Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Persero Medan, 2008.
USU Repository © 2009 58
b. arsip mana yang dianggap penting
c. arsip mana yang dianggap sebagai asip biasa
d. arsip mana yang dianggap tidak penting , yang harus segera dimusnahkan
Penentuan klasifikasi tersebut , sangat ditetukan oleh: 1.
tingkat perkembangan organisasi atau perusahaan 2.
tujuan ataupun biadang operasi suatu organisasi 3.
kegunaan arsip bagiorganisasasi 4.
pertimbangan dari segi hukum 5.
pertimbangan ruang, tempat, peralatan, atau fasilitas yang diberlakukan dalam penataan arsip
Pada PTPN III persero telah melakukan sistem penyusutan arsip seperti uraian di atas.
B. Pemusnahan Arsip
Pemusnahan arsip adalah proses kegiatan penghancuran arsip yang sudah tidak memiliki nilai kegunan. Penghancuran berarti membuat arsip-arsip tidak dapat
dimanfaatkan lagi, baik informasi maupun bentuk fisiknya lembar-lembar kertasnya. Pemusnahan dapat dilakukan dengan berbagai cara , misalnya:
1. dengan melebur lembaran-lembaran arsip mengguanakan mesin pelebur kertas,
misalnya dengan pabrik-pabrik kertas 2.
dengan membakar sampai tuntas hingga menjadi abu. Apabila jumlah arsip yang dimusnahkan cukup banyak , cara ini kurang efektif
3. dengna menimbun daidalam tanah, cara ini juga kurang efektif
Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Persero Medan, 2008.
USU Repository © 2009 59
4. dengan menyobek atau secara manual menjadi sobekan-sobekan kecil sehingga
tidak dapat dimanfaatkan . Apabila arsip yang dimusanhkan dalam jumlah besar, cara ini juga tidak efektif
5. dalam kemajuan teknologi saat ini cara yang pealing efektif dan tepat untuk
memusnahkan arsip ialah dengan menggunakan mesin penghancur kertas dokumen paper shredder machine, karena dapat melindungi kerahasiaan
informasi. Berkas –berkas atau dokumen berbentuk lembaran atau continues form dalam berbagai ukuran dapat diahancurkan dapat dihancurkan seketika
menjadi bentuk racikan kecil-kecil secara otomatis Proses pemusnahan arsip dilakukan melalui proses sebagai berikut :
1. Pembentukan Panitia
Proses pemusnahan arsip didahului dengan pembentukan panitia pemusnahan arsip dengan melibatkan berbagai unsur yang berkepentingan dan berwenang dalam
organisasi . Anggota panitia pemusnahan arsip terdiri dari para pejabat yang banyak berhibungan dengan penggunaan arsip.
Unsur-unsur yang tersdapat dala panitia pemusnahan arsip adalah sebagai berikut: a.
unsur pimpinan operasional organisasi, misalnya Direktur Kepala Bagian Produksi, DirekturKepala Bagian Pemasaran, Direktur Kepala Bagian
Pemeliharaan maintenance b.
unsur pimpinan satuan penunjamg, misalnya Direktur Kepala Bagian Personalia kepegawaian, DirekturKepala Bagian Keuangan, DirekturKepala Bagian
Perencanaan dan Pengawasan Planning and Control
Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Persero Medan, 2008.
USU Repository © 2009 60
c. unsur pelaksana, misalnya panata arsip dari masing-masing satuan kerja dan
petugas unit kearsipan pusat organisasi 2.
inve ntarisasi Data inventarisasi data arsip bertujuan membuat daftar lengkap atas isi arsip dengan
dikelompokkan menurut persamaan masalah utama 3.
penilaian kegunaan arsip dalam penilaian kegunaan arsip perlu diperhatikan hal-hal berikut:
a. informasi yang terkandung di dalam arsip tersebut
b. penilaian hendaknya dilakukan atas dasar pengetahuan seluruh satuan
kerja yang ada di organisasi atau perusahaan yang bersangkutan c.
penilaian suatu arsip hendaknya dikaiatkan dengan berkas-berkas arsip lainnya
d. nilai kegunaan arsip dibedakan menjadi:
1 nilai keguanaan administrasi
2 nilai guna hukum
3 nilai guna keuangan
4 nilai guna ilmiahteknologi
5 nilai guna perorangan
Penilaian kegunaan arsip dilakukan dengan menilai masing-masing arsip dalam kaitannya dengan penyelenggaraan pekerjaan organisasi atau perusahaan
a. nilai guna administrasi
misalnya arsip- arsip yang berkenaan dengan :
Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Persero Medan, 2008.
USU Repository © 2009 61
1 struktur organisasi pembentikan sampai dengan perubahannya 2 pedoman kerja
3 perubahan kebijaksanaan 4 program kerja
5 visi dan misi organisasi atau perusahaan, dll b. Nilai guna hukum atas hal dan kewajiban seorang sebagai pegawai pada suatu
organisasi . Arsip memiliki nilai guna hukum legal value, misalnaya:
1 keputusan
2 perjanjian
3 ketetapan
4 kotrak
5 akte pendirian organisasi atriu
perusahaan 6
surat kuasa 7
surat pernyataan, dll c. nilai kegunaan keuangan
nilai keguanan keuangan finance value adalah arsip-arsip yang berhubungan dengan masalah keuangan seseorang atauperusahann .
arsip yan memiliki guna keuanan, misalnya: 1
buku kas 2
buku bank 3
piutang dagang 4
laporan keuanan 5
anggran pendapatan dan belanja oraganisasi atau
perusahaan 6
daftar isian proyek 7
daftar isian kegiatan , dll
Lenni Marlina Marpaung : Inkonsistensi Pengelolaan Arsip Pada PT. Perkebunan Nusantara III Persero Medan, 2008. USU Repository © 2009
d. Nilai guna ilmiah teknologi
e. Arsip yang memiliki kegunaan ilmiah teknoogi research value adalah arsip-
arsip yang memiliki nilai kegunaan bagi pengembangan ilmu pengetahuan dan teknologi, misalnya : Laporan Hasil penelitian .
Diasamping itu arsip juga memiliki fungsi lain, seperti: a.
perencanaan b.
pengambilan keputusan c.
penentua kebijaksanaan d.
pemeriksaan e.
pengendalian f.
penelitian g.
sebagai sumber sejarah
Berdasarkan hasil penilaian tersebut, maka selanjutnya akan dapat ditentukan : a.
arsip-arsip penting, arsip tidak penting dan arsip biasa b.
kelompok arsip yang dapat disimpan secara permanent c.
arsip yang perludisimpan dalam jangka waktu tertentu untuk selanjutnya dimusnahkan
4. daftar Usulan Pemusnahan
daftar usaulan pemusnahan arsip diusulkan oleh pimpinan yang berwenang atau pejabat lain yang berhak untuk mengusulkan pengesahan daftar usulan pemusnahan
5. pembuatan Berita Acara
arsip yang akan dimusnahkan dicataat dalam suatu daftar pemusnahan arsip dan harus dibuatkan Berita Acara Pemusnahan.
Pada PTPN III persero sistem pemusnahan arsip telah dilakukan sesuai dengan ketentuan uraian di atas.
48
BAB III ANALISA DAN EVALUASI
PT. Perkebunan III persero didirikan dengan Akte Notaris Hanum Kamil. SH No. 36 tanggal 11 Maret 1996 yang telah disahkan Mentri Kehakiman Republik
Indonessia dengan Surat Keputusan No. C2-8331. HT.01.01 Th. 96 tanggal 8 Agustus 1996 yang dimuat dalam berita Negara Republik Indonesia No. 81 tahun 1996 dan
tambahan Berita Negara No. 8674 tahun 1996. PTPNusantara III persero merupakan penggabungan dari kebun-kebun yang berada di wilayah Sumatera Utara
Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan penulis pada PTPNIII persero selama kurang lebih tiga bulan , dapat diketahui bahwa dalam memenuhi kebutuhan dan
tuntutan persaingan global, PTPNIII persero terus memperbaiki sistem kerja yang saat ini terarah pada ISO 9000, dimana perusahaan ini telah mendapatkan sertifikat ISO
tersebut, sehingga sistem dalam organisasi kantor telah disesuaikan terus menerus sesuai dengan sertifikasi ISO yang telah diperoleh perusahaan dan juga ketepatan pelaksanaan
di lapangan. Dalam analisa dan evaluasi ini penulis menguraikan mengenai pelaksanaan
penegelolaan arsip, fungsi arsip, sistem penggolongan arsip , evaluasi penanganan surat masuk dan surat keluar, sistem penataan berkas dan penemuan arsip serta alat-alat
kearsipan yang dilaksanakan di PTPNIII persero yang akan diperbandingkan dengan tingkat pencapaian visi dan misi perusahaan dan sudahkah semua dilakukan dengan
konsisten.
