Alur Hidup Arsip Arsip

Dari pendapat di atas bahwa arsip memiliki peranan yang sangat penting bagi kelangsungan proses pada setiap kegiatan organisasi atau instansi.

2.1.3 Fungsi Arsip

Wursanto 1991:28 menyebutkan fungsi dan kegunaan arsipdokumen dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu: 1. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat dibedakan tiga macam yaitu: d. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja. e. Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun. f. Arsip in-aktif, yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari. 2. Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari- hari.

2.1.4 Alur Hidup Arsip

Arsip memiliki tahap-tahap pembentukan ataupun proses mulai dari penciptaan sampai dengan pemeliharaan arsip dan proses-proses tersebut memiliki fungsi-fungsi yang berbeda- beda. Sehingga informasi yang terdapat dalam arsip tersebut tidak musnah begitu saja. Bukan hanya manusia dan mahluk hidup lainnya saja memiliki daur hidup, arsip pun memiliki daur hidup yang menjelaskan tentang siklus arsip tersebut bagi organisasi. Seperti diketahui bahwa arsip memegang peranan penting dalam kelancaran kegiatan organisasilembagainstitusi yaitu sebagai informasi dan sebagai pusat ingatan. Martono 1990 : 10 menyebutkan pada dasarnya, ada tiga tahapan yang dilalui arsip dalam hidupnya life cycle. Tahap tersebut ialah, tahap penciptaan records creation, penggunaan dan pemeliharaan use and maintenance dan tahap istirahat retirement. 1. Tahap Penciptaan Tahap penciptaan adalah suatu tahapan saat arsip mulai tercipta sebagai akibat bermacam-macam kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi dalam rangka pelaksanaan fungsinya. Arsip yang tercipta tersebut mengandung berbagai data dan informasi. Semakin beragam atau kompleks tindakan yang dilakukan oleh suatu organisasi akan semakin beragam pula data dan informasi yang terkandung di dalamnya. Data dan informasinya akan mencerminkan tindakan tersebut. Ini Universitas Sumatera Utara menunjukkan bahwa arsip merupakan rekaman tindakan yang telah dilakukan organisasi. 2. Tahap Penggunaan dan Pemeliharaan Pada tahap kedua ini arsip mulai aktif digunakan untuk berbagai keperluan. Data dan informasi yang terkandung di dalam arsip diperlukan sebagai bahan pengambilan keputusan, penetapan kebijakan, perencanaan, pengendalian, pengawasan dan kepentingan lainnya. Agar arsip dapat digunakan, arsip yang terdiri dari bermacam- macam tipe dan jenisnya itu perlu dikelola dengan baik dan benar. Arsip perlu diorganisir secara logis dan sistematis sehingga sewaktu-waktu diperlukan dapat dengan cepat, tepat dan lengkap disediakan. Pada tahap kedua ini ada beberapa proses kegiatan yang dilakukan agar arsip dapat disediakan sewaktu-waktu diperlukan. Kegiatan yang dimaksud meliputi: pengurusan surat mail handling, penataan berkas dan penemuan kembali filing and retrieval. 3. Tahap Istirahat Pada tahap istirahat arsip sudah mulai jarang diperlukan organisasi sebagai berkas kerja. Arsip tidak lagi secara terus menerus digunakan, karena urusannya telah selesai. Arsip diperlukan hanya sekali waktu. Pada tahap inilah arsip mulai dipikirkan untuk dikurangi jumlahnya, agar tidak memiliki nilai kegunaan atau menyimpan arsip secara permanen dengan menyerahkan kepada Arsip Nasional. Tujuan penyusutan arsip antara lain untuk mendapatkan efisiensi dan penghematan ruangan, peralatan dan tenaga. Tujuan lain adalah: a. Pendayagunaan arsip sebagai berkas kerja b. Memudahkan pengawasan dan pemeliharaan arsip yang bernilai tinggi c. Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi Selanjutnya menurut Sedarmayanti 1992:17 lingkaran hidup kearsipan life span of records atau biasa juga disebut dengan tahapan kehidupan arsip, dapat dibagi menjadi tujuh yaitu: a. Tahap penciptaan arsip. Merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip. Terciptanya arsip dapat terjadi karena dibuat sendiri oleh organisasi yang bersangkutan atau karena suatu organisasi menerima arsip dari pihak lain. b. Tahap pengurusan dan pengendalian. Merupakan tahap di mana surat masukkeluar dicatat sesuai dengan sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan guna pemrosesan lebih lanjut. c. Tahap referensi. Merupakan surat-surat tersebut digunakan dalam proses kegiatan administrasi sehari-hari. Setelah surat tersebut diklasifikasikan dan diindeks, maka kemudian surat disimpan berdasarkan sistem tertentu. d. Tahap penyusutan. Merupakan kegiatan pengurangan atau penyiangan arsip. e. Tahap pemusnahan. Merupakan pemusnahan terhadap arsip yang tidak mempunyai nilai guna lagi bagi organisasi. Universitas Sumatera Utara f. Tahap penyimpanan di unit kearsipan, dimana arsip yang sudah menurun nilai gunanya arsip in-aktif didaftar, kemudian dipindah penyimpanannya pada unit kearsipan di kantor masing-masing atau sesuai peraturan yang berlaku. g. Tahap penyerahan ke Arsip Nasional RI atau Arsip Nasional Daerah. Tahap ini merupakan tahap terakhir dalam lingkaran hidup kearsipan. Gambar 1. Siklus Hidup Arsip Sumber: Sedarmayanti 1992:17 2.1.5 Klasifikasi Arsip Menurut Sulistyo-Basuki 1992:88 bahwa klasifikasi adalah deskripsi untuk menentukan subjek utama sebuah dokumen serta satu atau dua subjek sekunder serta mengungkapkannya dalam istilah yang paling tepat dan bahas documenter yang digunakan. Widjaja 1986:133 menyatakan bahwa klasifikasi atau penggolongan merupakan pekerjaan mengumpulkan bahan-bahan yang sama atau hampir sama atau ada hubungan erat Universitas Sumatera Utara sekali antara yang satu dengan yang lain dalam satu kelompok. Berdasarkan pendapat di atas, maka dapat dijelaskan bahwa klasifikasi adalah penggolongan arsip atau dokumen dengan menentukan deskripsi isi dengan tujuan memudahkan penemuan kembali secara cepat dan mudah saat dibutuhkan.

2.1.6 Penyusutan Arsip