Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Persero Medan, 2008.
USU Repository © 2009 26
“arsip ialah kumpulan dari surat- menyurat yang terjadi karena suatu pekerjaan aksi, transaksi yang disimpan, dan bila dibutuhkan dapat dipersiapkan
untuk pelaksanaan tugas tindakan selanjutnya. Arsip juga berarti suatu gedung dimana diadakan pencatatan, penyimpanan dan pengolahan surat-surat”
Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak dilakukan oleh setiap badan usaha, baik badan usaha pemerintah
maupun swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat- surat atau dokumen – dokumen kantor lainnya.
Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat, surat- surat dan dokumen- dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan
C. Fungsi Dan Peranan Arsip 1. Fungsi Arsip
Menurut fungsi dan kegunaanya, arsip dapat dibedakan menjadi 2 macam, yaitu arsip dinamis dan arsip statis.
a. arsip dinamis yaitu arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam
kegiatan perkantoran sehari- hari. Berdasarkan kegunaannya dapat dibedakan menjadi 3 macam , yaitu
- Arsip Aktif, yaitu arsip yang masih sering dipergunakan bagi kelangsungan kerja - Arsip Semi Aktif, yaitu arsip yang frekuensi penggunaannya sudah mulai menurun
- Arsip Inaktif, yaitu arsip yang jarang sekali dipergunakan dalam proses pekerjaan
sehari- hari b.
Arsip Statis, yaitu arsip yang sudah tidak dipergunakan secara langsung
dalam kegiatan perkantoran sehari- hari. Pada PTPN III persero arsip dibedakan atas :
Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Persero Medan, 2008.
USU Repository © 2009 27
a. arsip aktif : disimpan sebagai arsip berjalan untuk selama 1 satu tahun b. arsip in-aktif : disimpan sebagai arsip berjalan untuk selama 1 sd 5 tahun arsip
yang sudah berjalan 1 tahun c. arsip permanen : disimpan sebagai arsip berjalan untuk selama 1 sd 5 tahun atau 30
tahun akte pendirian perusahaan, HGU, Personil Map
2.
Peranan kearsipan bagi lembaga
Sebagai sumber informasi, maka arsip dapat membantu meningakatkan dalam rangka pengambilan keputusan secara cepat dan tepat mengenai suatu masalah. Oleh
sebab itu menurut Sedarmayanti 2003: 19 peranan arsip adalah: a. sebagai alat utama ingatan bagi perusahaan
b. sebagai bahan atau alat pembuktian bukti otentik c. sebagai bahan dasar perencanaan dan pengambilan keputusan
d. sebagai barometer kegiatan, mengenai setiap kegiatan pada umumnya menghasilkan arsip
e. sebagai bahan informasi untuk kegiatan ilmiah lainnya Pada PTPNIII persero arsip sangat berperan aktif dalam melakukan setiap
gerak kerja dalam perusahaan. Peralatan dan bahan:
1 ruangan yang representative
2 lemarirak
3 map order
4 alat tulis kantor
acuan refernsi
Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Persero Medan, 2008.
USU Repository © 2009 28
1. UU no. 8 tahun 1997 tentang dokumen perusahaan
2. PP no. 87 tahun 1999 tentang tata cara penyerahan dan pemusnahan
dokumenperusahaan 3.
standar SMM ISO 9001: 2000 SML ISO 14001:2004
D. Sistem Penggolongan dan Azas pengorganisasian Arsip
