sekali antara yang satu dengan yang lain dalam satu kelompok.
Berdasarkan pendapat di atas, maka dapat dijelaskan bahwa klasifikasi adalah penggolongan arsip atau dokumen dengan menentukan deskripsi isi dengan tujuan memudahkan
penemuan kembali secara cepat dan mudah saat dibutuhkan.
2.1.6 Penyusutan Arsip
Kegiatan penyusutan arsip dilaksanakan apabila nilai guna arsip tersebut sudah berkurang atau fungsi arsip tersebut sudah tidak ada lagi sehingga dilakukan penyusutan arsip. Dalam
peraturan pemerintah nomor 34 tahun 1979 tentang penyusutan arsip desebutkan penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan cara:
a. Memindahkan arsip in-aktif dari unit pengolah ke unit kearsipandalam lingkungan
lembaga-lembaga negara atau badan-badan pemerintahan masing-masing. b. Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
c. Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada arsip nasional. Menurut Martono 1994:35 penyusutan arsip perlu dilakukan dengan memperhatikan
hal-hal sebagai berikut: a Angka pemakaian
b Jadwal retensi c Nilai kegunaan arsip
d Pemindahan arsip e Pemusnahan arsip
Dari pendapat diatas maka dapat kita ketahui bahwa penyusutan arsip dapat dilakukan apabila arsip tersebut sudah layak dimusnahkan sesuai dengan pedoman pemusnahan arsip.
2.1.7 Jadwal Retensi Arsip
Jadwal retensi arsip merupakan kegiatan pemusnahan arsip yang dilakukan dalam memanajemen arsip agar dapat mengetahui fungsi atau nilai informasi yang terdapat dalam arsip
tersebut berguna atau tidaknya. Menurut Sedarmayanti 2003:103 jadwal retensi arsip adalah ”suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok arsip dapat disimpan atau
dimusnahkan”. Dengan demikian, jadwal retensi arsip merupakan suatu daftar yang menunjukan :
Universitas Sumatera Utara
1. Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif satuan kerja, sebelum dipindahkan ke pusat penyimpanan arsip file in aktif
2.Jangka waktu penyimpanan masing-masing sekelompok arsip sebelum dimusnahkan ataupun dipindahkan ke arsip Nasional.
Dari pengertian tersebut dapat dikatakan bahwa jadwal retensi arsip adalah: daftar yang membedakan arsip yang masih aktif dengan arsip yang sudah tidak aktif lagi. Dan memiliki nilai
fungsi yang berkurang. Guna Jadwal Retensi Arsip adalah: 1 Untuk memisahkan antara arsip aktif dengan arsip in-aktif
2 Memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip aktif. 3 Menghemat ruangan, perlengkapan dan biaya.
2.2 Kearsipan
