62 3Kelompok Jabatan
Fungsional melaksanakan tugas berdasarkan keahlian danatau keterampilan sesuai dengan
kebutuhan; 4 Jumlah Tenaga Fungsional ditentukan berdasarkan sifat,
jenis dan beban kerja yang ada; 5 Pembinaan terhadap Tenaga Fungsional dilakukan sesuai
dengan Peraturan Perundang-undangan yang berlaku.
4.2 Definisi Lingkup
4.2.1 Proses Sistem Yang Berjalan
Proses bisnis ini dibuat agar siklus alur kerja dari pembuatan sistem persuratan ini dapat diterima dan dimengerti oleh pengguna
sistem. Ada beberapa bagian yang terkait langsung dalam kegiatan ini separti staff, KASI, serta warga sendiri. Kemudian dalam
kegiatan ini terdapat kegiatan pencatatan, pengarsipan, pencetakan, penyerahan pengantar, legalitas yang di lakukan oleh masing-
masing aktor. Proses tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut:
63
4.2.2 Permasalahan
a. Mekanisme dalam pembuatan surat keterangan dan perijinan kurang efektif karena masih manual dengan mengandalakan
buku agenda keluar saja. b. Mekanisme dalam pencarian surat kembali membutuhkan
waktu yang lama karena penyimpanan msih dan belum terklasifikasikan dengan baik.
warga staff
mengarsipkan legalitas
warga staff
Pencarian arsip SEKSI bagian
KASIbagian Entry data
Cetak surat
Gmbar 4.2 Proses pembuatan surat keterangan dan perijinan
Gambar 4.3 Proses pencarian surat keterangan dan perijinan
64 c. Belum adanya database warga sehingga membuat prosedur
dalm pembuatan menjadi lebih lama karena belum terintegrasi dengan rapih.
4.2.3 PIECES frame work persuratan
Setiap huruf dalam PIECES merepresentasikan sebuah kategori dalam perumusan masalah yang ada, diantaranya yaitu :
1. Performance :
a. Pelayanan dapat membutuhkkan waktu 20 menit cenderung lambat
b. pengarsipan surat perijinan dan keterangan yang masih manual.
2. Information :
a. Penyampaian informasi dari warga terkait dengan surat keterangan yang di minta, cenderung lambat.
b. Penyampaian informasi atas surat-surat yang telah di keluarkan cenderung lambat.
c. Belum ada
database yang
terintegrasi untuk
menyimpan informasi tentang warga yang terdaftar d. Dokumen-dokumen belum diarsipkan dengan baik
3. Economy :
a. Adanya pungutan biaya pada proses pembuatan surat keterangan maupun perijinan.
