dan Opak. Luas total area wilayah sungai sebesar 12.337,85 Km² terdiri dari WS Serayu Bogowonto SB sebesar 7.344 Km² dan WS
Progo Opak Serang POS sebesar 4.993,85 Km².
2. Deskripsi Data Penelitian
Berdasarkan data yang diperoleh dari hasil wawancara, observasi, dan dokumentasi langsung pada kantor Dirjen Sumber Daya Air Balai
Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta, diperoleh hasil sebagai berikut:
a. Pedoman yang Digunakan Dalam Pengelolaan Arsip Dinamis
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sukirman 45 th, Bapak Anis 45 th dapat diketahui bahwa dalam pengelolaan arsip
dinamis pada Kantor Dirjen Sumber Daya Air Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta mengacu dari kementerian PU yakni
yakni Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 37PRTM2007 Tentang Pedoman Tata Laksana Persuratan dan Kearsipan,
Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 38PRTM2007 Tentang Pedoman
Pola Klasifikasi Arsip Departemen Pekerjaan Umum dan Peraturan
Menteri Pekerjaan Umum Nomor 39PRTM2007 Tentang Jadwal Retensi Arsip JRA Departemen Pekerjaan Umum, Peraturan Menteri
Pekerjaan Umum nomor 10PRTM2011 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian Pekerjaan Umum, keempat pedoman
tersebut digunakan sebagai dasar pengelolaan arsip di Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta.
b. Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Kantor Dirjen Sumber Daya Air
Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta
Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Sukirman 45 th Bapak Anis 45 th dan Bapak Muhid 27 th diperoleh data terkait
dengan pengelolaan arsip dinamis bahwa arsip yang disimpan kebanyakan selain surat masuk dan surat keluar adalah laporan-laporan
bulanan yang dikerjakan oleh konsultan yang berbentuk buku, gambar- gambar pelaksanaan dan perencanaan kegiatan, kertas-kertas kalkir
hasil dari proyek-proyek yang telah diselesaikan, laporan keuangan, buku tahunan, serta Surat Keputusan SK. Berdasarkan hasil
wawancara pengurusan surat masuk di Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta sebelum surat-surat tersebut diarsipkan
adalah sebagai berikut: 1
Pertama surat masuk diterima dipos satpam atau langsung di Bagian Umum.
2 Surat kemudian dicatat kedalam buku agenda surat masuk oleh
pencatat surat. 3
Surat diberi lembar disposisi oleh pencatat surat 4
Kemudian surat yang telah diisi sebelumnya oleh petugas masuk ke sekretaris untuk diserahkan ke Kepala Balai untuk dimintakan
disposisi.
5 Surat yang telah didisposisi oleh Kepala Balai diberikan ke
sekretaris untuk diserahkan keumum untuk selanjutkan didistribusikan sesuai dengan yang telah didisposisikan.
Sedangkan kegiatan pengurusan surat keluar yang di lakukan di Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta adalah sebagai
berikut: 1
Surat yang akan dikirim dikonsep terlebih dahulu, kemudian dikonsultasikan kepada pihak yang berkepentingan pimpinan yang
mengirim surat. 2
Mencetak surat yang telah dikonsep dan dikonsultasikan. 3
Surat yang telah dicetak, kemudian dimintakan tanda tangan Kepala Balai.
4 Setelah mendapat tanda tangan Kepala Balai, surat tersebut dicatat
kedalam buku agenda surat keluar. 5
Surat yang telah dicatat dalam buku agenda surat keluar, siap dikirim dan didistribusikan sesuai dengan alamat yang dituju
melalui TIKI, serta tidak lupa meminta tanda penerima surat dalam buku ekspedisi.
Dalam melaksanakan kepengurusan surat masuk dan keluar di Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta menggunakan
beberapa alat bantu seperti:
1 Buku agenda surat masuk dan surat keluar
Buku agenda adalah buku yang digunakan untuk mencatat identitas dari surat masuk maupun surat keluar yang meliputi tanggal
diterimatanggal dikirim surat, nomor surat, perihal, dan lain-lain 2
Lembar disposisi Lembar disposisi adalah lembar yang digunakan sebagai sarana
untuk menentukan langkah atau tindak lanjut terhadap surat-surat masuk yang telah diterima.
3 Buku ekspedisi
Buku ekspedisi adalah buku yang dipakai dalam pengiriman surat keluar instansi atau kantor lain sebagai bukti bahwa surat sudah
sampai ke alamat tujuan.
c. Sistem penyimpanan arsip dinamis pada Kantor Dirjen Sumber
