Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Persero Medan, 2008.
USU Repository © 2009 25
B. Pengertian Arsip dan Kearsipan
Menurut Kamus Besar Umum Bahasa Indonesia, arsip adalah simpanan surat- surat penting. Menurut pengertian tersebut, tidak semua surat dikatakan arsip. Surat
dapat dikatakan arsip apabila memenuhi persyaratan sebagai berikut: -
surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan bagi lembaga , organisasi, instansi, perorangan baik untuk masa kini maupun untuk
masa yang akan datang, dan -
surat tersebut, karena masih mempunyai nilai kepentingan harus disimpan dengan mempergunakan suatu sistem tertentu sehingga
dengan mudah dan cepat ditemukan apabila sewaktu- waktu diperlukan kembali
Pengertian arsip di Negara kita Indonesia, diatur dalam Undang- Undang Nomor 7 tahun 1971 tentang : Ketentuan Pokok Kearsipan pada Bab I Pasal 1 sebagai
berikut: a. Naskah –naskah yang dibuat dan diterima oleh Lembaga Negara dan Badan-
Badan Pemerintah dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan Pemerintah
b. Naskah- naskah yang dibuat dan diterima oleh Badan- badan Swasta
danatau perorangan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka pelaksanaan kehidupan
kebangsaan Menurut Idris, dkk MIS 2001: 11, memberikan rumusan :
Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Persero Medan, 2008.
USU Repository © 2009 26
“arsip ialah kumpulan dari surat- menyurat yang terjadi karena suatu pekerjaan aksi, transaksi yang disimpan, dan bila dibutuhkan dapat dipersiapkan
untuk pelaksanaan tugas tindakan selanjutnya. Arsip juga berarti suatu gedung dimana diadakan pencatatan, penyimpanan dan pengolahan surat-surat”
Kearsipan merupakan salah satu macam pekerjaan kantor atau pekerjaan tata usaha yang banyak dilakukan oleh setiap badan usaha, baik badan usaha pemerintah
maupun swasta. Kearsipan menyangkut pekerjaan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat atau surat- surat atau dokumen – dokumen kantor lainnya.
Kegiatan yang berhubungan dengan penyimpanan warkat, surat- surat dan dokumen- dokumen inilah yang selanjutnya disebut kearsipan
C. Fungsi Dan Peranan Arsip 1. Fungsi Arsip
