Analisis Manfaat Analisis dan perancangan sistem pengaturan fasilitas kerja karyawan bergerak

Tabel 4. Perhitungan biaya investasi tanpa menggunakan sistem pengaturan fasilitas kerja karyawan bergerak No Keterangan Jumlah Satuan Harga satuan Rp Total Biaya Rp Jumlah Karyawan 50 orang Jumlah meja kerja yang disediakan 50 orang Kebutuhan ruangan untuk setiap karyawan 4 m2 1 Biaya sewa gedung Menara Bank Danamon 200 m2tahun 5,760,000 1,152,000,000 2 Biaya perlengkapan ruangan karpet 200 m2 150,000 30,000,000 partisi tinggi 3m + Cat 169 m2 180,000 30,420,000 lampu TL 40w double termasuk reflektor+ kabel 22 Unit 350,000 7,700,000 pintu lengkap denga kusen dan kunci 1 Unit 1,500,000 1,500,000 kabel listrik dan stop kontak dan panel 50 Unit 250,000 12,500,000 Meja + Kursi 50 Unit 1,100,000 55,000,000 Lemari tempat menyimpan barang karyawan 50 Unit 500,000 25,000,000 3 Biaya jaringan telephone Panasonic harga PABX untuk 50 orang 1 unit 30,000,000 30,000,000 harga handset telp 50 unit 250,000 12,500,000 harga infrastruktur kabel telepon 50 unit 600,000 30,000,000 Biaya perawatan PABX 1 tahun 2,400,000 2,400,000 4 Biaya jaringan komputer Cisco System harga LAN Switching 26 port 2 unit 12,302,500 24,605,000 harga Infrastruktur jaringan LAN 50 unit 850,000 42,500,000 Biaya perawatan Switching LAN 1 tahun 1,968,400 1,968,400 5 Biaya Karyawan IT 1 orangtahun 36,000,000 36,000,000 6 Perlengkapan mekanisme pintu otomatis set 9,600,000 Biaya perawatan mekanisme pintu otomatis tahun 960,000 7 Perangkat komputer untuk pengaturan Pentium III, 256MB RAM, 40G Hardisk, Monitor 15, NIC 10100Mbps Hewlett-Pakard set 7,680,000 Biaya perawatan perangkat komputer tahun 768,000 Biaya keseluruhan tahun I pertama 1,494,093,400 Biaya keseluruhan tahun II kedua 1,251,986,820 Biaya keseluruhan tahun III ketiga 1,314,586,161 Biaya keseluruhan tahun IV keempat 1,380,315,469 Biaya keseluruhan tahun V kelima 1,449,331,243 Tabel 5. Perhitungan biaya investasi dengan menggunakan sistem pengaturan fasilitas kerja karyawan bergerak No Keterangan Jumlah Satuan Harga satuan Rp Total Biaya Rp Jumlah Karyawan 50 orang Jumlah meja kerja yang disediakan 25 orang Kebutuhan ruangan untuk setiap karyawan 4 m2 1 Biaya sewa gedung Menara Bank Danamon 100 m2tahun 5,760,000 576,000,000 2 Biaya perlengkapan ruangan karpet 100 m2 150,000 15,000,000 partisi tinggi 3m + Cat 120 m2 180,000 21,600,000 lampu TL 40w double termasuk reflektor+ kabel 11 Unit 350,000 3,850,000 pintu lengkap denga kusen dan kunci 1 Unit 1,500,000 1,500,000 kabel listrik dan stop kontak dan panel 25 Unit 250,000 6,250,000 Meja + Kursi 25 Unit 1,100,000 27,500,000 Lemari tempat menyimpan barang karyawan 25 Unit 500,000 12,500,000 3 Biaya jaringan telephone Panasonic harga PABX untuk 50 orang 1 unit 30,000,000 30,000,000 harga handset telp 25 unit 250,000 6,250,000 harga infrastruktur kabel telepon 25 unit 600,000 15,000,000 Biaya perawatan PABX 1 tahun 2,400,000 2,400,000 4 Biaya jaringan komputer Cisco System harga LAN Switching 26 port 2 unit 12,302,500 24,605,000 harga Infrastruktur jaringan LAN 25 unit 850,000 21,250,000 Biaya perawatan Switching LAN 1 tahun 1,968,400 1,968,400 5 Biaya Karyawan IT 1 orangtahun 36,000,000 36,000,000 6 Perlengkapan mekanisme pintu otomatis 1 set 9,600,000 9,600,000 Biaya perawatan mekanisme pintu otomatis 1 tahun 960,000 960,000 7 Perangkat komputer untuk pengaturan Pentium III, 256MB RAM, 40G Hardisk, Monitor 15, NIC 10100Mbps Hewlett-Pakard 1 set 7,680,000 7,680,000 Biaya perawatan perangkat komputer 1 tahun 768,000 768,000 Biaya keseluruhan tahun I pertama 819,913,400 Biaya keseluruhan tahun II kedua 649,001,220 Biaya keseluruhan tahun III ketiga 681,451,281 Biaya keseluruhan tahun IV keempat 715,523,845 Biaya keseluruhan tahun V kelima 751,300,037 Tabel 6. Nilai efisiensi biaya setiap tahun Tahun Efisiensi Biaya Rp Total biaya Rp Biaya Rp Total biaya Rp 1 1,494,093,400 1,494,093,400 819,913,400 819,913,400 45.12 2 1,251,986,820 2,746,080,220 649,001,220 1,468,914,620 48.16 3 1,314,586,161 4,060,666,381 681,451,281 2,150,365,901 48.16 4 1,380,315,469 5,440,981,850 715,523,845 2,865,889,746 48.16 5 1,449,331,243 6,890,313,093 751,300,037 3,617,189,783 48.16 Tanpa menggunakan sistem pengaturan fasilitas karyawan bergerak Dengan memanfaatkan sistem pengaturan fasilitas karyawan bergerak Biaya setiap tahun 200,000,000 400,000,000 600,000,000 800,000,000 1,000,000,000 1,200,000,000 1,400,000,000 1,600,000,000 1 2 3 4 5 Tahun B ia y a R p Tanpa sistem pengaturan Dengan sistem pengaturan Gambar 21. Grafik perbandingan biaya yang harus dikeluarkan setiap tahun Total biaya pada akhir tahun 1,000,000,000 2,000,000,000 3,000,000,000 4,000,000,000 5,000,000,000 6,000,000,000 7,000,000,000 8,000,000,000 1 2 3 4 5 Tahun T o ta l b ia y a R p Tanpa sistem pengaturan Dengan sistem pengaturan Gambar 22. Grafik perbandingan total biaya yang harus dikeluarkan pada akhir setiap tahun Apabila dilihat dari hasil perhitungan di atas, jelas terlihat dengan memanfaatkan sistem pengaturan karyawan bergerak diperoleh keuntungan berupa biaya investasi yang lebih rendah pada setiap tahunnya. Efisiensi biaya investasi untuk tahun pertama dapat mencapai 45.12 .Besar-kecilnya nilai efisiensi dengan menggunakan sistem pengaturan karyawan bergerak sangat dipengaruhi oleh pola kerja karyawan yang ada. Apabila mereka lebih banyak bekerja di luar kantor, biaya investasinya akan lebih rendah namun apabila karyawan lebih banyak kerja di dalam kantor, biaya investasinya akan lebih tinggi. 5.2.2 Analisis Kemudahan Dalam Hal Penggunaan Kemudahan dalam hal penggunaan merupakan salah satu keuntungan dari sistem ini. Pengguna hanya cukup menggunakan kartu ID, memasukkan nomor PIN dan memilih lokasi meja kerja yang diinginkan, kemudian semua fasilitas kerja akan otomatis tersedia sesuai dengan batasan yang telah ditentukan. Pengguna juga diberikan kebebasan dalam hal memilih lokasi meja yang dinginkan asalkan meja tersebut masih kosong. Apabila dibandingkan dengan prosess manual, berpindah- pindahnya seseorang dari satu meja kerja ke meja yang lain akan membutuhkan bantuan orang lain. Pekerjaan minimal yang harus dilakukan adalah memindahkan ekstensi jaringan telepon yang dapat dilakukan dengan memindahkan secara fisik kabel MDF atau dengan cara menset ulang PABX. Hal ini akan membutuhkan cukup banyak waktu dan membutuhkan keahlian seorang teknisi agar bisa melakukan hal ini. Demikian juga dengan jaringan komputer akan membutuhkan kerja tambahan seperti yang sama untuk mengeset ulang parameter jaringan komputer. Berpindahnya pilihan pengguna dari satu meja ke meja yang lain dapat disebabkan oleh pengguna merasa tidak cocok dengan lokasi meja kerja yang telah ditempati. Penyebabnya dapat berupa fasilitas meja yang dipakainya kurang memuaskan seperti alasan kebersihan meja atau ada fasilitas yang rusak atau arah meja menghadap jendela sehingga matahari langsung menyinari meja atau hal buruk lainnya. Sistem pengaturan ini mempermudah proses perpindahan tempat yang diingikan pengguna. Pengguna hanya perlu mencabut komputer yang dipakainya kemudian keluar menuju pintu tempat alat otentikasi untuk melakukan pemilihan meja kembali sesuai dengan lokasi meja yang diinginkan. Adanya fasilitas reset kembali secara otomatis meja-meja yang sudah tidak terpakai akan bedampak positip bagi efisiensi penggunaan fasilitas kerja. Sistem ini diprogram untuk melakukan reset ulang fasilitas kerja apabila tidak dipakai notebook pemakai dicabut dari outlet dalam kurun waktu 5 menit. Nilai 5 menit ini cukup untuk memberikan waktu bagi pengguna untuk jalan dari pintu utama tempat mereka memasukkan PIN kemudian menyiapkan komputer dan menunggu hingga komputer atau notebook yang dipakainya berfungsi dengan normal. 5.2.2 Analisis Dampak Sosial Dengan adanya penggunaan sistem pengaturan ini, pengaruh dampak sosial bagi karyawan akan terjadi dan menjadikan bahan pertimbangan pemakaian sistem ini. Namun hal ini akan berpegaruh pada awal-awal penerapan saja namun apabila sudah terbisa, lambat-laun akan terbisa. Dampak sosial tersebut adalah sebagai berikut. - Perubahan kebiasaan yang bisa menyimpan barang di atas meja sehingga pada saat mulai kerja semua barang atau dokumen sudah tersedia di atas meja, namun sekarang harus menyiapkan meja dokumen sebelum kerja dan merapikan kembali setiap selesai kerja. - Posisi kerja yang berubah ubah mungkin membuat pengguna merasa tidak nyaman. Posisi kerja menghadap jendela, membelakangi jendela atau menyamping dengan jendela harus dibiasakan. - Karyawan IT yang dulu bekerja penuh untuk pengatur fasilitas kerja karyawan, sekarang hanya bertugas untuk mengawasi dan memberikan laporan saja. Sehingga karyawan IT dapat dimanfaatkan untuk melakukan pekerjaan yang lain. - Memicu karyawan bergerak memanfaatkan waktu seefektif mungkin di kantor dan lebih banyak menjaring pelanggan di luar kantor.

5.3 Analisis Waktu Untuk Pengesetan Parameter Sistem

Perhitungan waktu yang dibutuhkan oleh sistem untuk melakukan semua prosess yang ada merupakan hal yang sangat penting. Hal ini disebakan karena pada saat pengguna sudah menentukan pilihan nomor meja, sistem harus dapat melakukan prosess pengesetan parameter fasilitas kerja dengan sangat cepat sebelum pengguna sampai dimeja kerjanya. Pada saat karyawan memasukan pilihan nomor pilihan meja, saat itu merupakan informasi terakhir yang diterima sistem untuk dapat melakukan pengesetan fasilitas kerja bagi karyawan tersebut. Kalau diasumsikan setelah melilih tempat meja karyawan tersebut membutuhkan waktu 1 detik untuk membuka pintu, 5 detik untuk sampai di meja kerja, 10 detik menyiapakan PC hingga kabe data dipasang. Maka total waktu yang dibutuhkan adalah 16 detik. Hasil pengamatan sistem pada prototipe alat yang telah dibuat dibutuhkan waktu kurang dari 2 detik untuk mengeset perlatan yang ada sehingga sistem masih dapat memenuhi kebutuhan pengguna.

5.5 Analisis Kemungkinan PengembanganPerubahan Sistem

Sistem ini dibuat dalam bentuk modul-modul misalnya modul otentikasi, module bukatutup pintu, module konfigurasi jaringan telepon, modul konfigurasi jaringan LAN dan modul pemantauan. Apabila dinginkan menambah fasilitas lain dalam sistem ini memang harus dibuatkan mudul yang sesuai dengan kebutuhan fasilitas yang akan diaktifkan. Sedangkan sistem besar karyawan bergerak ini membutuhkan modifikasi kecil untuk memanggil modul tersebut tanpa harus mengubah secara keseluruhan sistem. Apabila dari hasil pemantauan sistem ditemukan bahwa sistem sudah tidak dapat memenuhi kebutuhan pengguna, perlu dilakukan perubahan. Hal-hal yang mungkin terjadi adalah kekurangan jumlah meja kerja sehingga banyak karyawan yang ditolak atau meja kerja yang tersedia terlalu berlebihan sehingga banyak meja kerja yang tidak terpakai. Perubahan yang dapat dilakukan adalah sebagai berikut ini. • Secara fisik jumlah fasilitas dapat ditambah atau dikurangi terlebih dahulu seperti penambahanpengurangan meja kerja, fasilitas telepon dan fasilitas LAN termasuk menata ulang letak meja apabila diperlukan. • Mengubah sistem pengaturan karyawan bergerak terutama pada parameter jumlah meja kerja dan membuat gambaran visual yang akan ditampilkan dilayar pada saat karyawan akan memilih meja. SIMPULAN DAN SARAN

6.1 Simpulan

Berdasarkan hasil analisis perancangan sistem pengaturan karyawan bergerak ini dapat diambil kesimpulan bahwa sistem ini dapat menjawab kebutuhan perusahaan yang ingin menerapkan sistem pengaturan karyawan bergerak. Hal-hal yang menjadi penekanan dalam sistem ini adalah sebagai berikut. • Sistem ini dapat meningkatakan efisiensi biaya penggunaan fasilitas kerja bagi karyawan bergerak. • Apabila perusahaan telah memiliki peralatan jaringan komputer atau jaringan telepon dapat dimanfaatkan pada sistem ini asalkan peralatan tersebut memiliki spesifikasi kebutuhan minimum yang disyaratkan untuk membangun sistem ini. • Kemudahan dalam penggunan baik dari sisi pengguna maupun pengelola sistem. • Dapat dikembangkan sesuai dengan kebutuhan. • Pembangunan sistem ini dipengaruhi oleh karekteristik-karakteristik peralatan yang dipakai sebagai komponen pendukung.

6.2 Saran

Sistem pengaturan fasilitas karyawan bergerak ini merupakan sistem besar yang terdiri dari beberapa komponen seperti jaringan telepon, jaringan komputer, sistem identifikasi, sistem bukatutup pintu, DHCP server dan sistem pemantauan dalam satu lokasi single site. Dalam penelitian ini tidak semua komponen di atas diikutsertakan dalam pembuatan prototipe karena alasan ketersedian perangkat dan waktu yang tersedia dalam penelitian ini. Untuk tujuan kesempurnaan penelitian ini apabila ada rekan-rekan lain yang ingin melanjutkan dan mengembangkan penelitian ini dapat melengkapi pada komponen berikut ini.