Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Persero Medan, 2008.
USU Repository © 2009 28
1. UU no. 8 tahun 1997 tentang dokumen perusahaan
2. PP no. 87 tahun 1999 tentang tata cara penyerahan dan pemusnahan
dokumenperusahaan 3.
standar SMM ISO 9001: 2000 SML ISO 14001:2004
D. Sistem Penggolongan dan Azas pengorganisasian Arsip
Arsip dapat digolongkan menjadi beeberapa macam tergantung dari segi peninjauannya, yaitu :
1. Penggolongan arsip menurut subjek atau isinya, dapat dibedakan menjadi
beberapa macam yaitu: -
arsip keuangan, misalnya laporan keuangan, Daftar Gaji,dll
- arsip kepegawaian, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalh
kepegawian, misalnya Daftar Riwayat Hidup Pegawai, Surat Lamaran, dll -
arsip pemasaran, yaitu arsip yang berhubungan dengan masalah-masalah
pemasaran , misalnya: Surat Penawaran , Surat Pesanan, dll -
Arsip Pendidikan, adalah arsip yang berhubungan dengan masala-
masalah pendidikan, misalnya: Garis-garis Besar Program Pengajaran GBPP, Satuan Pelajaran, dll
2. Pengolongan arsip menurut Bentuk atau wujudnya ada beberapa macam, misalnya
- surat, antara lain: Naskah Perjanjiankontrak, akte pendirian perudahaan
organisasi, Notulen Rapat, Laporan- laporan, Kuitansi, Naskah Berita Acara, Bon Penjualan, Kartu Pegawai, Tabel-tabel , Gambar atau Bagan,
Grafik -
Pita Rekaman
Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Persero Medan, 2008.
USU Repository © 2009 29
- Piringan Hitam
- Mikrofilm
3. Penggolongan Arsip menurut nilai atau kegunaannya, menurut Milton Reitzfeld
mengemukakan 7 tujuh nilai arsip yaitu: a.
Nilai kegunaan administrasi values for administrative use b.
nilai- nilai kegunaan hukum values for legal use c.
nilai- nilai kegunaan uang values for fiscal use d.
nilai –nilai kegunaan untuk kebijaksanaan values for policy use e.
nilai- nilai kegunaan untuk pelaksanaan kegiatan values for operating use
f. nilai- nilai kegunaan untuk sejarah values for historical use
g. nilai –nilai kegunaan untuk penelitian values for research
4. Penggolongan Arsip Menurut Sifat Kepentingannya dapat dibedakan menjadi 4
empat macam, yaitu: a.
Arsip Nonesensial, yaitu arsip yang tidak memerlukan pengolahan
dan tidak mempunayai hubungan dengan hal-hal ang penting sehingga tidak perlu disimpan dalam waktu yang terlalu lama
b. Arsip yang diperlakukan , arsip yang masih mempunayi nilai
kegunaan , tetapi sifatnya sementara dan kadang –kadang masih dipergunakan atau dibutuhkan
c. Arsip penting important archives, yaitu arsip mempunayai nilai
hukum, pendidikan, keuangann , dokumentasi, sejarah, dan sebagainya d.
Arsip Vital vital archives, yaitu arsip yang bersifat permanen,
langgeng, disimpan untuk selama-lamanya
Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Persero Medan, 2008.
USU Repository © 2009 30
5. Penggolongan Arsip menurut keseringan penggunaannya, dapat dibedakan
menjadi 3 tiga macam yaitu: a.
Arsif yang aktif, yaitu arsip yang masih diperlukan dalam proses
penyelenggaraan kerja b.
Arsip pasif, yaitu arsip yang jarang-jarang dipergunakan dalam proses
penyelenggaraan kerja, tetapai kadang masih diperlukandalam proses penyelenggaraan pekerjaan
c. Arsip Pribadi, yaitu arsip yang perlu disimpan untuk selama-lamanya
6. Penggolongan Arsip Menurut Tingkat Penyimpanan dan Pemeliharaannya, dapat
dibedakan atas: a.
Arsip Nasional di IbukotaRI, sebagai inti disebut Arsip Nasional
Pusat b.
Arsip Nasional di tiap- tiap ibukota taingkat I, termasuk daerah-
daerah yang setinngkat dengan Daerah Tingkat I Menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharannya dapat pula
dibedakan menjadi dua macam, yaitu arsip sentral dan arsip unit -
Arsip Sentral yaitu arsip yang disimpan pada pusat arsip atau asip yang dipusatkan penyimpanannya. Disebut juga arsip makro atau arsip
umum , karena merupakan gabungan atau kumpulan dari berbagai arsip unit
- Arsip unit, yaitu arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit
dalam suatu organisasi. Disebut juaga arsip mikro atau arsip khusus, karena hanya menyimpan arsip yang ada di unit bersangkutan
Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Persero Medan, 2008.
USU Repository © 2009 31
7. Penggolongan Arsip menurut Keasliannya dapat dibedakan menjadi 4 empat
macam, yaitu:
Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Persero Medan, 2008.
USU Repository © 2009 32
a. arsip asli
b. arsip tembusan
c. arsip salinan
d. arsip berupa petikan
Pada PTPN III persero penggolongan secara subjek dilakukan dengan membagi tugas pada tiap bagian. Maksudnya dari struktur organisasi dapat dilihat terdapat 16
enam belas bagian yang menangani tugas masing-masing misalnya bagian sekretariat menangani arsip-arsip sentral, Bagian Akuntansi menyimpan arsip akuntansi perusahaan,
Bagian Administrasi menyimpan arsip-arsip administrasi perusahaan, dll Sedangkan penggolongan menurut nilai kegunaan, sifat kepentingan, keseringan
penggunaan menurut tingkat penyimpanan dan pemeliharaan, dan penggolongan arsip arsip menurut keasliannya telah dilakukan sesuai dengan teori di atas.
Azas pengorganisasian Pengelolaan arsip
Dalam penyimpanan arsip dikenal tiga azas pengorganisasian yaitu: 1. Azas Sentralisasi
Adalah pengelolaan arsip bagi seluruh organisasi yang dipusatkan di satu unit khusus, yaitu pusat penyimpanan arsip. Jadi unit-unit lain tidak melaksanakan pengurusan dan
penyimpan arsip. Azas ini biasanya digunakan oleh organisasi yang tidak terlalu besar, dan masing-masing unit tidak banyak memerlukan informasi yang bersifat spesifik
2. Azas Desentralisasi Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip yang ditempatkan di masing-masing unit
dalam suatu organisasi. Azas ini biasanya digunakan oleh orgniasasi yang besar
Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Persero Medan, 2008.
USU Repository © 2009 33
kompleks kegiatannya, dan masing-masing unit pada organisasi tersebut mengolah informasi yang khusus
3. Azas Gabungan antara Sentralisasi dan Desentralisasi Adalah pelaksanaan pengelolaan arsip dengan cara menggabungkan antara azas
Sentralisasi dan Desentralisasi. Azas ini digunakan untuk mengurangi kerugian yang terdapat pada azas sentralisasi atau azas Desentralisasi. Misanya : untuk arsip yang
bersifat umum dibutuhkan oleh setiap unit, disimpan di pusat arsip organisasi, sedangkan arsip yang sifatnya khusus disimpan di masing-masing unit
Dalam hal ini PTPN III persero menggunakan azas gabungan Sentraisasi dan Desentralisasi yaitu menyimpan arsip-arsip umum secara sentral dan arsip juga dilakukan
di setiap Bagian Unit yang bersangkutan masing-masing
E. Penanganan Surat Masuk Dan Surat Keluar
