2 Suasana kerja
Suasana kerja unit kearsipan Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta cukup kondusif dikarenakan letak ruangan
kearsipan yang tidak berdekatan langsung dengan gedung unit kerja lain, dan jauh dari hiruk pikuk kegiatan organisasi dari unit
kerja lainnya. 3
Kebersihan lingkungan kerja Kebersihan lingkungan kerja unit kearsipan Balai Besar Wilayah
Sungai Serayu Opak Yogyakarta sudah terjaga dengan baik. Hal ini dikarenakan petugas Cleaning Service dan para pegawai saling
membantu dalam membersihkan ruangan kearsipan setiap hari. Gedung Kearsipan di unit kerasipan Balai Besar Wilayah Sungai
Serayu Opak Yogyakarta terbagi menjadi 3 ruang, yakni ruangan khusus untuk menyimpan arsip seluas 6x12 meter, ruang untuk
pegawai kearsipan dan ruangan untuk kepala Bagian Unit Kearsipan BBWS-SO Yogyakarta.
h. Peminjaman arsip dinamis pada Kantor Dirjen Sumber Daya Air
Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta
Berdasarkan hasil wawancara dengan keempat pegawai kearsipan diketahui bahwa selama ini yang melakukan peminjaman
arsip dinamis di lingkungan kantor Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta adalah dari pihak intern kantor tersebut saja
yaitu orang-orang yang bekerja dan mempunyai kepentingan untuk
meminjam arsip di lingkungan lingkungan kantor Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta saja. Untuk peminjaman arsip sendiri
pihak unit kearsipan sudah menyediakan buku peminjaman jadi sebelum meminjam pegawai yang akan meminjam arsip harus mengisi
buku peminjaman yang berisi nama peminjam, tanggal peminjam dan arsip yang dipinjam. Jangka waktu peminjaman biasanya hanya 1-2
hari. Selain itu berdasarkan data yang diperoleh dari hasil observasi dapat dilihat bahwa dalam sehari arsip yang dipinjam rata-rata adalah
sebanyak 2-3 arsip.
i. Penemuan kembali arsip dinamis pada Kantor Dirjen Sumber
Daya Air Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta
Penemuan kembali arsip dinamis tidak hanya sekedar menemukan kembali arsip dalam bentuk fisiknya saja, akan tetapi juga
menemukan informasi yang terkandung didalamnya. Dalam proses penemuan kembali arsip yang dibutuhkan akan menentukan baik
tidaknya kearsipan dalam suatu lembaga atau instansi. Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sukirman 45 th proses penemuan
kembali arsip dinamis aktif dan dinamis inaktif menggunakan buku pertelaan dan memerlukan waktu kurang lebih 5 menit untuk dapat
menemukan arsip yang dicari. Padahal penemuan kembali arsip dikatakan baik apabila proses penemuan kembali arsip maksimal
berjalan selama 1 menit.
j. Pemeliharaan dan pengamanan arsip dinamis pada Kantor Dirjen
Sumber Daya Air Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta
Pemeliharaan dan pengamanan arsip perlu dilakukan oleh semua lembaga atau instansi guna menjaga bentuk fisik serta informasi
penting yang terkandung didalam arsip itu sendiri. Pemeliharaan dan pengamanan arsip meliputi usaha melindungi, mengatasi, mencegah,
dan mengambil tindakan-tindakan yang bertujuan untuk menyelamatkan bentuk fisik arsip beserta informasinya.
Berdasarkan hasil wawancara dengan keempat pegawai kearsipan diperoleh informasi bahwa upaya yang dilakukan untuk memelihara
dan merawat arsip agar keberadaanya tetap awet adalah dengan membersihkan arsip dari debu menggunakan kemoceng. Selain itu
dengan membersihkan lantai dengan cara menyapu setiap hari serta setiap minggu dilakukan pengecekan apakah ada arsip yang
mengalami kerusakan. Berdasarkan hasil observasi dan wawancara yang telah
dilakukan diketahui bahwa unit kearsipan Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak belum memiliki fasilitas-fasilitas pemeliharaan dan
perawatan yang canggih seperti alat pengukur suhu, alat pengukur temperature udara dan kelembaban udara Thermohigrometer, bahan
kimia penghilang noda, kamperisasi dan alat pembersih debu Vaccum Cleaner.
k. Penyusutan arsip dinamis pada Kantor Dirjen Sumber Daya Air
