58
E. Sistem Penataan Berkas dan Penemuan Arsip A. Metode Kearsipan
Metode penyimpanan arsip yang dilaksanakan pada PTPNIII persero adalah metode kearsipan vertikal, dimana dokumen-dokumen ditaruh yang satu di belakang yang lain menurut penggolongan
B. Sistem Penemuan Arsip
Prosedur penemuan arsip kembali tidak dilakukan dengan prosedur sebagai mana mestinya seperti dijelaskan pada bab sebelumnya karena tidak ada formulir peminjaman arsip. Peminjaman arsip oleh bagian lain dilakukan berdasarkan kepercayaan saja, sedangkan untuk pihak
eksteren perusahaan memiliki prosedur peminjaman.
F. Sistem Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip A. Sistem Pemeliharaan Arsip
Usaha pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan langkah: 1. Mengatur ruangan
Ruangan penyimpanan arsip pada PTPNIII persero telah sesuai dengan semestinya. Hal itu didukung dengan pemakaian AC yang membantu menjaga kelembaban udara, ruangan yang mendapat cahaya yang cukup dari cahaya lampu listrik, fentilasi yang cukup memadai di tiap ruangan,
dan arsip juga tetap terjaga kebersihannya. pemeliharaan tempat pemyimpanan arsip telah sesuai dengan teori jika dilihat dari segi:
a. rak arsip
59 b. lemari arsip
adapun jumlah lemari arsip pada PTPNIIIpersero selama masa penelitian masih belum dapat memenuhi kebutuhan penyimpanan arsip setiap bagian. Hal itu dapat terlihat dari arsip-arsip yang disusun dilantai hingga tinggi dan banyak memakan tempat, sehingga menimbulkan
kesan ruangan yang sempit dan amburadul. Disamping itu arsip yang sering digunakan tidak mempunyai tempat yang strategis sehingga karyawan “ malas” langsung menyimpan ke tempat semestinya . Hal ini juga menimbulkan kesan tidak rapi pada ruangan kantor
B.Sistem Pengamanan Arsip
Pengamanan terhadap kertas arsip pada PTPNIII persero telah dilakukan sebagai mana mestinya yaitu dengan: 1.Restorasi Arsip
2. laminasi Arsip 3. mikrofilmasi Arsip
G. Sistem Penyusutan dan Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip pada PTPNIIIpersero dilakukan dengan cara a.
seluruh catatan arsip harus disimpan dalam satu daftar sesuai dengan jenis dan nilai kegunaannya dipakai sebagai pedoman pemusnahan dokumen perusahaan yang ditetapkan dalam Jadwal Retensi Arsip sebagai berikut :
- arsip aktif : disimpan sebagai arsip berjalan untuk selama 1 tahun SKPTS, Surat masuk dari BagianDMGMKebunUnit,SE, Peraturan
perundang-undangan. -
arsip inaktif : disimpan sebagai arsip berjalan untuk selama 1 sd 5 tahunarsip aktif yang sudah berjalan 1 tahun
60 -
arsip permanent : disimpan sebagai arsip berjalan untuk selama 5 sd 15 atau 30 tahun akte pendirian perusahaan, HGU, Personil map b.
setiap tahun akhir tahun personil kunci mengidentifikasi dan meninjau masa simpan catatan arsip. Jika masa simpan sudah memungkinkan untuk dimusnahkan maka catat dalam “daftar pemusnahan catatanarsip”formulir terlampir
c. untuk pengumuman retensi pemindahanpemusnahan arsip, BagianDMGMKebunUnit mengadakan inventarisasi penilaian kembali
seluruh arsip yang ada di bagian DMGMKebunUnit masing-masing dan mengungumkannya ke Direksi d.
pemusnahan catatanarsip harus atas persetujuan dari personil yang berwewenag. Pemusnahannya sesuai yang tertera dalam “Daftar CatatanArsip di tempat kerja”
e. membuat berita acara pemusnahan catatanarsip dalam formulir yang telah ditetapkan
Pemusnahan arsip menggunakan mesin pelebur kertas , yaitu dengan pabrik kertas. Jadi setiap arsip kadaluarsa tersebut dikumpulkan dari setiap bagian ke bagian umum , kemudian diundang pihak ketiga yaitu perusahaan pelebur kertas dengan perjanjian yang telah disepakati
untuk melebur arsip kadaluarsa tersebut. Pilihan cara pemusnahan ini sangat tepat karena telah memperhatikan kesehatan lingkungan dan keefisienan.
H. Beberapa Perubahan Peraturan Dokumen Pada PTPN III persero
Kategori