2.5.1 Gambaran Umum Sistem Telepon
Sistem telepon merupakan sarana komunikasi yang sudah sangat popular saat ini. Setiap perusahaan pasti memiliki sarana telepon, mulai perusahaan berskala
kecilsederhana hingga perusahaan sangat besar. Sistem telepon biasanya dibagi menjadi tiga komponen berikut ini.
• Sambungan telepon dari perusahaan penyedia jasa sambungan telepon, seperti PT. TELKOM di Indonesia. Sambungan telepon ini adanya di luar gedung
perusahaan yang memakainya, sehingga perusahaan tidak dapat mengatur keamanannya, baik dari penyadapan suara, pemutusan secara tiba-tiba oleh
pihak lain atau pencurian fasilitas oleh pihak lain. Asumsi yang berlaku disini semua perusahaan meyerahkan sistem keamanan komunikasi telepon di luar
gedung tersebut pada perusahaan penyedia jasa jaringan telepon. Biaya yang dikenakan oleh perusahaan penyedia jasa jaringan telepon bedasarkan
lamanya pembicaraan, area nomor tujuan panggilan dan waktu panggilan dilakukan
• Sistem telepon pribadi yang sering disebut dengan private branch exchage PABX. PABX ini biasanya dimiliki oleh perusahaan yang membutuhkan
sistem telepon internal sehingga komunikasi antar karyawan dapat dilakukan tanpa melibatkan perusahaan penyedia jasa sambungan telepon. Biaya
sambungan telepon antar karyawan juga tidak ada hanya investasi pembelian PABX saja. PABX ini juga berfungsi untuk mengurangi rasio sambungan
telepon dengan jumlah karyawan yang ada. Misalnya perusahaan memiliki 100 orang karyawan, apabila perusahaan berasumsi dalam waktu yang
bersamaan hanya ada 20 orang karyawan yang menghubungi nomor telepon lain di luar perusahaan, maka cukup disediakan 20 sambungan telepon saja
dari TELKOM. • Struktur jaringan kabel telepon pada jaringan internal perusahaan. Struktur
jaringan kabel telepon ini dibuat dan disediakan sendiri oleh perusahaan sehingga sistem keamanan jaringan telepon ini dapat diatur sendiri oleh
perusahaan.
2.5.2 Metode Panggilan Dan Penerimaan Dalam Sistem PABX
Perusahaan kelas menengah keatas biasanya sudah memiliki PABX sendiri yang berfungsi sebagai sarana komunikasi antar karyawan dan komunikasi karwayan
perusahaan tersebut ke luar perusahaan. Nomor ekstensi adalah nomor identitas yang diberikan pada karyawan atau kelompok karyawan yang berfungsi sebagai identitas
karyawan dalam jaringan PABX. Nomor eksensi juga berfungsi sebagai sarana sambungan langsung yang diberikan pada setiap karyawan untuk mempermudah
dihubungi oleh pihak pemanggil baik dari luar maupun panggilan dari dalam.
Panggilan dari luar
Ada tiga cara untuk dapat menghubungi seseorang dalam perusahaan yang memiliki fasilitas PABX.
• Panggilan melalui operator telepon. Pihak pemanggil menekan nomor
telepon perusahaan, kemudian dijawab oleh operator, lalu operator akan menanyakan siapa yang ingin dihubungi. Setelah diberikan informasi oleh
pihak pemanggil, kemudian disambungkan ke karyawan perusahaan tersebut. Mekanisme ini bertujuan untuk menjaga kerahasiaan setiap karyawan dan
juga setiap panggilan akan diseleksi terlebih dulu oleh operator sesuai dengan pesanan pihak karyawan.
• Panggilan dengan diikuti menekan nomor ekstensi. Pihak pemanggil
menekan nomor telepon perusahaan, kemudian dijawab oleh mesin penjawab otomatis answering machine. Lalu mesin ini akan meminta pemanggil untuk
menekan nomor ekstensi karyawan yang ingin dihubungi atau menekan nomor operator untuk mendapatkan pelayanan seperti mekanisme panggilan
yang pertama. Setelah pihak pemanggil menekan nomor ekstensi, PABX akan segera menghubungi karyawan yang dituju. Mekanisme ini bertujuan untuk
mempermudah dan mempercepat panggilan.
• Panggilan Langsung DID – Direct ID. Mekanisme yang ketiga ini
menggabungkan antara nomor telepon kantor dan nomor ekstensi secara bersamaan. Pihak pemanggil menekan nomor telepon perusahaan, lalu
disambung dengan nomor ekstensi karyawan. Panggilan akan langsung terhubung ke nomor karyawan perusahaan seolah-olah karyawan tersebut
memiliki nomor telepon sendiri. Mekanisme ini bertujuan untuk mempersingkat rantai panggilan. Mekanisme ini juga harus didukung oleh
fasilitas jaringan telekomunikasi yang ada dan fasilitas PABX yang ada.
Panggilan ke luar
Bagi para pengguna sistem PABX ada tiga cara untuk melakukan panggilan ke luar seperti penjelasan berikut ini.
• Panggilan langsung. Pengguna menekan langsung nomor tujuan seperti
layaknya panggilan dari telepon rumah, hal ini dimungkinkan apabila pesawat telepon tersebut terhubung langsung dengan jalur TELKOM. Karyawan yang
mendapat fasilitas ini biasanya adalah para direktur atau pemilik perusahaan. Rasio jumlah sambungan telepon terhadap jumlah karyawan adalah 1:1.
• Panggilan dengan cara mengambil jalur terlebih dahulu. Pengguna
biasanya menekan angka 9 untuk medapatkan jalur atau menekan angka 0 dulu untuk menghubungi operator. Setelah itu baru memasukkan nomor
tujuan. Fasilitas ini dilakukan untuk mengefektifkan jumlah sambungan TELKOM, sehingga rasio panggil dari pesawat telepon ini bisa diturunkan
menjadi 1:3 atau 1:5.
• Panggilan dengan cara memasukkan kata sandi. Pengguna sebelum
melakukan panggilan harus memasukkan beberapa angka sebagai kata sandi. Setelah kata sandi tersebut diterima oleh sistem PABX kemudian baru dapat
menekan nomor tujuan. Hal ini dilakukan untuk membatasi karyawan yang tidak memiliki akses penggunaan telepon dan untuk mempermudah
mengetahui data-data penggunaan telepon seperti siapa saja yang menggunakan telepon, nomor telepon tujuan dan lama pembicaraan.
2.5.3 Parameter Yang Dijadikan Acuan Pada Sistem Telepon PABX
Kategori