Pengembangan sistem informasi layanan persuratan (studi kasus: Kantor Kelurahan Bambu Apus Kota Tangerang Selatan)

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI LAYANAN PERSURATAN

( STUDI KASUS : KANTOR KELURAHAN BAMBU APUS

KOTA TANGERANG SELATAN )

oleh : NURHAYATI (103093029683)

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UNIVERSITAS ISLAM NEGERI SYARIF HIDYATULLAH

2011

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI LAYANAN PERSURATAN

( STUDI KASUS : KANTOR KELURAHAN BAMBU APUS

KOTA TANGERANG SELATAN )

Skripsi

Sebagai Salah Satu Syarat Untuk Memperoleh Gelar Sarjana Komputer Fakultas Sains dan Teknologi

Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta

Oleh : Nurhayati 103093029683

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS SAINS DAN TEKNOLOGI

UIN SYARIF HIDAYATULLAH JAKARTA

,PENGEMBANGA.II

STSTEM

INFORMASI

LAYANAN

PERST]RATAN

(

STUDI KASUS

:

KANTOR

KELURAIIAN

BAMBU APUS

/KOTA TANGf,RANG SEIT{TAN

₎

;

SkiFi

S€tdgai

Seb! Sllu Symt

U!tut

Mdp@lel

celd

Srjma

KonFtcr

IdLult4

Slis

dd

Tchblogi

Univdila

Islu

N.Bai SleifHidayatullah

Jolana

Ol€[:

103{D3029683

Mma€tahui,

Kehu

Pregte

Slltdi

Sjdfr

Inlmdi

\r,u["--**

Np

Adi

giddrL

MMSI

NtP.

19750818 200501 2 008

.

PENGESAIIANUJIAN.

Skripsi yaog berjudul '?engembangan Sistem

Inforinasi Layanan Penuratao

(Studi

Kasus

:

Kantor

Kelu{ghan

Bambu Apus

Kota Talgerang

Selatan)"

yang

ditulis

oleh.

Nurhayati,

NIM

:

103093029683 telah

diuji

dan

dinyatakan

Lulus

datam.sjdang

MunaqosFh

Fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri

Syarif

Hidayahrllah Jakarta pada hari Jum'at tanggal

29 J.j,li

20ll

Skripsi

ini

telah diterima sebagai salah satu

syaxat untuk memp€roleh gelar Sadana Strata Satu (S

l)

_{Program Studi Sistem Informasi.}

Penguji II

[nwK-^o

NIP. 19680117 200112

I

Pembimbing

I

Nur Aeni Hidavah.

MMSI

NIP . 19750818 200501 2 008

Mengetahui,

Ketua

Proglam Studi Sistsm

lnfomali

\At

'-.K--"'

001

HALAMAN PERNYATAAN

DENGAN INI SAYA MENYATAKAN BAHWA SKRIPSI INI BENAR-BENAR ASLI KARYA SENDIRI YANG BELUM PERNAH DIAJUKAN SEBAGAI SKRIPSI ATAU KARYA ILMIAH PADA PERGURUAN TINGGI MANAPUN.

Jakarta, Juli 2011

Nurhayati 103093029683

NURHAYATI - 103093029683, Pengembangan Sistem Informasi Layanan Persuratan (Studi Kasus : Kantor Kelurahan Bambu Apus Kota Tangerang Selatan), di bimbing oleh A’ANG SUBIYAKTOdan ZAINUDIN BEY FANANIE

ABSTRAK

Sesuai dengan Keputusan No. 6 Tahun 2003 Menteri Pendayagunaan Aparat Negara dalam tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik, menegaskan bahwa pemerintah melalui instansi-instansi penyedia layanan publiknya bertanggung jawab memberikan layanan prima kepada masyarakat, karena pada kenyataannya pada wilayah administrasi kantor kelurahan Bambu Apus Kota Tangerang Selatan masih menggunakan system yang manual sehingga pelayanan yang di berikan oleh warga belum maksimal. Maka sudah sangatlah tepat jika pemerintah menggunakan sisi kemajuan komputer untuk menunjang kinerja agar lebih efisien dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada masyarakat. Tujuan penulisan dari penelitian ini adalah mengembangkan sistem persuratan yang sudah ada, dan mengintegrasikan dengan database warga sehingga menjadi sistem persuratan yang lebih baik, efektif dan efesien serta membantu memecahkan masalah yang dihadapi oleh instansi kantor Pemerintahan studi kasus Kelurahan Bambu Apus kecamatan Pamulang, terkait dengan sistem persuratan (seperti surat keterangan usaha, domisili usaha, pengantar pembuatan surat catatan kepolisian, tidak mampu, domisili tempat tinggal, pembuatan KTP dan kepindahan) dan perijinan (seperti surat perijinan keramaian). Metodologi penelitian yang di gunakan terdiri dari metode pengembangan sistem yaitu FAST (Framework Aplication of System Thinking) menurut Whitten at al, dan fase-fase yang penulis gunakan adalah fase definisi lingkup, fase analisa masalah, fase analisa kebutuhan, fase desain logis, fase desain fisik, fase kontruksi dan fase implementasi dan strategi pemodelan objek yaitu OOAD (Object Oriented Analisis dan Desaign) serta tools yang di gunakan adalah UML. Sedangkan aplikasi digunakan yaitu Visual Basic, untuk database menggunakan Ms. Access, keluaran menggunakan Cristal Report, sedangkan untuk pembuatan UML menggunakan Ms.Visio. Hasil yang di capai adalah sebuah sistem informasi layanan persuratan yang berukuran 5.81 MB. Serta sistem telah diintegrasikan dengan database warga, dengan output surat keterangan (seperti surat keterangan usaha, domisili usaha, pengantar pembuatan surat catatan kepolisian, tidak mampu, domisili tempat tinggal, pembuatan KTP dan kepindahan) dan perijinan (seperti surat perijinan keramaian). kesimpulan yang di dapat dengan adanya sistem ini yaitu membantu dalam meningkatkan kinerja dalam pengelolaan layanan persuratan, dan pengelola dapat setiap saat mengecek data persuratan dan melihat laporan persuratan karena sudah tidak perlu lagi mendata satu persatu.

Kata kunci : Sistem Informasi, layanan, persuratan, metodologi pengembangan

Framework Aplication System Thinking (FAST), berorientasi object,

Unified Modeling Language (UML), Ms. Visual Basic, Ms. Acces V Bab + xxiv Halaman + 126 Halaman + 46 Gambar + 33 Tabel + 7 Lampiran

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Segala puji kehadirat Allah SWT yang telah memberikan taufiq dan hidayah-Nya, rahmat dan maghfirah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini dengan baik. Shalawat dan salam semoga tetap tercurahkan kepada suri tauladan kita Rasulullah Muhammad SAW. Amin

Penulis menyadari bahwa penulisan ini tidak dapat terselesaikan tanpa bantuan dari pihak lain. Oleh karena itu izinkanlah penulis mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah membantu penulis dalam penulisan ilmiah ini, terutama kepada :

1. Bapak DR. Syopiansyah Jaya Putra, M.Sis, selaku Dekan Fakultas Sains dan Teknologi.

2. Ibu Nur Aeni Hidayah, MMSI selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi dengan penuh kesabaran memberikan nasihat dan saran-saran berharga secara bijak serta membantu membimbing penulis dalam penyelesaian skripsi.

3. Bapak Aang Subiyakto. M.Kom selaku Pembimbing I yang telah meluangkan waktu dan tenaganya, penuh kesabaran memberikan nasihat dan saran-saran berharga secara bijak serta membantu membimbing penulis dalam penyelesaian skripsi

4. Bapak Zainuddin Bey Fananie, M.Sc selaku Pembimbing II yang telah meluangkan waktu dan tenaganya, penuh kesabaran memberikan nasihat dan saran-saran berharga secara bijak serta membantu membimbing penulis dalam penyelesaian skripsi.

5. Bapak Syamsuddin Noor S.Pd.I selaku kepala kelurahan serta jajarannya atas kesempatan yang diberikan penulis dapat melakukan penelitian di kantor kelurahan Bambu Apus Kecamatan pamulang Kota Tangerang Selatan.

6. Kedua Orang Tua penulis atas segala motivasi dan bantuan baik moril maupun materil yang telah diberikan kepada penulis. Adik- adik penulis Ayu Ika Wati, Abdul Rochman, dan Shelly Nurhasanah yang telah memberikan semangat kepada penulis. Serta Bapak Drs. H. Zaeni, Bapak H. Makawi, Bapak Muhadi, S.Ei, Bapak Ardam, dan keluarga yang memberi dukungan dan motivasi yang di berikan kepada penulis. 7. Kakak M. Zainuddin, S.Hi dengan kesabarannya memberi penulis motivasi.

Sahabat-sahabat SI A 03 dan Rifan Fahdi yang telah memberikan saran maupun bantuannya serta semangat kepada penulis dalam menyelesaikan penulisan ini. Kakak Imam Andi Bastian dan saudara Abung sekeluarga, terima kasih telah membantu memberikan inspirasi terhadap pengerjaan skripsi ini. Serta teman-teman penulis PMII KOMFAST, PMII Cab. Ciputat, LAKPESDAM-NU 2005 Tangerang, LESBUMI-PBNU dan PB Nahdlatul Ulama yang memberikan ruang gerak penulis menjadi luas serta memberi semangat dalam menyelesaikan penulisan ini.

Akhir kata Kesempurnaan hanya milik Allah SWT, begitu juga dengan skripsi ini dan penulis mengharapkan kritik serta saran yang membangun dari pembaca untuk penulisan laporan yang lebih baik lagi. Semoga skripsi ini bermanfaat bagi semua pembaca. Amin

Wassalamu’alaikum Warahmatullahi Wabarakatuh

Jakarta, Juli 2011 Nurhayati 103093029683

DAFTAR ISI

HALAMAN SAMPUL ...i

HALAMAN JUDUL ... ii

HALAMAN PENGESAHAN ... iii

HALAMAN PENGESAHAN UJIAN ...iv

HALAMAN PERNYATAAN ...v

ABSTRAK ...vi

KATA PENGANTAR...vii

DAFTAR ISI ...ix

DAFTAR GAMBAR...xiv

DAFTAR TABEL ...xvi

DAFTAR SIMBOL... xviii

DAFTAR LAMPIRAN...xxiv

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang………..1

1.2 Rumusan Masalah……….3

1.3 Batasan Masalah………...4

1.4 Tujuan dan Manfaat ………...………..5

1.4.1 Tujuan ………..5

1.4.2 Manfaat ………6

1.5 Metodologi Penelitian………...7

1.5.1 Metode Pengumpulan Data………..……….7

1.6 Sistematika Penulisan………...10

BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Definisi sistem………12

2.2 Informasi……….12

2.3 Konsep Dasar sistem Informasi………..13

2.4 Pengumpulan data………...14

2.4.1 Studi Kepustakaan………..14

2.4.2 Studi Lapangan (Observasi)………....14

2.4.3 Studi literatur sejenis………... 15

2.5 Pengembangan Sistem Informasi………16

2.5.1 Proses Pengembangan Sistem Informasi………16

2.5.2 Metodologi Pengembangan sistem………...16

2.6 Layanan………...19

2.7 Persuratan………20

2.7.1 Jenis-Jenis Surat………...20

2.7.2 Arsip……….. …23

2.8 Pemahaman Dasar Object Oriented………25

2.8.1 Keuntungan Object Oriented………..25

2.8.2 Keterbatasan Objeck Oriented………26

2.8.3 UML (Unified Modeling Language)………..26

2.9 Pemograman Visual Basic 6.0………32

2.10 Microsoft access………. 33

2.11 Microsoft Visio………....33

2.13 Jaringan Local Area Network(LAN)……….35

2.14 Jaringan Client Server……….38

2.15 Literatur Sejenis………...39

BAB III METODOLOGI PENELITIAN 3.1 Pengumpulan Data………...42

3.1.1 Studi Kepustakaan……….42

3.1.2 Studi Lapangan………..42

3.1.3 Studi Literatur Sejenis………45

3.2 Metodologi Pengembangan Sistem………46

3.2.1 Definisi Lingkup………...48

3.2.2 Anlisis Masalah………..……….49

3.2.3 Analisis Kebutuhan……….50

3.2.4 Desain Logis………...50

3.2.5 Desain Fisik………...51

3.2.6 Konstruksi ……….……….53

3.2.7 Implementasi………...53

3.3 Kerangka Penelitian………54

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN 4.1 Profil Kelurahan………..56

4.1.1 Struktur Organisasi Kelurahan………43

4.2 Definisi Lingkup……….62

4.2.2 Permasalahan………...63

4.2.3 PIECE frame Work Persuratan………...64

4.2.4 Waktu Pelaksanaan……….65

4.2.5 Lingkungan Yang Di Gunakan Dalam Proses Pengembangan sistem………...66

4.3 Analisis Masalah………..…………...67

4.3.1 Identifikasi Masalah………67

4.3.2 Analisa proses bisnis yang berjalan………70

4.3.2.1 Kelemahan Sistem yang Berjalan…...70

4.3.2.2Use Case Diagramyang sedang berjalan………...70

4.3.2.3Activity Diagramyang sedang berjalan………..73

4.3.3 Literatur Sejenis………...73

4.4 Analisa Kebutuhan……….76

4.5 Desain Logis...………78

4.5.1 Proses Sistem Layanan Persuratan yang di usulkan…………...78

4.5.2 Perbandingan sistem berjalan dengan yang di usulkan………..79

4.5.3 Visualisasi Sistem yang di usulkan……….80

4.5.3.1Use Case Diagram………...81

4.5.3.2Activity Diagram……….86

4.5.3.3Sequence Diagram……….89

4.6 Desain Fisik………96

4.6.1 Class Diagram……………...96

4.6.2 Struktur Data………..98

4.6.4 Rancangan tampilan Input………109

4.7 Konstruksi ……….………...118

4.7.1 Perangkat Keras………118

4.7.2 Perangkat Lunak………...118

4.7.3 Uji Coba………....119

4.8 Implementasi……….121

4.8.1 Instalasi……….121

4.8.2 Pelatihan User………...124

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan ...125

5.2 Saran ...125 DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Frameworkmetodologi FAST……… 17

Gambar 2.2 Tampilan Microsoft Visio……….. 34

Gambar 2.3 Topologi Bus………. 36

Gambar 2.4 Topologi Star………. 37

Gambar 2.5 Topologi Ring……… 38

Gambar 3.1 FrameworkFAST………...……… 47

Gambar 3.2 Kerangka Penelitian……… 55

Gambar 4.1 Struktur Organisasi Kelurahan Bambu Apus………. 57

Gambar 4.2 Proses pembuatan Surat keterangan dan perijinan………. 63

Gambar 4.3 Proses pencarian Surat keterangan dan perijinan……… 63

Gambar 4.4 Use casediagram pelayanan persuratan yang sedang berjalan………... 71

Gambar 4.5 Activity Diagram pelayanan persuratan……….. 73

Gambar 4.6 Proses Sistem yang di usulkan……… 79

Gambar 4.7 Use Case DiagramProses pengelolaan persuratan yang diusulkan…... 82

Gambar 4.8 Activity diagramproses maintain data warga yang di usulkan……….. 87

Gambar 4.9 Activity Diagramproses pembuatan surat yang di usulkan……… 88

Gambar 4.10 Activity diagramproses pencarian kembali surat yang di usulkan……. 89

Gambar 4.11 Sequence Diagram Login... 90

Gambar 4.12 Sequence Diagram Layanan Persuratan... 91

Gambar 4.13 Sequence DiagramAgenda Keluar... 92

Gambar 4.14 Sequence DiagramLaporan Agenda Keluar... 93

Gambar 4.16 Sequence Diagramcari Data Warga... 95

Gambar 4.17 Class DiagramSistem Persuratan yang di usulkan……… 97

Gambar 4.18 STD Halaman utama menu Staff……… 107

Gambar 4.19 STD Halaman utama menu Warga.……… 108

Gambar 4.20 STD Halaman utama menu KASI...……… 108

Gambar 4.21 Form Login Warga……….. 109

Gambar 4.22 Form Login Staff dan KASI……… 110

Gambar 4.23 Formrancangan menu utama …….………... 110

Gambar 4.24 Form Rancangan inputdata warga………. 111

Gambar 4.25 Form Master Cari data warga………. 112

Gambar 4.26 Form input User………. 112

Gambar 4.27 Form Back Up Database……… 113

Gambar 4.28 Formcari surat……… 113

Gambar 4.29 FormSurat pengantar pembuatan izin keramaian……….. 114

Gambar 4.30 FormSurat pengantar pembuatan catatan kepolisian……… 115

Gambar 4.31 FormSurat keterangan domisili usaha……… 115

Gambar 4.32 FormSurat keterangan usaha……….. 116

Gambar 4.33 FormSurat keterangan tidak mampu……….. 116

Gambar 4.34 FormSurat keterangan domisili………. 117

Gambar 4.35 Rancangan Konfigurasi Jaringan Client-Server... 119

Gambar 4.36 Setup Komponen SIP……….. 122

Gambar 4.37 Setup Komponen SIP Install……….……….. 122

Gambar 4.38 Setup Komponen SIP Proses Installer………. 123

DAFTAR TABEL

Tabel 4.1 Waktu Penelitian……… 66

Tabel 4.2 cause-and-effects analysis... 67

Tabel 4.3 Daftar actorpada sistem yang sedang berjalan……….. 71

Tabel 4.4 Daftar Use Casesistem persuratan yang sedang berjalan……….. 72

Tabel 4.5 Literatur Sejenis………. 74

Tabel 4.6 funtional Requirement……… 76

Tabel 4.7 non funtional Requirement……… 77

Tabel 4.8 Daftar perbandingan system……….. 80

Tabel 4.9 Daftar Actorpada system yang diusulkan………. 81

Tabel 4.10 Narasi Use Caselogin Staff dan KASI………. 83

Tabel 4.11 Narasi Use Caselogin Warga……… 83

Tabel 4.12 Narasi Use Casepermintaan Surat……… 84

Tabel 4.13 Narasi use case CRUD Data Warga………. 85

Tabel 4.14 Narasi use case Laporan data warga……… 85

Tabel 4.15 Struktur tabel Login………. 98

Tabel 4.16 Struktur tabel User organizer……….. 98

Tabel 4.17 Struktur tabel Data Warga………... 99

Tabel 4.18 Struktur tabel Pemerintahan………. 100

Tabel 4.19 Struktur tabel EKBANG……… 101

Tabel 4.20 Struktur tabel KESRA……… 101

Tabel 4.21 Struktur tabel Agen_KTP...……… 102

Tabel 4.23 Struktur tabel Agen_Keramaian.……… 103

Tabel 4.24 Struktur tabel Agen_Dom_Usaha…………..……… 103

Tabel 4.25 Struktur tabel Agen_Usaha……… 104

Tabel 4.26 Struktur tabel Agen_Tdk_mampu..……… 105

Tabel 4.27 Struktur tabel Agen_SKCK……… 105

Tabel 4.28 Kamus Data……… 106

Tabel 4.29 Uji Coba Modul Login………..……… 119

Tabel 4.30 Uji Coba Modul Layanan Persuratan……… 120

Tabel 4.31 Uji Coba Modul Laporan Surat Keluar……….……… 120

Tabel 4.32 Uji Coba CRUD Data Warga……… 120

DAFTAR SIMBOL

Simbol Use Case Model Diagram...xix

Simbol Class Diagram...xx

Simbol Object / Class Associations danMultiplicity...xxi

Simbol Sequence Diagram... xxii

SIMBOL USE CASE MODEL DIAGRAM

SIMBOL CLASS DIAGRAM

SIMBOL OBJECT / CLASS ASSOCIATIONS DANMULTIPLICITY

(Whitten at all, 2004)

Multiplicity

Notasi Multiplicity

UML

Asosiasidengan Multiplicity Keterangan

Exactly 1 1 or leave blank

Seorang karyawan bekerja pada satu dan hanya satu departement

Zero or 1 0..1

Seorang karyawan tidak memiliki suami/istri atau memiliki satu suami/istri

Zero or more 1..*

Customer dapat tidak melakukan pembayaran sampai beberapa kali

1 or more 1..*

Universitas menawarkan paling sedikit satu mata kuliah sampai beberapa mata kuliah

Specific range 7...9

Tim memiliki jadwal pertandingan sebanyak 7, 8 atau 9 pertandingan

SIMBOL SEQUENCE DIAGRAM

SIMBOL ACTIVITY DIAGRAM

(Whitten at all, 2004)

Activity

Final of the

Process

Initiate

Activities

Start of the

Process

Synchronization

Bar

Decision

Activity

DAFTAR LAMPIRAN

I.

Dokumen-dokumen yang di dapat dari

system

yang berjalan

II.

Wawancara

III.

Kuesioner

IV.

Surat Keterangan Penelitian

V.

Buku Panduan Sistem Informasi Layanan Persuratan

VI.

Tampilan Input

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Dengan perkembangan teknologi saat ini telah merubah pola kerja manusia menjadi semakin cepat, efektif, dan efisiensi dalam melakukan suatu pekerjaan terutama dalam pengolahan data. Maka dari itu perlu adanya penyesuaian antara pola kerja dengan perkembangan teknologi. Dengan demikian pentingnya sistem informasi dapat membantu dalam peningkatan kwalitas informasi. Hal ini di atur dalam UU RI no.25 2009 pasal 1 tentang ketentuan umum pelayanan publik poin 9 yang menyatakan “Sistem Informasi adalah rangkaian kegiatan yang meliputi penyimpanan dan pengelolaan informasi serta mekanisme penyampaian informasi dari Penyelenggara kepada masyarakat dan sebaliknya dalam bentuk lisan, tulisan Latin, tulisan dalam huruf Braile, bahasa gambar, dan/atau bahasa lokal, serta disajikan secara manual ataupun elektronik”

Pelayanan publik menurut Surat Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara No: 63/Kep/M.PAN/7/2003 adalah “segala kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh penyelenggara layanan publik sebagai upaya pemenuhan kebutuhan penerima layanan maupun pelaksanaan ketentuan peraturan perundang-undangan”. Sesuai dengan Keputusan No. 6 Tahun 2003 Menteri Pendayagunaan Aparat Negara dalam tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik, menegaskan “bahwa pemerintah

melalui instansi-instansi penyedia layanan publiknya bertanggung jawab memberikan layanan prima kepada masyarakat”.

Kelurahan Bambu Apus mempunyai luas wilayah pemerintahan seluas 224,25 HA. Dan mempunyai jumlah penduduk 12.651 jiwa dengan 66 Rukun Tetangga dan 9 Rukun Warga. Kelurahan Bambu Apus mempunyai 15 personil yang bekerja dalam memenuhi pelayanan prima yang diberikan untuk masyarakat dibidang ekonomi dan pembangunan, pemerintahan dan kesejahteraan masyarakat. Banyaknya aktifitas yang di geluti oleh masyarakat, membuat jenis administrativesemakin beragam. Oleh sebab itu surat perijinan maupun surat keterangan berguna untuk legalitas dari aktifitas yang dilakukan, dan merupakan salah satu bentuk pelayanan serta menjadi tanggung jawab pemerintah, hal ini di perkuat dengan Peraturan Menteri Dalam Negeri nomor 20 tahun 2008 tentang pedoman Organisasi Dan Tatakerja Unit Pelayanan Perijinan Terpadu di Daerah. Pada kenyataannya bahwa unit pelayanan di daerah khususnya di kelurahan/desa melakukan kegiatan yang berulang karena sistem yang di gunakan masih manual dan tidak terintegrasi dengan database

warga dalam proses pembuatan surat perijinan dan keterangan sehingga memperlambat kinerja staff kantor kelurahan dalam pelayanan untuk warga. Bahkaan sulit untuk mendapatkan informasi surat yang di keluarkan, serta pembuatan surat perijinan dan keterangan yang di keluarkan oleh pihak desa/kelurahan dengan cepat, karena penyimpanan serta pencatatanya masih manual.

Melihat situasi tersebut, sudah sangatlah tepat jika pemerintah menggunakan sisi kemajuan komputer untuk menunjang kinerja agar lebih efisien dalam rangka meningkatkan pelayanan kepada masyarakat. Oleh karena itu penulis tertarik untuk merancang sistem persuratan dengan mengembangkan sistem yang sudah ada. Dan penulisan ini berjudul.

“PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI LAYANAN PERSURATAN (STUDI KASUS : KANTOR KELURAHAN BAMBU APUS KOTA

TANGERANG SELATAN )”.

1.2 Rumusan masalah

Permasalahan yang dihadapi instansi pemerintahan terkait dengan sistem persuratan yang di butuhkan oleh warga, studi kasus kelurahan Bambu Apus Kecamatan Pamulang, pada umumnya:

1. Adanya kegiatan yang berulang karena sistem yang di gunakan masih manual dengan mengandalkan buku agenda yang tidak terintegrasi dengan database warga dalam proses pembuatan dan pencarian surat sehingga memperlambat kinerja staff kantor kelurahan dalam pelayanan untuk warga.

2. tidak adanya laporan secara periodik, yang membantu pihak kelurahan dalam pengambilan keputusan.

Sesuai dengan inti penulisan skripsi ini, maka masalah yang akan dibahas dapat di rumuskan sebagai berikut :

1. Bagaimana merancang perangkat lunak persuratan yang di integrasikan dengan database warga guna memudahkan instansi pemerintahan dalam hal ini kantor kelurahan Bambu Apus dalam pelayanan persuratan?

2. Bagaimana mengembangkan sistem informasi yang sedang berjalan untuk mencari serta mencetak surat-surat berikut pelaporannya secara periodic yang dikeluarkan dan diperlukan oleh warga berdasarkan field yang telah ditentukan?

1.3 Batasan masalah

Sesuai dengan rumusan permasalah di atas penulis membatasi ruang lingkup pembahasan pada :

1. Sistem Informasi Layanan Persuratan terpusat pada kegiatan layanan persuratan untuk warga yang di kelola oleh bagian Kesekretariatan serta untuk Input adalah data warga sedangkan

Output pencetakan dan pencarian kembali surat keterangan dan perijinan; penulis tidak membahas databasewarga, oleh karena itu pendataan warga hanya bersifat membantu proses dari Sistem Informasi Layanan Persuratan.

2. Penulis menggunakan metodologi pegembangan sistem yang dikemukakan FAST (Framework Aplication of System Thinking) dengan menggunakan 7 fase dari 8 fase yang terdapat di dalam FAST, fase-fase yang digunakan yaitu : definisi lingkup, analisis masalah, analisis kebutuhan, desain logis, desain fisik, konstruksi,

dan implementasi. Untuk strategi pemodelan objek yaitu OOAD (Object Oriented Analisis dan Desaign) serta tools yang di gunakan adalah UML terdiri dari Use Case Diagram, Activity Diagram, Sequence Diagram, dan Class Diagram.

3. Sedangkan untuk pemograman menggunakan Visual Basic 6.0, untuk database menggunakan Ms. Access, keluaran menggunakan

Cristal Report, sedangkan untuk pembuatan UML menggunakan Ms.Visio.

4. Dalam sistem ini user/pengguna adalah Warga, KASI Pemerintahan, KASI Ekonomi dan Pembangunan (EKBANG), serta KASI Kesejahteraan Masyarakat (KESRA)

1.4 Tujuan dan Manfaat 1.4.1 Tujuan

Tujuan penulisan dari penelitian ini adalah yaitu :

1. Mengembangkan sistem persuratan yang sudah ada, dan mengintegrasikan dengan database warga sehingga menjadi sistem persuratan yang lebih baik, efektif dan efesien.

2. Membantu memecahkan masalah yang dihadapi oleh instansi kantor Pemerintahan studi kasus Kelurahan Bambu Apus kecamatan Pamulang, terkait dengan sistem persuratan (seperti surat keterangan usaha, domisili usaha, pengantar pembuatan surat catatan kepolisian, tidak mampu, domisili tempat tinggal

dan pembuatan KTP) serta perijinan (seperti surat perijinan keramaian).

1.4.2 Manfaat

Sedangkan manfaat bagi penelitian ini antara lain : 1. Bagi Penulis

a. Menerapakan dan mengembangkan ilmu serta kemampuan yang penulis miliki.

b. Membuat solusi dari kekurangan sistem yang ada, terkait dengan sistem persuratan studi kasus kantor kelurahan Bambu Apus Kecamatan Pamulang.

c. Untuk memenuhi salah satu persyaratan kelulusan strata satu (S1) program studi Sistem Informasi fakultas Sains & Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

2. Bagi Instansi Pemerintah

a. Mempermudah pegawai instansi pemerintahan tingkat kelurahan dalam pelayanan surat untuk warga.

b. Mempermudah pegawai instansi pemerintah dalam pembuatan pencetakan dan pencarian kembali surat-surat yang dibutuhkan oleh warga.

c. Membantu kinerja pemerintahan dalam peningkatan kwalitas pelayanan kepada masyarakat.

1.5 Metodologi Penelitian

1.5.1 Metode Pengumpulan Data 1. Studi Kepustakaan

Dalam hal ini penulis mengumpulkan bahan-bahan yang berasal dari buku-buku dan atau artikel yang dapat mendukung penulisan skripsi ini.

2. Studi Lapangan a. Observasi

Merupakan metode pengumpulan data dengan langsung melihat kegiatan yang di lakukan. Serta pengamatan langsung ke objek penelitian berguna memperoleh data atau gambaran serta keterangan terhadap sistem yang sedang berjalan.

b. Wawancara

Wawancara yaitu penulis mengumpulkan data secara tatap muka langsung dengan pimpinan dan staff instansi khususnya pada Subbagian yang terkait.

c. Daftar Pertanyaan/kuesioner

Suatu daftar pertanyaan yang berisi tentang tujuan khusus, metode ini juga baik di gunakan untuk sumber data yang tersebar dan menjadi lebih fokus.

3. Studi Literatur Sejenis

Penulis menggunakan metode ini untuk mendapatkan “peta” tentang domainpenelitian yang akan dilaksanakan.

1.5.2 Metode Pengembangan Sistem

Untuk pengembangan sistem informasi penelitian ini penulis menggunakan fase-fase yang terdapat dalam metodologi FAST (Framework for the application of system thinking)yang di kemukakan oleh Whitten at al, 2004.

Untuk strategi pengembangan sistem penulis menggunakan metode analisis dan design berorientasi objek (Object Oriented Analisis and Design/OOAD) dan alat yang digunakan yaitu UML

(Unifed Modeling Language) dengan use case diagram, activity diagram, sequence diagram danclass diagram.

Fase-fase metodologi FAST yang digunakan penulis dalam penelitian ini, yaitu :

1. Definisi lingkup

Fase ini merupakan investigasi awal ketika ingin merancang sebuah sistem, Hasil dari fase ini adalah lingkup masalah yang ditetapkan dari tahap ini menyatakan kelayakan proyek yang akan dilaksanakan.

2. Analisis masalah

Fase ini akan dilakukan analisis terhadap sistem yang sedang berjalan. output yang dihasilkan adalah system improvement objectives yang menyatakan kriteria permasalahan dari sistem yang berjalan dan akan digunakan untuk mengevaluasi sistem tersebut.

3. Analisis kebutuhan

Fase ini mendefinisikan apa yang dibutuhkan dan diinginkan oleh pengguna dari sistem baru. Tujuan dari fase ini adalah mengidentifikasi data, proses dan antarmuka yang diinginkan pengguna dari sistem yang baru.

4. Desain Logis

Tujuan dari fase ini adalah mentransformasikan kebutuhan-kebutuhan bisnis dari fase sebelumnya kepada sistem model yang akan dibangun nantinya.

5. Desain fisik

Tujuan dari fase ini adalah mentransformasikan kebutuhan sistem yang direpresentasikan sebagai desain logis menjadi desain fisik, nantinya akan dijadikan sebagai acuan dalam membuat sistem yang akan dikembangkan.

6. Konstruksi

Fase ini berfungsi untuk mengkontruksi dan melakukan tahap uji coba terhadap sistem yang memenuhi kebutuhan-kebutuhan

dan spesifikasi desain. Program aplikasi, dan antarmuka akan mulai dibangun pada tahap ini.

7. Implementasi

Fase ini yang akan dilakukan adalah menerapakan perangkat lunak yang telah di buat, dengan mengenalkan pada pengguna sistem.

1.6 Sistematika Penulisan

Untuk memberikan gambaran jelas mengenai penulisan laporan ini penulis membagi menjadi 5 BAB dengan sistematika berikut :

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini di uraikan tentang latar belakang, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan dan manfaat, metodologi penelitian, serta sistematika penulisan.

BAB II : LANDASAN TEORI

Bab ini menjelaskan teori-teori tentang analisa dan perancangan sistem, serta teori yang relevan dengan permasalahan dan pustaka dari penelitian yang dilakukan.

BAB III : METODOLOGI PENELITIAN

Bab ini membahas lebih detail tentang metode-metode yang di gunakan penulis dam melakukan pengumpulan data maupun pengembangan sistem yang dilakukan pada penelitian ini.

BAB IV : HASIL DAN PEMBAHASAN

Bab ini membahas tentang landasan azas, tujuan, organisasi kantor kelurahan studi kasus kelurahan Bambu Apus, definisi lingkup, analisis masalah, analisis kebutuhan, desain logis, desain fisik, konstruksi dan implementasi.

BAB V : KESIMPULAN & SARAN

Bab ini merupakan bab terakhir dari laporan penelitian yang menyajikan kesimpulan-kesimpulan atas apa yang telah diuraikan dari bab-bab sebelumnya, selain itu pula terdapat saran-saran yang mungkin berguna bagi kemajuan instansi terkait.

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1. Definisi Sistem

Menurut ( Hariyanto, 2004) Sistem adalah kumpulan objek atau elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai satu tujuan tertentu.

Selanjutnya menurut Winardi menyatakan bahwa pada intinya sistem menunjuk pada dua hal, yaitu pertama menunjukan suatu identitas, suatu wujud benda (abstrak maupun konkrit, termasuk yang konseptual) yang memiliki susunan struktural dari bagian-bagiannya kedua menunjukan suatu metode atau tata cara yang menunjuk pada suatu rencana metode, alat atau tata cara untuk mencapai sesuatu.

Suatu sistem seringkali dianggap sebagai suatu himpunan bagian yang saling berhubungan sehingga merupakan suatu kesatuan. Contoh wujud (entitas) adalah lembaga pemerintah yang berkewajiban memberi pelayanan yang berkualitas (pelayanan prima) kepada pelanggannya.

2.2 Informasi

Menurut (Yogiyanto, 2005) Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Data adalah kenyataan yang menggambarkan sesuatu kejadian-kejadian nyata. Kejadian-kejadian adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu

Kualitas suatu informasi yang sangat bernilai bagi penerimanya tergantung beberapa hal yaitu:

a. Akurat

Artinya informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak biasa atau menyesatkan.

b. Tepat Waktu

Artinya informasi yang datang pada penerima tidak boleh terlambat.

c. Relevan

Artinya informasi tersebut harus sesuai dengan permasalahan, misi dan tujuan atau sarana informasi tersebut mempunyai manfaat untuk pemakainya.

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi

Definisi dari Sistem Informasi adalah sekelompok elemen-elemen dalam suatu organisasi yang saling berintegrasi dengan menggunakan masukan, proses dan keluaran dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan dan dapat digunakan untuk membantu pengambilan keputusan yang tepat (Whitten at all, 2004).

2.4 Pengumpulan Data

Pengumpulan data/penemuan fakta adalah sebuah teknik yang di kembangkan pada semua siklus pengembangan, tapi sangat penting dalam fase persyaratan/kebutuhan. (Whitten at all, 2004).

2.4.1 Studi Kepustakaan

Menurut Purwono pustakawan UGM Yang dimaksud dengan studi kepustakaan adalah segala usaha yang dilakukan oleh peneliti untuk menghimpun informasi yang relevan dengan topik/masalah yang akan atau sedang diteliti. Informasi itu dapat diperoleh dari buku-buku ilmiah, laporan penelitian, karangan-karangan ilmiah, tesis dan disertasi, peraturan-peraturan, ketetapan-ketetapan, ensiklopedia, dan sumber tertulis baik tercetak maupun elektronik lain.

(adab.uin-suka.ac.idfile_kuliahSTUDI%20KEPUSTAKAAN.doc)

2.4.2 Studi Lapangan

a. Pengamatan Langsung/Observasi

Observasi adalah tenik penemuan fakta dimana analis sistem turut berpartisipasi atau menyaksikan seseorang yang sedang melakukan aktifitas untuk mempelajari sistem. (Whitten at all, 2004).

b. Wawancara

Wawancara adalah teknik penelusuran fakta dimana analis sistem mengumpulkan informasi dari individu-individu melalui interaksi face-to face. tujuan dari wawancara adalah menemukan fakta, validasi fakta, kejelasan fakta, antusiasme, mengidentifikasi persyaratan, menyatukan ide dan persyaratan (Whitten at all, 2004).

c. Daftar Pertanyaan/Kuesioner

Kuisioner adalah dokumen yang bertujuan khusus yang mengijinkan analis untuk mengumpulkan informasi/pendapat dari responden. Kuesioner dapat mentabulasikan fakta-fakta yang sama secara efisien. Format Kuesioner bebas didesain untuk memberikan keleluasaan kepada reponden alam memberikan jawaban. (Whitten at all, 2004).

2.4.3 Studi Literatur Sejenis

Tujuan studi literatur adalah untuk mendapatkan “peta” tentang domain penelitian yang akan dilaksanakan. Peta domain ini sebenarnya berwujud pengetahuan tentang riset-riset yang dilakukan oleh peneliti lain dalam area penelitian kita. Seperti diketahui, sebuah penelitian tidak muncul begitu saja, tetapi ia selalu mencoba menyelesaikan atau menjawab persoalan yang ditinggalkan penelitian sebelumnya. Keterkaitan inilah, yang jika

dirangkai secara menyeluruh, menyusun graf yang membentuk “peta” domain penelitian kita. Jika anda masih berada dalam tahapan penentuan topik penelitian, jangan beranjak dari situ sebelum anda (dan pembimbing) merasa secure dan mantap dengan topik yang dipilih. (http://mti.ugm.ac.id/~lukito/knowledge-sharing/menempuh-studi-s3/studi-literatur/11:34am-211009)

2.5 Pengembangan Sistem Informasi

Pengembangan sistem adalah proses untuk mengembangkan menyelesaikan dan menentukan spesifikasi kebutuhan dan bagaimana sistem suatu permasalahan, dan proses pembuatan sistem atau mengembangkan yang sudah ada. (Nugroho, 2005)

2.5.1 Proses Pengembangan Sistem

Proses pengembangan sistem merupakan serangkaian aktifitas atau metode yang digunakan oleh development organisasi,

softwaredidalam maintenance software. (Whitten at all, 2004)

2.5.2 Metodologi Pengembangan Sistem Informasi

Metodologi Pengembangan sistem adalah sebuah proses pengembangan terstandarisasi yang mendefinisikan satu set aktivitas, metode, praktik terbaik, barang siap dikirim dan peralatan terotomasi yang digunakan para stakeholder untuk

mengembangkan dan secara berkesinambungan memperbaiki system informasi dan perangkat lunak. (Whitten at all, 2004)

Gambar 2.1Frameworkmetodologi FAST

Metodologi FAST terdiri dari fase-fase berikut : 1. Definisi Lingkup

Fase ini berisikan investigasi awal ketika ingin merancang sebuah sistem, seperti wawancara, tinjauan langsung dan mempelajari dokumen perusahaan. Tujuan dari tahap ini ialah Menjawab pertanyaan mengenai apakah proyek ini layak untuk

di kerjakan? Lingkup masalah yang ditetapkan dari tahap ini menyatakan seberapa besar proyek ini akan dilaksanakan. Output

dari tahap ini adalah project charter(Whitten at all, 2004) 2. Analisis Masalah

Fase analisis masalah ialah menganalisa masalah masalah yang diduga dan juga peluang yang diidentifikasi pertama kali pada fase penyelidikan awal. Ouput dari fase ini adalah sasaran peningkatan sistem. (Whitten at all, 2004)

3. Analisis Kebutuhan

Fase analisis kebutuhan menentukan persyaratan bisnis bagi sistem yang baru. Produk jadi dan milestone dari fase final adalah pernyataan persyaratan bisnis yang akan memenuhi sasaran peningkatan sistem yang di identifikasi di dalam fase sebelumnya. (Whitten at all, 2004)

4. Desain Logis

Tujuan dari tahapan ini adalah mentransformasikan kebutuhan-kebutuhan bisnis dari fase analisis persyaratan kepada sistem model yang akan dibangun nantinya. (Whitten at all, 2004)

5. Analisis Keputusan

Tujuan dari fase analisis keputusan adalah mengalihkan proyek dari perhatian bisnis ke solusi teknis dengan

mengidentifikasi, menganalisa, dan merekomendasikan sebuah solusi teknis. (Whitten at all, 2004)

6. Desain Fisik

Desain sistem informasi di definisikan sebagai tugas yang fokus pada spesifikasi solusi berbasis komputer terinci (Whitten at all, 2004)

7. Konstruksi

Tujuan fase konstruksi adalah untuk membangun dan menguji sebuah sistem fungsional yang memenuhi persyaratan bisnis dan design untuk mengimplementasikan antar muka antara sistem baru dan sistem produksi yang telah ada. (Whitten at all, 2004)

8. Implementasi

Fase inplementasi system adalah pengirian system ke produksi (operasi harian). Tujuan fase implementasi adalah mengubah secara halus system lama ke system baru.. (Whitten at all, 2004)

2.6 Layanan

Pelayanan publik menurut Surat Keputusan Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara No: 63/Kep/M.PAN/7/2003 adalah segala kegiatan pelayanan yang dilaksanakan oleh penyelenggara layanan publik sebagai upaya pemenuhan kebutuhan penerima layanan maupun

pelaksanaan ketentuan peraturan perundang-undangan. Menteri Pendayagunaan Aparat Negara dalam Keputusan No. 6 Tahun 2003 tentang Pedoman Umum Penyelenggaraan Pelayanan Publik, menyatakan bahwa “Hakikat layanan publik adalah pemberian layanan prima kepada masyarakat yang merupakan perwujudan dari kewajiban aparatur pemerintah sebagai abdi masyarakat”.

2.7 Persuratan

Surat adalah sarana komunikasi tertulis dalam penyelenggaraan administrasi untuk menyampaikan berita/informasi, penjelasan atau pernyataan/pendapat yang berasal dari siapapun yang ditujukan kepada instansi pemerintah atau lembaga negara atau sebaliknya. (Dokumen : RPN-PKDI.06-2006 Nomor : 006/OT.0102/RPN.1.1/2006; Pusat Rekayasa Perangkat Nuklir; BATAN)

2.7.1 Jenis- jenis surat

1. Surat Pengantar adalah surat yang bersifat kedinasan dan dipergunakan untuk mengantar pengiriman beberapa surat/dokumen dengan penjelasan tingkat mengenai pengiriman tersebut.

2. Surat Edaran adalah surat pemberitahuan yang ditujukan kepada pejabat atau unit kerja yang membuat kebijaksanaan

pokok dengan memberikan penjelasan pelaksanaan suatu peraturan atau perintah yang sudah ada.

3. Surat Undangan adalah surat pemberitahuan tentang pelaksanaan suatu acara/peristiwa/upacara/pertemuan dengan waktu, tempat dan acara tercantum dalam surat tersebut dan dengan permintaan agar penerima surat dapat hadir

4. Surat Perintah adalah pernyataan kehendak pimpinan/pejabat atasan kepada bawahan secara tegas untuk melaksanakan pekerjaan tertentu dan bersifat terbatas pada waktu dan hal-hal yang tercantum di dalam surat tersebut.

5. Surat Perjanjian/Kontrak adalah surat perikatan antara kepala kantor satuan kerja sebagai pengguna barang/jasa dengan pemasok/kontraktor/ konsultan sebagai penyelia barang/jasa dalam pelaksanaan pengadaan barang/jasa.

6. Surat Tugas adalah pernyataan kehendak pimpinan/pejabat atasan yang berwenang memberikan tugas kepada pejabat/pegawai bawahan untuk melaksanakan pekerjaan dinas tertentu yang termasuk dalam lingkungannya dan bersifat terbatas pada waktu dan hal-hal yang tercantum di dalam surat tersebut.

7. Surat Keterangan adalah surat pernyataan pejabat yang bersangkutan/ berwenang tentang sesuatu atau kebenaran

sesuatu dengan tujuan tertentu agar memperoleh kemudahan/kelancaran dalam suatu kegiatan.

8. Surat Kuasa adalah surat pernyataan pelimpahan wewenang dari pejabat yang mempunyai hak dan wewenang atas sesuatu kepada pejabat/bawahan/orang lain untuk bertindak atas namanya melakukan sesuatu perbuatan hukum mengenai hal dan wewenang yang tercantum dalam surat tersebut.

9. Surat Keputusan adalah ketentuan yang memuat suatu kebijaksanaan teknis operasional untuk melaksanakan kebijaksanaan pokok yang digariskan oleh pimpinan atau peraturan yang lebih tinggi.

10. Pengumuman adalah surat pemberitahuan yang ditujukan kepada masyarakat umum/kelompok pegawai yang sifatnya

beranekaragam dan merupakan

penjelasan/pemberitahuan/pernyataan/petunjuk lebih lanjut mengenai sesuatu.

11. Instruksi adalah perintah yang berisi tata cara pelaksanaan suatu peraturan perundang-undangan atau peraturan pelaksanaannya yang memuat unsur-unsur teknis secara jelas dan terperinci.

Format Surat adalah pola surat menurut susunan letak atau posisi bagian-bagian surat termasuk di dalamnya antara lain

penempatan tanggal, nomor, salam pembuka, salam penutup, tembusan. (Dokumen : RPN-PKDI.06-2006 Nomor : 006/OT.0102/RPN.1.1/2006; Pusat Rekayasa Perangkat Nuklir; BATAN)

2.7.2 Arsip

Undang-undang Nomor 7/1971 Pasal I a menyebutkan pengertian Arsip sebagai berikut :

”Naskah-naskah yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintahan dalam bentuk corak apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun berkelompok, dalam rangka kegiatan pemerintahan.”

Berdasarkan ketentuan umum dari Keputusan Bupati Tangerang Nomor 08 tahun2001 tanggal 18 Juni 2001 tentang Tata kearsipan di lingkungan Pemerintahan Kabupaten Tangerang poin 9,10,11,dan 12, menjelaskan :

Poin 9 : Arsip Statis adalah arsip yang tidak di pergunakan secara langsung untuk perencanaan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan pada umumnya maupun untuk penyelenggraan sehari-hari administrasi Negara;

Poin 10 : Arsip Dinamis adalah arsip yang di pergunakan secara langsung dan terus menerus diperlukan dan

dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi sudah menurun;

Poin 11 : Arsip Aktif adalah arsip dinamis yang secara langsung dan terus menerus diperlukan dan dipergunakan dalam penyelenggaraan administrasi;

Poin 12 : arsip In-aktif adlah arsip dinamis yang frekwensi peggunaanya untuk administrasi sudah menurun.

Dalam tata kearsipan dinamis terdapat tahapan hidup. Arsip yaitu tahap penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan serta tahap penyusutan. Adapun tujuan dari tata persuratan adalah :

a. Menciptakan keseragaman dalam pola umum penyelenggaraan tata persuratan.

b. Mewujudkan tata kearsipan yang lebih berdaya guna dan berhasil guna

c. Menunjang kelancaran komunikasi kedinasan dan kemudahan dalam pengendalian pelaksanaannya.

d. Mengingkatkan daya guna dan hasil guna secara berkelanjutan dalam penyelenggaraan dalam tugas-tugas kedinasan.

Pembakuan tata persuratan bagi organisasi baik bisnis maupun publik akan menjadi pedoman bagi elemen-eleman yang ada di dalam organisasi tersebut. Sehingga masing-masing dalam membuat surat tidak menurut selera masing-masing. Dalam hal ini

ditentukan jenisnya seperti surat, laporan, produk hukum maupun formulir. Masing-masing ditentukan juga formatnya. Contoh surat korespondensi yang memiliki lingkup ekstern dibakukan 1) Kepala Surat (logo, nama dan alamat, kota, tangga, nomor, sifat surat lampiran, hal dan alamat yang dituju; 2) batang tubuh (pembuka, isi pokok dan penutup); dan kaki surat (jabatan penandatangan, nama, tembusan dan cap). Pembakuan ini penting dalam menciptakan efisien dan efektifitas. Bukan sekedar menjadi pedoman tetapi sekaligus menjadi dasar hukum keabsahan suatu surat.

2.8 Pemahaman Dasar Object Oriented

Pendekatan berorientsi objek di pusatkan pada sebuah teknik yang mengacu pada sebuah pemodelan objek. Pemodelan objek adalah sebuah teknik yang mengidentifikasi objek-objek dengan lingkup sistem dan mengidentifikasi hubungan antara objek-objek tersebut. (Whitten at all, 2004)

2.8.1 Keuntungan Object Oriented

Menurut (Munawar, 2005) keuntungan Object Oriented adalah: 1. Jelasnya informasi dalam konteks sistem.

2. Sangat dekatnya hubungan antara OO Analisis,OO Design, OO

2.8.2 Keterbatasan Object Oriented

Menurut (Munawar, 2005) Ada dua aplikasi yang tidak cocok dikembangkan dengan metode Object Orientedyaitu :

1. Aplikasi yang sangat berorientasi pada database

2. Aplikasi yang banyak membutuhkan banyak algoritma

2.8.3 UML (Unified Modelling Language) 1. Definisi UML

UML ( Unified Modelling Language) adalah satu kumpulan konvensi pemodelan yang digunakan untuk menentukan atau menggambarkan sebuah sistem softwareyang terkait dengan object (Whitten at all, 2004)

2. Diagram UML

Menurut (Whitten at all, 2004) menjelaskan diagram-diagram UML menjadi beberapa grup yaitu :

GRUP 1 : Diagram Model Use-Case

Use-case menggambarakan interaksi antara sistem, yaitu sistem eksternal dan pengguna. Dengan kata lain, secara mendeskrepsikan siapa yang akan menggunakan sistem dan dalam cara apa pengguna mengharapakan interaksi dengan sistem tersebut.

GRUP 2 : Diagram Struktur Statis a. Diagram Kelas

Menggambarkan struktur objek sistem. Diagram ini menunjukan kelas objek yang menyusun sistem dan juga hubungan antara kelas objek tersebut.

b. Diagram Objek

Diagram objek memodelkan instance objek aktual dengan menunjukan nilai-nilai dari atribut instance. Diagram objek menyajikan sebuah ”snapshot” tenang objek sistem pada waktu poin tertentu.

GRUP 3 : Dagram Interaksi a. Diagram Sekuensi

secara grafis menggambarkan bagaimana objek berinteraksi dengan satu sama lain melalui pesan pada eksekusi sebuah use case atau operasi. Diagram ini mengilustrasikan bagaimana pesan terkirimm dan diterima si antara objek dan dalam sekuensi apa saja.

b. Diagram Kolaborasi

Serupa dengan diagram sekuensi tetapi tidak fokus pada timing atau ”sekuensi” pesan.

Diagram ini menggambarkan interaksi (kolaborasi) antara objek dalam sebuah format jaringan.

GRUP 4 : Diagram State

a. Diagram Statechart

Di gunakan untuk memodelkan behavior objek khusus yang dinamis. Diagram ini mengilustrasikan siklus hidup objek berbagai keadaan yang dapat diasumsukan oleh objek dan event-event yang menyebabkan objek beralih dari satu stateke statelain.

b. Diagram Aktivitas

Secara grafis digunakan untuk menggambarkan rangkaian aliran aktivitas baik proses bisnis atau

use case. Diagram ini juga dapat digunakan untuk memodelkan action yang akan dilakukan saat sebuah operasi dieksekusi dan memodelkan hasil dari actiontersebut.

GRUP 5 : Diagram Implementasi a. Diagram Komponen

Di gunakan untuk menggambarkan suatu organisasi dan ketergantungan software sistem. Diagram ini dapat digunakan untuk menunjukan

bagaimana kode pemograman di bagi menjadi modul-modul (komponen).

b. Diagram Deployment

Mendeskripsikan arsitektur fisik dalam istilah ”node” untuk hardware dan software dalam sistem. Diagram ini menggambarrkan konfigurasi komponen-komponen software run-time, prosessor, dan peralatan yang membentuk arsitektur sistem.

2. Notasi Dalam UML

Menurut (Hermawan, 2004) menjelaskan berbagai notasi dalam UML yaitu :

a. Actor

Aktor adalah seseorang atau sesuatu yang berintraksi dengan sistem. Seorang aktor adalah type

(class) bukan sebuah instance. Aktor-aktor yang ada bisa di katagorikan sebagai aktor utama (primary actor) atau aktor kedua (secondary actor) tergantung pada fungsi dari sistem yang dipakainya.

b. Class

Class merupakan pembentuk utama dari sistem berorientasi objek karena class menunjukkan kumpulan

objek yang memiliki atribut dan operasi yang sama.Class

digunakan untuk mengimplementasikan interface.

c. Interface

Interface merupakan kumpulan operasi tanpa implementasi dari suatu class. Implementasi operasi dalam interface dijabarkan oleh operasi dalam class.

d. Use Case

Use case adalah peringkat tertinggi dari fungsionalitas yang dimiliki sistem. Dengan kata lain, use case menggambarkan bagaimana seseorang akan menggunakan atau memanfaatkan sistem. Keunggulan dari cara memandang sistem sebagai kumpulan use case

adalah kemampuannya untuk memisahkan implementasi sistem dari alasan mengapa sistem harus ada.

e. Interaction

Intraction digunakan untuk menunjukkan baik aliran pesan atau informasi antara objek maupun hubungan antar objek. Biasanya interactionini dilengkapi juga dengan teks bernama operation signature yang tersusun dari nama operasi, parameter yang dikirm dan tipe parameter yang dikembalikan.

f. Package

Package adalah kontainer atau wadah konseptual yang digunakan untuk mengelompokkan elemen-elemen dari sistem yang sedang dibangun, sehingga bisa dibuat model yang lebih sederhana. Tujuannya adalah untuk mempermudah penglihatan (visibility) dari model yang sedang dibangun.

g. Note

Note digunakan untuk memberikan keterangan dan komentar tambahan dari suatu elemen sehingga bisa langsung terlampir dalam model. Note ini bisa ditempelkan ke semua elemen notasi yang lain.

h. Dependency

Dependency merupakan relasi yang menunjukkan bahwa perubahan pada salah satu elemen memberi pengaruh pada elemen lain.

i. Association

Assosiation menggambarkan navigasi antar class (Navigation), berapa banyak objek yang bisa berhubungan dengan satu objek (Multiplicity antar class),

dan apakah suatu class menjadi bagian dari class lainnya

j. Generalization

Generalization menunjukkan hubungan antara elemen yang lebih umum ke elemen yang lebih spesifik

(subclass), dengan generalization, class lebih spesifik akan menurunkan atribut dan operasi dari class yang lebih umum (super class),atau "sub class is a super class".

k. Realization

Realization menunjukkan hubungan bahwa elemen yang ada dibagian tanpa panah akan merealisasikan apa yang dinyatakan oleh elemen yang ada dibagian dengan panah.

2.9 Pemrograman Visual Basic 6.0

Menurut (Yuswanto, 2003), Apakah Visual Basicitu? Kata “VISUAL” dimaksudkan untuk satu metode yang digunakan dalam membuat tampilan sebuah program atau aplikasi dengan menempatkan objek-objek atau elemen-elemen pada program atau aplikasi yang dibuat dari pada penulisan sejumlah kode program yang sangat banyak untuk membuat tampilan program atau aplikasi tersebut.

Kata “BASIC” adalah “Beginners All Purpose Symbolic Instruction Code” yang dibuat oleh John G. Kemeney dan Thomas E. Kurtz Tahun 1963 di Dartmounth College, AS. Visual Basic 6.0 adalah Bahasa pemrograman tingkat tinggi berbasis Windows yang

merupakan bahasa pemrograman berorientasi pada objek (Object Oriented Programming) dan mendukung Event-Driven Programming.

2.10 Microsoft Access

Microsoft access digunakan kebanyakan oleh bisnis-bisnis kecil dan menengah, Access juga dapat digunakan sebagai sebuah basis data untuk aplikasi webdasar yang disimpan di dalam serveryang menjalankan

Microsoft Internet Information Services(IIS) dan menggunakan Microsoft Active Server Pages(ASP).

Microsoft Accesskurang begitu bagus jika diakses melalui jaringan sehingga aplikasi-aplikasi yang digunakan oleh pengguna cenderung mengunakan solusi system manajemen basis data yang bersifat klien/server. Meskipun demikian, tampilan muka access (form, repot, query, dan kode Visual Basic) yang dimilikinya dapat digunakan untuk menangani basis data lainnya, seperti halnya Microsoft Jet Database Engine (yang secara default digunakan oleh Microsoft access), Microsoft SQL Server, Oracle Database dan beberapa produk lain yang mendukung ODBC.(http://library.gunadarma.ac.id)

2.11 Microsoft Visio

Microsoft visio adalah sebuah program aplikasi computer yang digunakan untuk membuat diagram seperti diagram alir (flowchart), Brainstrom, skema jaringan, denah dan lain-lain. Visio memiliki

keunggulan disbanding program Word atau Excell dalam pembuatan diagram. Visio memilki banyak template yang di dalam terdapat banyak

Shape/Connector.(Chandra at all, 2008)

Gambar 2.2 Tampilan Microsoft Visio

2.12 Crystal Report

Cristal report merupakan program khusus untuk membuat laporan yang terpisah dari program Microsoft Visual Basic 6.0, tetapi keduanya dapat dihubungkan. Sebelum membuat laporan dengan Cristal Report, installah terlebi dahulu programCristal Report 7.0 di komputer anda. Mencetak dengan cristal report hasilnya lebih baik dan lebih mudah untuk dikerjakan, karena dengan Cristal Report banyak tersedia obyek maupun komponen yang mudah digunakan. (Madcoms, 2005)

2.13 Jaringan Local Area Network(LAN)

Local Area Network (LAN) merupakan komunikas sejumlah komputer di dalam suatu area terbatas, di mana satu komputer dengan komputer lain umumnya terkoneksi melalui media kabel. Sedangkan Wide Area Nework (WAN) adalah komunikasi antar LAN, antara satu LAN dengan LAN lain dipisahkan oleh jarak yang cukup jauh, misalnya antar gedung, antar sekolah yang terhubung melalui media telepon, kabel, satelit, gelombang radio atau media lainnya. (Nugroho, 2005). Berikut merupakan ciri dari LAN :

1. Teknologi ini sesuai untuk area yang kecil 2. Menggunakan kawat , serat

3. Bandwith tinggi : total jumlah data per unit setiap waktu.

4. Latency rendah : mengambil waktu untuk bit pertama ke daerah tujuan. Teknologi diutamakan menggunakan Ethernet, sekarang 100 /1000 Mbps.

5. Dicirikan oleh topologinya:

a. Bus

Jaringan yang mempergunakan topologi bus disebut juga linier bus karena dihubungkan hanya melalui satu kabel yang linier seperti terlihat pada gambar 2.3 kabel yang umum digunakan adalah koaksial. Topologi bus merupakan cara termudah menghubungkan komputer untuk membentuk LAN di suatu

departemen atau kelompok kerja. Contoh : jaringan yang mempergunakan kartu penghubung jaringan (Network Interface Card).

Gambar 2.3 Topologi Bus

b. Star

Topologi star (bintang) menguhubungkan komputer-komputer melalui media kabel yang terpisah ke suatu unit pusat, biasanya berupa HUB atau switch seperti pada Gambar 2.4 Pada saat suatu komputer atau peralatan jaringan lain yang mentransmisikan sinyal ke dalam jaringan, sinyal menuju HUB. Kemudian HUB melanjutkan sinyal secara simultan ke semua komponen yang terkeneksi ke dirinya. Ethernet 100 BaseT

merupakan jaringan yang berbasis pada topologi star. Saat ini, topologi star paling banyak digunakan untuk menghubungkan komputer-komputer di dalam suatu departemen atau kelompok kerja. Contoh : jaringan yang memakai Ethernet 100BaseT.

Gambar 2.4Topologi Star

c. Ring

Topologi Ring menghubungkan komputer-komputer sepanjang satu lintasan tunggal yang kedua ujungnya digabung sehingga membentuk sebuah lingkaran (cincin) seperti pada gambar 2.5 Lingkaran yang dimaksud disini ialah lingkaran logis, yang jika dilihat secara fisik tidak berbentuk lingkaran sama sekali tetapi lebih mirip topologi star dengan HUB atau konsentrator berada di tengah-tengah. Topologi ring umumnya digunakan di dalam jaringan token ring dan Fiber Distributed Data Interface

(FDDI) yang banyak digunakan di kampus-kampus atau gabungan gedung-gedung untuk menciptakan sebuah jaringan tulang punggung (backbone) berkecepatan tinggi.

2.14 Jaringan Client Server

Setiap komputer yang membutuhkannya sementara komputer 2005).

Dalam client/server,

jaringan yang dioperas pada berkas data mengirim kemba

Pengaturan efisiensi, terutama ratusan) komputer. dengan kemampua serta menyimpan dapat memproses terlepas satu sama lain

Gambar 2.5Topologi Ring

Client Server

Setiap komputer yang menyediakan berkas (file) bagi membutuhkannya secara umum dinamakan dengan

komputer yang menerima data dapat disebut client. (Nugroho,

client/server, client biasanya berupa komputer yang dioperasikan pada manusia, yang melakukan perubahan berkas data yang diterima, dan bila perubahan telah selesai mengirim kembali data tersebut ke file serveruntuk disimpan kembal

Pengaturan seperti ini memiliki keuntungan ditinjau terutama untuk jaringan raksasa dimana dapat puluhan komputer. Dengan dialokasikannya komputer berkinerja kemampuan pemrosesan penuh, semata hanya untuk mengirim menyimpan berkas, maka client tidak perlu menunggu

memproses berkas-berkas dengan perangkat lunak yang terlepas satu sama lain.

bagi komputer dengan server, . (Nugroho,

komputer pada melakukan perubahan lah selesai dapat untuk disimpan kembali.

ditinjau dari segi puluhan (bahkan berkinerja tanggi untuk mengirim menunggu data dan lunak yang berbeda,

2.15 Literatur Sejenis

Studi literatur adalah salah satu kegiatan dalam riset yang memiliki fungsi penting. Tujuan studi literatur adalah untuk mendapatkan “peta” tentang domain penelitian yang akan dilaksanakan. Peta domain ini sebenarnya berwujud pengetahuan tentang riset-riset yang dilakukan oleh peneliti lain dalam area penelitian kita. Pengetahuan ini tidak hanya berupa pemahaman terhadap riset-riset tersebut, tetapi juga saling-kait yang terbentuk antar riset-riset tadi. Seperti diketahui, sebuah penelitian tidak muncul begitu saja, tetapi ia selalu mencoba menyelesaikan atau menjawab persoalan yang ditinggalkan penelitian sebelumnya. Keterkaitan inilah, yang jika dirangkai secara menyeluruh, menyusun graf yang membentuk “peta” domain penelitian kita.

(http://mti.ugm.ac.id/~lukito/knowledge-sharing/menempuh-studi-s3/studi-literatur/11:34am-211009

1. Anggita nurmasari, pengembangan sisem informasi dokumentasi surat pada fakultas Sains dan Teknologi Universitas Islam Negeri Syarif Hidayatullah Jakarta.

Sistem ini di buat bagi menejemen suatu organisasi apabila volume data yang di olah secara manual sudah tidak memugkinkan lagi yang mengakibatkan turunya kinerja organisasi. Sistem ini memungkinkan pelaku system melakukan proses input dan update surat masuk maupun surat keluar yang

ada di lingkungan organisasi. serta systemini pula mengatur cara penyimpanan surat sesuai jenisnya. Pada pengembangan sistem informasi di gunakan bahasa pemograman Visual Basic 6.0 dan

Structure Query Language (SQL) untuk database. Dan menggunakan pendekatan terstruktur dengan metode System Development Life Cicle(SDLC).

2. Fahmi Tamzil, Karya ilmiyah ”Analisis Perancangan Sistem Informasi Data Klien Dan Calon Pegawai Pada Perusahaan Tenaga Kerja” universitas INDONUSA Esa Unggul,2008

Penelitian ini diperoleh hasil antara lain bahwa sistem

database yang dirancang sangat membantu dalam penyimpanan

file data klien dan calon pegawai, serta dalam pencetakan surat perjanjian dengan klien maupun calon pegawai terintegrasi dengan database, sehingga dengan adanya sistem ini dapat menggantikan sistem yang sebelumnya. Analisis dan perancangan sistem yang di buat menggunakan pemodelan

Uniefed Modeling Language(UML) dan sistem yang di gunakan bahasa pemograman visual Basicyang berbasis microsoft acces.

3. Gusti Agung Ayu Putri. Paperless-Work System, Management Information System, Object Oriented Programming. Universitas Udayana, 2005

Sistem dikembangkan di Universitas Udayana melalui implementasi teknologi informasi (TI) sehingga praktek administrasi yang sarat dengan verifikasi manual dapat digantikan dengan verifikasi elektronik Hal yang diperhatikan pada pengumpulan fungsi-fungsi yang diperlukan pada rancang bangun sistem informasi persuratan dan kearsipan Universitas Udayana menggunakan pendekatan paradigma pemrograman berorientasi objek meliputi proses surat masuk beserta disposisinya, proses surat keluar dan metode pengarsipan surat. Dari hasil penelitian diperoleh bahwa pemahaman hubungan antara perangkat lunak yang dirancang dengan lingkungan eksternalnya sangat membantu memutuskan bagaimana seharusnya menyediakan fungsionalitas sistem yang diminta dan bagaimana menstruktur sistem sehingga dapat berkomunikasi secara efektif dengan lingkungannya. Bahasa standar yang digunakan untuk menjelaskan dan memvisualisasikan artefak dari proses analisis dan disain berorientasi objek adalah Unified Modelling Language (UML).

BAB III

METODELOGI PENELITIAN

3.1 Pengumpulan Data

3.1.1 Studi Kepustakaan

Dalam metode ini penulis mengumpulkan data-data dengan membaca dan mempelajari 10 (Sepuluh) buku teks, disertai dengan 4 (empat) situs internet, dan 3 (tiga) karya ilmiah sebagai studi leteratur penelitian sejenis, yang dapat dijadikan acuan dalam pembahasan masalah dalam penelitian ini. Tujuan studi ini adalah untuk mendapatkan hasil yang diharapkan dalam melakukan penelitian. Hasilnya adalah landasan teori yang peneliti gunakan sebagai acuan penelitian. Daftar buku-buku yang menjadi refrensi bacaan penulis dapat dilihat pada daftar pustaka (terlampir).

3.1.2 Studi Lapangan 1. Observasi

Penulis melakukan pengamatan langsung terhadap lokasi terkait, serta melakukan analisa terhadap data-data yang diperlukan dan mencari informasi tentang prosedur pelayanan persuratan, serta mengumpulkan sampel dokumen,formdan recordyang representative.

a. Tempat

Tempat yang menjadi objek penelitian adalah : Nama Instansi : Kantor Kelurahan Bambu Apus Alamat : Jl. Arwana Raya No1.

b. Waktu

Waktu pelaksanaan adalah : Hari Kerja : Senin s/d Jum’at Pukul : 08.00 – 15.00

Penelitian : Oktober – November 2009 ( 2 bulan )

2. Wawancara

Bertujuan untuk mengetahui masalah yang berhubungan dengan layanan persuratan pada kantor kelurahan Bambu Apus. Peneliti melakukan wawancara yang terdiri dari 3 (tiga) pertanyaan kepada Bapak Syamsuddin Noor S.Pd.I selaku kepala kelurahan dan 4 (empat) pertanyan kepada Bapak Jamaluddin, SE. selaku sekretaris kelurahan. Tujuannya untuk mendapatkan informasi struktur organisasi, sejarah singkat, dan mengetahui prosedur sistem yang berjalan pada perusahaan tersebut.

Contoh 2 pertanyaan yang diajukan, yaitu :

1) Penulis : Untuk pembuatan surat keterangan dan perijinan apakah ada standard bakunya?

Lurah : Dalam pembuatan surat keterangan dan perijinan yang di butuhkan oleh warga sudah ada standard baku yang di tetapkan oleh pemerintah dan sudah merupakan bagian dari pelayanan

2) Penulis : Bagaimana proses pembuatan surat keterangan dan perijinan ?

Lurah : 1. Warga membawa surat pengantar yang di berikan oleh RT/RW setempat. 2. Warga menyampaikan kepada KASI

sesuai kebutuhan.

3. KASI memeriksa kebenaran surat pengantar.

4. KASI memberikan kepada staff untuk diproses.

5. Staff membuat surat dengan computer, serta menggandakan untuk arsip. 6. Staff mencatat surat yang keluar .lalu

memberikan kepada KASI untuk dilegalisasi.

7. KASI meminta tanda tangan kepada lurah kemudian memberikan stempel untuk legalitas.

8. KASI memberikan kepada warga surat yang sudah siap

3. Daftar Pertanyaan/Kuesioner

Penulis membuat 10 pertanyan yang bersangkutan dengan penelitian yang terkait dengan pengembangan sistem informasi penjualan pada kantor kelurahan. Pertanyaan dan hasil dari kuesioner terlampir, dan ditujukan kepada 7 (tujuh) petugas dan 15 warga. Tujuannya untuk mengetahui layak apa tidaknya sistem yang akan dikembangkan oleh peneliti. Hasil perhitungan kuesioner menggunakan metode kualitatif dengan rumus hasil jawaban/responden x 100%.

3.1.3 Studi literatur sejenis

Penulis melakukan evaluasi terhadap pengembangan sistem informasi penjualan yang pernah dibuat sebelumnya. Evaluasi dilakukan dengan studi literatur terhadap 3 (tiga) karya ilmiah yang sejenis sebagai pembanding dengan mengetahui kelebihan dan kekurangan karya ilmiah dalam pengembangan sistem informasi persuratan yang akan dikembangkan.

3.2 Metodologi Pengembangan Sistem

Untuk metodologi yang di pakai untuk penelitian ini penulis menggunakan fase-fase yang terdapat dalam metodologi FAST (Framework for the application of system thinking). Berikut merupakan fase-fase dalam metodologi FAST yang di gunakan penulis dalam penelitian ini

3.2.1 Definisi Lingkup

Pada fase ini penulis melakukan pengumpulan informasi yang diteliti tingkat feasibility dan ruang lingkup proyek yaitu dengan menggunakan kerangka PIECES (Performance, Information, Economics, Control, Efficiency, Service). Hal ini dilakukan untuk menemukan inti dari masalah-masalah yang ada (problems), kesempatan untuk meningkatkan kinerja organisasi (opportunity), dan kebutuhan-kebutuhan baru yang dibebankan oleh pihak pemerintah (directives).

Pada fase ini penulis menjelaskan : 1. Proses Sistem yang Sedang berjalan

Penulis menggambarkan sikls alur kerja dari pembuatan sistem persuratan yang sedang berjalan, agar dapat di terima dan mengerti oleh pengguna sistem.

2. Permasalahan

Penulis menggaris besarkan permasalahan yang ada pada sistem persuratan yang sedang berjalan.

3. PIECES frame work

Penulis menggunakan kerangka Problem-solving framework

PIECES guna mengklasifikasikan masalah dari hasil yang di dapat dalam pengumpulan data.

4. Waktu Pelaksanaan Penelitian

Penulis membuat project plan dari pengembangan sisten persuratan.

5. Lingkungan yang digunakan dalam proses pengembangan sistem

Penulis mendeskripsikan lingkungan yang digunakan dalam proses pengembangan sistem.

3.2.2 Analisis Masalah

Fase analisa permasalahan (Problem Analysis) menjelaskan lebih lanjut apakah permasalahan (problem) yang timbul dapat dipecahkan. Tujuan dari fase ini adalah untuk mempelajari dan memahami lebih lanjut mengenai problems, opportunities, dan

constraint.Langkah yang dilakukan dalam tahap ini, antara lain :

1. Identifikasi Masalah

Untuk menganalisa problems dan opportunities

digunakan teknik cause-and-effects analysis dimana suatu

problem dianalisa berdasarkan sebab dan akibat yang ditimbulkan problem yang di uraukan dengan PIECES.

2. Menganalisa Proses yang berjalan

Analisis sistem yang sedang berjalan dan menguraikan tentang kelemahan dari sistem lama dan keunggulan sistem yang

3.2.3 Analisis Kebutuhan

Tahap analisa kebutuhan bertujuan untuk mengidentifikasikan dan mengenali masalah dan kebutuhan solusi dari user dan untuk mengidentifikasikan data, process, dan interface yang dibutuhkan dalam membangun sistem informasi Langkah yang dilakukan dalam tahap ini adalah Mengidentifikasi Kebutuhan Sistem dengan menganalisa kebutuhan berupa kebutuhan fungsional dan non fungsional

3.2.4 Desain Logis

Dalam fase ini penulis mengugambarkan proses bisnis dari sistem yang di usulkan. Serta menggunakan tool UML (united modeling language) sebagai pengembangan aplikasinya karena penulis ingin menjelaskan dan menvisualisasikan dari proses analisis dan bertujuan membantu untuk menangkap struktur dan kelakuan dari

object, mempermudah penggambaran interaksi antara elemen dan sistem dan mempertahankan konsentrasinya pada sistem yang di usulkan. Langkah yang di lakukan pada tahap ini adalah :

1. Proses Sistem yang akan di usulkan

Penulis menggambarkan dari proses siklus alur kerja sistem yang di usulkan.

2. Perbandingan Sistem yang Berjalan dengan yang di Usulkan Penulis membandingkan keunggulan dari sistem yang sedang berjalan dan sistem yang di usulkan.

3. Visualisasi Kebutuhan Sistem yang akan di usulkan

Untuk memvisualisasi dari sistem yang di usulkan digunakan

Use case diagram, dan Activity diagram.

a. Usecase Scenario (meskipun secara teknis bukan sebuah diagram). Pada tahap ini peneliti menjelaskan penggambaran aktor dari kasus-kasus yang saling berkaitan dimana aktor terdiri dari KASI, warga, dan Staff.

b. Activity Diagram, peneliti menggambarkan aliran keseluruhan kegiatan, dan masing-masing usecase diagram dapat membuat satu kegiatan.

c. Sequence Diagram, Peneliti menjelaskan interaksi objek yang disusun dalam suatu urutan waktu. Peneliti memperlihatkan tahap apa yang seharusnya terjadi untuk menghasilkan sesuatu didalam usecase.

3.2.5 Desain Fisik

Untuk fase desain fisik ini penulis menggunakan metode lanjutan dari Analisis yaitu OOD (Object Oriented Design) untuk memodelkan hubungan yang lebih baik lagi untuk menetapkan secara akurat, komponen-komponen perangkat lunak, baik itu

menggunakan kembali sebagai tools nya yaitu UML guna menyaring use casedan objek yang di gunakan untuk menunjukan lingkungan actual dari solusi tujuan penelitian ini. Dalam fase ini penulis juga merancang desain fisik dari system yang di bangun. Pada tahap ini relatif sederhana dan bersifat mekanis sebab perancangan yang baik sudah menggambarkan dengan baik apa yang harus dilakukan, seperti:

1. Class Diagram, peneliti menggambarkan kelas dan hubungannya, dan penjelasan detail tiap-tiap kelas di dalam model desain (dalam logical view) dari suatu sistem.

2. Struktur Data, Tabel-tabel yang di sediakan bentuk dari pendefinisianClass Diagram yang sebelumnya di sajikan.

3. Peneliti menggunakan State Transition Diagram(STD) dalam perancangan input; Diagram ini menggambarkan urutan dan variasi screen yang dapat muncul ketika pengguna menggunakan terminal dan selama satu sesi pengguna.

4. Layout sistem ini bertujuan untuk menggambarkan rancangan tampilan sistem yang akan dibuat. Perancangan layout terdiri dari halaman menu staff, KASI, dan warga.

3.2.6 Konstruksi

Tahapan ini bertujuan untuk menulis kode program, menguji, mendokumentasikan, dan membuat evaluasi sistem untuk menentukan apakah sistem berjalan dengan baik dan benar. Yang di lakukan oleh penulis adalah :

1. Perangkat Keras; menguraikan perangkat keras yang di gunakan dalam penerapan Sistem Layanan Persuratan ini. 2. Perangkat Lunak; menguraikan perangkat lunak yang di

gunakan dalam penerapan Sistem Layanan Persuratan ini. 3. Pengujian; Untuk fase ini penulis menggunakan metode

BLACX BOX untuk mencari kesalahan-kesalahan pada system yang dibangun.

3.2.7 Implementasi

Setelah tahap pengujian maka, pada tahap ini dioperasikan sistem yang telah dibangun. Pada tahap ini implementasi membawa sistem produksi kepada operasi. Yang dilakukan penulis dalam tahap ini adalah :

1. Instalasi; Tahapan ini akan dimulai dengan men-deploy software

2. Pelatihan Pengguna; Memberikan pelatihan kepada pengguna mengenai penggunaan sistem yang telah dibangun dengan tepat.

3.3 Kerangka Penelitian

Kerangka penelitian yang dilakukan dalam pengembangan system informasi lokasi Kelurahan Bambu Apus ini dapat dilihat pada gambar 3.2

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN

4.1 Profil kelurahan Bambu Apus

Kelurahan Bambu Apus merupakan Perangkat Daerah yang berkedudukan di bawah Kecamatan Pamulang. Kelurahan Bambu Apus dipimpin oleh Lurah yang kedudukannya berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Bupati / Walikota Tangerang Selatan melalui Camat Pamulang, dalam pelaksanaan tugas pemerintahan. Kelurahan mempunyai tugas pokok merencanakan, melaksanakan, mengarahkan, mengawasi dan mengendalikan penyelenggaraan kewenangan yang dilimpahkan oleh Bupati kepada Kelurahan sebagai Perangkat Daerah.

Kelurahan Bambu Apus mempunyai luas wilayah pemerintahan seluas 224,25 HA. Dan mempunyai jumlah penduduk 12.651 jiwa dengan 66 Rukun Tetangga dan 9 Rukun Warga. Kelurahan Bambu Apus mempunyai 15 personil yang bekerja dalam memenuhi pelayanan prima yang diberikan untuk masyarakat di bidang ekonomi dan pembangunan, pemerintahan dan kesejahteraan masyarakat.

4.1.1 Struktur Organisasi

LURAH

JABATAN FUNGSIONAL SEKRETARIAT KELURAHAN

SEKSI PEMERINTAHAN

SEKSI

EKONOMI & PEMBANGUNAN

SEKSI KESEJAHTERAAN SOSIAL

KELURAHAN

Gambar 4.1Struktur Organisasi Kelurahan Bambu Apus

1. Kepala Kelurahan

(1) Kepala Kelurahan mempunyai tugas memimpin penyelenggaraan pemerintahan, pembangunan dan kemasyarakatan di wilayahnya.

(2) Untuk menyelenggarakan tugas Kepala Kelurahan mempunyai fungsi :

a. Memimpin pelaksanaan kebijakan Pemerintah Kecamatan di wilayahnya

b. Melaksanakan koordinasi terhadap jalannya pemerintahan, pembangunan dan kemasyarakatan ; c. Membantu Camat dalam penyiapan informasi

mengenai wilayah Kelurahan yang dibutuhkan dalam perumusan kebijakan Kecamatan ;

d. Pembinaan ketentraman dan ketertiban wilayah dan mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan penyelenggaraan pelayanan di wilayahnya ;

e. Pembinaan pembangunan yang meliputi pembinaan perekonomian, produksi dandistribusi serta pembinaan sosial;

f. Penyusunan program pembinaan administrasi, ketatausahaan dan rumah tangga ;

2. Sekretariat

(1) Sekretariat dipimpin oleh seorang Sekretaris yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Kelurahan serta mempunyai tugas melaksanakan pembinaan administrasi dan memberikan pelayanan teknis administratif kepada seluruh satuan organisasi Pemerintah Kelurahan.

(2) Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat 1 Pasal ini, Sekretaris mempunyai fungsi: a. Penyusunan rencana, pengendalian dan evaluasi

pelaksanaannya;

b. Pelaksanaan urusan administrasi keuangan;

c. Pelaksanaan urusan tata usaha, administrasi kepegawaian, perlengakapan dan rumah tangga.

3. Seksi Pemerintahan

(1) Seksi Pemerintahan dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang berada di bawah dan bertanggun jawab langsung kepada Kepala Kelurahan serta mempunyai tugas melaksanakan urusan pemerintahan, administrasi kependudukan, ketentraman dan ketertiban serta pertanahan.

(2) Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Pasal ini, Seksi Pemerintahan mempunyai tugas :

a. Pelaksanaan pengumpulan, pengolahan, penyusunan dan pengevaluasian data di bidang pemerintahan, administrasi kependudukan, ketentraman dan ketertiban serta pertanahan;

b. Pelaksanaan pelayanan kepada masyarakat di bidang pemerintahan, administrasi kependudukan, ketentraman dan keteritban serta pertanahan;

c. Pelaksnaan tugas-tugas pembantuan dalam pemungutan Pajak Bumi dan Bangunan (PBB) serta tugas pembantuan lainnya.

4. Seksi Pembangunan

(1) Seksi Pembangunan dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Kelurahan serta mempunyai tugas melaksanakan pembinaan pembangunan di bidang perekonomian dan kesejahteraan masyarakat.

(2) Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Pasal ini, Seksi Pembangunan mempunyai fungsi :

a. Penyusunan dan pelaksanaan pembinaan serta pemberdayaan terhadap perekonomian dan kesejahteraan masyarakat;

b. Pelaksanaan pembinaan dan pemberdayaan dalam bidang keagamaan, kesehatan dan Keluarga Berencana serta lingkungan hidup;

c. Pelaksanaan pelayanan kepada masyarakat di bidang pembangunan perekonomian dan kesejahteraan.

5. Seksi Pelayanan Umum

(1) Seksi Pelayanan Umum dipimpin oleh seorang Kepala Seksi yang berada di bawah dan bertanggung jawab langsung kepada Kepala Kelurahan serta mempunyai tugas melaksanakan pelayanan umum yang meliputi

kekayaan dan inventarisasi Kelurahan, kebersihan serta sarana dan prasarana umum.

(2) Untuk menyelenggarakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat 1 Pasal ini, Seksi Pelayanan Umum mempunyai fungsi :

a. Penyusunan, pelaksanaan dan pembinaan pelayanan kekayaan dan inventarisasi Kelurahan;

b. Pelaksanaan pembinaan pelayanan kebersihan, keindahan, pertamanan, dan sanitasi lingkungan; c. Pelaksanan pembinaan sarana dan prasarana fisik

pelayanan umum.

6. Pejabat Fungsional

(1) Kelompok Jabatan Fungsional mempunyai tugas melaksanakan sebagian tugas pemerintah daerah sesuai dengan keahlian masing-masing;

(2) Kelompok Jabatan Fungsional dilingkup Kecamatan/Kelurahan sebagaimana tersebut pada ayat (1), dipimpin oleh seorang Tenaga Fungsional Senior selaku Koordinator yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Camat/Lurah;

4/ 23/ 2010 001

148/ 001-Kel.BAps/ 2010 KTP 012564555

LAPORAN SURAT KETERANGAN DOMISILI

145/ 001-Kel.BAps/ 20 11

3/ 8/ 2011 4/ 18/ 2010 17 Agustusan dangdut 001

LAPORAN DATA SURAT PENGANTAR PEMBUATAN IJIN

4/ 22/ 2010 001

503/ 001-Ek.-Bang/ 2010 MAJU JAYA RENTALAN MOBI L

-LAPORAN SURAT KETERANGAN USAHA

503/ 001-Ek.-Bang/ 2011 8/ 14/ 2011 001 Super Awning Konstruksi Jl. Madya Raya Rt. 2 Rw 10 No 137 Tangerang Selatan

Akta 10 DR. Widya Pratama

LAPORAN DATA SURAT DOMISILI USAHA

Nama Perusahaan Jenis Perusahaan Alamat Akte Karyaw an Penanggung Jaw ab I D Surat Tanggal I D Warga

8/ 14/ 2011 001

148/ 001-Kel.BAps/ 2011 Melamar Pekerjaan

LAPORAN SURAT PENGANTAR PEMBUATAN SURAT CATATAN

4/ 23/ 2010 001

149/ 001-Kel.BAps/ 2010 berobat

LAPORAN SURAT KETERANGAN TIDAK / KURANG MAMPU