Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Persero Medan, 2008.
USU Repository © 2009 38
dilakukan seperti ketentuan diatas, akan tetapi perusahaan tidak menggunakan kartu kendali. Secara umum tugas tiap bagian dalam penanganan surat masuk di atas hanya
dilakukan oleh dua bagian yaitu: 1
unit penerima surat yang bertanggung jawab seperti uraian di atas 2. unit pengolah yang menangani tugas-tugas pembukaan surat, penyortiran,
pencatatan surat, dan pengarahan surat serta melakukan penataan arsip sendiri. Jadi tidak ada karyawan yang khusus menangani arsip-arsip perusahaaan, karena
karyawan menangani arsip sesuai bagiannya masing-masing.
A. Proses penggelolaan Surat Masuk
Pengurusan surat masuk dibedakan menjadi 3 tiga macam, yaitu pengurusan surat penting, pengurusan surat rahasia dan pengurusan surat biasa
1. pengurusan surat penting
Surat penting adalah surat yang memuat informasi tentang permasalahan pokokk yang baik secara langsung ataupun tidak langsung akan mempengaruhi
keberhasilan organisasi atau perusahaan. Surat- surat penting memilikii kegunaan cukup lama tidak hanya sekali pakai, tetapi berlaku sampai kurun waktu tertentu
hingga permasalahannya selesai dikerjakan surat penting misalnya:
a. semua surat yang berkaitan dengan kebijaksanaan organisasi atau
perusahaan, misalnya surat perjanjian kerja sama, surat pemesanan barang, surat konfirmasi, surat telegram dan sebagainya
Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Persero Medan, 2008.
USU Repository © 2009 39
b. semua surat yang isinya berhubungan dengan kebijaksanaan pelayanan
dalam bidang kepegawaian, keuangan, peralatan pekerjaan. Misalnya surat pengangkatan pegawai, surat bukti pembayaran, faktur, daftar perincian
penerimaan barang dan lain-lain c.
semua surat yang akan menimbulkan kerugian bagi perusahan apabila informasinya tidak sampai kepada yang bersangkutan, misalnya surat
pemberitahuan tender. 2.
proses pengurusan surat penting a.
semua surat masuk termasuk surat penting diterima oleh unit penerima b.
unit penerima meneruskan kepada unit penyortir c.
unit penyortir membuka surat dan meneruskan kepada unit pencatat surat lampiran dan sampul surat
d. unit pencatat menyiapkan kartu kendali rangkap tiga, dan mengisi kolom-
kolomnya berdasarkan data-data yang ada pada surat tersebut. Unit pencatat kemudian meneruskan kepada unit pengarah dengan dilampiri kartu kendali
rangkap tiga yang telah diisi beserta lembar disposisinya e.
unit pengarah meneruskan surat tersebut kepada unit pengolah berikut kartu kendali dengan memperhatikan :
1. lembar pertama kartu kendali ditinggal pada unit pengarah
2. lembara kedua dan ketiga kartu kendali berikut surat dan lampirannya
diteruskan kepada unit pengolah
Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Persero Medan, 2008.
USU Repository © 2009 40
f. unit pengolah menerima dan memproses lebih lanjut surat penting tersebut dengan
memperhatikan : 1.
lembar ketiga kartu kendali tetap tinggal di unit pengolah surat 2.
lembar kedua kartu kendali dikembalikan kepada unit pengarah untuk kemudian diteruskan kepada unit penata arsip
3. batas waktu penyelesaian surat penting
Batas waktu penyelesaian surat yang ditetapkan oleh setiap instansi berbeda-beda. Sampai saat ini belum ada peraturan yang baku. Namun, di luar negeri ada
ketentuan bahwa setiap surat harus dapat diselesaikan dalam jangka wakrtu 3 tiga hari. Penggunaan aturan 3 hari memungkinkan surat yang tidak dapat
dibalas dalam waktu tersebut, karena memerlukan data- ata atau informasi yang cukup banyak, bisa dibalas terlebih dahulu disertai pernyataan bahwa penjelasan
lebih lanjut secara terinci akan disampaikan dalam waktu yang tidak terlalu lama.
3. Pengurusan Surat Rahasia Adapun prosesnya adalah sebagi berikut:
a. semua surat masuk termasuk surat rahasia, sangat rahasia, atau surat
tertutup diterima oleh unit penerima surat b.
unit penerima meneruskan surat tersebut kepada unit penyortir berikut surat-surat yang lain
c. unit penyortir meneruskan surat tersebut kepada unit pencatat
Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Persero Medan, 2008.
USU Repository © 2009 41
d. unit pencatat meneruskan surat tersebut kepada unit pengarah dengan
menggunakan lembar pengantar surat rahasia dalam lembar pengantar yang perlu diisi adalah :
1 nomor surat yang tercantum pada sampul luar sampul yang
pertama 2
asal surat , dapat dilihat dari kop sampul surat atau alamat si pengirim suarat
3 tanggal penerimaan surat
4 jumlah surat yang diterima
5 nama terang dan tanda tangan penerima surat
e. unit pengarah meneruskan surat rahasia tersebut masih dalam keadaan
tetutup berikut lembar pengantarnya f.
unit pengolah menerima surat rahasia tersebut masih dalam keadaan tertutup berikut lembar pengantarnya
g. unit pengolah menandatangani lembar pengantar dan mengembalikan
kepada unit pengarah sebagai arsip h.
unit pengolah membuka sampul suat, membaca, serat memproses lebih lanjut sampai selesai
4. pengurusan surat biasa
Pada dasarnya pengurusan surat biasa sama dengan pengurusan surat rahasia . perbedaannya terletak pada pengantar yang dipergunakan. Proses pengurusan
surat rahasia menggunakan lembar pengantar surat rahasia, lembar pengantar
Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Persero Medan, 2008.
USU Repository © 2009 42
yang digunakan untuk mengurus surat biasa disebut lembar pengnatar surat biasa. Kolom-kolom isian pada lembar pengantar surat biasa pada prinsipnya tidak
berbeda dengan lembar pengantar surat rahasia 5.
pengurusan surat pribadi surat pribadi tidak diproses seperti surat- surat lain, tetapi dapat langsung
disampaikan kepada pribadi penerima surat sesuai dengan alamat tujuan surat. Apabila telah dibuka ternyata suarat dinas, maka harus ditentukan apakah surat
tersebut surat penting, maka surat tersebut dikembalikan kepada unit pengarah untuk diproses seperti memproses surat penting dengan menggunakan kartu
kendali. Apabila termasuk surat biasa, surat tersebut dikembalikan kepada unit pengarah untuk diproses seperti memproses surat biasa dengan menggunakan
lembar pengantara surat biasa Pada PTPN IIIpersero pengurusan surat penting, surat rahasia surat biasa dan surat
pribai telah sesuai dengan uraian di atas. Jangka penanganan balasan surat paling lambat adalah 1 satu minggu setelah surat diterima, dan tembusannya harus diberikan ke
bagian sekretariat paling lambat dua hari setelahnya.
B. Proses Pengelolaan Surat Keluar
