Amsyah 1992:4 mengemukakan bahwa: Pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian,
penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Jadi pekerjaan tersebut meliputi suatu siklus “kehidupan” warkat sejak lahir sampai mati.
Pendapat lain dikemukakan oleh Suraja 2006:62 bahwa: Manajemen kearsipan merupakan rangkaian kegiatan mengelola seluruh unsur yang
digunakan atau terlibat dalam proses pengurusan arsip. Usaha pengelolaan kearsipan dilakukan melalui fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia,
pengarahan, dan pengendalian atau pengawasan terhadap arsip dan sumber daya yang ada untuk pengurusan kearsipan.
Sedangkan menurut Patricia dalam Martono 1997:23 bahwa manajemen kearsipan adalah ”as the systematic control placed over life cycle of recorded from creation to ultimate
disposition or permanent storage of a records” pengendalian secara sistematis atas daur hidup arsip dari penciptaan sampai dengan pemusnahan akhir atau penyimpanan arsip secara
permanen. Proses dari sistem manajemen kearsipan itu semua menunjukkan daur hidup arsip.
Selama fase proses, input data, informasi, arsiparis, perlengkapan, uang diproses melalui sistem dan memberikan output yang berupa arsip.
Selanjutnya Menurut Ricks 1992:14 “manajemen kearsipan merupakan sistem tersendiri yang mencakup keseluruhan aktivitas dan daur hidup arsip life cycle of a records”.
Berdasarkan pendapat di atas bahwa manajemen kearsipan adalah rangkaian kegiatan mengelola seluruh unsur yang digunakan atau terlibat dalam proses pengurusan arsip yang
meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan yang mencakup keseluruhan aktivitas dan daur hidup
arsip.
2.2.3 Fungsi dan Tujuan Sistem Manajemen Kearsipan
Manajemen arsip memiliki fungsi untuk menjaga keseimbangan arsip dalam segi penciptaan, lalu lintas dokumen, pencatatan, penerusan, pendistribusian, pemakaian, penyimpanan, pemeliharaan,
pemindahan dan pemusnahan arsip. Tujuan utama manajemen arsip adalah mampu menyediakan arsip relevan dan tepat pada
waktu yang cepat dengan biaya seefisien mungkin. Tujuan pengelolaan arsip menekankan
Universitas Sumatera Utara
pentingnya penyediaan dan pengamanan informasi yang cepat, akurat guna pengambilan keputusan pimpinan instansi sekaligus me-minimalisasi biaya operasional yang dikeluarkan. Untuk mencapai
tujuan perlu diupayakan target kegiatan minimal sebagai berikut:
a. Terselenggaranya sistem penyimpanan dan penemuan kembali yang efektif dan efisien.
b. Terciptanya kontrol yang tepat untuk menjamin pemindahan arsip dari tempat yang
mahal ke tempat yang lebih murah. c.
Pengamanan seluruh arsip organisasi baik secara fisik maupun informasinya dari faktor penyebab kerusakan atau kehilangan arsip baik oleh bencana alam maupun oleh manusia.
Menurut Wursanto 1991:16 Kearsipan adalah “proses kegiatan pengurusan atau pengaturan
arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan”.
2.2.4 Sumber Daya Manusia
Suatu instansiorganisasi harus memiliki sumber daya manusia yang memliki potensi yang sesuai dengan bidang pekerjaannya untuk mewujudkan visi dan misi
instansiperusahaannya.
Dalam menjamin efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip diperlukan unsur pendukung kerja, yakni SDM yang memiliki tanggung jawab dan mampu melaksanakn tugas
pokok pekerjaannya serta cinta akan pekerjaannya. Berdasarkan Surat Keputusan Direksi PT Bank Sumut No.3332005, untuk mengelola
dokumenarsip perusahaan secara cepat, tepat, dan bertanggung jawab diperlukan sumber daya manusia dengan persyaratan sebagai berikut:
a. Pendidikan Diploma AsipUmum yang pernah mengikuti Diklat Kearsipanminimal SMA
b. Berbadan Sehat
c. Memiliki dedikasi dan loyalitas terhadap tugas
d. Memiliki motivasi untuk menjadi arsiparispetugas kearsipan
e. Memiliki kemampuan dalam pengelolaan dokumenarsip.
Adapun tugas pokok pengelola dokumenarsip adalah sebagai berikut: a.
Melaksanakan kegiatan penataan dokumenarsip b.
Melaksanakan pengolahan dokumenarsip c.
Melaksanakan penyimpanan dokumenarsip d.
Melaksanakan kegiatan layanan dokumenarsip e.
Melaksanakan pembinaan dan evaluasi pengelolaan dokumenarsip f.
Memberikan teguran bag yang tidak melaksanakan pengelolaan dokumen
Universitas Sumatera Utara
Tanggung jawab pengelola dokumenarsip a.
Menjamin terselengaranya kegiatan pengelolaan dokumenarsip perusahaan secara baik dan benar
b. Bertanggungjawab terhadap keamanan dokumenarsip baik fisik maupun kebocoran
informasi Pembinaan sumber daya manusia
Untuk meningkatkan kemampuan dan profesionalisme sumber daya manusia dalam pengelolaan dokumenarsip perusahaan,maka perlu adanya pendidikan dan pelatihan di bidang
kearsipan bagi sumber daya manusia keasipan di lingkungan PT. Bank Sumut
2.3 Arsip Nasional Republik Indonesia
