1. Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif satuan kerja, sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip file in aktif
2.Jangka waktu penyimpanan masing-masing sekelompok arsip sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke arsip Nasional.
Dari pengertian tersebut dapat dikatakan bahwa jadwal retensi arsip adalah: daftar yang membedakan arsip yang masih aktif dengan arsip yang sudah tidak aktif lagi. Dan memiliki nilai
fungsi yang berkurang. Guna Jadwal Retensi Arsip adalah: 1 Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip in-aktif
2 Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif. 3 Menghemat ruangan, perlengkapan dan biaya.
2.2 Kearsipan
Kearsipan merupakan suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut
sistem tertentu.
Menurut Wursanto 1991:216 mengemukakan bahwa: Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha, baik
badan usaha pemerintah maupun badan usaha swasta, kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen-dokumen
kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat, surat-surat dan dokumen-dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan.
Sedangkan Menurut Sedarmayanti 2003 “kearsipan adalah sekelompok pengetahuan
teratur yang mempelajari hal ihwal arsip dari perorangan, badan swasta, atau organisasi pemerintah yang sangat penting untuk keperluan penelitian atau sumber ingatan di kemudian
hari”. Berdasarkan kedua pendapat di atas bahwa Kearsipan adalah salah satu macam pekerjaan
kantor atau pekerjaan tata usaha yang mencakup keseluruhan aktivitas dan daur hidup arsip untuk keperluan penelitian atau sumber ingatan di
2.2.1 Tujuan Kearsipan
Kearsipan mempunyai andil yang cukup penting bagi setiap kantor atau lembaga. Disampig sebaai pusat informasi, kearsipan diperlukan dalam rangka pengawasan kegiatan.
Universitas Sumatera Utara
Adapun tujuan kearsipan adalah sebagai berikut : 1.
Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman. 2.
Agar bisa dengan mudah didapatkan kembali arsip yang dibutuhkan tersebut dengan cepat dan tepat
3. Agar terhidari dari pemborosan tenaga dan waktu dalam kegiatan pencarian arsip yang
kita butuhkan 4.
Untuk menghemat tempat penyimpanan. 5.
Untuk menjaga kerahasiaan arsip. 6.
Untuk menjaga kelestarian arsip. 7.
Untuk menyelamatkan arsip isinya tentang informasi pertanggung jawaban, tentang perencanaan, tentang pelaksanaan, dan tentang penyelenggaraan suatu kegiatan
kemasyarakatan. Barthos 2007:12 menyatakan bahwa “Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin
keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan,pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban
bagi kegiatan pemerintahan”.
2.2.2 Sistem Manajemen Kearsipan
Manajemen Kearsipan adalah suatu proses dimana sebuah organisasi mengelola, menyusun, menjaga, merawat arsip yang ada dalam organisasinya. Dimana arsip merupakan
memori”daya ingat” suatu organisasi atas kejadian – kejadian yang dialami. Dengan adanya
manajemen kearsipan, suatu organisasi dapat dengan baik dalam mengelola sumber ingatan dalam organisasinya sehingga arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila
sewaktu – waktu diperlukan. Baik organisasi publik maupun swasta perlu atau sangat dianjurkan untuk mengelola, mengatur arsip baik berupa tulisan, film, rekaman, gambar, dan lain
sebagainya yang mereka terima ataupun yang mereka keluarkan selama kegiatan keorganisasian tersebut berlangsung.
Universitas Sumatera Utara
Amsyah 1992:4 mengemukakan bahwa: Pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian,
penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Jadi pekerjaan tersebut meliputi suatu siklus “kehidupan” warkat sejak lahir sampai mati.
Pendapat lain dikemukakan oleh Suraja 2006:62 bahwa: Manajemen kearsipan merupakan rangkaian kegiatan mengelola seluruh unsur yang
digunakan atau terlibat dalam proses pengurusan arsip. Usaha pengelolaan kearsipan dilakukan melalui fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia,
pengarahan, dan pengendalian atau pengawasan terhadap arsip dan sumber daya yang ada untuk pengurusan kearsipan.
Sedangkan menurut Patricia dalam Martono 1997:23 bahwa manajemen kearsipan adalah ”as the systematic control placed over life cycle of recorded from creation to ultimate
disposition or permanent storage of a records” pengendalian secara sistematis atas daur hidup arsip dari penciptaan sampai dengan pemusnahan akhir atau penyimpanan arsip secara
permanen. Proses dari sistem manajemen kearsipan itu semua menunjukkan daur hidup arsip.
Selama fase proses, input data, informasi, arsiparis, perlengkapan, uang diproses melalui sistem dan memberikan output yang berupa arsip.
Selanjutnya Menurut Ricks 1992:14 “manajemen kearsipan merupakan sistem tersendiri yang mencakup keseluruhan aktivitas dan daur hidup arsip life cycle of a records”.
Berdasarkan pendapat di atas bahwa manajemen kearsipan adalah rangkaian kegiatan mengelola seluruh unsur yang digunakan atau terlibat dalam proses pengurusan arsip yang
meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan yang mencakup keseluruhan aktivitas dan daur hidup
arsip.
2.2.3 Fungsi dan Tujuan Sistem Manajemen Kearsipan
