Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Persero Medan, 2008.
USU Repository © 2009 42
yang digunakan untuk mengurus surat biasa disebut lembar pengnatar surat biasa. Kolom-kolom isian pada lembar pengantar surat biasa pada prinsipnya tidak
berbeda dengan lembar pengantar surat rahasia 5.
pengurusan surat pribadi surat pribadi tidak diproses seperti surat- surat lain, tetapi dapat langsung
disampaikan kepada pribadi penerima surat sesuai dengan alamat tujuan surat. Apabila telah dibuka ternyata suarat dinas, maka harus ditentukan apakah surat
tersebut surat penting, maka surat tersebut dikembalikan kepada unit pengarah untuk diproses seperti memproses surat penting dengan menggunakan kartu
kendali. Apabila termasuk surat biasa, surat tersebut dikembalikan kepada unit pengarah untuk diproses seperti memproses surat biasa dengan menggunakan
lembar pengantara surat biasa Pada PTPN IIIpersero pengurusan surat penting, surat rahasia surat biasa dan surat
pribai telah sesuai dengan uraian di atas. Jangka penanganan balasan surat paling lambat adalah 1 satu minggu setelah surat diterima, dan tembusannya harus diberikan ke
bagian sekretariat paling lambat dua hari setelahnya.
B. Proses Pengelolaan Surat Keluar
Surat keluar adalah surat yang bersifat kedinasan yang dibuat oleh organisasi yang ditujukan kepada pihak lain diluar organisasi perusahaan. Dalam bagian ini, pembahasan
pengelolaan suarat keluar hanya terbatas pada surat dinas. Surat dinas adalah surat yang dibuat oleh atau untuk kepentingan dinas organisasi atau perusahaan.
Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Persero Medan, 2008.
USU Repository © 2009 43
Pada pengetikan surat dinas apabila surat tersebut tidak hanya terdiri dari satu lembar atau satu halaman saja, maka lembar pertama menggunakan kertas berkepala, sedangkan
halaman berikutnya menggunakan kertas tidak berkepala. Pemotongan kalimat untuk dipindahkan ke halaman berikutnya harus diusahakan agar tidak hanya bagian kaki
suratnya saja. Pengelolaan surat keluar tidak jauh berbeda dengan pengeloan suart masuk.
Perbedaannya terletak pada pengelolaannya. Pengelolaan surat penting dapat mengguankan kartu kendali, sedangkan surat rahasia dan surat biasa menggunakan
lembar pengantar masing-masing. Proses pengelolaan surat keluar :
1. semua konsep surat keluar dibuat oleh satuan kerja pengolah. Pengolah adalah
pejabat pimpinan unit satuan kerja yang bertugas mengolah penyelesaian surat- surat
2. konsep surat-surat diketik menjadi surat dinas oleh satuan kerja pengolah.
Setelah selesai diketik kemudian diserahkan kepada satuan kerja tata usaha atau sekretariat untuk dicatat dan diproses lebih lanjut
3. surat kemudian dicatat identitasnya oleh satuan kerja tata usaha atau sekretariat
dan diteruskan kepada pejabat atau pimpinan yang bersangkutan untuk ditandatangani
4. setelah surat dirtandatangani, surat dinas tersebut dikembalikan kepada satuan
kerja tata usaha atau sekretariat, selanjutnya dilampiri dengan kartu kendali
Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Persero Medan, 2008.
USU Repository © 2009 44
untuk surat penting, atau lembar pengantar untuk surat rahasia dan surat iasa, yang telah diisi secara lengkap kolom-kolomnya.
5. surat dinas yang telah ditandatangani diberi nomor, diberi cap dinas, lembar asli
berikut lampirannya bila ada, dan tembusan surat, dikirim ke alamat tujuan sesuai dengan derajat surat dinas penting, rahasia, biasa
kartu kendali lembar I disimpan ditempat satuan kerja tata usaha atau sekretariat, yang bertindak sebagai pengarah surat. Sementar itu, lembar II dan
lembar III dikirim kepada satuan kerja pengolah bersama tembusan arsip. 6.
oleh satuan kerja penggelolah, kartu kendali lembar II, III ditandatangani sebagi bukti bahwa konsep surat dinas telah selesai diproses dan telah dikirim oleh
satuan kerja tata usaha atau secretariat 7.
selanjutnya, kartu kendali lembar II dikirim kembali oleh satuan kerja pengolah kepada penata arsip pada satuan kerja tata usaha atau sekretariat
8. kartu kendali lembar III bersama konsep surat arsipnya disimpan di satuan kerja
pengolah sebagai arsip pada PTPN III peseropenanganan surat keluar telah dilakukan dengan ketentuan
yang tepat. Pengetikan surat telah sesuai uraian yaitu lembar I menggunakan kertas berkepala selanjutnya tidak.
Untuk pengolahan setiap jenis surat yaitu surat rahasia, surat penting dan surat biasa sama saja yaitu menggunakan lembarpengantar masing-masing.
F.Pola Klasifikasi Arsip
Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Persero Medan, 2008.
USU Repository © 2009 45
Pola klasifikasi arsip merupakan salah satu syarat dalam penataan berkas bedasarkan masalah.
Klasifikasi arsip adalah pengelompokan urusan atau masalah secara logis dan sistematis berdasarkan fungsi dan kegiatan instansi
Guna klasifikasi arsip - untuk mengelompokkan arsip yang urusannya sama ke dalam satu berkas
- untuk mengatur penyimpanan arsip secara logis dan sistematis
- untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kemebali arsip, sehingga dapat
dicapai efisiensi kerja Jenis klasifikasi arsip,
Ada dua jenis klasifikasi arsip, yaitu: a.
Fisik kebendaan: yaitu klasifikasi arsip yang didasarkan pada bentuk fisik arsip, missal:
-surat keputusan -Formulir
-Majalah -Peta,dll
b. Masalah subjek: yaitu: klasifikasi arsip yang didasarkan pada isi atau pokok masalah yang terdapat di dalam suatu berkas, misalnya:
-kepegawaian -keuangan
-pendidikan dan latihan, dll
Unsur-unsur klasifikasi arsip Dalam menyusun klasifikasi asip, ada beberapa aspek yang perlu dipertimbangkan
yaitu:
Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Persero Medan, 2008.
USU Repository © 2009 46
a. unsur fungsi : penyusuanan pola klasififikasi arsip berdasarkan
inventarisasi kegiatan atau fungsi-fungsi yang dilaksanakan oleh suatu organisasi
b. unsur struktur organisasi: yaitu penyusunan pola klasifikasi arsip
berdasarkan struktur atau bagan organisasi yang ada c.
unsur masalah yaitu penyusaunan pola klasifikasi arsip brdasarkan masalah yang terdapat di kantor organsasi bersangkutan
Dewasa ini dikenal lima jenis sistem penataan arsip yaitu: 1.
Sistem Abjad Alphabetical Filling System yaitu sistem penataan berkas yang umumnya dipergunakan untuk menata berkas
berurutan dari A sampai Z dengan berpedoman kepada peraturan mengindeks Keuntunggan penggolongan ini :
1. mudah menggolongakan surat- surat
2. penyimpanan cepat, tanpa indeks
3. sederhana dan mudah dimengerti
2. Sistem Masalah PerihalSubject Filling System
Sistem masalah adalah salah satu sistem penataan berkas berdasarkan kegiatan yang berkenaan dengan masalah-masalaah yang berhubungan dengan perusahaan yang
menggunakan sistem ini. Jadi harus ditentukan lebih dahulu masalah-masalah yang pada umumnya terjadi dalam surat-surat setiap harinya, kemudian dikelompokkan
menjadi satu subjek yang diusun dalam satu daftar yang bernama Daftar Indeks.
Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Persero Medan, 2008.
USU Repository © 2009 47
Daftar indek yaitu daftar yang memuat kode dan masalah-masalah yang terdapat di dalam kantor sebagai pedoman penataan asip berdasarkan masalah.
3. Sistem Nomor Numerical Filling System
Yaitu salah satu sistem penataan bekas berdasarkan kelompok permasalahan yang kemudian masing-masing masalah diberi nomor tertentu
4. Sistem Tanggal Urutan WaktuChronological Filling system
Yaitu sistem penataan berkas berdasarkan urutan tanggal yang dijadikan pedoman termasuk diperhatikan dari datangnya surat . Surat atau berkas yang datang paling
akhir maka ditempatkan di bagian paling akhir pula, tanpa memperhatikan masalah surat atau berkas tersebut . akhirnya , surat atau berkas yang defile tersebut dapat
dikelompokkan berdasarkan bulan-bulan setiap tahunnya Keuntungan penggolongan ini:
1. berguna apabila tanggal-tangal telah diketahui
2. baik untuk penggolongan secara keseluruhan , misalnya surat- surat dalam
waktu yang terpisah 5.
Sistem WilayahRegionalGeographical Filling System Yaitu salah satu sistem penataan berkas berdasarkan tempat lokasi, daerah atau
wilaya tertentu. Guna melaksanakan sistem wilayah ini , maka dapat dipergunakan nama daerah atau wilayah untuk pokok permasalahan yang kemudian dikembangkan
menjadi masalah-masalah , yang dalam hal ini terdiri dari tempat lokasi daerah yang berada dalam wilayah tersebut .
Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Persero Medan, 2008.
USU Repository © 2009 48
Selanjutnya dapat dikembangkan untuk nama-nama dari para langganan atau nasabah yang berada di masing-masing tempat lokasi tersebut dan seterusnya tergantung
sesuai kebutuhan Keuntungan pengggolongan ini:
1. mudah menggunakan bila tempat telah diketahui
2. merupakan suatu tindakan penyimpanan secara langsung
Pola kelola arsip pada PTPN III persero yaitu secara masalah pokok dan secara fisikkebendaan sedangkan penataan arsipnya menggunakan sistem tanggal dan
pengkodeankodering.
G. Sistem Penataan Berkas
