maka ruangan tiap-tiap unit kerja akan semakin sempit dan tentunya kondisi seperti ini membuat para pegawai tidak nyaman dan leluasa dalam
bekerja. Seharusnya dalam proses penyusutan arsip dinamis Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta tidak hanya melakukan
pemindahan arsip ketika volume arsip semakin banyak akan tetapi di dalam melakukan penyusutan arsip sebaiknya mengikuti prosedur yang
benar dan jelas yaitu dengan memperhatikan angka pemakaian arsip, membuat jadwal retensi arsip JRA, menilai kegunaan arsip dinamis serta
melakukan pemindahan arsip dinamis.
9. Hambatan-hambatan dalam Pengelolaan Arsip Dinamis pada Kantor
Dirjen Sumber Daya Air Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta
Berikut adalah hambatan-hambatan yang dihadapi Kantor Dirjen
Sumber Daya Air Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta
dalam pengelolaan arsip dinamis:
a. Adanya keterbatasan kemampuan dan pengetahuan pegawai kearsipan
di unit kearsipan Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta dikarenakan sebagian besar para pegawai kearsipan belum pernah
mendapatkan pendidikan atau pelatihan tentang kearsipan padahal semua latar belakang pendidikan para pegawainya tidak ada yang
berasal dari bidang kearsipan. b.
Kurangnya peralatan dan perlengkapan penyimpanan arsip terutama untuk peralon alat untuk menyimpan gambar-gambar hasil laporan,
lemari gantung gambar, dan kurang luasnya ruangan penyimpanan arsip, serta belum adanya akses menuju ruangan penyimpanan arsip
sehingga apabila hujan turun jalan menuju ruang penyimpanan arsip akan menjadi becek dan akan kehujanan.
c. Belum tersedianya Air Conditioner AC di ruangan penyimpanan
arsip sehingga mengakibatkan suhu udara dan kelembaban udara tidak terkontrol dengan baik sehingga efeknya udara ruangannya menjadi
terlalu panas di siang hari dan terlalu dingin di malam hari hal inilah yang menyebabkan arsip mudah rapuh dan rusak.
d. Belum lengkapnya fasilitas peralatan yang canggih untuk pemeliharaan
dan pengamanan arsip dinamis. e.
Penyusutan arsip di unit kearsipan Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta tidak menggunakan prosedur yang benar, dimana
para pegawai hanya memindahkan arsip-arsip dinamis inaktif ketika volume arsip yang berada di tiap unit pengelola pencipta arsip
bertambah banyak dan membuat ruangan semakin sempit.
10. Upaya dalam Menghadapi Hambatan Pengelolaan Arsip Dinamis
Pada Kantor Dirjen Sumber Daya Air Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta
a. Untuk mengatasi hambatan berupa adanya keterbatasan kemampuan
dan pengetahuan pegawai kearsipan karena semua pegawai kearsipan bukan berasal dari bidang kearsipan adalah dengan mengikuti
pelatihan tentang tata kerja kearsipan.
b. Mengajukan permohonan kepada pimpinan untuk penambahan
peralatan dan perlengkapan penyimpanan arsip terutama untuk peralon alat menyimpan gambar-gambar hasil laporan, lemari
gantung gambar, dan memperluas ruangan penyimpanan arsip, serta pembuatan akses jalan meuju ke ruang penyimpanan arsip.
c. Mengajukan permohonan untuk penyediaan alat pengatur suhu atau
Air Conditioner AC. d.
Mengajukan permohonan kepada pimpinan untuk penambahan peralatan pemeliharaan dan perawatan seperti alat pengukur temperatur
udara dan kelembaban udara thermohigrometer, penghilang noda, dan alat pembersih debu vaccum cleaner
e. Harusnya penyusutan arsip dilakukan secara periodik dan terjadwal
serta menggunakan prosedur penyusutan yang benar.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN
A. Kesimpulan
Berdasarkan hasil penelitian dan pembahasan yang telah diuraikan pada bab IV menunjukkan bahwa secara umum pelaksanaan pengelolaan arsip
dinamis di unit kearsipan Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta belum dilaksanakan secara optimal, hal ini dapat dilihat dari
beberapa penyebab yang dapat disimpulkan sebagai berikut: 1.
Adanya keterbatasan kemampuan dan pengetahuan pegawai kearsipan tentang kegiatan pengelolaan kearsipan di unit kearsipan Balai Besar
Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta dikarenakan sebagian besar para pegawai kearsipan belum pernah mendapatkan pendidikan atau pelatihan
tentang kearsipan padahal semua latar belakang pendidikan para pegawainya tidak sesuai dengan bidang kearsipan.
2. Kurangnya peralatan dan perlengkapan penyimpanan arsip terutama
peralon yaitu alat untuk menyimpan gambar-gambar hasil laporan, lemari gantung gambar, dan kurang luasnya ruangan penyimpanan arsip,
serta belum adanya akses menuju ruangan penyimpanan arsip sehingga apabila hujan turun jalan menuju ruang penyimpanan arsip akan menjadi
becek dan akan kehujanan. 3.
Belum tersedianya Air Conditioner AC di ruangan penyimpanan arsip sehingga mengakibatkan suhu udara dan kelembaban udara tidak
terkontrol dengan baik sehingga efeknya udara ruangannya menjadi terlalu
96
