BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.1 Karakteristik Informan
Informan dalam penelitian ini adalah Kepala Pusat Arsip Bank Sumut dan Staf di bagian Pusat Arsip Bank Sumut. Adapun karakteristik dari para informan tersebut adalah sebagai
berikut :
Tabel 4.1 : Karakteristik Informan
Informan pertama I
1
adalah responden yang berhasil diwawancarai dengan perkenalan pendekatan terlebih dahulu, begitu juga dengan responden I
2
dan I
3
. Kemudian diminta waktu dan kesediaannya untuk diwawancarai, dengan menjelaskan terlebih dahulu maksud dan tujuan
pada penelitian dan yang dilakukan melalui wawancara. Setelah perkenalan barulah dilakukan wawancara. Wawancara berlangsung secara informal, dimana wawancara dilakukan dengan
pedoman wawancara dan wawancara secara mendalam. Suasana dan kondisi wawancara bersifat alamiah artinya apa adanya dan tidak dibuat-buat atau tidak diatur sedemikian rupa untuk tujuan
tertentu. Begitu juga dengan bahasa yang digunakan tidak formal informal. Wawancara dilakukan berulang jika penulis merasa ada yang perlu ditambahi atau kurang jelas dari
wawancara sebelumnya. Untuk informan selanjutnya, penulis terus berusaha untuk mencari keterangan yang lebih
jelas dan lengkap. Informan yang akan diwawancarai selanjutnya adalah hasil dari pengembangan wawancara sebelumnya yang merekomendasikan penulis untuk menemui
informan yang lainnya untuk mendapatkan hasil yang lebih mendalam. Kode
Status I
1
Kepala Pusat Arsip Bank Sumut I
2
Staf I
3
Staf
Universitas Sumatera Utara
4.2. Kategori
Setelah melakukan wawancara peneliti menyusun kerangka awal analisis sebagai acuan dan pedoman dalam melakukan coding, memilih data yang relevan dengan judul penelitian
sehingga menghasilkan beberapa kategori sebagai berikut:
4.2.1 Sumber Arsip
Sumber arsip merupakan asal arsip itu bermula, dari dalam perusahaan. Pada Pusat Arsip Bank Sumut arsip itu sendiri berasal dari setiap bagiandivisi yang ada di perusahaan. Bentuk
arsip yang diserahkan adalah dalam format tercetak. Hal ini sesuai dengan pernyataan beberapa informan sebagai berikut :
I
1
: “Semua arsip nya berasal dari setiap divisibidang yang ada pada Bank Sumut.
Gambar 2. Divisi Bank Sumut
Berdasarkan pernyataan
informan pertama I
1
diatas dapat dijelaskan bahwa
arsip-arsip yang dikelola oleh Pusat Arsip Bank Sumut adalah arsip yang berasalbersumber dari setiap
divisibidang dari perusahaan tersebut.
Universitas Sumatera Utara
I
2 :
“Arsip yang masuk disini adalah arsip yang berasal dari setiap divisibidang seperti, arsip nasabah, arsip pegawai, arsip keuangan, arsip produk dan jasa bank,dsb.
I
3 :
“Memang benar arsip nya berasal dari setiap divisibidang yang ada disini.Semuanya dalam bentuk tercetak”
Berdasarkan beberapa pernyataan informan diatas, terlihat bahwa arsip-arsip yang dikelola oleh Pusat Arsip Bank Sumut adalah arsip yang berasalbersumber dari setiap
divisibidang. Arsip-arsip diserahkan oleh divisibidang kepada Pusat Arsip Bank Sumut untuk dikelola.Pada Bank Sumut terdapat beberapa divisibidang pekerjaan yaitu,
a. Divisi Umum,
b. Divisi Sumber Daya Manusia,
c. Divisi Administrasi dan Keuangan,
d. Divisi Kepatuhan,
e. Divisi Treasury,
f. Divisi Pengawasan,
g. Divisi Perencanaaan dan Pengembangan YDKK BPDSU,
h. Divisi Kredit,
i. Divisi Penyelamatan Kredit,
j. Divisi Usaha Syariah.
Universitas Sumatera Utara
Gambar 3. Salah satu Bank Sumut, Divisi Umum
Bentuk arsip yang ada pada pusat arsip Bank Sumut meliputi arsip
nasabah, arsip keuangan, arsip produk dan jasa bank, arsip sumber daya manusia, arsip pengawasan, arsip treasury,dsb.
Gambar 4. Bentuk Arsip
4.2.2 Peranan Arsip
Universitas Sumatera Utara
Arsip mempunyai peran penting dalam kelangsungan hidup organisasi baik organisasi pemerintah maupun swasta. Manfaat arsip bagi suatu organisasi antara lain berisi informasi yang
berguna dalam pengambilan keputusan juga dapat dijadikan sebagai alat bukti bila terjadi masalah dan juga dapat dijadikan alat pertanggung jawaban menajemen serta dapat dijadikan alat
transparansi birokrasi. Setiap organisasi atau instansi peran arsip berbeda- beda karena arsip dapat berperan sesuai dengan fungsinya dalam masing-masing organisasi. Arsip memiliki
peranan yang sangat penting bagi kelangsungan proses kegiatan setiap organisasi atau instansi. Arsip dapat bermanfaat secara optimal bagi organisasi apabila dikelola dengan tertib dan teratur,
namun sebaliknya apabila arsip dikelola dengan tidak baik akan menimbulkan masalah bagi suatu organisasi.
I
1
: “Arsip disini kurang begitu diperhatikan,terkadang malah dibiar- biarkan saja, tanpa dikelola.”
I
2
: Ya,memang benar arsip memiliki peranan penting bagi bank sumut, cuman kesadaran pentingnya arsip yang tidak ada,sehingga
pekerjaannya amburadul.”
I
3 :
“Arsip memang penting disini,tapi nyatanya begini kurang diperhatikan dan masih belum ada kesadaran tentang pentingnya arsip sehingga
masih ada yang menumpuk disana-sini.”
Universitas Sumatera Utara
Gambar 5. Arsip yang belum dikelola
Berdasarkan pernyataan diatas pegawai pada pusat arsip Bank Sumut kurang memperhatikan keadaan arsipnya, kesadaran dan kepedulian terhadap arsip-arsip yang ada masih
sangat rendah dan masih sangat dipinggirkan atau diabaikan bahkan ditelantarkan sehingga kegiatan kearsipannya tidak terkontrol dan tidak dikelola dengan sebaik-baiknya yang
menyebabkan penumpukan arsip kesulitan dalam penemuan kembali arsip yang diperlukan.
Universitas Sumatera Utara
4.2.3 Proses Pengelolaan Arsip
Proses pengelolaan arsip merupakan cara-cara yang harus ditempuh dalam pengelolaan arsip, agar arsip tersebut dikelola dengan baik dan dapat ditemukan kembali. Berikut proses
pengelolaan arsip menurut para informan.
I
1 :
“Pada pusat arsip bank sumut hanya ada 2 orang karyawan yang bekerja di pusat arsip. Karyawan tersebut memiliki tugas pokok masing-masing dalam pengelolaan
dokumenarsip. Arsip yang ada pada Bank Sumut adalah arsip dalam bentuk tercetak. Pengelolaan arsip dilakukan sesuai dengan standart operasional
perusahaan yang berlaku.” I
2 :
“Arsip yang masuk dari setiap divisibidang diperiksa untuk mengetahui kelengkapan berkas dan keadaan fisik Kemudian arsip-
arsip tersebut dikelompokkandiklasifikasi berdasarkan abjad nama divisibidang.”
Berdasarkan pernyataan
informan pertama I
1
dan kedua I
2
diatas dapat dijelaskan
bahwa arsip yang masuk diklasifikasikan berdasarkan abjad divisibidang. Pada pusat arsip bank sumut
prosedur pengelolaan arsip telah ditentukan berdasarkan standar operasional prosedur arsip dari perusahaan. Hal ini memudahkan temu kembali arsip yang akan diperlukan lebih tepat dan cepat.
Universitas Sumatera Utara
Gambar 6. Standar Operasional Perusahaan
I
3
: “Setelah itu datanya diinput ke dalam sistem yang telah dirancang oleh ANRI dan dimasukkan kedalam kotak dan disusun pada rak arsip.Terkadang pengelolaan arsip
terhambat akibat kurangnya pegawai dalam menangani ribuan arsip yang ada disini ,sehingga arsip tersebut masih banyak yang menumpuk dan belum dikelola sama sekali.”
Universitas Sumatera Utara
Gambar 7. Tempat Penyimpanan Arsip
Berdasarkan pernyataan
informan I
3
diatas dapat dijelaskan bahwa arsip yang telah diperiksa dan diklasifikasi selanjutnya adalah menginput data dan memasukkan arsip kedalam kotak
dan menyusun arsip pada rak yang ada.
Pengelolaan arsip terhambat akibat kurangnya pegawai dalam menangani ribuan arsip yang ada,sehingga arsip tersebut masih banyak yang menumpuk
dan belum dikelola sama sekali. Dalam pengelolaan arsip tentunya terdapat proses peminjaman arsip. Hal ini sesuai dengan pernyataan berikut:
I
1
: “Arsip hanya boleh dipinjam oleh karyawan Bank Sumut saja, masyarakat umum
lainnya tidak diperbolehkan. Bagi pengguna yang meminjam arsip harus mengisi buku tamuekspedisi sebagai bukti arsip sedang dipinjam.”
I
3
: “Kalau proses peminjamannya hanya dapat dilakukan oleh karyawan diperusahaan
disini saja, dan mereka harus mengisi dibuku ekspedisi sebagai bukti arsip sedang dipinjam. Arsip yang telah dipinjam harus dikembalikan maksimal 3 hari dan apabila
masih diperlukan lagi bisa diperpanjang.” Berdasarkan pernyataan kedua informan diatas, menjelaskna bahwa arsip hanya boleh
dipinjam oleh karyawan saja dan maksimal 3 hari batas peminjamannya. Pengelolaan arsip dimulai dari arsip yang masuk dari setiap divisibidang diperiksa
untuk mengetahui kelengkapan berkas dan keadaan fisik Kemudian arsip-arsip tersebut dikelompokkandiklasifikasi berdasarkan abjad nama divisibidang. Setelah itu datanya diinput
ke dalam sistem yang telah dirancang oleh ANRI dan dimasukkan kedalam kotak dan disusun pada rak arsip.Terkadang pengelolaan arsip terhambat akibat kurangnya pegawai dalam
menangani ribuan arsip yang ada disini ,sehingga arsip tersebut masih banyak yang menumpuk dan belum dikelola sama sekali. Arsip hanya boleh dipinjam oleh karyawan Bank Sumut saja,
masyarakat umum lainnya tidak diperbolehkan. Bagi pengguna yang meminjam arsip harus mengisi buku tamuekspedisi sebagai bukti arsip sedang dipinjam. Arsip yang telah dipinjam
harus dikembalikan maksimal 3 hari dan apabila masih diperlukan lagi bisa diperpanjang.
Universitas Sumatera Utara
4.2.4 Penyusutan Arsip
Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan arsip atau dasar nilai guna dan retensi arsip dengan melalui pemindahan, pemusnahan maupun penyerahan arsip.
Penyusutan arsip dapat dilakukan apabila arsip tersebut sudah layak dimusnahkan dan nilai guna arsip tersebut sudah berkurang
sesuai dengan pedoman yang berlaku. I
2 :
“Disini kegiatan penyusutan dilakukan sesuai dengan standart operasional prosedur yang berlaku pada bank sumut.”
I
3 :
“Disini pemusnahan dilakukan dengan jangka waktu 2 tahun sesuai dengan pedoman jadwal
standart operational prosedur
retensi arsip yang berlaku.”
Universitas Sumatera Utara
Gambar 8. Arsip yang belum dimusnahkan
Berdasarkan pernyataan para
informan
diatas dapat dijelaskan bahwa dokumen yang nilai guna nya sudah berkurang dilakukan penyusutan arsip sesuai dengan standart operational prosedur
yang berlaku.pemusnahan dilakukan 2 tahun sekali.
4.2.5 Pemanfaatan Sistem manajemen kearsipan
Manajemen Kearsipan adalah suatu proses dimana sebuah organisasi mengelola, menyusun, menjaga, merawat,memusnahkan arsip yang ada dalam organisasinya. Dimana arsip
merupakan memori”daya ingat” suatu organisasi atas kejadian – kejadian yang dialami. Dengan adanya sistem manajemen kearsipan, suatu organisasi dapat dengan baik dalam mengelola
sumber ingatan dalam organisasinya sehingga arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu – waktu diperlukan. Akan tetapi jika tidak dikelola dengan baik
menyebabkan arsip tidak tertata dengan baik. Berikut pernyataan informan dibawah:
I
1
: “Sistem manajemen kearsipan pada bank sumut belum maksimal sepenuhnya dimanfaatkan dengan baik dikarenakan minimnya
sumber daya manusia daya yang ahli dalam menangani volume arsip yang begitu banyak, sehingga menghambat proses
pengelolaannya.
I
2
: Kalau sistem manajemen kearsipan ANRI belum diterapkan dengan baik oleh pusat arsip bank sumut ini.”
I
3
: Sama dengan pernyataan abang diatas, kalau sistem manajemen kearsipan ANRI belum diterapkan dengan baik sehingga
kegiatannya agak terbengkalai disini.”
Universitas Sumatera Utara
Berdasarkan pernyataan diatas, sistem manajemen kearsipan pada pusat arsip bank sumut memang belum sepenuhnya maksimal dan belum diterapkan dengan baik, minimnya
sumber daya manusia dan pengetahuan tentang arsip yang mengakibatkan terbengkalainya
kegiatan kearsipan dalam menangani seluruh arsip yang ada pada Pusat Arsip Bank Sumut. 4.2.6 Sumber Daya Manusia
Suatu instansiorganisasi harus memiliki sumber daya manusia yang memliki potensi yang sesuai dengan bidang pekerjaannya untuk mewujudkan visi dan misi
instansiperusahaannya.
Dalam menjamin efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip diperlukan unsur pendukung kerja, yakni SDM yang memiliki tanggung jawab dan mampu melaksanakn tugas
pokok pekerjaannya serta cinta akan pekerjaannya.
Sumber Daya Manusia merupakan bagian yang sangat penting bagi sebuah perusahaan dalam menjalankan kegiatan demi mewujudkan visi dan
misi perusahaan tersebut. Berikut hasil wawancara yang dikutip dari para informan.
I
1
: “Sumber daya manusia inilah kendala utama kami, belum ada yang menanganinya dengan baik.”
I
2
: “ Hanya ada 2 orang yang bertugas menangani ribuan arsip yang ada,
Kalau memadai mungkin belum ya,karena disini kami mengelola 18.000 arsip yang berasal dari setiap divisibidang maupun cabang-
cabang yang ada.Terkadang pun pekerjaan kami terbengkalai dek, sumber daya manusia merupakan salah satu kendala dalam
pengelolaan arsip disini.” I
3
: “Karyawan yang menangani ribuan arsip disini hanya 2 orang saja. Sehingga dalam manajemen kearsipanya sangat terbengkalai
dan menyebabkan arsip menumpuk dan belum dikelola dengan baik. Sebenarnya kami tidak sanggup mengelola ribuan arsip yang ada
pada pusat arsip karena jumlah sumber daya manusia yang tidak memadai dan tidak memiliki kemampuan di bidang kearsipan.”
Universitas Sumatera Utara
Didalam mengelola arsip sebaiknya haruslah orang yang betul-betul mengerti tentang kearsipan dan mengetahui bagaimana mengelola arsip dengan baik serta mendapatkan pembinaan
dan pelatihan di bidang kearsipan. Dalam hal ini biasa disebut seorang Arsiparis, tapi di Pusat Arsip Bank Sumut tidak memiliki staf khusus yang disebut seorang Arsiparis. Hal ini diungkapkan oleh
informan sebagai berikut:
I
2
: “Disini tidak ada seorang pun pegawai lulusan kearsipan kami hanya karyawan yang dipindahkan dari divisi lain,kami juga
bukan karyawan tetap disini sehingga kami tidak begitu memahami tentang kearsipan.Serta belum ada pembinaan dan pelatihan
kearsipan disini.” I
3
: “
Tidak ada....karena saya yang mengelola arsip disini bukan lulusan kearsipan. Kami juga tidak pernah mendapatkan dan mengikuti
pembinaanpelatihan yang berkaitan dengan kearsipan seperti yang disebutkan tadi.”
Berdasarkan pernyataan beberapa informan menyatakan bahwa pusat arsip bank sumut tidak memiliki staf khusus lulusan kearsipan untuk mengelola arsip, pegawai tidak pernah mendapatkan
pembinaanpendidikan kearsipan dan jumlah sumber daya manusia yang tidak memadai dalam mengelola arsip yang ada. Padahal seharusnya setiap instansi atau organisasi harus mempunyai
arsiparis atau yang betul-betul memahami bagaimana cara mengelola kearsipan yang baik dan benar .
Universitas Sumatera Utara
Gambar 9. Kepala Pusat Arsip Bank Sumut
Gambar 10. Bersama Kepala pusat arsip Bank Sumut
Universitas Sumatera Utara
4.3. Rangkuman Hasil Penelitian
Berdasarkan hasil wawancara mendalam dengan informan, melalui proses analisis data yang menjaga keabsahan data serta melakukan triangulasi, maka diperoleh beberapa kategori.
Kategori dari adalah sebagai berikut: Tabel 4.2 Rangkuman Hasil Penelitian
No Kategori
Indikator 1
Sumber Arsip Seluruh divisibidang yang ada pada Bank
Sumut 2
Peranan Arsip Belum ada kesadaran pentingnya arsip
3 Pengelolaan Arsip
Belum dikelola seacara maksimal 4
Penyusutan Arsip Belum terlaksana dengan baik
5 Sistem Manajemen Kearsipan
Belum maksimal sepenuhnya 6
Sumber Daya Manusia Kendala dalam pengelolaan arsip
Universitas Sumatera Utara
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
5.1. Kesimpulan
Kategori