68 2. pengarsipan surat perijinan dan
keterangan yang masih manual. Cause : masih mengandalkan catatan dan
pengarsipan tidak
dilakukan dengan
penfklasifikasian tidak teratur Effect : untuk kegiatan pencarian kembali
membutuhkan waktu yang sangat lama.
II. Information
1. Penyampaian informasi dari warga terkait dengan surat keterangan yang
di minta, cenderung lambat. Cause : karena terjadi kegiatan berulang
pada proses pembuatan surat.
Effect : warga merasa jenuh karena harus menunggu
2. Penyampaian informasi atas surat- surat
yang telah di keluarkan
cenderung lambat
Cause : hanya mengandalkan catatan yang manual.
Effect : waktu dalam kegiatan pencarian kembali surat yang di keluarkan menjadi
lambat. 3.
Belum ada
database yang
terintegrasi untuk
menyimpan informasi
tentang warga
yang terdaftar
Cause : Dokumen warga yang belum terarsip dengan baik.
Effect : Sulitnya mencari informasi
mengenai warga untuk verivikasi surat pengantar RTRW setempat
4. Dokumen-dokumen
belum diarsipkan dengan baik.
Cause : Minimnya orang yang ditugaskan untuk melakukan pekerjaan tersebut.
Effect : Terhambatnya pencarian informasi yang terdapat pada dokumen-dokumen
tersebut.
III. Economy
1. Adanya pungutan biaya pungutan pada
proses pembuatan
surat keterangan maupun perijinan.
Cause : karena dengan adanya proses entry data dan percetakan yang lama. Yang
membuat staff
memanfaatkan untuk
mengadakan pembiayaan, dengan alasan biaya adminstrasi.
Effect : merugikan warga.
IV. Control
1. Tidak terkodinirnya data warga setempat
Cause : data hanya mengandalkan surat pengantar RTRW setempat
Effect : Adanya kemungkinan data warga yang di rekayasa.
69 2. Tidak adanya kontrol dari surat
yang telah di keluarkan.
Cause : arsip dikelola dengan tidak memanfaatkan teknologi
Effect : Adanya kemungkinan arsip hilang maupun rusak.
V. Efficiency
1. Efisiensi
waktu dalam
hal pembuatan
pembuatan surat
keterangan dan perijinan masih kurang
Cause : kantor kelurahan tidak ditunjang oleh sebuah sistem yang menunjang proses
pembuatan surat. Effect : Untuk dapat memperoleh surat
keterangan perijinan memakan waktu yang lama.
2. Pencarian informasi atas surat yang di keluarkan di nilai kurang
efisian.
Cause : kantor kelurahan tidak memiliki sebuah mekanisme pencarian kembali surat
yang jelas. Effect
: Untuk
dapat memperoleh
informasi memakan waktu yang lama.
VI.Services 1. Pelayanan yang di berikan oleh
staff untuk
pembuatan surat
belum maksimal.
Cause : SDM yang belum memadai. Effect : Laporan persuratan dan kegiatan
tidak ter-up date dengan cepat. Hasil
2. kelurahan Bambu Apus belum
mempunyai sistem
persuratan yang
terkomputerisasi dan
database warga.
Cause : Tidak adanya sumber daya
manusia yang mampu membuat sebuah mekanisme
pengelolaan persuratan,\
dengan database warga Effect : dokumen susah ntuk di telusuri
3. Tidak adanya laporan perperiodik
atas surat keterngan dan perijinan yang telah di keluarkan.
Cause : Mekanisme pelaporan yang masih belum jelas.
Effect :
Warga kurang mendapatkan
pelayanan yang optimal.
