4.2.3 Proses Pengelolaan Arsip
Proses pengelolaan arsip merupakan cara-cara yang harus ditempuh dalam pengelolaan arsip, agar arsip tersebut dikelola dengan baik dan dapat ditemukan kembali. Berikut proses
pengelolaan arsip menurut para informan.
I
1 :
“Pada pusat arsip bank sumut hanya ada 2 orang karyawan yang bekerja di pusat arsip. Karyawan tersebut memiliki tugas pokok masing-masing dalam pengelolaan
dokumenarsip. Arsip yang ada pada Bank Sumut adalah arsip dalam bentuk tercetak. Pengelolaan arsip dilakukan sesuai dengan standart operasional
perusahaan yang berlaku.” I
2 :
“Arsip yang masuk dari setiap divisibidang diperiksa untuk mengetahui kelengkapan berkas dan keadaan fisik Kemudian arsip-
arsip tersebut dikelompokkandiklasifikasi berdasarkan abjad nama divisibidang.”
Berdasarkan pernyataan
informan pertama I
1
dan kedua I
2
diatas dapat dijelaskan
bahwa arsip yang masuk diklasifikasikan berdasarkan abjad divisibidang. Pada pusat arsip bank sumut
prosedur pengelolaan arsip telah ditentukan berdasarkan standar operasional prosedur arsip dari perusahaan. Hal ini memudahkan temu kembali arsip yang akan diperlukan lebih tepat dan cepat.
Universitas Sumatera Utara
Gambar 6. Standar Operasional Perusahaan
I
3
: “Setelah itu datanya diinput ke dalam sistem yang telah dirancang oleh ANRI dan dimasukkan kedalam kotak dan disusun pada rak arsip.Terkadang pengelolaan arsip
terhambat akibat kurangnya pegawai dalam menangani ribuan arsip yang ada disini ,sehingga arsip tersebut masih banyak yang menumpuk dan belum dikelola sama sekali.”
Universitas Sumatera Utara
Gambar 7. Tempat Penyimpanan Arsip
Berdasarkan pernyataan
informan I
3
diatas dapat dijelaskan bahwa arsip yang telah diperiksa dan diklasifikasi selanjutnya adalah menginput data dan memasukkan arsip kedalam kotak
dan menyusun arsip pada rak yang ada.
Pengelolaan arsip terhambat akibat kurangnya pegawai dalam menangani ribuan arsip yang ada,sehingga arsip tersebut masih banyak yang menumpuk
dan belum dikelola sama sekali. Dalam pengelolaan arsip tentunya terdapat proses peminjaman arsip. Hal ini sesuai dengan pernyataan berikut:
I
1
: “Arsip hanya boleh dipinjam oleh karyawan Bank Sumut saja, masyarakat umum
lainnya tidak diperbolehkan. Bagi pengguna yang meminjam arsip harus mengisi buku tamuekspedisi sebagai bukti arsip sedang dipinjam.”
I
3
: “Kalau proses peminjamannya hanya dapat dilakukan oleh karyawan diperusahaan
disini saja, dan mereka harus mengisi dibuku ekspedisi sebagai bukti arsip sedang dipinjam. Arsip yang telah dipinjam harus dikembalikan maksimal 3 hari dan apabila
masih diperlukan lagi bisa diperpanjang.” Berdasarkan pernyataan kedua informan diatas, menjelaskna bahwa arsip hanya boleh
dipinjam oleh karyawan saja dan maksimal 3 hari batas peminjamannya. Pengelolaan arsip dimulai dari arsip yang masuk dari setiap divisibidang diperiksa
untuk mengetahui kelengkapan berkas dan keadaan fisik Kemudian arsip-arsip tersebut dikelompokkandiklasifikasi berdasarkan abjad nama divisibidang. Setelah itu datanya diinput
ke dalam sistem yang telah dirancang oleh ANRI dan dimasukkan kedalam kotak dan disusun pada rak arsip.Terkadang pengelolaan arsip terhambat akibat kurangnya pegawai dalam
menangani ribuan arsip yang ada disini ,sehingga arsip tersebut masih banyak yang menumpuk dan belum dikelola sama sekali. Arsip hanya boleh dipinjam oleh karyawan Bank Sumut saja,
masyarakat umum lainnya tidak diperbolehkan. Bagi pengguna yang meminjam arsip harus mengisi buku tamuekspedisi sebagai bukti arsip sedang dipinjam. Arsip yang telah dipinjam
harus dikembalikan maksimal 3 hari dan apabila masih diperlukan lagi bisa diperpanjang.
Universitas Sumatera Utara
4.2.4 Penyusutan Arsip
Kategori