Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Persero Medan, 2008.
USU Repository © 2009 33
kompleks kegiatannya, dan masing-masing unit pada organisasi tersebut mengolah informasi yang khusus
3. Azas Gabungan antara Sentralisasi dan Desentralisasi Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara menggabungkan antara azas
Sentralisasi dan Desentralisasi. Azas ini digunakan untuk mengurangi kerugian yang terdapat pada azas sentralisasi atau azas Desentralisasi. Misanya : untuk arsip yang
bersifat umum dibutuhkan oleh setiap unit, disimpan di pusat arsip organisasi, sedangkan arsip yang sifatnya khusus disimpan di masing-masing unit
Dalam hal ini PTPN III persero menggunakan azas gabungan Sentraisasi dan Desentralisasi yaitu menyimpan arsip-arsip umum secara sentral dan arsip juga dilakukan
di setiap Bagian Unit yang bersangkutan masing-masing
E. Penanganan Surat Masuk Dan Surat Keluar
Seperti yang telah diutarakan, yang dimaksud arsip dinamis adalah arsip yang masih digunakan untuk menyelenggarakan administrasi organisasi. Sumber arsip dinamis aktif
adalah dari surat masuk dan surata keluar. Ada lima langkah pengurusan dan pengendalian surat Wursanto, 2000 : 110-117 yaitu
1. pengelolaan Surat masuk
Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Persero Medan, 2008.
USU Repository © 2009 34
Organisasi pengelolaan surat masuk adalah unit-unit yang terlibat dalam proses
pengelolaan surat masuk, yang terdiri dari unit penerima, unit penyortir, unit pencatat, unit pengarah, unit pengolah, dan unit penata arsip
Uraian tugas masing-masing unit dapat dijelaskan sebagai berikut: a.
penerima surat memiliki tugas: -
menerima surat surat dapat diterima melalui kurir dengan menggunakan buku ekspedisi atau
lembar pengantar. Surat masuk dapat juga dikirim dengan alamat kotak pos atau PO. BOX di kantor pos
- memeriksa jumlah dan alamat surat
- memberi paraf dan nama terang pada buku ekspedisi atau pada lembar
pengantar surat -
mengantarkan surat pada unit penyortir b.
penyortir surat bertugas : -
menerima surat yang diserahkan oleh unit penerima -
mengelompokkan surat ke dalam kelompok surat dinas dan surat pribadi -
menyortir surat berdasarakan klasifikasi surat
Menurut sifatnya surat dapat dibedakan menjadi surat sangat rahasia, surat rahasia, surat penting dan surat biasa.
Surat sangat rahasia adalah surat yang sangat erat hubungannya dengan keamanan
organisasi atau perusahaan, dan apabila surat tersebut sampai jatuh ke tangan orang yang
Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Persero Medan, 2008.
USU Repository © 2009 35
tidak bertanggung jawab, maka akan dapat membahayakan keamanan organisasi perusahaan
Surat rahasia adalah surat yang dapat metugikan kepentingan martabat pimpinan
dan organisasi perusahaan yanag bersangkutam apabila jatuh kepada orang yang tidak bertanggung jawab
Surat penting adalah surat yang isinya mengandung kepentingan yang mengikat ,
dan sutar tersebut memerlukan tindak lanjut dan mengandung informasi yang sangat diperlukan organisasi dalam jangka waktu yang lama
Surat biasa adalah : surat yang tidak memerlukan tindak lanjut karena surat tersebut
mengandung informasi yang tidak penting
Menurut derajatnya surat dibedakan atas surat kilat atau kilat khusus, surat sangat segera, surat segera. Surat kilat harus diproses pada saat itu juga dan harus segera
disampaikan kepada pimpinan. Surat sangat segera harus diproses pada saat itu juga dan harus segera disampaikan kepada pimpinan pada hari itu juga hari atau tanggal surat
diterima. Surat segera adalah surat yang harus doproses dan disampaikan paling lambat 1 x 24 jam
- membuka surat surat- surat penting , surat sangat rahasia dan surat rahasia tidak boleh dibuka ,
sedangkan surat biasa boleh dibuka -
meneliti suarat berikut lampirannya -
membubuhkan tanda penerimaan pada setiap surat
Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Persero Medan, 2008.
USU Repository © 2009 36
- mengirim surat dalam keadaan terbuka untuk surat penting dan biasa dan surat
yang masih tertutup sangat rahasia dan rahasia kepada unit pencatat berikut sampul suratnya
c. pembukaan surat
pembukaan amplop surat dapat dilakukan dengan cara: -
menyobek bagian pinggiran dari sampul surat -
dengan menggunakan alat pembuka amplop , misalya: pisau biasa, pisau silet, mesin pembuka amplop manual
atau mesin pembula amplop listrik -
d. pencatat surat bertugas :
- menerima dan menghitung secara teliti surat- surat yang dikirim oleh unit
penyortir -
mencatat surat- surat tersebut pada lembar pengantar surat dan kartu kendali -
menyampaikan surat- surat tersebut dengan dilampiri lembar pangantar dan kartu kendali ke unit pengarah
e. Pengarah surat bertugas:
- menerima dan meneliti surat yang telah dilampiri lembar pengantar dan kartu
kendali untuk diarahkan kepada unit pengolah -
menyampaikan surat- surat tersebut kepada unit pengolah menggunakan buku pengiriman surat, melalui petugas yang ada pada unit pengarah
- menyimpan arsip kartu kendali 1 lembar
Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Persero Medan, 2008.
USU Repository © 2009 37
f. Pengolah surat bertugas
- menerima surat
- memproses atau mengolah lebih lanjut surat- surat yang diterima
- memberikan disposisi pada lembar disposisi yang tersedia
- mengendalikan surat- surat yang telah diproses kepada unit pengarah melalui
petugas pada unit pengolah, berikut tindakan pengendalian surat dan lembar- lembar pengantar surat
untuk surat-surat sangat rahasia dan rahasia, yang dikembalikan hanya lembar pengantarnya saja
g. penata arsip bertugas:
- menerima surat dari unit pengolah
- menyimpan surat-surat yang telah selesai diolah dengan menggunakan sistem
kearsipan yang telah dibakukan oleh organisasi atau perusahaan yang bersangkutan
- menerima kartu kendali untuk kemudian disimpan pada tempatnya
- mengirim kartu kendali lainnya kepada unit pengolah, sebagai bukti bahwa
surat- surat tersebut sudah disimpan di unit kearsipan Perlu diketahui bahwa unit penerima, unit pencatat, unit pengarah, serta unit
kearsipan merupakan satu kesatuan kerja tata usaha pada organisasi atau perusahaan. Pada PTPN III persero uraian tugas tiap bagian dalam penanganan surat masuk telah
Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Persero Medan, 2008.
USU Repository © 2009 38
dilakukan seperti ketentuan diatas, akan tetapi perusahaan tidak menggunakan kartu kendali. Secara umum tugas tiap bagian dalam penanganan surat masuk di atas hanya
dilakukan oleh dua bagian yaitu: 1
unit penerima surat yang bertanggung jawab seperti uraian di atas 2. unit pengolah yang menangani tugas-tugas pembukaan surat, penyortiran,
pencatatan surat, dan pengarahan surat serta melakukan penataan arsip sendiri. Jadi tidak ada karyawan yang khusus menangani arsip-arsip perusahaaan, karena
karyawan menangani arsip sesuai bagiannya masing-masing.
A. Proses penggelolaan Surat Masuk
