Analisis Manfaat Analisis dan perancangan sistem pengaturan fasilitas kerja karyawan bergerak
Tabel 4. Perhitungan biaya investasi tanpa menggunakan sistem pengaturan fasilitas kerja karyawan bergerak
No Keterangan
Jumlah Satuan
Harga satuan Rp
Total Biaya Rp
Jumlah Karyawan 50
orang Jumlah meja kerja yang disediakan
50 orang
Kebutuhan ruangan untuk setiap karyawan 4
m2 1 Biaya sewa gedung Menara Bank Danamon
200 m2tahun
5,760,000 1,152,000,000
2 Biaya perlengkapan ruangan karpet
200 m2
150,000 30,000,000
partisi tinggi 3m + Cat 169
m2 180,000
30,420,000 lampu TL 40w double termasuk reflektor+ kabel
22 Unit
350,000 7,700,000
pintu lengkap denga kusen dan kunci 1
Unit 1,500,000
1,500,000 kabel listrik dan stop kontak dan panel
50 Unit
250,000 12,500,000
Meja + Kursi 50
Unit 1,100,000
55,000,000 Lemari tempat menyimpan barang karyawan
50 Unit
500,000 25,000,000
3 Biaya jaringan telephone Panasonic harga PABX untuk 50 orang
1 unit
30,000,000 30,000,000
harga handset telp 50
unit 250,000
12,500,000 harga infrastruktur kabel telepon
50 unit
600,000 30,000,000
Biaya perawatan PABX 1
tahun 2,400,000
2,400,000 4 Biaya jaringan komputer Cisco System
harga LAN Switching 26 port 2
unit 12,302,500
24,605,000 harga Infrastruktur jaringan LAN
50 unit
850,000 42,500,000
Biaya perawatan Switching LAN 1
tahun 1,968,400
1,968,400 5 Biaya Karyawan IT
1 orangtahun 36,000,000
36,000,000 6 Perlengkapan mekanisme pintu otomatis
set 9,600,000
Biaya perawatan mekanisme pintu otomatis tahun
960,000 7 Perangkat komputer untuk pengaturan Pentium III,
256MB RAM, 40G Hardisk, Monitor 15, NIC 10100Mbps Hewlett-Pakard
set 7,680,000
Biaya perawatan perangkat komputer tahun
768,000
Biaya keseluruhan tahun I pertama 1,494,093,400
Biaya keseluruhan tahun II kedua 1,251,986,820
Biaya keseluruhan tahun III ketiga 1,314,586,161
Biaya keseluruhan tahun IV keempat 1,380,315,469
Biaya keseluruhan tahun V kelima 1,449,331,243
Tabel 5. Perhitungan biaya investasi dengan menggunakan sistem pengaturan fasilitas kerja karyawan bergerak
No Keterangan
Jumlah Satuan
Harga satuan Rp
Total Biaya Rp
Jumlah Karyawan 50
orang Jumlah meja kerja yang disediakan
25 orang
Kebutuhan ruangan untuk setiap karyawan 4
m2 1 Biaya sewa gedung Menara Bank Danamon
100 m2tahun
5,760,000 576,000,000 2 Biaya perlengkapan ruangan
karpet 100
m2 150,000
15,000,000 partisi tinggi 3m + Cat
120 m2
180,000 21,600,000
lampu TL 40w double termasuk reflektor+ kabel 11
Unit 350,000
3,850,000 pintu lengkap denga kusen dan kunci
1 Unit
1,500,000 1,500,000
kabel listrik dan stop kontak dan panel 25
Unit 250,000
6,250,000 Meja + Kursi
25 Unit
1,100,000 27,500,000
Lemari tempat menyimpan barang karyawan 25
Unit 500,000
12,500,000 3 Biaya jaringan telephone Panasonic
harga PABX untuk 50 orang 1
unit 30,000,000
30,000,000 harga handset telp
25 unit
250,000 6,250,000
harga infrastruktur kabel telepon 25
unit 600,000
15,000,000 Biaya perawatan PABX
1 tahun
2,400,000 2,400,000
4 Biaya jaringan komputer Cisco System harga LAN Switching 26 port
2 unit
12,302,500 24,605,000
harga Infrastruktur jaringan LAN 25
unit 850,000
21,250,000 Biaya perawatan Switching LAN
1 tahun
1,968,400 1,968,400
5 Biaya Karyawan IT 1 orangtahun
36,000,000 36,000,000
6 Perlengkapan mekanisme pintu otomatis 1
set 9,600,000
9,600,000 Biaya perawatan mekanisme pintu otomatis
1 tahun
960,000 960,000
7 Perangkat komputer untuk pengaturan Pentium III, 256MB RAM, 40G Hardisk, Monitor 15, NIC
10100Mbps Hewlett-Pakard 1
set 7,680,000
7,680,000 Biaya perawatan perangkat komputer
1 tahun
768,000 768,000
Biaya keseluruhan tahun I pertama 819,913,400
Biaya keseluruhan tahun II kedua 649,001,220
Biaya keseluruhan tahun III ketiga 681,451,281
Biaya keseluruhan tahun IV keempat 715,523,845
Biaya keseluruhan tahun V kelima 751,300,037
Tabel 6. Nilai efisiensi biaya setiap tahun
Tahun Efisiensi
Biaya Rp Total biaya Rp
Biaya Rp Total biaya Rp
1 1,494,093,400
1,494,093,400 819,913,400
819,913,400 45.12
2 1,251,986,820
2,746,080,220 649,001,220
1,468,914,620 48.16
3 1,314,586,161
4,060,666,381 681,451,281
2,150,365,901 48.16
4 1,380,315,469
5,440,981,850 715,523,845
2,865,889,746 48.16
5 1,449,331,243
6,890,313,093 751,300,037
3,617,189,783 48.16
Tanpa menggunakan sistem pengaturan fasilitas karyawan
bergerak Dengan memanfaatkan sistem
pengaturan fasilitas karyawan bergerak
Biaya setiap tahun
200,000,000 400,000,000
600,000,000 800,000,000
1,000,000,000 1,200,000,000
1,400,000,000 1,600,000,000
1 2
3 4
5
Tahun B
ia y
a R
p
Tanpa sistem pengaturan
Dengan sistem pengaturan
Gambar 21. Grafik perbandingan biaya yang harus dikeluarkan setiap tahun
Total biaya pada akhir tahun
1,000,000,000 2,000,000,000
3,000,000,000 4,000,000,000
5,000,000,000 6,000,000,000
7,000,000,000 8,000,000,000
1 2
3 4
5
Tahun T
o ta
l b ia
y a
R p
Tanpa sistem pengaturan
Dengan sistem pengaturan
Gambar 22. Grafik perbandingan total biaya yang harus dikeluarkan pada akhir setiap tahun
Apabila dilihat dari hasil perhitungan di atas, jelas terlihat dengan memanfaatkan sistem pengaturan karyawan bergerak diperoleh keuntungan berupa
biaya investasi yang lebih rendah pada setiap tahunnya. Efisiensi biaya investasi untuk tahun pertama dapat mencapai 45.12 .Besar-kecilnya nilai efisiensi dengan
menggunakan sistem pengaturan karyawan bergerak sangat dipengaruhi oleh pola kerja karyawan yang ada. Apabila mereka lebih banyak bekerja di luar kantor, biaya
investasinya akan lebih rendah namun apabila karyawan lebih banyak kerja di dalam kantor, biaya investasinya akan lebih tinggi.
5.2.2 Analisis Kemudahan Dalam Hal Penggunaan Kemudahan dalam hal penggunaan merupakan salah satu keuntungan dari
sistem ini. Pengguna hanya cukup menggunakan kartu ID, memasukkan nomor PIN dan memilih lokasi meja kerja yang diinginkan, kemudian semua fasilitas kerja akan
otomatis tersedia sesuai dengan batasan yang telah ditentukan. Pengguna juga diberikan kebebasan dalam hal memilih lokasi meja yang dinginkan asalkan meja
tersebut masih kosong. Apabila dibandingkan dengan prosess manual, berpindah- pindahnya seseorang dari satu meja kerja ke meja yang lain akan membutuhkan
bantuan orang lain. Pekerjaan minimal yang harus dilakukan adalah memindahkan
ekstensi jaringan telepon yang dapat dilakukan dengan memindahkan secara fisik kabel MDF atau dengan cara menset ulang PABX. Hal ini akan membutuhkan cukup
banyak waktu dan membutuhkan keahlian seorang teknisi agar bisa melakukan hal ini. Demikian juga dengan jaringan komputer akan membutuhkan kerja tambahan
seperti yang sama untuk mengeset ulang parameter jaringan komputer. Berpindahnya pilihan pengguna dari satu meja ke meja yang lain dapat
disebabkan oleh pengguna merasa tidak cocok dengan lokasi meja kerja yang telah ditempati. Penyebabnya dapat berupa fasilitas meja yang dipakainya kurang
memuaskan seperti alasan kebersihan meja atau ada fasilitas yang rusak atau arah meja menghadap jendela sehingga matahari langsung menyinari meja atau hal buruk
lainnya. Sistem pengaturan ini mempermudah proses perpindahan tempat yang diingikan pengguna. Pengguna hanya perlu mencabut komputer yang dipakainya
kemudian keluar menuju pintu tempat alat otentikasi untuk melakukan pemilihan meja kembali sesuai dengan lokasi meja yang diinginkan.
Adanya fasilitas reset kembali secara otomatis meja-meja yang sudah tidak terpakai akan bedampak positip bagi efisiensi penggunaan fasilitas kerja. Sistem ini
diprogram untuk melakukan reset ulang fasilitas kerja apabila tidak dipakai notebook pemakai dicabut dari outlet dalam kurun waktu 5 menit. Nilai 5 menit ini cukup
untuk memberikan waktu bagi pengguna untuk jalan dari pintu utama tempat mereka memasukkan PIN kemudian menyiapkan komputer dan menunggu hingga komputer
atau notebook yang dipakainya berfungsi dengan normal. 5.2.2 Analisis Dampak Sosial
Dengan adanya penggunaan sistem pengaturan ini, pengaruh dampak sosial bagi karyawan akan terjadi dan menjadikan bahan pertimbangan pemakaian sistem
ini. Namun hal ini akan berpegaruh pada awal-awal penerapan saja namun apabila sudah terbisa, lambat-laun akan terbisa. Dampak sosial tersebut adalah sebagai
berikut. - Perubahan kebiasaan yang bisa menyimpan barang di atas meja sehingga pada
saat mulai kerja semua barang atau dokumen sudah tersedia di atas meja,
namun sekarang harus menyiapkan meja dokumen sebelum kerja dan merapikan kembali setiap selesai kerja.
- Posisi kerja yang berubah ubah mungkin membuat pengguna merasa tidak nyaman. Posisi kerja menghadap jendela, membelakangi jendela atau
menyamping dengan jendela harus dibiasakan. - Karyawan IT yang dulu bekerja penuh untuk pengatur fasilitas kerja
karyawan, sekarang hanya bertugas untuk mengawasi dan memberikan laporan saja. Sehingga karyawan IT dapat dimanfaatkan untuk melakukan
pekerjaan yang lain. - Memicu karyawan bergerak memanfaatkan waktu seefektif mungkin di kantor
dan lebih banyak menjaring pelanggan di luar kantor.