4.2.4 Penyusutan Arsip
Penyusutan Arsip adalah kegiatan pengurangan arsip atau dasar nilai guna dan retensi arsip dengan melalui pemindahan, pemusnahan maupun penyerahan arsip.
Penyusutan arsip dapat dilakukan apabila arsip tersebut sudah layak dimusnahkan dan nilai guna arsip tersebut sudah berkurang
sesuai dengan pedoman yang berlaku. I
2 :
“Disini kegiatan penyusutan dilakukan sesuai dengan standart operasional prosedur yang berlaku pada bank sumut.”
I
3 :
“Disini pemusnahan dilakukan dengan jangka waktu 2 tahun sesuai dengan pedoman jadwal
standart operational prosedur
retensi arsip yang berlaku.”
Universitas Sumatera Utara
Gambar 8. Arsip yang belum dimusnahkan
Berdasarkan pernyataan para
informan
diatas dapat dijelaskan bahwa dokumen yang nilai guna nya sudah berkurang dilakukan penyusutan arsip sesuai dengan standart operational prosedur
yang berlaku.pemusnahan dilakukan 2 tahun sekali.
4.2.5 Pemanfaatan Sistem manajemen kearsipan
Manajemen Kearsipan adalah suatu proses dimana sebuah organisasi mengelola, menyusun, menjaga, merawat,memusnahkan arsip yang ada dalam organisasinya. Dimana arsip
merupakan memori”daya ingat” suatu organisasi atas kejadian – kejadian yang dialami. Dengan adanya sistem manajemen kearsipan, suatu organisasi dapat dengan baik dalam mengelola
sumber ingatan dalam organisasinya sehingga arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu – waktu diperlukan. Akan tetapi jika tidak dikelola dengan baik
menyebabkan arsip tidak tertata dengan baik. Berikut pernyataan informan dibawah:
I
1
: “Sistem manajemen kearsipan pada bank sumut belum maksimal sepenuhnya dimanfaatkan dengan baik dikarenakan minimnya
sumber daya manusia daya yang ahli dalam menangani volume arsip yang begitu banyak, sehingga menghambat proses
pengelolaannya.
I
2
: Kalau sistem manajemen kearsipan ANRI belum diterapkan dengan baik oleh pusat arsip bank sumut ini.”
I
3
: Sama dengan pernyataan abang diatas, kalau sistem manajemen kearsipan ANRI belum diterapkan dengan baik sehingga
kegiatannya agak terbengkalai disini.”
Universitas Sumatera Utara
Berdasarkan pernyataan diatas, sistem manajemen kearsipan pada pusat arsip bank sumut memang belum sepenuhnya maksimal dan belum diterapkan dengan baik, minimnya
sumber daya manusia dan pengetahuan tentang arsip yang mengakibatkan terbengkalainya
kegiatan kearsipan dalam menangani seluruh arsip yang ada pada Pusat Arsip Bank Sumut. 4.2.6 Sumber Daya Manusia
Suatu instansiorganisasi harus memiliki sumber daya manusia yang memliki potensi yang sesuai dengan bidang pekerjaannya untuk mewujudkan visi dan misi
instansiperusahaannya.
Dalam menjamin efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip diperlukan unsur pendukung kerja, yakni SDM yang memiliki tanggung jawab dan mampu melaksanakn tugas
pokok pekerjaannya serta cinta akan pekerjaannya.
Sumber Daya Manusia merupakan bagian yang sangat penting bagi sebuah perusahaan dalam menjalankan kegiatan demi mewujudkan visi dan
misi perusahaan tersebut. Berikut hasil wawancara yang dikutip dari para informan.
I
1
: “Sumber daya manusia inilah kendala utama kami, belum ada yang menanganinya dengan baik.”
I
2
: “ Hanya ada 2 orang yang bertugas menangani ribuan arsip yang ada,
Kalau memadai mungkin belum ya,karena disini kami mengelola 18.000 arsip yang berasal dari setiap divisibidang maupun cabang-
cabang yang ada.Terkadang pun pekerjaan kami terbengkalai dek, sumber daya manusia merupakan salah satu kendala dalam
pengelolaan arsip disini.” I
3
: “Karyawan yang menangani ribuan arsip disini hanya 2 orang saja. Sehingga dalam manajemen kearsipanya sangat terbengkalai
dan menyebabkan arsip menumpuk dan belum dikelola dengan baik. Sebenarnya kami tidak sanggup mengelola ribuan arsip yang ada
pada pusat arsip karena jumlah sumber daya manusia yang tidak memadai dan tidak memiliki kemampuan di bidang kearsipan.”
Universitas Sumatera Utara
Didalam mengelola arsip sebaiknya haruslah orang yang betul-betul mengerti tentang kearsipan dan mengetahui bagaimana mengelola arsip dengan baik serta mendapatkan pembinaan
dan pelatihan di bidang kearsipan. Dalam hal ini biasa disebut seorang Arsiparis, tapi di Pusat Arsip Bank Sumut tidak memiliki staf khusus yang disebut seorang Arsiparis. Hal ini diungkapkan oleh
informan sebagai berikut:
I
2
: “Disini tidak ada seorang pun pegawai lulusan kearsipan kami hanya karyawan yang dipindahkan dari divisi lain,kami juga
bukan karyawan tetap disini sehingga kami tidak begitu memahami tentang kearsipan.Serta belum ada pembinaan dan pelatihan
kearsipan disini.” I
3
: “
Tidak ada....karena saya yang mengelola arsip disini bukan lulusan kearsipan. Kami juga tidak pernah mendapatkan dan mengikuti
pembinaanpelatihan yang berkaitan dengan kearsipan seperti yang disebutkan tadi.”
Berdasarkan pernyataan beberapa informan menyatakan bahwa pusat arsip bank sumut tidak memiliki staf khusus lulusan kearsipan untuk mengelola arsip, pegawai tidak pernah mendapatkan
pembinaanpendidikan kearsipan dan jumlah sumber daya manusia yang tidak memadai dalam mengelola arsip yang ada. Padahal seharusnya setiap instansi atau organisasi harus mempunyai
arsiparis atau yang betul-betul memahami bagaimana cara mengelola kearsipan yang baik dan benar .
Universitas Sumatera Utara
Gambar 9. Kepala Pusat Arsip Bank Sumut
Gambar 10. Bersama Kepala pusat arsip Bank Sumut
Universitas Sumatera Utara
4.3. Rangkuman Hasil Penelitian
Kategori