Peranan Arsip Bagi Perusahaan Sistem Penataan Berkas dan Penemuan Arsip A. Metode Kearsipan Sistem Penemuan Arsip

49

A. Peranan Arsip Bagi Perusahaan

Pada PTPNIII persero arsip sangat berperan aktif dalam melakukan setiap gerak kerja dalam perusahaan. Peralatan dan bahan: 1 ruangan yang representative 5 lemarirak 6 map order 7 alat tulis kantor acuan refernsi 4. UU no. 8 tahun 1997 tentang dokumen perusahaan 5. PP no. 87 tahun 1999 tentang tata cara penyerahan dan pemusnahan dokumenperusahaan 6. standar SMM ISO 9001: 2000 SML ISO 14001:2004 B.Azas Pengorganisasian Arsip Azas pengorganisasian arsip yang dipergunakan pada PTPNusantara III persero Medan adalah azas gabungan antara sentralisasi dan desenteralisasi, dimana untuk arsip yang bersifat umum disimpan di pusat arsip organisasi sedangkan segala kegiatan yang berhubungan dengan pengurusan warkat-warkat masuk dan keluar serta penyelenggaraan arsipnya dilakukan oleh semua bagian. Azas yang digunakan ini sangat tepat mengingat perusahaan BUMN ini sangat besar dan memiliki cabang-cabang perusahaan sehingga tidak mungkin pengarsipan dilakukan secara sentralisasi terpusat karena akan sangat tidak efisien dan efektif. Demikian juga jika hanya menggunakan azas desentralisasi untuk semua pengarsipan 50 dinilai tidak memberikan keefisienan yang maksimal karena biaya akan sangat besar jika semua jenis arsip harus diadakan di tiap bagian.

C. Penanganan Surat Masuk dan Surat Keluar Kantor Direksi Kandir 1. Penanganan Surat Masuk

Berdasarkan INKA Instruksi Kerja prosedur penanganan surat masuk adalah sebagai berikut: a. surat, email, facsimile, nota telpon dituangkan ke dalam tulisan dari bagian , distrik , unit dan pihak eksternal dicatat ke dalam buku agenda b. khusus surat atas nama direksi pribadi dicatat ke dalam buku agenda dengan tidak membuka isinya c. semua surat dinas yang masuk ke bagian harus melalui bagian sekretariat perusahaan dan tembusannya ke bagian terkait d. semua surat dinas yang masuk perusahaan tidak atas nama individual e. memorandum antar bagian dan nota telpon tembusannya diberikan ke secretariat perusahaan f. terhadap surat masuk dilakukan pemilihan untuk diteruskan ke direksi dan di bagiann terkait g. pendistribusian ke bagian dalam bentuk fotokopi untuk ditindak lanjuti sesuai dengna disposisi dalam hal bagian memerlukan surat yang asli dapat menghubungi bagian secretariat perusahaan h. bagian yang menerima surat agar segera menindak lanjuti isi surat sesuai disposisi dalam jangka waktu paling lambat 1satu minggu dan memberi tembusan tindak 51 lanjut surat ke bagian sek\retariat perusahaan paling lambat 2 dua hari setelah penandatanganan surat dapat disimpulkan prosesnya sebagai berikut

1. pemerimaan surat

setiap surat dinas yang masuk ke kantor direksi harus melalui Sekretariat Korporat CS baik yang berasal dari BagianDistrikKebunUnit serta instansi pemerintah atau pihak ke tiga diterima oleh Agendaris Hal ini sudah sesuai dengan teori bahwa penerimaan surat masuk ditangani oleh satu unit sendiri.

2. pembukaan surat

surat yang diterima agendaris kemudian dibuka dengan menggunting pinggiran amplop, kemudian surat diagendakan berdasarkan system kodering yang berlaku diperusahaanagenda 1A,1B,2A,2B,2C,3A,3B,dan4, dengan tidak membuang amlop surat hal ini sudah dilakukan denan benar, karena ada kalanya amplop tersebut dibutuhkan misalnya jika surat tidak bertanggal ,sehingga tanggal stempel pos yang tertera pada amplop dapat dipakai sebagai tanggal surat

3. pengarahan Surat

a surat kemudian dilengkapi dengan lembar disposisi direksi lampiran 4 dan diserahkan kepada asisten urusan administrasi untuk diseleksi serta mengarahkan surat tersebut ke bidang-bidang kemudian meneruskannya ke Kepala Urusan b kepala urusan menyeleksi kembali surat-surat yang diterima dan memaraf surat tersebut di lembaran Disposisi Direksi dan menyerahkannya kepada Sekretaris Direksi 52 c sekretaris Direksi menerima surat dan mencatat dalam buku agenda dan meneruskan surat tersebut kepada Direksi. Direksi menerima susrat tersebut dan mendisposisikannya , kemudian menyerahkannya kembali ke Sekretaris Direksi. Sekretaris direksi menerima surat tersebut dan mencatatnya kembali ke buku agenda dan menyerahkannya ke agendaris d agendaris meerima surat itu kembali dan mencatatnya dalam buku agenda serta mengirimkan fotocopy surat tersebut kepada BiroBagian terkait sesuai Disposisi Direksi , kecuali dokumen mengenai pembayaran dikirimkan yang aslinya . Hal ini dilakukan karena perusahaan menggunakan azas gabungan sentralisasi dan desentralisasi. Jadi, yang asli disimpan bagian sekretariat perusahaan, dan yang fotokopi disimpandiarsipkan di tiap bagian terkait Bentuk lembar disposisi lampiran 2 Pengiriman dilakukan melalui petugas ekspedisi. Petugas ekspedisi mengirimkan surat tersebut kepada Biro Bagian menggunakan buku ekspedisi Bentuk buku ekspedisi lampiran 4 Langkah-langkah penyimpanan surat pada PTPNIII persero adalah sebagai berikut: 1. surat-surat dipisah-pisahkan berdasar kodering surat yang berlaku 2. kemudian surat-surat tersebut dilubangi dengan menggunakan pelubang kertas perforator, lalu dimasukkan ke dalam map tebal briefordner dan disimpan berdasarkan khronologis yaitu tanggal dan bulan surat-surat tersebut 3. langkah selanjutnya map tebal briefordner diletakkan ke dalam lemari arsip Dari tahapan di atas maka penanganan surat masuk pada PTPNIII persero telah sesuai dengan teori. 53 Setiap surat yang masuk ke PTPNIII persero dilakukan pencatatan ke dalam buku agenda surat masuk hanya saja tidak menggunakan kartu kendali, karena telah ada pembagian kerja pada karyawan khusus menangani surat masuk berdasarkan sumber surat, misalnya khusus menerima email, fax, perpanjangan atau penerimaan rekanan baru, PPAB PPT, memo, SPJ, surat-surat masuk berdasarkan kodering.

2. 2 Penanganan surat Keluar

Dalam penanganan surat keluar biasanya dimulai dari pembuatan konsep, pengetikan konsep surat, penandatanganan surat, pencatatan surat, dan pengiriman surat. Dalam hal ini PTPNIII persero telah melaksanakannya dengan benar sesuai dengan teori Ada beberapa tahap penanganan surat keluar pada PTPNIII persero, antara lain: a. BiroBagian mengirimkan surat yang akan ditandatangani Direksi melalui Agendaris b. Agendaris menerima surat tersebut dan mencatatnya dalam buku agenda lampiran 5 dan menyerahkannya kepada Asisten Urusan Admi untuk diketahui dan dikoreksi c. Asisten Urusan Admi dan Kepala Urusan Admi mengoreksi Redaksi surat-surat yang akan diparaf Kepala Bagian Sekretariat Korporat dan menyesuaikannya dengan prosedur surat- menyurat dan menyerahkannya ke Sekretariat Kepala Bagian Sekretariat Korporat d. Sekretariat Kepala Bagian Sekretaris Korporat menerima dan menyerahkan suat kepada Kepala Bagian Sekretariat Korporat untuk diparaf 54 e. Kepala Bagian Sekretaris Korporat menerima dan memaraf surat yang akan ditandatangani Direksi dan menyerahkannya kembali kepada Sekretaris Kepala Bagian Sekretaris Korporat f. Sekretaris Kepala Bagian Sekretaris Korporat menerima kembali surat dan menyerahkannya kepada agendaris g. Agendaris menerima surat dan mencatatnya kembali dalam buku agenda dan kemudian menyerahkannyakepada sekretaris direksi h. Sekretaris direksi menerima surat dan mencatat dalam buku agenda, kemudian meneruskan surat kepada direksi i. Direksi menerima surat dan menandatangani surat tersebut dan menyerahkannya kembali kepada Sekretaris Direksi j. Sekretaris direksi menerima kembali surat dan mencatat ke dalam buku agenda dan menyerahkannya kepada agendaris k. Agendaris menerima kembali surat dan mencatatnya dalam buku agenda serta mengirimkan surat tersebut kepada Biro Bagian terkait dan fotokopi surat diarsipkan. Pengiriman dilakukan melalui petugas ekspedisi l. Petugas ekspedisi mengirimkan surat tersebut kepada BiroBagian melalui buku ekspedisi. Bentuk surat yang digunakan ada PTPNIII persero adalah bentuk Resmi Indonesia Baru official baru lihat lampiran 4 Sistem pengagendaan surat pada PTPN III persero menggunakan kodering sebagai berikut: 55 Surat yang berasal dari: Agenda 1A Departemen - PBUMN - DEPKEU - DEPTAN - MENHUTBUN - DIRJEN BUN - MEN. KOPERASI - BPKBPKP - Departemen lain Surat yang berasal dari: Agenda 1B Pemerintahan - GUBERNUR - BUPATI - CAMAT - KEP.DESA - DPRDPRD - DISBUN Surat yang berasal dari: Agenda 2A Anak Perusahaan - PT SAN - INDOHAM - PTP COMMODITIES - PT WANA LESTARI - PT PELABUHAN INDONESIA - PT MITRA OGAN - AGRINTARA Agenda 2B Lembaga Perkebunan 56 Surat yang berasal dari: - KPB - DAPENBUN - LPP - KORWIL - BKS-PPS - PTPN I SD XIV - BMDDEKOM Surat yang berasal dari: Agenda 2C Penelitian - BPP BOGOR - PUSLIT KARETSAWIT - GAPKI - GAPKINDO - ASKINDO - APPILKPI - BPS 57 Agenda 3 A Adalah kode untuk pengarsipan yang berasal dari Biro Bagian Agenda 3 B Adalah kode untuk pengarsipan yang berasal dari Kebun Unit Agenda 4 Semua surat masuk yang tidak termasuk dalam kode agenda di atas masuk pada agenda 4 Bentuk Buku Agenda lampiran 5 D. Pola Kelola Arsip Pola klasifikasi arsip yang dilaksanakan di PTPNIII persero sudah sangat tepat yaitu secara masalah pokok dan secara fisik kebendaan dimana kantor direksi terdiri dari 16 bagian lihat lampiran 2 yang khusus menangani masalah pokok tertentu misalnya: keuangan, dan di tiap bagiannya telah dibuat pembagian kerja kuhusus untuk setiap karyawan misalnya karyawan khusus mengurus memo, khusus mengurus surat masuk, khusus mengurus surat perjalanan dinas,dll dan tanggung jawabnya sampai pada pengarsipannya dan pemeliharaannya. PTPN III persero dalam panataan arsipnya menggunakan sistem tanggal urutan waktuChronologikal Filling System dan pengkodean kodering yaitu setiap surat yang diarsipkan diurutkan sesuai urutan masuknya surat ke perusahaan dan diklasifikasikan berdasarkan sumber surat yang sudah ditentukan dalam pengkodeankodering surat menyurat 58

E. Sistem Penataan Berkas dan Penemuan Arsip A. Metode Kearsipan

Metode penyimpanan arsip yang dilaksanakan pada PTPNIII persero adalah metode kearsipan vertikal, dimana dokumen-dokumen ditaruh yang satu di belakang yang lain menurut penggolongan

B. Sistem Penemuan Arsip

Prosedur penemuan arsip kembali tidak dilakukan dengan prosedur sebagai mana mestinya seperti dijelaskan pada bab sebelumnya karena tidak ada formulir peminjaman arsip. Peminjaman arsip oleh bagian lain dilakukan berdasarkan kepercayaan saja, sedangkan untuk pihak eksteren perusahaan memiliki prosedur peminjaman.

F. Sistem Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip A. Sistem Pemeliharaan Arsip