalam mengidentifikasi penyebab hasil baru ini, banyak anggota
organisasi membenarkan pelatihan dan menganggap bahwa pelatihan dan pengembangan mempunyai dampak terhadap
efektivitas organisasional. Ada yang menggunakan eksperimen pengendalian untuk menunjukkan dampaknya, dan lainnya menilai
biaya manfaat pelatihan. g. Teknik-Teknik Pelatihan dan Pengembangan
Menurut Hani Handoko, 1987: 110, dalam teknik pelatihan dan pengembangan
terdapat beberapa
program pelatihan
dan pengembangan yang dirancang untuk meningkatkan prestasi kerja,
mengurangi absensi dan perputaran, serta memperbaiki kepuasan kinerja. Adapun dua kategori pokok program latihan dan
pengembangan manajemen yaitu, metode praktis on the job training
27
dan teknik-teknik presentasi informasi dan metode simulasi off the job training
. Setiap kategori memiliki target pengajaran sikap, konsep atau
pengetahuan dan ketrampilan utama yang berbeda. Dalam pemilihan teknik tertentu untuk digunakan pada program pelatihan dan
pengembangan, ada beberapa trade offs. Ini berarti tidak ada satu teknik yang selalu baik, pemilihan metode tergantung pada sejauh
mana suatu teknik memenuhi faktor-faktor berikut: 1 Efektivitas biaya
2 Isi program yang dikehendaki 3 Kelayakan fasilitas-fasilitas
4 Preferensi dan kemampuan peserta 5 Preferensi dan kemampuan instruktur atau pelatih
6 Prinsip-prinsip belajar Tingkat pentingnya keenam trade off tersebut tergantung pada
situasi. Bagaimanapun juga manajer perlu mengenal semua teknik latihan dan pengembangan yang ada, agar dapat memilih teknik yang
paling tepat untuk kebutuhan, target dan kondisi tertentu .
On the job training atau metode praktis. Teknik ini sering
digunakan oleh
organisasi-organisasi besar,
baik organisasi
manufaktur maupun organisasi jasa. Pada teknik ini karyawan baru dilatih di tempat kerja dengan supervisi lagsung oleh pelatih yang
28
berpengalaman. Berikut adalah beberapa teknik yang sering digunakan dalam praktek pekerjaan:
a Rotasi Jabatan Karyawan akan memperoleh pengetahuan tentang bagian-bagian
organisasi yang berbeda dan praktek berbagai macam ketrampilan manajerial.
b Latihan Instruksi Pekerjaan Pentunjuk-petunjuk pekerjaan diberikan secara langsung kepada
pekerjaan dan digunakan terutama untuk melatih para karyawan tentang cara pelaksanaan pekerjaan untuk saat sekarang.
c Magan Apprenticeship Training Merupakan suatu proses terstruktur, individu-individu dilatih
menjadi karyawan terlatih melalui kombinasi instruksi di kelas dan pelatihan ditempat kerja.
d Coacing or understudy Metode ini karyawan dilatih di tempat kerja oleh seorang karyawan
yang berpengalaman atau penyelia. Teknik ini tidak hanya digunakan pada level rendah tetapi ini luas digunkana pada
manajemen puncak karena bermanfaat untuk panjang organisasi. e Penugasan Sementara
Penempatan karyawan pada posisi manajerial atau sebagai anggota panitia tertentu untk jangka waktu yang ditetapkan. Karyawan
29
terlibat dalam pengambilan keputusan dan pemecahan masalah- masalah organisasional nyata.
Metode-metode simulasi atau serambi simulate training adalah suatu teknik yang menggunakan peralatan sesungguhnya atau simulasi
yang akan digunakan dalam bekerja tetapi dilatih di luar tempat kerja. Dengan pendekatan ini karyawan peserta latihan menerima
representasi tiruan artificial suatu aspek organisasi dan diminta untuk menanggapi seperti dalam keadaan sebenarnya. Di antara
metode-metode simulasi yang paling umum digunakan adalah sebagai berikut:
a Metode Studi Kasus Deskripsi tertulis suatu situasi pengambilan keputusan nyata
disediakan. Aspek-aspek organisasi terpilih diuraikan pada lembar kertas. Karyawan yang terlibat dalam tipe latihan ini diminta untuk
mengidentifikasikan masalah-masalah, menganalisa situasi dan merumuskan penyelesaian-penyelesaian alternatif. Dengan metode
kasus, karyawan dapat mengembangkan ketrampilan pengambilan keputusan.
b Role Playing Teknik ini merupakan suatu peralatan yang mungkin para
karyawan peserta latihan untuk memainkan berbagai peranan yang berbeda. Peserta ditugaskan untuk memerankan individu-
individu tertentu digambarkan dalam suatu episode dan diminta
30
untuk menanggapi para peserta lain yang berbeda peranannya. Teknik ini dapat mengubah sikap peserta, seperti misalnya menjadi
lebih toleransi terhadap perbedaan individual, dan mengembangkan ketrampilan-ketrampilan antara pribadi interpersonal skills.
c Business Games Business management game
adalah suatu simulasi pengambilan keputusan skala kecil yang dibuat sesuai dengan situasi kehidupan
bisnis nyata. Tujuannya adalah untuk melatih para karyawan atau manajer dalam pengambilan keputusan dan cara mengelola
operasi-operasi perusahaan. d Vestibule Training
Agar program pelatihan tidak mengganggu operasi-operas normal, organisasi menggunakan vertibule training. Bentuk latihan ini
dilaksanakan bukan oleh atasan penyelia, tetapi oleh pelatih- pelatih khusus. Area-area terpisah dibangun dengan berbagai jenis
peralatan sama seperti yang akan digunakan pada pekerjaan sebenarnya.
e Latihan Laboratorium Laboratorium Training Teknik ini adalah suatu bentuk latihan kelompok yang terutama
digunakan untuk mengembangkan ketrampilan-ketrampilan antara pribadi. Salah satu yang terkenal adalah latihan laboratorium
sensitivitas, dimana peserta belajar menjadi lebih sensitif peka terhadap perasaan orang lain dan lingkungan. Latihan ini juga
31
berguna untuk
mengembangkan berbagai
perilaku bagi
tanggungjawab pekerjaan di waktu yang akan datang. f Program-program Pengembangan Eksekutif
Program-program ini biasanya diselenggarakan di universitas atau lembaga-lembaga
pendidikan lainnya.
Organisasi bisa
mengirimkan para karyawannya untuk mengikuti paket-paket khusus yang ditawarkan, atau bekerjasama dengan suatu bentuk
penataran, pendidikan atau latihan sesuai kebutuhan organisasi.