Sistem Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip A. Sistem Pemeliharaan Arsip

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Persero Medan, 2008. USU Repository © 2009 51 apeminjam berikut formulir peminjaman arsip untuk ditandatagani ayau paraf sebagai bukti bahwa arsip yang diinginkan sudah diterima 6. pengembalian setiap orang yang meminjam harus mengembalikan tepat pada waktunya , yaitu pada hari , dan tanggal yang tercantum pada forulir peminjaman arsip Apabila arsip belum dapa tdikembalikan karena suatu hal, maka peminjam harus memberitahukan kepada petugas arsip agar arsip jangan sampai hilang atau lepas dari pengendalian dan pengawasan 7. penyimpanan kembali seteh arsip yang dipinjam telah dikembalikan maka dikembalikan ke tempat semula dan formulir peminjaman dikeluarkan dengan dibubuhi catatan “telah dikembalikan” PTPN III persero tidak menggunakan formulir meminjaman arsip untuk interen perusahaan, sebab hanya berdasarkan kepercayaan saja, tetapi untuk peminjaman arsip ke pihak eksteren memiliki proses peminjaman.

H. Sistem Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip A. Sistem Pemeliharaan Arsip

Usaha pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan langkah: 1.mengatur ruangan Ruangan penyimpanan arsip harus diatur sebagia berikut: a. ruangan tidak terlalu lembab karena dapat menyebabkan cepat lapuk dan rusak Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Persero Medan, 2008. USU Repository © 2009 52 b. ruangan harus terang. Sebaiknya menggunakan sianar matahari karena disamping dapat memberi penerangan juga dapat membesmi musuh-musuh kertas c. ruangan harus diberi fentilasi yang cukup untuk mengatur udara dalam ruangann agar tidah terlalu lembab d. sebaiknya ruangan terhindar dari kemungkinan serangan api e. ruangan harus terhindar dari kemungkinan serangann airbanjir f. ruangan hendaknya terhindar dari kemungkinan serangn hama g. lokasi ruangan arsip hendaknya jauh dari sumber polusi karena sangat berbahaya bagi kertas arsip h. ruangan arsip sebaiknya terpisah dari ruangan kantor lainnya dengan maksud: 1 menjaga kerahasian arsip agar tetap terjamin 2 mengurangi lalulintas keluar masuk pegawai lainnya 3 menghindari kehilangan arsip i. ruangan arsip hendaknya disesuaikan dengan arsip yang akan disimpan j. kebersihan untuk menjaga kebersihan arsip, dapat dilakukan cara berikut: 1. dibersihkan dengan mengginakan vaccum cleaner 2. arsip yan rusak karena rayap dipisahkan 3. arsip yang rusak bukan karena rayap segera diperbaiki 4. arsip-arsip harus bersi9h dari karat 2. pemeliharaan tempat pemyimpanan arsip a. rak arsip Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Persero Medan, 2008. USU Repository © 2009 53 - rak arsip sebaiknya dibuat dari logam yang dilengkapi dengan papan-papan rak - untuk memudahkan sirkulasi udara , jarak antar rak yang terbawah dengan lantai kurang lebih enam inci - rak arsip yang dibuat dari kayu hendaknya diolesi dengan deildrin b. lemari arsip Untuk menjaga arsip-arsip di dalam lemari arsip , dapat dilakukan berbagai cara antara lain 1. lemari arsip harus sering dibuka untuk menjaga agar udara dalam almari tidak terlalu lembab 2. arsip-arsip dalam lemari harus disususun secara renggang 3. lemari yang dibuat dari kayu hendaknya diolesi dengan dieldrin 4. berikan kapur barus kamper dalam lemari arsip untuk mengurangi kelembaban dalm almari Pemeliharaan ruangan dan tempat penyimpanan arsip telah dilakukan dengan ketentuan dia atas, akan tetapi sampai penelitian ini selesai, PTPN IIIpersero masih kekurangan ruangan arsip untuk menyimpan setiap arsip dari setiap bagian. B.Sistem Pengamanan Arsip Pengamanan terhadap kertas arsip dapat dilakukan dengan berbagai cara yaitu : 1.Restorasi Arsip Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Persero Medan, 2008. USU Repository © 2009 54 Yaitu memperbaiki arsip-arsip yang sudah rusak, yang sulit digunakan kembali, sehingga arsip tersebut dapat digunakan kembali, sehingga arsip tersebut dapat digunakan dan disimpna dala jangka lama 2. Laminasi Arsip Adalah menutup kertas arsip diantara 2 lembar plastik sehingga arsip itu terlindung dan aman dari bahaya air, udara dan serangga 3. Mikrofilmasi Arsip Arsip – arsip yang sudah rusak dan rapuh sehingga tidak dapat direstorasi apalagi dilamiminasi, tetapi masih meiliki nilai, perlu dimikrofilmkan. Arsip itu dipotret dengan film kecil sehingga bila ingin diketahui isinya, filim tersebut dapat dipasang pada suatu alat yang dilengkapi dengan lampu sorot untuk memperbesar tampilan film tersebut, sering disebut dengan projector. Pada PTPN III persero telah melakukan sistem pengamanan arsip seperti uraian di atas.

I. Sistem Penyusutan dan Pemusnahan Arsip A. Sistem Penyusutan Arsip

Mengingat warkat yang dihasilkan organisaisi tidak semua memiliki nilai, maka perlu usaha penyusutan dan pemusnahan untuk warkat-warkat yang tidak diperlukan lagi. Tata cara penyusutan arsip sebagai bagian dari sistem pengolaan arsip dimaksudkan sebagai usaha untuk mencegah pemborosan dan juga untuk menghindari terjadinya kemacetan di dalam administrasi. Penyusutan arsip dimaksudkan sebagai usaha untuk mencegah Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Persero Medan, 2008. USU Repository © 2009 55 kesalahan dalam pemusnahan arsip. Jangan sampai warkat yang masih bernilai guna yang seharusnya tetap disimpan justru dimusnahkan. Langkah-langkah khusus pelaksanaan penyusutan : 1. penyusutan dari arsip aktif ke arsip in-aktif, caranya adalah: a. memindahkan arsip dari file akktif ke file in-aktif b. membuat daftar serah terima arsip dari unit arsip pengolah ke unit arsip pusat 2 pemusnahan, caranya adalah : a. instansi membuat daftar arsip yang akan dimusnahkan b. daftar tersebut perlu mendapat pengesahan dari Arsip Nasional, untuk mencegah musnahnya arsip yang masih mempunyai nilai, menurut arsip nasional c. buat berita acara pemusnahan asip d. mengadakan pengawasan pada waktu pemusnahan arsip, untuk mencegah hal-hal yang tidak diingainkan 3. penyusutan dari instansi ke arsip nasional, cara adalah: 1. instansi membuat daftar arsip yag disusutkan dalam rangkap dua 2. mendatangkan daftar tersebut kepada pihak arsip nasional sebagai tanda penyerahan arsip yang disusutkan 3. daftar arsip yang telah ditandatangani tersebut disimpan oleh instansi yang menyerahkan arsip sebagai bukti Pemindahan arsip adalah kegiatan memindahkan arsip dari arsip dinamis aktif ke arsip dinamis inaktif, dan dari arsip dinamis inaktif ke arsip statis. Pemindahan arsip-

a. 1 Pemindahan Arsip

Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Persero Medan, 2008. USU Repository © 2009 56 arsip trsebut dilakukan karena ada arsip-arsip yang tidak lagi digunakan atau jarang digunakan dalam kegiatan administrsi sehari-hari. Arsip-arsip yang akan dipindahkan memiliki nilai kegunaan yang tidak sama. Ada yang memiliki nilai sementara dan ada pula arsip yan memiliki nilai permanen Arsip sementara adalah arsip yang diangap kurang penting atau tidak penting baik ditinjau dari segi kepentingan organisasi atau perusahaan maupun dari kepentingan lainnya. Arsip-arsip yang tergolong arsip tidak penting hanya memiliki nilai simpan sementara dan setelah sampai pada batas tertentu, maka arsip-arsip tersebut dapat dimusnahkan. Arsip permanen adalah warkat-warkat yang dinilai memiliki nilai primer dan nilai skunder. Suatu arsip dikatakan memiliki nilai primer apabila arsip tersebut dianggap penting dan memiliki kegunaan untuk organisasi pencipta arsip sendiri. Arsip dikatakan memiliki nilai skunder jika arsip itu dianggap penting serta memiliki kegunaan untuk kepentingan lain, misalnya untuk kegunaan penelitian ilmiah, kepentingan perorangan atau instansi lainnya. Arsip-arsip penting yang bersifat permanen untuk selanjutnya harus dipindahkan ke asrsip nasional Republik Indonesia 1. pemindahan secara berkala periodically transfer, yang dibagi menjadi tiga yaitu:

a. 2 Cara Pemindahan Arsip

Setelah ditentukan lama penyimpanan dan nilai kegunaannya, yang terwujud dalam Jadwal Retensi Arsip, langkah berikutnya dalam penyusutan dan pemusnahan arsip adalah mengadakan pemindahan transferring arsip Pada dasarnya ada dua macam cara pemindahan arsip: Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Persero Medan, 2008. USU Repository © 2009 57 a. pemindahan dua kali dalam waktu tertentu dalam cara ini, pemindahan dilakukan secara bertahap. Tahap pertama, warkat dinamis in aktif dipisahkan dari warkat aktif, tetapi masih tetap ditempatkan di satuan kerja yang bersangkutan. Pada tahap kedua, dalam waktu yang telah ditentukan, warkat dinamis inaktif tersebut diatas dipindahkan ke arsip pusat organisasi atauperusahaan b. pemindahan atas dasar waktu minimummaksimum rencana pemindahan asip ditentukan waktu minimal dan maksimal. Setelah mencapai waktu maka arsip tersebut dipindahkan dari penyimpanan asip di setiap satuan kerja ke arsip piusat organisasi 2. pemindahan secara terus-menerus dalam pemindahan arsip secara terusmenerus perpectually transfer, pemindahan dari arsip dinamis aktif ke arsip dinamis inaktif tidak didasarkan pada jangka awaktu trertentu yang telah ditentukan, tetapai dilakukan secara terus menerus . dalam cara ini, pemindahan arsip hanya boleh dilakukan apabila persoalan yang terkandung dalam arsip itu sudah selsai dipeoses seluruhnya 1. penentuan jangka waktu berlakunya arsip, yang berkaitan dengan penentuan tentang:

a. 3 Masa Berlaku Arsip

Dalam penentuan masa berlaku arsip , ada dua hal yang perlu mendapat perhatian , yaitu: a. arsip mana yang berlaku permanent atau bersifat abadi Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Persero Medan, 2008. USU Repository © 2009 58 b. arsip mana yang dianggap penting c. arsip mana yang dianggap sebagai asip biasa d. arsip mana yang dianggap tidak penting , yang harus segera dimusnahkan Penentuan klasifikasi tersebut , sangat ditetukan oleh: 1. tingkat perkembangan organisasi atau perusahaan 2. tujuan ataupun biadang operasi suatu organisasi 3. kegunaan arsip bagiorganisasasi 4. pertimbangan dari segi hukum 5. pertimbangan ruang, tempat, peralatan, atau fasilitas yang diberlakukan dalam penataan arsip Pada PTPN III persero telah melakukan sistem penyusutan arsip seperti uraian di atas.

B. Pemusnahan Arsip