64 c. Belum adanya database warga sehingga membuat prosedur
dalm pembuatan menjadi lebih lama karena belum terintegrasi dengan rapih.
4.2.3 PIECES frame work persuratan
Setiap huruf dalam PIECES merepresentasikan sebuah kategori dalam perumusan masalah yang ada, diantaranya yaitu :
1. Performance :
a. Pelayanan dapat membutuhkkan waktu 20 menit cenderung lambat
b. pengarsipan surat perijinan dan keterangan yang masih manual.
2. Information :
a. Penyampaian informasi dari warga terkait dengan surat keterangan yang di minta, cenderung lambat.
b. Penyampaian informasi atas surat-surat yang telah di keluarkan cenderung lambat.
c. Belum ada
database yang
terintegrasi untuk
menyimpan informasi tentang warga yang terdaftar d. Dokumen-dokumen belum diarsipkan dengan baik
3. Economy :
a. Adanya pungutan biaya pada proses pembuatan surat keterangan maupun perijinan.
65
4. Control :
a. Tidak adanya kontrol dari surat yang telah di keluarkan arsip dikelola dengan memanfaatkan teknologi.
b. Tidak terkodinirnya data warga, sehingga memperlambat proses pembuatan surat keterangan maupun perijinan.
5. Efficiency :
a. Efisiensi waktu dalam hal pembuatan pembuatan surat keterangan dan perijinan masih kurang.
b. Pencarian informasi atas surat yang di keluarkan di nilai kurang efisien.
6. Services :
a. Pelayanan yang di berikan oleh staff untuk pembuatan surat belum maksimal.
b. Kantor kelurahan Bambu Apus belum mempunyai sistem persuratan yang terkomputerisasi dan database warga.
c. Tidak adanya laporan perperiodik atas surat keterangan dan perijinan yang telah di keluarkan.
4.2.4 Waktu Pelaksanaan
Suatu peneilitian agar dapat berjalan dengan lancar maka diperlukan sebuah penjadwalan agar proyek dapat diselesaikan
dengan tepat waktu. Berikut menampilkan project plan yang akan dilaksanakan dalam menyelesaikan penelitian ini.
66
Tabel 4.1 waktu penelitian
4.2.5 Lingkungan yang di gunakan dalam proses pengembangan
sistem
1. Perangkat Lunak Pada pengembangan Sistem persuratan pada kantor
kelurahan Bambu Apus ini penulis menggunakan Visual Basic sebagai aplikasinya dan menggunakan Microsoft
accsess Untuk
database-nya. Didalam
merancang sistemnya Penulis menggunakan tools UML Unified
Modelling Language. 2. Perangkat Keras
Di dalam penelitian ini, penulis menggunakan PC Intel Pentium IV 1.80 Ghz, 512 Ram dengan Hard disk 80 GB
dengan tujuan agar proses running pada aplikasi bisa berjalan dengan baik dan cepat.
