51 lanjut surat ke bagian sek\retariat perusahaan paling lambat 2 dua hari setelah
penandatanganan surat dapat disimpulkan prosesnya sebagai berikut
1. pemerimaan surat
setiap surat dinas yang masuk ke kantor direksi harus melalui Sekretariat Korporat CS baik yang berasal dari BagianDistrikKebunUnit serta instansi
pemerintah atau pihak ke tiga diterima oleh Agendaris Hal ini sudah sesuai dengan teori bahwa penerimaan surat masuk ditangani oleh
satu unit sendiri.
2. pembukaan surat
surat yang diterima agendaris kemudian dibuka dengan menggunting pinggiran amplop, kemudian surat diagendakan berdasarkan system kodering yang berlaku
diperusahaanagenda 1A,1B,2A,2B,2C,3A,3B,dan4, dengan tidak membuang amlop surat
hal ini sudah dilakukan denan benar, karena ada kalanya amplop tersebut dibutuhkan misalnya jika surat tidak bertanggal ,sehingga tanggal stempel pos yang
tertera pada amplop dapat dipakai sebagai tanggal surat
3. pengarahan Surat
a surat kemudian dilengkapi dengan lembar disposisi direksi lampiran 4 dan diserahkan kepada asisten urusan administrasi untuk diseleksi serta mengarahkan surat
tersebut ke bidang-bidang kemudian meneruskannya ke Kepala Urusan b kepala urusan menyeleksi kembali surat-surat yang diterima dan memaraf surat
tersebut di lembaran Disposisi Direksi dan menyerahkannya kepada Sekretaris Direksi
52 c
sekretaris Direksi menerima surat dan mencatat dalam buku agenda dan meneruskan surat tersebut kepada Direksi. Direksi menerima susrat tersebut dan
mendisposisikannya , kemudian menyerahkannya kembali ke Sekretaris Direksi. Sekretaris direksi menerima surat tersebut dan mencatatnya kembali ke buku agenda dan
menyerahkannya ke agendaris d
agendaris meerima surat itu kembali dan mencatatnya dalam buku agenda serta mengirimkan fotocopy surat tersebut kepada BiroBagian terkait sesuai Disposisi Direksi
, kecuali dokumen mengenai pembayaran dikirimkan yang aslinya . Hal ini dilakukan karena perusahaan menggunakan azas gabungan sentralisasi dan
desentralisasi. Jadi, yang asli disimpan bagian sekretariat perusahaan, dan yang fotokopi disimpandiarsipkan di tiap bagian terkait
Bentuk lembar disposisi lampiran 2
Pengiriman dilakukan melalui petugas ekspedisi. Petugas ekspedisi mengirimkan surat tersebut kepada Biro Bagian menggunakan buku ekspedisi
Bentuk buku ekspedisi lampiran 4
Langkah-langkah penyimpanan surat pada PTPNIII persero adalah sebagai berikut: 1. surat-surat dipisah-pisahkan berdasar kodering surat yang berlaku
2. kemudian surat-surat tersebut dilubangi dengan menggunakan pelubang kertas perforator, lalu dimasukkan ke dalam map tebal briefordner dan disimpan
berdasarkan khronologis yaitu tanggal dan bulan surat-surat tersebut 3. langkah selanjutnya map tebal briefordner diletakkan ke dalam lemari arsip
Dari tahapan di atas maka penanganan surat masuk pada PTPNIII persero telah sesuai dengan teori.
53 Setiap surat yang masuk ke PTPNIII persero dilakukan pencatatan ke dalam buku
agenda surat masuk hanya saja tidak menggunakan kartu kendali, karena telah ada pembagian kerja pada karyawan khusus menangani surat masuk berdasarkan sumber
surat, misalnya khusus menerima email, fax, perpanjangan atau penerimaan rekanan baru, PPAB PPT, memo, SPJ, surat-surat masuk berdasarkan kodering.
2. 2 Penanganan surat Keluar
