arsip dinamis di Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta adalah azas kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi. Azas ini
diterapkan dalam rangka mengatasi kelemahan yang ada pada kedua azas tersebut. Penggunaan azas kombinasi ini diharapkan penyimpanan arsip di
unit kearsipan Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak menjadi awet, efisien, fleksibel dan membantu pengelolaan arsip terutama arsip dinamis.
Dalam penerapan azas kombinasi, pengelolaan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi yaitu berada di masing-masing unit kerja, kemudian setelah
arsip-arsip tersebut berkurang fungsinya atau nilai gunanya maka akan menjadi arsip dinamis inaktif dan akan dipindahkan ke unit kearsipan
BBWS-SO Yogyakarta. Arsip-arsip yang dikelola diantaranya adalah arsip yang berupa surat baik surat masuk maupun surat keluar, arsip yang
berupa laporan-laporan bulanan yang dikerjakan oleh konsultan yang berbentuk buku, arsip berupa gambar-gambar pelaksanaan dan
perencanaan kegiatan, arsip berupa kertas-kertas kalkir hasil dari proyek- proyek yang telah diselesaikan, arsip laporan keuangan, arsip buku
tahunan, arsip berupa SK atau Surat Keputusan.
2. Fasilitas Kearsipan Pada Kantor Dirjen Sumber Daya Air Balai Besar
Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta
Salah satu faktor yang mempengaruhi keberhasilan pengelolaan arsip dinamis adalah fasilitas kearsipan yang memenuhi syarat. Oleh
karena itu di dalam setiap kegiatan kearsipan perlu ditunjang dengan fasilitas kearsipan yang memadai dan berkualitas baik. Fasilitas kearsipan
merupakan peralatan-peralatan yang digunakan dalam kegaitan kearsipan. Berdasarkan teori kearsipan, kriteria pemilihan fasilitas kearsipan yang
digunakan dalam suatu kantor adalah sebagai berikut: bentuk alami dari arsip yang akan disimpan, frekuensi penggunaan arsip, lama arsip
disimpan di file aktif dan inaktif, lokasi dari fasilitas penyimpanan, besar ruangan yang disediakan untuk peyimpanan dan kemungkinan
perluasannya, tipe dan letak penyimpanan untuk arsip, bentuk organisasi, tingkat perlindungan terhadap arsip yang disimpan.
Fasilitas kearsipan yang tersedia di unit kearsipan Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta kurang memadai walaupun
sudah ada beberapa peralatan yang menunjang dalam pengelolaan arsip dinamis seperti dalam mengelola arsip dinamis inaktif sudah tersedia box
arsip dan kertas craft. Sedangkan untuk arsip dinamis yang masih aktif menggunakan stopmap. Akan tetapi di ruangan penyimpanan arsip masih
banyak tumpukan-tumpukan arsip yang tergeletak dilantai sehingga memberikan kesan tidak tertata dengan rapi. Rak arsip yang masih kurang
karena belum dapat menampung arsip keseluruhan yang ada di unit kearsipan Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak, masih kurangnya
peralon alat untuk menyimpan gambar-gambar hasil laporan proyek yang telah dilakukan dan belum adanya lemari gantung gambar.
Fasilitas penyimpanan arsip pada unit kearsipan Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta masih ada keterbatasan
kekurangan ruangan. Kondisi ruangan penyimpanan hendaknya
disesuaikan dengan kondisi arsip yang disimpan. Selain itu belum adanya akses menuju ruang penyimpanan arsip dari unit kerja lain ke unit
kearsipan juga menjadi salah satu penghambat pengelolaan arsip di kantor tersebut karena apabila hujan turun jalan menuju ruang penyimpanan arsip
akan menjadi becek dan akan kehujanan. Pemilihan peralatan juga harus disesuaikan dengan arsip yang disimpan agar pengadaan peralatan tidak
menimbulkan pemborosan dan mempunyai manfaat yang besar terhadap efektifitas dan efisiensi dalam pengelolaan arsip khususnya pengelolaan
arsip dinamis.
3. Petugas Kearsipan Pada Kantor Dirjen Sumber Daya Air Balai Besar
