Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Persero Medan, 2008.
USU Repository © 2009 48
Selanjutnya dapat dikembangkan untuk nama-nama dari para langganan atau nasabah yang berada di masing-masing tempat lokasi tersebut dan seterusnya tergantung
sesuai kebutuhan Keuntungan pengggolongan ini:
1. mudah menggunakan bila tempat telah diketahui
2. merupakan suatu tindakan penyimpanan secara langsung
Pola kelola arsip pada PTPN III persero yaitu secara masalah pokok dan secara fisikkebendaan sedangkan penataan arsipnya menggunakan sistem tanggal dan
pengkodeankodering.
G. Sistem Penataan Berkas
Kata sistem dalam hubungannya dengan sistem kearsipan biasanya menunjukkan metode penyusunan atau penggolongan, tetapi dapat juga berarti macam perlengkapan
yang dipergunakan, organisasi penyusutan tenaga kerja dan metode-metode yang dipergunakan apabila meminjam atau mengembalikan surat-surat warkat-warkat atau
arsip Sistem kerasipan yang baik adalah:
a. kepadatan : tidak menggunakan terlalu banyak tempat, khususnya ruang lantai
b. hal dapat didekati : lemari – lemari arsip harus di tempatkan sedemikian rupa,
sehingga mudah menyimpan surat- surat atau mengambilnya c.
kesederhanaan : sistem khususnya sistem penggolonganharus mudah dimengerti dan dilaksanakan
Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Persero Medan, 2008.
USU Repository © 2009 49
d. keamanan : kepada dokumen-dokumen harus diberikan tingkat keamanan yang
dapat sesuai dengan kepentingannya e.
kehematan : sistem kearsipan harus hemat dalam biaya uang , tenaga kerja dan baiya lainnya
f. elastis: bilamana perlu sistem kearsipan harus dapat diperluas
g. warkat-warkat harus diproduksi dengan penangguhan seminimum mungkin
h. keterangan – keterangan harus diberikan bilamana diperlukan, sehinggga
dokumen dapat ditemukan melalui bermacam-macam kepala i.
warkat-warkat harus selalu disusun secara up-to-date, meskipun hal demikian itu dapat bergantung kepada penyusunan tenaga kerja dan pengawasan
j. harus dipergunakan sistem penggolongan yang paling tepat
A. Metode Kearsipan
Pada pokoknya kita mengenal dua macam metode kearsipan yaitu: a.
metode kearsipan mendatar, dimana dokumen-dokumen ditaruh yang satu diatas yang lain dalam laci-laci, dan lain-lain. Metode ini mungkin mengandung
kesulitan dalam mendapatka dokumen-dokumen yang diperlukan b.
metode kearsipan vertikal, dimana dokumen-dokumen ditaruh yang satu di belakang yang lain menurut urutan penggolongan yang dipandang baik . Metode
ini sekarang banyak digunakan, meskipun metode kearsipan mendatar mempunyai keuntungn-keuntungan untuk tujuan-tujuan tertentu.
Pada PTPN IIIpersero Medan menggunakan penyimpanan arsip vertikal.
Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Persero Medan, 2008.
USU Repository © 2009 50
B. Sistem Penemuan Arsip
