53 Setiap surat yang masuk ke PTPNIII persero dilakukan pencatatan ke dalam buku
agenda surat masuk hanya saja tidak menggunakan kartu kendali, karena telah ada pembagian kerja pada karyawan khusus menangani surat masuk berdasarkan sumber
surat, misalnya khusus menerima email, fax, perpanjangan atau penerimaan rekanan baru, PPAB PPT, memo, SPJ, surat-surat masuk berdasarkan kodering.
2. 2 Penanganan surat Keluar
Dalam penanganan surat keluar biasanya dimulai dari pembuatan konsep, pengetikan konsep surat, penandatanganan surat, pencatatan surat, dan pengiriman surat.
Dalam hal ini PTPNIII persero telah melaksanakannya dengan benar sesuai dengan teori
Ada beberapa tahap penanganan surat keluar pada PTPNIII persero, antara lain: a.
BiroBagian mengirimkan surat yang akan ditandatangani Direksi melalui Agendaris
b. Agendaris menerima surat tersebut dan mencatatnya dalam buku agenda
lampiran 5 dan menyerahkannya kepada Asisten Urusan Admi untuk diketahui dan dikoreksi
c. Asisten Urusan Admi dan Kepala Urusan Admi mengoreksi Redaksi surat-surat
yang akan diparaf Kepala Bagian Sekretariat Korporat dan menyesuaikannya dengan prosedur surat- menyurat dan menyerahkannya ke Sekretariat Kepala
Bagian Sekretariat Korporat d.
Sekretariat Kepala Bagian Sekretaris Korporat menerima dan menyerahkan suat kepada Kepala Bagian Sekretariat Korporat untuk diparaf
54 e.
Kepala Bagian Sekretaris Korporat menerima dan memaraf surat yang akan ditandatangani Direksi dan menyerahkannya kembali kepada Sekretaris Kepala
Bagian Sekretaris Korporat f.
Sekretaris Kepala Bagian Sekretaris Korporat menerima kembali surat dan menyerahkannya kepada agendaris
g. Agendaris menerima surat dan mencatatnya kembali dalam buku agenda dan
kemudian menyerahkannyakepada sekretaris direksi h.
Sekretaris direksi menerima surat dan mencatat dalam buku agenda, kemudian meneruskan surat kepada direksi
i. Direksi menerima surat dan menandatangani surat tersebut dan menyerahkannya
kembali kepada Sekretaris Direksi j.
Sekretaris direksi menerima kembali surat dan mencatat ke dalam buku agenda dan menyerahkannya kepada agendaris
k. Agendaris menerima kembali surat dan mencatatnya dalam buku agenda serta
mengirimkan surat tersebut kepada Biro Bagian terkait dan fotokopi surat diarsipkan. Pengiriman dilakukan melalui petugas ekspedisi
l. Petugas ekspedisi mengirimkan surat tersebut kepada BiroBagian melalui buku
ekspedisi. Bentuk surat yang digunakan ada PTPNIII persero adalah bentuk Resmi Indonesia Baru
official baru
lihat lampiran 4
Sistem pengagendaan surat pada PTPN III persero menggunakan kodering sebagai berikut:
55 Surat yang berasal dari:
Agenda 1A
Departemen
- PBUMN
- DEPKEU
- DEPTAN
- MENHUTBUN
- DIRJEN BUN
- MEN. KOPERASI
- BPKBPKP
- Departemen lain
Surat yang berasal dari:
Agenda 1B
Pemerintahan
- GUBERNUR
- BUPATI
- CAMAT
- KEP.DESA
- DPRDPRD
- DISBUN
Surat yang berasal dari:
Agenda 2A
Anak Perusahaan
- PT SAN
- INDOHAM
- PTP COMMODITIES
- PT WANA LESTARI
- PT PELABUHAN INDONESIA
- PT MITRA OGAN
- AGRINTARA
Agenda 2B
Lembaga Perkebunan
56 Surat yang berasal dari:
- KPB
- DAPENBUN
- LPP
- KORWIL
- BKS-PPS
- PTPN I SD XIV
- BMDDEKOM
Surat yang berasal dari:
Agenda 2C
Penelitian
- BPP BOGOR
- PUSLIT KARETSAWIT
- GAPKI
- GAPKINDO
- ASKINDO
- APPILKPI
- BPS
57
Agenda 3 A
Adalah kode untuk pengarsipan yang berasal dari Biro Bagian
Agenda 3 B
Adalah kode untuk pengarsipan yang berasal dari Kebun Unit
Agenda 4
Semua surat masuk yang tidak termasuk dalam kode agenda di atas masuk pada agenda 4
Bentuk Buku Agenda lampiran 5 D. Pola Kelola Arsip
Pola klasifikasi arsip yang dilaksanakan di PTPNIII persero sudah sangat tepat yaitu secara masalah pokok dan secara fisik kebendaan
dimana kantor direksi terdiri dari 16 bagian lihat lampiran 2 yang khusus menangani masalah pokok tertentu misalnya: keuangan, dan di tiap
bagiannya telah dibuat pembagian kerja kuhusus untuk setiap karyawan misalnya karyawan khusus mengurus memo, khusus mengurus surat masuk, khusus mengurus surat perjalanan dinas,dll dan tanggung jawabnya sampai pada pengarsipannya dan pemeliharaannya.
PTPN III persero dalam panataan arsipnya menggunakan sistem tanggal urutan waktuChronologikal Filling System dan pengkodean kodering yaitu setiap surat yang diarsipkan diurutkan sesuai urutan masuknya surat ke perusahaan dan diklasifikasikan berdasarkan sumber
surat yang sudah ditentukan dalam pengkodeankodering surat menyurat
58
E. Sistem Penataan Berkas dan Penemuan Arsip A. Metode Kearsipan
