BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
Setiap pekerjaan dan kegiatan di perkantoran memerlukan data dan informasi. Salah satu sumber data atau informasi adalah arsip, karena arsip merupakan dokumen tertulis surat, akta,
dsb, lisan pidato, ceramah, dsb, atau bergambar foto, film, dan sebagainya dari waktu lampau, disimpan dalam media tulis kertas, elektronik pita kaset, pita video, disket komputer,
dsb, biasanya dikeluarkan oleh instansi resmi, disimpan dan dipelihara di tempat khusus untuk referensi
.
Arsip-arsip yang diolah dengan baik dan benar, saat dibutuhkan dapat dengan mudah, cepat, dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus
dimusnahkan sesuai dengan ketentuan dan peraturan yang berlaku. Kearsipan merupakan proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan,
pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan arsip menurut sistem tertentu. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau
surat-surat, dan dokumen-dokumen kantor dan atau perusahaan yang berguna untuk kelancaran operasional kantorperusahaan tersebut. Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan surat-
surat dan dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan. Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber dan pusat rekaman informasi
bagi suatu organisasi. Dari data kearsipan akan memudahkan kantorperusahaan mencari warkat atau surat-surat dan dokumen untuk kepentingan pekerjaannya.
Dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi modern, maka hal itu berdampak pada pola perkembangan dan kemajuan bidang kearsipan yang semakin baik.
Kemajuan teknologi modern membawa kemudahan dalam melaksanakan tugas-tugas kearsipan. terutama bagi kantor-kantor yang memerlukan pelayanan yang cepat dan memiliki arsip yang
cukup banyak, penggunaan sarana tersebut akan sangat membantu mempercepat proses pengelolaan arsip. Perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang bahwa
segala sesuatu tergantung kepada warkatdokumen. Baik itu di dunia perusahaan, pemerintahan, atau swasta.
Universitas Sumatera Utara
Seperti diketahui, dengan perkembangan era globalisasi di dunia membuat semua perubahan di berbagai bidang. Perubahan antara lain menyangkut penggunaan tehnologi
informasi di berbagai bidang seperti kantor dan perusahaan. Baik untuk kepentingan bisnis dan atau pun kepentingan administrasi perkantoran. Salah satunya perubahan yang paling penting
disini menyangkut sistem informasi kearsipan dan dokumen. Banyak perubahan yang dilakukan dari sistem yang berjalan dengan penggunaan secara manual menjadi sistem digital dan
otomatisasi sistem perkantoran. Tentu saja, perubahan juga terjadi dalam pengelolaan kearsipan dan dokumen di perkantoran dan atau pun di perusahaan.
Bank Sumut adalah bank pembangunan daerah bersifat devisa yang didirikan pada tanggal 4 November 1961 oleh pemerintah Provinsi Sumatera Utara dan pemerintah
kabupatenkota se Sumatera Utara. Bank Sumut dibentuk dengan status Perseroan Terbatas. Bank Sumut kemudian dialihkan menjadi Badan Usaha Milik Daerah BUMD pada tahun 1965
sebelum dikembalikan statusnya sebagai Perseroan Terbatas pada tahun 1999. Bank Sumut termasuk dalam jajaran Bank Pembangunan Daerah yang memiliki aset terbesar, saat ini asetnya
telah mencapai 27 triliun dengan dukungan 200 unit kantor yang terdiri dari Kantor Cabang Utama, Kantor Cabang, Cabang Pembantu, Cabang Unit Mikro serta payment point, dengan
cakupan wilayah kerja hingga DKI Jakarta Cabang Atrium Senen, Cabang Melawai dan Capem Tanah Abang.
Bank Sumut merupakan salah satu bank yang memiliki arsip yang cukup banyak sehingga memerlukan wadah untuk mengelola, menyimpan, dan mengawasi sesuai dengan
kegiatan kearsipan. Bank Sumut memiliki jumlah arsip sekitar 8.904 item pada kantor pusat dan 9.100 item per April 2014 pada kantor cabang. Arsip pada bank Sumut terbagi atas 2 yaitu, arsip
aktif dan arsip inaktif. Adapun arsip yang ada pada Bank Sumut yaitu, Arsip Pegawai, Arsip Per DivisiBidang Pekerjaan, Arsip Nasabah.
Arsip Nasional Republik Indonesia yang dikenal dengan singkatan ANRI. ANRI merupakan lembaga yang berperan penting dalam membantu Bank Sumut untuk membenahi dan
menangani seluruh arsipnya. Dari sistem yang masih manual menjadi sistem komputerisasi yang lebih praktis digunakan sejak tahun 2005. ANRI bekerja sama dengan Bank Sumut untuk
membenahi kegiatan kearsipan yang sedang berjalan. ANRI memberikan satu aplikasi yang dirancang untuk mengatur, mengelola, menyimpan arsip, serta kegiatan arsip lainnya yang
disebut dengan SIPA Sistem Informasi Pusat Arsip. Perubahan yang terjadi meliputi
Universitas Sumatera Utara
pengelolaan dari sistem manual menjadi sistem berbasis digital. ANRI menyimpan file yang bersifat nasional sebagai dokumen penting, baik sebagai dokumen arsip Negara, dan bagi
perusahaan atau perkantoran sebagai dokumen arsip yang inheren dan urgen bagi perusahaan atau perkantoran.
Berdasarkan hasil pengamatan penulis pemanfaatan sistem manajemen kearsipan ANRI pada Bank Sumut belum maksimal sepenuhnya, diduga karena kurangnya Sumber Daya Manusia
dalam mengelola dan menangani arsip-arsip yang ada pada Bank Sumut,sehingga menghambat pengeloaan dokumen yang menyebabkan banyak dokumen-dokumen yang berserakan dan tidak
tersusun rapi sesuai dengan prosedur yang ada. Padahal sebaiknya arsip-arsip tersebut tidak berserakan dan tersusun rapi sesuai prosedur yang ada agar setiap kali diperlukan dapat secara
tepat ditemukan kembali, dikarenakan arsip menjadi bagian yang sangat penting dan vital bagi sebuah organisasiperusahaan.
Sebagai contoh, saat ini pengelolaan kearsipan yang dilakukan di Bank Sumut hanya menggunakan tenaga sebanyak 3 tiga orang saja. Satu orang sebagai pimpinan yang
bertanggung jawab dalam mengelola dan 2 dua orang bertugas membantu pengelolaan sekitar 18.000 arsip yang ada pada pusat arsip, sehingga kegiatan kearsipan terbengkalai yang
menyebabkan banyak dokumen-dokumen yang berserakan dan tidak tersusun rapi sesuai dengan ketentuan-ketentuan yang berlaku.
Mengingat begitu pentingnya sistem manajemen kearsipan pada Bank Sumut, penulis tertarik untuk meneliti sistem manajemen kearsipan ANRI pada Bank Sumut. Selain itu,
kurangnya tenaga sumber daya manusia SDM juga merupakan kendala dalam pengelolaan sistem manajemen kearsipan dan dokumen di Bank Sumut. Pemanfaatan disini bermakna sebagai
penggunaan sistem kearsipan yang dilakukan dalam pengelolaan dokumen dan arsip perusahaan secara global dari ribuan arsip Bank Sumut.
Alasan yang telah diuraikan di atas menjadikan motivasi dan keinginan kuat penulis untuk melakukan penelitian dan mengambil judul yang berhubungan dengan masalah kearsipan
dan dokumen di Bank Sumut.
Universitas Sumatera Utara
Seperti telah dikemukan sebelumnya tentang judul skripsi yaitu mengenai, “Analisis Pemanfaatan Sistem Manajemen Kearsipan Arsip Nasional Republik Indonesia ANRI pada
Bank Sumut”.
1.2. Rumusan Masalah
