BAB II KAJIAN PUSTAKA
A. Deskripsi Teori
1. Pengertian Arsip dan Kearsipan
a. Pengertian Arsip
Setiap kegiatan administrasi baik dalam organisasi pemerintah maupun swasta selalu berkaitan dengan masalah arsip. Arsip
mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk membuat keputusan dan merumuskan kebijakan
sehingga tujuan dari organisasi tersebut bisa tercapai. Menurut Sularso Mulyono, dkk. 1985: 1 bahwa:
Arsip berasal dari bahasa Yunani yaitu “Archivum” yang artinya tempat untuk menyimpan. Sering pula ditulis “Archeon” yang
berarti balai kota tempat untuk menyimpan dokumen tentang masalah pemerintahan. Menurut bahasa Belanda yang dikatakan
dengan “Archief” mempunyai arti: 1
Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan yang lain.
2 Kumpulan catatan atau bukti kegiatan yang berujud tulisan,
gambar, grafik dan sebagainya. 3
Bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bahan pengingatan. Perkataan arsip yang sudah secara umum dianggap sebagai
istilah Bahasa Indonesia, mempunyai arti: 1
Tempat untuk menyimpan berkas sesuai bahan pengingatan. 2
Bahan-bahan, baik berwujud surat, laporan, perjanjian- perjanjian, gambar-gambar hasil kegiatan, statistik, kuitansi
dan sebagainya, yang disimpan sebagai bahan pengingatan.
Menurut Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 dalam Bab 1 Ketentuan Umum Pasal 1 tentang kearsipan, yang dimaksud dengan
arsip adalah sebagai berikut:
10
Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi
informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan,
perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan, bermasyarakat,
berbangsa dan bernegara. Sedangkan pengertian arsip menurut The Liang Gie, 2009: 118
adalah “Kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan cepat
diketemukan kembali”. Pendapat lain dikemukakan oleh Agus Sugiarto Teguh Wahyono 2005: 7 bahwa:
Arsip disini adalah setiap catatan recorddokumen yang tertulis, tercetak, atau ketikan dalam bentuk huruf, angka atau
gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas,
kartu,formulir, kertas film slide, film-strip, mikro film, media computer disket, pita magnetic, piringan, kertas photocopy, dan
lain-lain.
Berdasarkan beberapa pengertian arsip di atas dapat diambil kesimpulan bahwa arsip adalah kumpulan warkat naskah-naskah atau
sejenisnya baik yang tercetak maupun dalam bentuk film, rekaman atau lain sebagainya yang dirasa penting dan disimpan secara sistematis
dalam rangka pelaksanaan kegiatan administrasi agar setiap kali dibutuhkan dapat ditemukan dengan cepat dalam waktu yang singkat.
b. Pengertian Kearsipan
Arsip merupakan sumber informasi yang akan terus bertambah jumlahnya dalam suatu organisasi dari waktu ke waktu. Hal ini yang
menyebabkan bertumpuknya arsip, sehingga perlu adanya penataan
arsip secara sistematis agar terlihat rapi untuk memperlancar kegiatan organisasi.
Pengertian kearsipan menurut Endang Tri Lestari 1993: 26 adalah sebagai berikut: “Kearsipan ialah tata cara pengurusan
penyimpanan arsip menurut aturan dan prosedur yang berlaku dengan mengingat 3 unsur pokok yang meliputi penyimpanan storing,
penempatan placing, penemuan kembali finding”. Pendapat lain dikemukakan oleh Maryati 2008: 114, bahwa
“Kearsipan adalah suatu kegiatan menempatkan replacing dokumen- dokumen penting dalam tempat penyimpanan yang baik dan menurut
aturan tertentu sehingga setiap diperlukan dapat menemukan finding kembali dengan mudah dan cepat.”
Berdasarkan beberapa pendapat di atas maka dapat disimpulkan bahwa yang dimaksud dengan kearsipan adalah suatu kegiatan yang
berkenaan dengan penanganan arsip yang penyimpanannya didasarkan pada prosedur dan sistem yang berlaku sehingga apabila diperlukan
dapat diketemukan kembali dengan mudah dan cepat.
2. Pengertian Arsip Dinamis
Kategori