Seperti telah dikemukan sebelumnya tentang judul skripsi yaitu mengenai, “Analisis Pemanfaatan Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia ANRI pada
Bank Sumut”.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang di atas, rumusan masalah sebagai berikut: Bagaimanakah pemanfaatan Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia
ANRI pada Bank Sumut?
1.3. Tujuan Penelitian
Tujuan dilakukannya penelitian dan penulisan ini adalah Untuk mengetahui Pemanfaatan Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia ANRI pada Bank Sumut.
1.4. Manfaat Penelitian
Penelitian ini diharapkan dapat bermanfaat bagi : 1.
Bank Sumut, Sebagai bahan masukan atau pertimbangan dalam meningkatkan kualitas
pemanfaatan sistem manajemen kearsipan ANRI
pada Bank Sumut.
2. Peneliti bahan acuan bagi penelitian dengan topik yang sama.
3.
Penulis sebagai penambah wawasan dan pemahaman penulis tentang
mengenai
pemanfaatan sistem manajemen kearsipan ANRI Arsip Nasional Republik Indonesia
pada Bank Sumut.
1.5. Ruang Lingkup
Berdasarkan latar belakang masalah di atas, penulis membatasi ruang lingkup studi ini untuk memudahkan proses pelaksanaan penelitian. Adapun ruang lingkup yang
akan dibahas dalam tulisan ini adalah analisis sistem manajemen kearsipan ANRI Arsip Nasional Republik Indonesia
pada Bank Sumut meliputi, pengelolaan
dokumenarsip,sumber daya manusia.
Universitas Sumatera Utara
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
2.1 Arsip
Arsip merupakan bagian yang sangat penting dalam sebuah organisasi baik organisasi pemerintahan maupun organisasi swasta. Peranan arsip sangat menunjang kemajuan suatu
lembaga. Istilah arsip meliputi tiga pengertian,yaitu:
a. Kumpulan naskah atau dokumen yang disimpan;
b. Gedungruang penyimpanan kumpulan naskah atau dokumen;
c. Organisasi atau lembaga yang mengelola dan menyimpan kumpulan naskah atau
dokumen. Barthos 2007:1 menyatakan bahwa:
Arsip record yang dalam istilah bahasa Indonesia ada yang menyebutkan sebagai “warkat”, pada pokoknya dapat diberikan pengertian sebagai setiap catatan tertulis baik
dalam bentuk ataupun gambar bagan yang memuat keterangan-keterangan mengenai sesuatu subyek pokok persoalan ataupun peristiwa yang dibuat orang untuk membantu
daya ingatan orang itu pula.
Menurut Martono 1990:10 bahwa pengertian “arsip pun bukan terbatas pada surat, tetapi semua bentuk perekam data dan informasi seperti foto, rekaman, film bahkan juga tape
ataupun disc computer”. Menurut Lasa HS 2009:316 bahwa “arsip merupakan berkas pranata umum maupu
swasta yang perlu disimpan dengan sistem tertentu secara permanen”. Arsip menurut Gie yang dikutip oleh Sutarto 1983:68 adalah “suatu kumpulan warkat
yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara tepat ditemukan kembali
.
Menurut UU No. 43 tahun 2009
menyatakan bahwa:
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan
Universitas Sumatera Utara
diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam
pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
Berdasarkan pendapat di atas bahwa definisi arsip adalah setiap catatan tertulis baik dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan
komunikasi seperti foto, rekaman, film bahkan juga tape ataupun disc komputer yang disimpan secara sistematis dengan sistem tertentu karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali
diperlukan dapat secara tepat ditemukan kembali.
2.1.1 Jenis Arsip
Arsip memiliki penggolongan yang berbeda-beda sesuai dengan fungsinya. Arsip dalam setiap organisasi berbeda-beda dikarenakan fungsi arsip yang juga berbeda-beda.Menurut Widjaja
1986: 101 penggolongan arsip berdasarkan fungsi arsip dalam mendukung kegiatan organisasi ini ada dua, yaitu:
1. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan
perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat dibedakan tiga macam yaitu:
a.
Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja. b.
Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun.
c. Arsip in-aktif, yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan
sehari-hari. 2.
Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.
2.1.2 Peranan Arsip
Setiap organisasi atau instansi peran arsip berbeda- beda karena arsip dapat berperan sesuai dengan fungsinya dalam masing-masing organisasi. Menurut Sedarmayanti 2003: 19
peranan arsip adalah sebagai berikut:
a. Alat utama ingatan organisasi b. Bahan atau alat pembuktian bukti otentik
c. Bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan. d. Barometer kegiatan suatu organisasi mengingat setiap kegiatan pada
umumnya menghasilkan arsip. e.
Bahan informasi kegiatan ilmiah lainnya.
Universitas Sumatera Utara
Dari pendapat di atas bahwa arsip memiliki peranan yang sangat penting bagi kelangsungan proses pada setiap kegiatan organisasi atau instansi.
2.1.3 Fungsi Arsip
Wursanto 1991:28 menyebutkan fungsi dan kegunaan arsipdokumen dapat dibedakan menjadi dua macam yaitu:
1. Arsip dinamis, yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam kegiatan
perkantoran sehari-hari. Arsip dinamis menurut fungsi dan kegunaannya dapat dibedakan tiga macam yaitu:
d. Arsip aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja.
e. Arsip semi aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai
menurun. f.
Arsip in-aktif, yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-hari.
2. Arsip statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan dalam proses pekerjaan sehari-
hari.
2.1.4 Alur Hidup Arsip
Arsip memiliki tahap-tahap pembentukan ataupun proses mulai dari penciptaan sampai dengan pemeliharaan arsip dan proses-proses tersebut memiliki fungsi-fungsi yang berbeda-
beda. Sehingga informasi yang terdapat dalam arsip tersebut tidak musnah begitu saja. Bukan hanya manusia dan mahluk hidup lainnya saja memiliki daur hidup, arsip pun
memiliki daur hidup yang menjelaskan tentang siklus arsip tersebut bagi organisasi. Seperti diketahui bahwa arsip memegang peranan penting dalam kelancaran kegiatan
organisasilembagainstitusi yaitu sebagai informasi dan sebagai pusat ingatan. Martono 1990 : 10 menyebutkan pada dasarnya, ada tiga tahapan yang dilalui arsip
dalam hidupnya life cycle. Tahap tersebut ialah, tahap penciptaan records creation, penggunaan dan pemeliharaan use and maintenance dan tahap istirahat retirement.
1. Tahap Penciptaan
Tahap penciptaan adalah suatu tahapan saat arsip mulai tercipta sebagai akibat bermacam-macam kegiatan yang dilakukan oleh suatu organisasi dalam rangka
pelaksanaan fungsinya. Arsip yang tercipta tersebut mengandung berbagai data dan informasi. Semakin beragam atau kompleks tindakan yang dilakukan oleh suatu
organisasi akan semakin beragam pula data dan informasi yang terkandung di dalamnya. Data dan informasinya akan mencerminkan tindakan tersebut. Ini
Universitas Sumatera Utara
menunjukkan bahwa arsip merupakan rekaman tindakan yang telah dilakukan organisasi.
2. Tahap Penggunaan dan Pemeliharaan
Pada tahap kedua ini arsip mulai aktif digunakan untuk berbagai keperluan. Data dan informasi yang terkandung di dalam arsip diperlukan sebagai bahan pengambilan
keputusan, penetapan kebijakan, perencanaan, pengendalian, pengawasan dan kepentingan lainnya. Agar arsip dapat digunakan, arsip yang terdiri dari bermacam-
macam tipe dan jenisnya itu perlu dikelola dengan baik dan benar. Arsip perlu diorganisir secara logis dan sistematis sehingga sewaktu-waktu diperlukan dapat
dengan cepat, tepat dan lengkap disediakan. Pada tahap kedua ini ada beberapa proses kegiatan yang dilakukan agar arsip dapat disediakan sewaktu-waktu diperlukan.
Kegiatan yang dimaksud meliputi: pengurusan surat mail handling, penataan berkas dan penemuan kembali filing and retrieval.
3. Tahap Istirahat
Pada tahap istirahat arsip sudah mulai jarang diperlukan organisasi sebagai berkas kerja. Arsip tidak lagi secara terus menerus digunakan, karena urusannya telah
selesai. Arsip diperlukan hanya sekali waktu. Pada tahap inilah arsip mulai dipikirkan untuk dikurangi jumlahnya, agar tidak memiliki nilai kegunaan atau menyimpan arsip
secara permanen dengan menyerahkan kepada Arsip Nasional.
Tujuan penyusutan arsip antara lain untuk mendapatkan efisiensi dan penghematan ruangan, peralatan dan tenaga. Tujuan lain adalah:
a. Pendayagunaan arsip sebagai berkas kerja
b. Memudahkan pengawasan dan pemeliharaan arsip yang bernilai
tinggi c.
Penyelamatan bahan bukti kegiatan organisasi Selanjutnya menurut Sedarmayanti 1992:17 lingkaran hidup kearsipan life span of
records atau biasa juga disebut dengan tahapan kehidupan arsip, dapat dibagi menjadi tujuh yaitu:
a. Tahap penciptaan arsip. Merupakan tahap awal dari proses kehidupan arsip.
Terciptanya arsip dapat terjadi karena dibuat sendiri oleh organisasi yang bersangkutan atau karena suatu organisasi menerima arsip dari pihak lain.
b. Tahap pengurusan dan pengendalian. Merupakan tahap di mana surat masukkeluar
dicatat sesuai dengan sistem yang telah ditentukan. Setelah itu surat-surat tersebut diarahkan atau dikendalikan guna pemrosesan lebih lanjut.
c. Tahap referensi. Merupakan surat-surat tersebut digunakan dalam proses kegiatan
administrasi sehari-hari. Setelah surat tersebut diklasifikasikan dan diindeks, maka kemudian surat disimpan berdasarkan sistem tertentu.
d. Tahap penyusutan. Merupakan kegiatan pengurangan atau penyiangan arsip.
e. Tahap pemusnahan. Merupakan pemusnahan terhadap arsip yang tidak mempunyai
nilai guna lagi bagi organisasi.
Universitas Sumatera Utara
f. Tahap penyimpanan di unit kearsipan, dimana arsip yang sudah menurun nilai
gunanya arsip in-aktif didaftar, kemudian dipindah penyimpanannya pada unit kearsipan di kantor masing-masing atau sesuai peraturan yang berlaku.
g. Tahap penyerahan ke Arsip Nasional RI atau Arsip Nasional Daerah. Tahap ini
merupakan tahap terakhir dalam lingkaran hidup kearsipan.
Gambar 1. Siklus Hidup Arsip
Sumber: Sedarmayanti 1992:17
2.1.5 Klasifikasi Arsip Menurut Sulistyo-Basuki 1992:88 bahwa klasifikasi adalah deskripsi untuk menentukan
subjek utama sebuah dokumen serta satu atau dua subjek sekunder serta mengungkapkannya dalam istilah yang paling tepat dan bahas documenter yang digunakan.
Widjaja 1986:133 menyatakan bahwa klasifikasi atau penggolongan merupakan pekerjaan mengumpulkan bahan-bahan yang sama atau hampir sama atau ada hubungan erat
Universitas Sumatera Utara
sekali antara yang satu dengan yang lain dalam satu kelompok.
Berdasarkan pendapat di atas, maka dapat dijelaskan bahwa klasifikasi adalah penggolongan arsip atau dokumen dengan menentukan deskripsi isi dengan tujuan memudahkan
penemuan kembali secara cepat dan mudah saat dibutuhkan.
2.1.6 Penyusutan Arsip
Kegiatan penyusutan arsip dilaksanakan apabila nilai guna arsip tersebut sudah berkurang atau fungsi arsip tersebut sudah tidak ada lagi sehingga dilakukan penyusutan arsip. Dalam
peraturan pemerintah nomor 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip desebutkan penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara:
a. Memindahkan arsip in-aktif dari unit pengolah ke unit kearsipandalam lingkungan
lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan masing-masing. b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
c. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip nasional. Menurut Martono 1994:35 penyusutan arsip perlu dilakukan dengan memperhatikan
hal-hal sebagai berikut: a Angka pemakaian
b Jadwal retensi c Nilai kegunaan arsip
d Pemindahan arsip e Pemusnahan arsip
Dari pendapat diatas maka dapat kita ketahui bahwa penyusutan arsip dapat dilakukan apabila arsip tersebut sudah layak dimusnahkan sesuai dengan pedoman pemusnahan arsip.
2.1.7 Jadwal Retensi Arsip
Jadwal retensi arsip merupakan kegiatan pemusnahan arsip yang dilakukan dalam memanajemen arsip agar dapat mengetahui fungsi atau nilai informasi yang terdapat dalam arsip
tersebut berguna atau tidaknya. Menurut Sedarmayanti 2003:103 jadwal retensi arsip adalah ”suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau
dimusnahkan”. Dengan demikian, jadwal retensi arsip merupakan suatu daftar yang menunjukan :
Universitas Sumatera Utara
1. Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif satuan kerja, sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip file in aktif
2.Jangka waktu penyimpanan masing-masing sekelompok arsip sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke arsip Nasional.
Dari pengertian tersebut dapat dikatakan bahwa jadwal retensi arsip adalah: daftar yang membedakan arsip yang masih aktif dengan arsip yang sudah tidak aktif lagi. Dan memiliki nilai
fungsi yang berkurang. Guna Jadwal Retensi Arsip adalah: 1 Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip in-aktif
2 Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif. 3 Menghemat ruangan, perlengkapan dan biaya.
2.2 Kearsipan
Kearsipan merupakan suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut
sistem tertentu.
Menurut Wursanto 1991:216 mengemukakan bahwa: Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha, baik
badan usaha pemerintah maupun badan usaha swasta, kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat-surat dan dokumen-dokumen
kantor lainnya. Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat, surat-surat dan dokumen-dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan.
Sedangkan Menurut Sedarmayanti 2003 “kearsipan adalah sekelompok pengetahuan
teratur yang mempelajari hal ihwal arsip dari perorangan, badan swasta, atau organisasi pemerintah yang sangat penting untuk keperluan penelitian atau sumber ingatan di kemudian
hari”. Berdasarkan kedua pendapat di atas bahwa Kearsipan adalah salah satu macam pekerjaan
kantor atau pekerjaan tata usaha yang mencakup keseluruhan aktivitas dan daur hidup arsip untuk keperluan penelitian atau sumber ingatan di
2.2.1 Tujuan Kearsipan
Kearsipan mempunyai andil yang cukup penting bagi setiap kantor atau lembaga. Disampig sebaai pusat informasi, kearsipan diperlukan dalam rangka pengawasan kegiatan.
Universitas Sumatera Utara
Adapun tujuan kearsipan adalah sebagai berikut : 1.
Agar arsip terpelihara dengan baik, teratur, dan aman. 2.
Agar bisa dengan mudah didapatkan kembali arsip yang dibutuhkan tersebut dengan cepat dan tepat
3. Agar terhidari dari pemborosan tenaga dan waktu dalam kegiatan pencarian arsip yang
kita butuhkan 4.
Untuk menghemat tempat penyimpanan. 5.
Untuk menjaga kerahasiaan arsip. 6.
Untuk menjaga kelestarian arsip. 7.
Untuk menyelamatkan arsip isinya tentang informasi pertanggung jawaban, tentang perencanaan, tentang pelaksanaan, dan tentang penyelenggaraan suatu kegiatan
kemasyarakatan. Barthos 2007:12 menyatakan bahwa “Tujuan kearsipan adalah untuk menjamin
keselamatan bahan pertanggungjawaban nasional tentang perencanaan,pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban
bagi kegiatan pemerintahan”.
2.2.2 Sistem Manajemen Kearsipan
Manajemen Kearsipan adalah suatu proses dimana sebuah organisasi mengelola, menyusun, menjaga, merawat arsip yang ada dalam organisasinya. Dimana arsip merupakan
memori”daya ingat” suatu organisasi atas kejadian – kejadian yang dialami. Dengan adanya
manajemen kearsipan, suatu organisasi dapat dengan baik dalam mengelola sumber ingatan dalam organisasinya sehingga arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila
sewaktu – waktu diperlukan. Baik organisasi publik maupun swasta perlu atau sangat dianjurkan untuk mengelola, mengatur arsip baik berupa tulisan, film, rekaman, gambar, dan lain
sebagainya yang mereka terima ataupun yang mereka keluarkan selama kegiatan keorganisasian tersebut berlangsung.
Universitas Sumatera Utara
Amsyah 1992:4 mengemukakan bahwa: Pekerjaan pengurusan arsip yang meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian,
penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan. Jadi pekerjaan tersebut meliputi suatu siklus “kehidupan” warkat sejak lahir sampai mati.
Pendapat lain dikemukakan oleh Suraja 2006:62 bahwa: Manajemen kearsipan merupakan rangkaian kegiatan mengelola seluruh unsur yang
digunakan atau terlibat dalam proses pengurusan arsip. Usaha pengelolaan kearsipan dilakukan melalui fungsi-fungsi perencanaan, pengorganisasian, penyusunan personalia,
pengarahan, dan pengendalian atau pengawasan terhadap arsip dan sumber daya yang ada untuk pengurusan kearsipan.
Sedangkan menurut Patricia dalam Martono 1997:23 bahwa manajemen kearsipan adalah ”as the systematic control placed over life cycle of recorded from creation to ultimate
disposition or permanent storage of a records” pengendalian secara sistematis atas daur hidup arsip dari penciptaan sampai dengan pemusnahan akhir atau penyimpanan arsip secara
permanen. Proses dari sistem manajemen kearsipan itu semua menunjukkan daur hidup arsip.
Selama fase proses, input data, informasi, arsiparis, perlengkapan, uang diproses melalui sistem dan memberikan output yang berupa arsip.
Selanjutnya Menurut Ricks 1992:14 “manajemen kearsipan merupakan sistem tersendiri yang mencakup keseluruhan aktivitas dan daur hidup arsip life cycle of a records”.
Berdasarkan pendapat di atas bahwa manajemen kearsipan adalah rangkaian kegiatan mengelola seluruh unsur yang digunakan atau terlibat dalam proses pengurusan arsip yang
meliputi pencatatan, pengendalian dan pendistribusian, penyimpanan, pemeliharaan, pengawasan, pemindahan dan pemusnahan yang mencakup keseluruhan aktivitas dan daur hidup
arsip.
2.2.3 Fungsi dan Tujuan Sistem Manajemen Kearsipan
Manajemen arsip memiliki fungsi untuk menjaga keseimbangan arsip dalam segi penciptaan, lalu lintas dokumen, pencatatan, penerusan, pendistribusian, pemakaian, penyimpanan, pemeliharaan,
pemindahan dan pemusnahan arsip. Tujuan utama manajemen arsip adalah mampu menyediakan arsip relevan dan tepat pada
waktu yang cepat dengan biaya seefisien mungkin. Tujuan pengelolaan arsip menekankan
Universitas Sumatera Utara
pentingnya penyediaan dan pengamanan informasi yang cepat, akurat guna pengambilan keputusan pimpinan instansi sekaligus me-minimalisasi biaya operasional yang dikeluarkan. Untuk mencapai
tujuan perlu diupayakan target kegiatan minimal sebagai berikut:
a. Terselenggaranya sistem penyimpanan dan penemuan kembali yang efektif dan efisien.
b. Terciptanya kontrol yang tepat untuk menjamin pemindahan arsip dari tempat yang
mahal ke tempat yang lebih murah. c.
Pengamanan seluruh arsip organisasi baik secara fisik maupun informasinya dari faktor penyebab kerusakan atau kehilangan arsip baik oleh bencana alam maupun oleh manusia.
Menurut Wursanto 1991:16 Kearsipan adalah “proses kegiatan pengurusan atau pengaturan
arsip dengan mempergunakan suatu sistem tertentu, sehingga arsip-arsip dapat ditemukan kembali dengan mudah dan cepat apabila sewaktu-waktu diperlukan”.
2.2.4 Sumber Daya Manusia
Suatu instansiorganisasi harus memiliki sumber daya manusia yang memliki potensi yang sesuai dengan bidang pekerjaannya untuk mewujudkan visi dan misi
instansiperusahaannya.
Dalam menjamin efisiensi dan efektivitas pengelolaan arsip diperlukan unsur pendukung kerja, yakni SDM yang memiliki tanggung jawab dan mampu melaksanakn tugas
pokok pekerjaannya serta cinta akan pekerjaannya. Berdasarkan Surat Keputusan Direksi PT Bank Sumut No.3332005, untuk mengelola
dokumenarsip perusahaan secara cepat, tepat, dan bertanggung jawab diperlukan sumber daya manusia dengan persyaratan sebagai berikut:
a. Pendidikan Diploma AsipUmum yang pernah mengikuti Diklat Kearsipanminimal SMA
b. Berbadan Sehat
c. Memiliki dedikasi dan loyalitas terhadap tugas
d. Memiliki motivasi untuk menjadi arsiparispetugas kearsipan
e. Memiliki kemampuan dalam pengelolaan dokumenarsip.
Adapun tugas pokok pengelola dokumenarsip adalah sebagai berikut: a.
Melaksanakan kegiatan penataan dokumenarsip b.
Melaksanakan pengolahan dokumenarsip c.
Melaksanakan penyimpanan dokumenarsip d.
Melaksanakan kegiatan layanan dokumenarsip e.
Melaksanakan pembinaan dan evaluasi pengelolaan dokumenarsip f.
Memberikan teguran bag yang tidak melaksanakan pengelolaan dokumen
Universitas Sumatera Utara
Tanggung jawab pengelola dokumenarsip a.
Menjamin terselengaranya kegiatan pengelolaan dokumenarsip perusahaan secara baik dan benar
b. Bertanggungjawab terhadap keamanan dokumenarsip baik fisik maupun kebocoran
informasi Pembinaan sumber daya manusia
Untuk meningkatkan kemampuan dan profesionalisme sumber daya manusia dalam pengelolaan dokumenarsip perusahaan,maka perlu adanya pendidikan dan pelatihan di bidang
kearsipan bagi sumber daya manusia keasipan di lingkungan PT. Bank Sumut
2.3 Arsip Nasional Republik Indonesia
Arsip Nasional Republik Indonesia disingkat: ANRI merupakan salah satu Lembaga Pemerintah Non Kementerian yang dibentuk berdasarkan Undang-Undang No.71971 tentang
Ketentuan-ketentuan Pokok Kearsipan yang kemudian diubah menjadi Undang-Undang No. 432009 Tentang Kearsipan dalam rangka melaksanakan tugas pemerintahan dibidang kearsipan
sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku.
ANRI mempunyai tugas yang sangat penting dalam penyelenggaraan pemerintahan saat ini karena Arsip sendiri memiliki fungsi yang sangat vital sebagai memori kolektif bangsa, selain
itu ANRI juga berperan sebagai pembina Kearsipan Nasional sesuai dengan Pasal 8 Ayat 1 Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009.Melalui arsip dapat tergambar perjalanan sejarah bangsa
dari masa ke masa. Memori kolektif tersebut adalah juga identitas dan harkat sebuah bangsa. Kesadaran akademis yang dilandasi oleh beban moral untuk menyelamatkan arsip sebagai bukti
pertanggungjawaban nasional sekaligus sebagai warisan budaya bangsa, dapat menghindari hilangnya informasi sejarah perjalanan sebuah bangsa serta harkat sebagai bangsa yang
berbudaya.
Dalam Keputusan Presiden No.26 Tahun1974 Tentang Arsip Nasional Republik Indonesia dinyatakan bahwa “Arsip Nasional Republik Indonesia adalah lembaga pemerintah
Non Departemen yang berkedudukan di Ibukota Republik Indonesia dan berada langsung di bawah serta bertanggung jawab kepada Presiden”.
2.3.1 Tugas Pokok
ANRI mempunyai tugas yang sangat penting dalam penyelenggaraan pemerintahan saat
ini karena Arsip sendiri memiliki fungsi yang sangat vital sebagai memori kolektif bangsa.
Universitas Sumatera Utara
Dalam Keputusan Presiden No.26 Tahun1974 Tentang Arsip Nasional Republik Indonesia dinyatakan bahwa “Arsip Nasional Republik Indonesia mempunyai tugas pokok
menyelenggarakan pengembangan dan pembinaan seluruh kearsipan nasional untuk menjamin pemeliharaan arsip sebagai bahan pertanggung jawaban nasional dan sebagai bukti sejarah
perjuangan bangsa”.
2.3.2 Kewenangan
Dalam Keputusan Presiden No.26 Tahun1974 Tentang Arsip Nasional Republik
Indonesia dinyatakan bahwa:
1. Penyusunan rencana nasional secara makro di kearsipan 2. Penetapan dan penyelenggaraan kearsipan nasional untuk mendukung
pembangunan secara makro 3. Penetapan sistem informasi di bidang kearsipan
4. Kewenangan lain yang melekat dan telah dilaksanakan sesuai dengan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku
2.3.3 Manfaat
ANRI sangatlah berperan penting guna membina dan membenahi kearsipan yang berada pada organisasiinstansi. ANRI memiliki fungsi menyelamatkan dan melestarikan arsip sebagai
sumber dan pusat rekaman informasi bagi suatu organisasi instansi. Dalam Keputusan Presiden No.26 Tahun1974 Tentang Arsip Nasional Republik
Indonesia dinyatakan bahwa Arsip Nasional Republik Indonesia mempunyai manfaat sebagai
berikut:
a. Menyelenggarakan kegiatan-kegiatan penelitian dalam rangka usaha pengembangan kearsipan nasional;
b. Mengembangkan dan membina tata kearsipan dinamis; c. Menyelenggarakan pembinaan tenaga kerja dan ahli kerasipan melalui
pendidikan dan latihan; d.Menampung, menyimpan, dan merawat arsip-arsip statis yang diserahkan oleh
Lembaga-lembaga Negara, Badan-badan Pemerintahan dan Badan-badan lainnya; e. Mengusahakan untuk mengamankan dan menampung arsip-arsip statis dari badan-
badan swasta dan perorangan, yang dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan mempunyai nilai dan arti penting sebagai bahan bukti sejarah dan bahan pertanggung
jawaban nasional;
f. Mengolah dan mengatur arsip-arsip statis yang telah diserahkan untuk dapat disediakan dan digunakan bagi kegiatan pemerintahan,penelitian, dan kepentingan umum;
g. Menyelenggarakan hubungan dan kerjasama dengan badan-badan di dalam dan di luar
negeri sesuai dengan kebijaksanaan Pemerintah dan menurut peraturan-peraturan yang berlaku.
Universitas Sumatera Utara
BAB III METODE PENELITIAN
Menurut Sugiyono 2009 : 6 Metode penelitian “merupakan suatu metode yang digunakan untuk meyelidiki suatu masalah yang dibuktikan secara alamiah untuk memperoleh
data dan untuk mengetahui hasil akhir dari sebuah penelitian”. Metode penelitian dapat diartikan sebagai cara ilmiah untuk mendapatkan data yang valid dengan tujuan dapat ditemukan,
dikembangkan, dapat dibuktikan suatu pengetahuan tertentu sehingga pada gilirannya dapat digunakan untuk memahami, memecahkan, dan mengantisipasi masalah.
3.1 Metode Penelitian
Metode penelitian ini adalah penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Menurut Nazir 2011:54 “Metode deskriptif adalah suatu metode dalam meneliti status sekelompok
manusia, suatu objek, suatu set kondisi, suatu sistem pemikiran, ataupun suatu kelas peristiwa pada masa sekarang”. Pendekatan kualitatif sebagai prosedur penelitian yang menghasilkan data
deskriptif berupa kata-kata tertulis atau lisan dari orang-orang dan perilaku yang dapat diamati. Dalam penilitian ini peneliti hanya menggambarkan keadaan atau suasana yang sebenarnya
terjadi pada saat sekarang, dalam hal ini mekanisme sebuah proses berdasarkan survei yang dilakukan dengan cara observasi dan wawancara.
3.2. Lokasi Penelitian dan Waktu Pelaksanaan Penelitian
