yang dikelola diantaranya adalah arsip yang berupa surat baik surat masuk maupun surat keluar, arsip yang berupa laporan-laporan
bulanan yang dikerjakan oleh konsultan yang berbentuk buku, arsip berupa gambar-gambar pelaksanaan dan perencanaan kegiatan, arsip
berupa kertas-kertas kalkir adalah kertas yang biasa digunakan untuk merancang desain atau gambar hasil dari proyek-proyek yang telah
diselesaikan, kertas kalkir tersebut berisi gambar-gambar peta, arsip laporan keuangan, arsip buku tahunan, arsip berupa SK atau Surat
Keputusan
e. Fasilitas kearsipan pada kantor Kantor Dirjen Sumber Daya Air
Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta
Di dalam setiap pelaksanaan kegiatan keasipan diperlukan adanya fasilitas kearsipan. Fasilitas kearsipan tersebut harus
disesuaikan dengan tempat dan kebutuhan setiap lembaga serta harus memadai sebagai tempat penyimpanan arsip, sehingga arsip-arsip yang
disimpan bisa tetap terjaga keamanannya, dan terhindar dari kerusakan serta bisa memudahkan dalam penemuan kembali arsip ketika
dibutuhkan. Berdasarkan hasil observasi dan hasil wawancara pada unit
kearsipan Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta dalam melaksanakan pengelolaan arsip dinamis menggunakan peralatan-
peralatan sebagai berikut:
1 Rak Arsip
Adalah rak yang terbuat dari besi dan kayu yang digunakan untuk meyimpan arsip-arsip. Rak arsip yang digunakan pada Kantor
Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak adalah yang terbuat dari besi dan berjumlah 21 buah dan satu buah rak arsip kayu untuk
menyimpan arsip-arsip yang berupa gambar. 2
Filling Cabinet Adalah sebuah almari berlaci yang terbuat dari besi atau kayu yang
digunakan untuk menyimpan arsip dinamis aktif. Pada Kantor Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak mempunyai dua 2 buah
filling cabinet. 3
Map Ordner Map ordner merupakan map besar yang tebal dengan ukuran
punggung sekitar 5 cm yang didalamnya terdapat besi penjepit dan dapat menampung warkat dalam jumlah banyak ±500 surat.
4 Stopmap
Stopmap adalah salah satu jenis map berdaun yang terbuat dari kertas atau plastic tebal. Stopmap yang digunakan pada Kantor
Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta berukuran 36 cm x 24,5 cm terbuat dari kertas.
5 Buku Agenda
Buku agenda yang ada pada pada Kantor Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta berjumlah 2 yaitu 1 buku agenda
surat masuk dan 1 buku agenda surat keluar. 6
Buku Ekspedisi Buku ekspedisi yang digunakan berjumlah 1. Buku ekspedisi ini
terdiri dari kolom, tanggal pengiriman surat, nomor surat, perihal surat, alamat tujuan surat, dan tanda tangan penerima surat.
7 Lembar Disposisi
Lembar disposisi terbuat dari kertas buram yang berisi data tentang asal surat, tanggal surat masuk, perihal surat, nomor agenda, atas
nama pendisposisi, ditujukan kepada, dan tanda tangan pendisposisi.
8 Kertas Craft
Adalah kertas tipis yang digunakan sebagai pembungkus arsip sebelum dimasukkan kedalam dos arsip agar arsip terlindungi.
9 Dos Arsip
Dos Arsip adalah kotak atau box yang terbuat dari kertas tebal dan diberi label untuk menyimpan arsip dinamis pada Kantor Balai
Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta. 10
Komputer Pada Bagian Kerasipan terdapat 1 set komputer yang digunakan
untuk kepentingan yang berkaitan dengan kearsipan.
Dalam penyediaan fasilitas kearsipan pada Kantor Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta terdapat program
penambahan fasilitas kearsipan secara berkala yaitu setiap setahun sekali akan tetapi baru berupa rak arsip saja.
f. Petugas kearsipan pada Kantor Dirjen Sumber Daya Air Balai
