Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Persero Medan, 2008.
USU Repository © 2009 50
B. Sistem Penemuan Arsip
Prosedur penemuan arsip kembali dilakukan dengan prosedur sebagi berikut: 1.
memeriksa formulir peminjaman arsip setiap orang yang meminjam arsip harus diberi formulir peminjaman arsip untuk diisi
sebagai bukti peminjaman arsip. Formulir peminaman arsip dibuat rangkap tiga, masing-masing untuk : 1 disertakan pada arsip yang dipinjam, 2 tinggal di penata
arsip sebagai arsip pengganti sementar, 3 disimpan pada berkas folder 2.
mengetahui pokok masalahnya pokok masalah arsip yang akan dikeluarkan dipinjam dapat diketahui melalui kartu
lembar pinjam arsip. Dalam lembar pinjam arsip sudah dijelaskan beberapa keterangan tentang arsip yang akan dipinjam. Oleh karena itu, setiap peminjaman
arsip harus menggunakan lembar pinjam arsip 3.
mengetahui kode arsip jika kode diketahui, maka dapat diketahui di dalam laci mana, di belakang guide apa,
dan di dalam folder kode apa arsip tersebur disimpan 4.
pengambilan arsip arsip dapat diambil dengan cepat karena sudah diketahui tempat arsip itu disimpan
5. penyimpanan arsip
setelah arsip ditemukan , arsip diambil , diganti dengan formulir peminjaman.arsip tersebut. Formulir inilah yang akan memberikan jawaban apabla dikemudian hari ada
yang hendak meminjam dan arsip itu belum dikembalikan. Arsip diserahkan kepad
Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Persero Medan, 2008.
USU Repository © 2009 51
apeminjam berikut formulir peminjaman arsip untuk ditandatagani ayau paraf sebagai bukti bahwa arsip yang diinginkan sudah diterima
6. pengembalian
setiap orang yang meminjam harus mengembalikan tepat pada waktunya , yaitu pada hari , dan tanggal yang tercantum pada forulir peminjaman arsip
Apabila arsip belum dapa tdikembalikan karena suatu hal, maka peminjam harus memberitahukan kepada petugas arsip agar arsip jangan sampai hilang atau lepas dari
pengendalian dan pengawasan 7.
penyimpanan kembali seteh arsip yang dipinjam telah dikembalikan maka dikembalikan ke tempat semula
dan formulir peminjaman dikeluarkan dengan dibubuhi catatan “telah dikembalikan” PTPN III persero tidak menggunakan formulir meminjaman arsip untuk interen
perusahaan, sebab hanya berdasarkan kepercayaan saja, tetapi untuk peminjaman arsip ke pihak eksteren memiliki proses peminjaman.
H. Sistem Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip A. Sistem Pemeliharaan Arsip
