5. Peminjaman Arsip Dinamis Pada Kantor Dirjen Sumber Daya Air
Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta
Pada dasarnya penyimpanan arsip dilakukan karena arsip atau dokumen tersebut nantinya akan digunakan kembali. Dengan demikian
arsip atau dokumen sudah pasti akan digunakan dan keluar dari tempat penyimpanan. Keluarnya arsip dari tempat penyimpanan disebabkan oleh
kegiatan peminjaman atau kegiatan pelayanan. Agar setiap arsip yang dipinjam tidak hilang dan tercecer maka dibutuhkan pengendalian yang
baik. Berdasarkan teori kearsipan peminjaman harus sesuai dengan prosedur yaitu: permintaan baik melalui lisan maupun tertulis, pencarian
arsip dilokasi simpan, penggunaan tanda keluar, pencatatan, pengambilan atau pengiriman, pengendalian, pengembalian, penyimpanan kembali.
Berdasarkan data yang diperoleh dari hasil penelitian dapat disimpulkan bahwa dalam proses peminjaman arsip yang di lakukan di
unit kearsipan Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak bisa dikatakan sudah baik. Hal ini karena pihak unit kearsipan sudah menyediakan buku
peminjaman yang berisi nama peminjam, tanggal peminjam dan arsip yang dipinjam. Jadi sebelum meminjam orang yang berkepentingan harus
mengatakan terlebih dahulu kepada petugas kearsipan arsip apa yang akan dipinjam dan untuk kepentingan apa, kemudian setelah itu mengisi buku
peminjaman lalu arsip yang dibutuhkan akan dicarikan oleh petugas kearsipan. Jangka waktu peminjaman biasanya hanya 1-2 hari, dan apabila
arsip belum dikembalikan dalam jangka waktu yang telah ditentukan maka petugas kearsipan akan mengingatkan untuk segera mengembalikan.
6. Penemuan Kembali Arsip Dinamis Pada Kantor Dirjen Sumber Daya
Air Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta
Penemuan kembali suatu arsip merupakan salah satu alat ukur baik tidaknya pengelolaan kearsipan dalam suatu lembaga atau instansi. Di
dalam bidang kearsipan kegiatan penemuan kembali arsip seringkali mengalami masalah. Terkadang arsip yang dibutuhkan memerlukan waktu
yang lama untuk menemukannya bahkan ada arsip yang hilang, maka dari itu penyimpanan yang baik dan tepat akan menentukan kemudahan proses
penemuan kembali suatu arsip. Berdasarkan teori penemuan kembali arsip dapat dipermudah dengan berbagai cara diantaranya adalah dengan
penelusuran kartu kendali dan buku agenda. Selain itu penemuan kembali suatu arsip dikatakan baik apabila proses penemuan kembali arsip
maksimal 1 menit. Berdasarkan hasil penelitian, dalam proses penemuan kembali
arsip pada unit kearsipan Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta, arsip dinamis ditemukan kembali dengan bantuan berupa
buku pertelaan yang memuat nama arsip, letak box arsip dalam penyimpanan, dan identitas arsip lainnya. Petugas arsip dapat menemukan
kembali arsip yang dibutuhkan dalam waktu kurang lebih lima menit. Walaupun sudah menggunakan alat bantu berupa buku pertelaan akan
tetapi kurang berjalan lancar karena waktu yang dibutuhkan dalam menemukan kembali arsip masih lebih dari 1 menit.
7. Pemeliharaan dan Pengamanan Arsip Dinamis Pada Kantor Dirjen
Kategori