ke Unit Kearsipan. Hal ini dilakukan agar tidak terjadi penumpukan arsip di tiap-tiap unit pengolah. Karena apabila arsip-arsip tersebut
tidak di pindahkan maka ruangan tiap-tiap unit pengolah akan semakin sempit dan tentunya kondisi seperti ini bisa membuat para pegawai
tidak nyaman dan leluasa dalam bekerja.
B. Pembahasan Hasil Penelitian
Berdasarkan perolehan data dari hasil observasi, wawancara dan dokumentasi yang dilakukan secara langsung di unit kearsipan Balai Besar
Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta dapat diuraikan dan disajikan dalam pembahasan hasil penelitian sebagai berikut:
1. Pengelolaan Arsip Dinamis Pada Kantor Dirjen Sumber Daya Air
Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta
Pengelolaan arsip dinamis pada unit kearsipan Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta menggunakan 4 pedoman yang berasal
dari Kementerian Pekerjaan Umum diantaranya adalah Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 37PRTM2007 Tentang Pedoman Tata Laksana
Persuratan dan Kearsipan, Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor
38PRTM2007 Tentang Pedoman Pola Klasifikasi Arsip Departemen Pekerjaan Umum
dan Peraturan Menteri Pekerjaan Umum Nomor 39PRTM2007 Tentang Jadwal Retensi Arsip JRA Departemen
Pekerjaan Umum, Peraturan Menteri Pekerjaan Umum nomor 10PRTM2011 Tentang Pedoman Tata Naskah Dinas Kementerian
Pekerjaan Umum, keempat pedoman tersebut digunakan sebagai dasar pengelolaan arsip di Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak
Yogyakarta. Salah satu kegiatan penting dalam kearsipan pada suatu kantor
adalah pengurusan surat atau naskah dinas. Surat itu sendiri merupakan salah satu bentuk arsip dinamis yang memiliki informasi penting bagi
suatu organisasi. Sebagai wujud dari arsip dinamis maka surat perlu dikelola dengan baik dan sesuai dengan aturan yang tepat agar kegiatan
administrasi di dalam suatu perkantoran dapat berjalan dengan lancar. Di dalam teori kearsipan kegiatan pengelolaan surat masuk pada
prinsipnya harus dilakukan melalui beberapa tahapan seperti penerimaan surat, menggolongkan surat terlebih dahulu penyortiran, membuka
sampul surat, mengeluarkan isi surat, meneliti surat apakah isi sesuai dengan amplop, pembacaan surat, penyampaian surat secara intern,
pencatatan surat dengan buku agenda atau kartu kendali, dan kemudian yang terakhir adalah penyimpanan atau pengarsipan surat. Sedangkan
untuk pengelolaan surat keluar meliputi kegiatan: menerima konsep surat dari pimpinan, membuat konsep surat dengan tulisan tangan, mencatat
pada buku registrasi keluar, mengetik konsep surat, meminta tanda tangan pimpinan, mencatat surat di lembar pengantar, mengirim surat, dan
menyimpan tembusan surat. Berdasarkan hasil yang diperoleh melalui wawancara mengenai
pengelolaan arsip dinamis yang berupa surat masuk dan surat keluar pada
Kantor Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta dalam penanganan surat masuk dan surat keluar itu sendiri menggunakan
beberapa alat bantu seperti buku agenda, lembar disposisi, dan buku ekspedisi. Kegiatan pengelolaan surat masuk meliputi: Pertama surat
masuk diterima dipos satpam atau langsung di Bagian Umum, Surat kemudian dicatat kedalam buku agenda surat masuk oleh pencatat surat,
Surat diberi lembar disposisi oleh pencatat surat, Kemudian surat yang telah diisi sebelumnya oleh petugas masuk ke sekretaris untuk diserahkan
ke Kepala Balai untuk dimintakan disposisi, Surat yang telah didisposisi oleh Kepala Balai diberikan ke sekretaris untuk diserahkan ke bagian
Umum untuk selanjutkan didistribusikan sesuai dengan yang telah didisposisikan.
Sedangkan kegiatan pengurusan surat keluar yang di lakukan di Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta adalah sebagai
berikut: Surat yang akan dikirim dikonsep terlebih dahulu, kemudian dikonsultasikan kepada pihak yang berkepentingan pimpinan yang
mengirim surat, Mencetak surat yang telah dikonsep dan dikonsultasikan, Surat yang telah dicetak, kemudian dimintakan tanda tangan Kepala Balai,
Setelah mendapat tanda tangan Kepala Balai, surat tersebut dicatat kedalam buku agenda surat keluar, Surat yang telah dicatat dalam buku
agenda surat keluar, siap dikirim dan didistribusikan sesuai dengan alamat yang dituju melalui TIKI, serta tidak lupa meminta tanda penerima surat
dalam buku ekspedisi. Secara garis besar kegiatan surat masuk dan keluar
pada Kantor Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta dijalankan sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan.
Penggunaan sistem penyimpanan perlu dilakukan oleh suatu kantor dalam bidang kearsipan. Secara teori tidak ada suatu sistem yang paling
baik untuk digunakan dalam suatu kantor. Hal ini tergantung dengan kebutuhan dan kondisi masing-masing kantor yang bersangkutan. Dengan
digunakannya sistem penyimpanan tertentu dalam pengelolaan arsip khususnya arsip dinamis maka akan memudahkan pegawai dalam
menemukan arsip apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. Berdasarkan teori kearsipan ada 5 dasar pokok sistem penyimpanan arsip yaitu: sistem abjad
Alphbetic filing, sistem wilayah Geograpphic filing, sistem subjekPokok soal Subject filing, sistem nomor Numerical filing, san
sistem kronologi Chronological filing. Sistem penyimpanan arsip dinamis pada unit kearsipan Balai Besar
Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta menggunakan sistem penyimpanan menurut Subjek pokok masalah, dan sistem yang digunakan
sudah sesuai dengan teori kearsipan. Sistem tersebut dipilih dengan alasan karena sistem tersebut dianggap paling mudah dan paling cocok serta
mengacu dari Kementerian. Penggunaan sistem tersebut bisa dilihat dari map-map ordner yang bertuliskan misalnya KU keuangan, UND
undangan, HK hukum. Penggunaan Azas penyimpanan juga tidak kalah penting di dalam
kegiatan kearsipan. Azas penyimpanan yang digunakan dalam pengelolaan
arsip dinamis di Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak Yogyakarta adalah azas kombinasi antara sentralisasi dan desentralisasi. Azas ini
diterapkan dalam rangka mengatasi kelemahan yang ada pada kedua azas tersebut. Penggunaan azas kombinasi ini diharapkan penyimpanan arsip di
unit kearsipan Balai Besar Wilayah Sungai Serayu Opak menjadi awet, efisien, fleksibel dan membantu pengelolaan arsip terutama arsip dinamis.
Dalam penerapan azas kombinasi, pengelolaan arsip aktif dilakukan secara desentralisasi yaitu berada di masing-masing unit kerja, kemudian setelah
arsip-arsip tersebut berkurang fungsinya atau nilai gunanya maka akan menjadi arsip dinamis inaktif dan akan dipindahkan ke unit kearsipan
BBWS-SO Yogyakarta. Arsip-arsip yang dikelola diantaranya adalah arsip yang berupa surat baik surat masuk maupun surat keluar, arsip yang
berupa laporan-laporan bulanan yang dikerjakan oleh konsultan yang berbentuk buku, arsip berupa gambar-gambar pelaksanaan dan
perencanaan kegiatan, arsip berupa kertas-kertas kalkir hasil dari proyek- proyek yang telah diselesaikan, arsip laporan keuangan, arsip buku
tahunan, arsip berupa SK atau Surat Keputusan.
2. Fasilitas Kearsipan Pada Kantor Dirjen Sumber Daya Air Balai Besar
